Índice:
- Quantas linhas você precisa?
- Por que a chamada em espera não é necessária
- Como funciona um sistema telefônico PBX com rollover?
- Como a chamada funciona com várias linhas?
- Para resumir, todas as coisas consideradas
Imagem de Gerd Altmann de Pixabay
Você já se perguntou como as grandes empresas podem receber tantas ligações simultâneas sem obter um sinal de ocupado?
Telefones residenciais e celulares fornecem chamadas em espera. Você está familiarizado com isso. Mas a chamada em espera não funciona com sistemas telefônicos. Se você deseja que um sistema telefônico, como um PBX de atendimento automático, atenda a vários chamadores, precisará de várias linhas telefônicas com rollover.
O rollover da linha telefônica é o método usado para permitir que mais de um chamador passe, encaminhando cada chamador para a próxima linha disponível.
É importante entender que o rollover não é uma função do seu equipamento telefônico interno. Sua operadora de telefonia deve fazer isso. Você precisa pedir à companhia telefônica para transferir os chamadores adicionais para a próxima linha superior. Isso também é conhecido como grupo de busca.
Todos os seus chamadores discarão para o seu número principal, mas se a primeira linha estiver em uso, o próximo chamador tocará na próxima linha não utilizada. Se todas as linhas estiverem em uso, o próximo chamador receberá um sinal de ocupado.
Por outro lado, a chamada em espera permitirá que um segundo chamador seja atendido em uma única linha. Isso não é bom para um sistema telefônico, que é projetado para encaminhar cada chamada simultânea para um departamento ou pessoal específico.
Um sistema telefônico atenderá todas as linhas telefônicas que estiverem tocando. Se o seu provedor de serviços de telefonia não transferir as linhas ocupadas para a próxima linha, não haverá como o sistema telefônico responder a esses chamadores adicionais.
Quantas linhas você precisa?
Resposta simples: uma linha para cada chamador. Portanto, se você precisa atender, digamos, dez chamadas simultâneas, você precisa de dez linhas de sua operadora de telefone.
Você ainda usa apenas um número de telefone. As linhas adicionais têm seus próprios números e podem ser discadas diretamente. Mas a ideia principal é que o primeiro número seja o único necessário. Se a linha estiver em uso, o chamador passa para a próxima linha gratuita.
Em outras palavras, o primeiro chamador toca na primeira linha física e o próximo chama "passa" para a próxima linha física disponível. Este rollover continua até que todas as linhas sejam usadas.
Se todas as linhas estiverem em uso, então o próximo chamador vai obter um sinal de ocupado. Portanto, se você deseja oferecer suporte a um alto volume de chamadas para sua empresa, precisa obter linhas adicionais de sua companhia telefônica e solicitar que essas linhas sejam configuradas com rollover para a próxima linha no grupo.
O serviço de rollover geralmente é fornecido sem nenhum custo extra. De qualquer maneira, a companhia telefônica lucra com as tarifas adicionais da linha.
Várias chamadas de entrada podem ser recebidas rolando para a próxima linha disponível.
Por que a chamada em espera não é necessária
Lembre-se de que o sistema telefônico é automatizado para rotear as chamadas recebidas.
Se houver Chamada em Espera em qualquer uma de suas linhas, o próximo chamador NÃO passará para a próxima linha. Eles ficarão presos lá esperando que a pessoa na linha responda ao tom de chamada em espera.
Isso funciona perfeitamente para uma única linha, como um telefone residencial ou celular. Porém, quando você usa o rollover para linhas adicionais, a chamada em espera interfere em sua operação.
Como funciona um sistema telefônico PBX com rollover?
Todas as linhas de entrada organizadas em um grupo de busca rollover são conectadas ao sistema de telefonia (PBX) e todos os telefones internos são conectados às suas tomadas de ramal.
O primeiro chamador tocará na primeira linha. O próximo chamador virá na segunda linha e assim por diante.
Não faz diferença em qual linha o chamador entra. O PBX tratará todos os chamadores da mesma maneira. Se o sistema incluir um atendedor automático, ele ajudará a orientar o chamador até o destino desejado, fornecendo um menu de opções.
Existem dois métodos para obter os mesmos resultados.
- Cada telefone recebe um número de ramal interno. Todos os chamadores discam o mesmo número principal, selecione opções do atendedor automático para ligar para o ramal desejado ou discar um número de ramal conhecido se o sistema telefônico fornecer essa opção.
- Cada telefone pode ter um número de discagem direta. Normalmente, os últimos quatro dígitos do número de telefone representam o ramal. O sistema de telefonia detectará os últimos quatro dígitos e encaminhará automaticamente o chamador para esse ramal.
Observe que, no segundo caso, você não precisa de uma linha individual para cada número. Você só precisa de linhas suficientes para suportar o número máximo de chamadores esperados nos piores tempos de carregamento.
Como a chamada funciona com várias linhas?
Chamar funciona de maneira diferente com vários modelos de PBX. Quando qualquer pessoal interno pega um ramal, a maioria dos sistemas telefônicos exige que o chamador pressione 9 para obter uma linha externa. O sistema fornecerá o tom de discagem de uma das linhas externas disponíveis.
Alguns PBXs darão tom de discagem automaticamente de qualquer linha externa disponível sem discar 9, de modo que as chamadas podem ser feitas sem pressionar nenhuma outra tecla.
Imagem de Pete Linforth, Pixabay
Para resumir, todas as coisas consideradas
Se você for o responsável por configurar o sistema telefônico, há coisas a serem consideradas.
Você sabe como tratará todos os seus chamadores simultaneamente? Você tem pessoal suficiente para atender todas as chamadas? Se não, por que não ter apenas uma linha e deixar o transbordamento ir para o correio de voz fornecido pela sua companhia telefônica?
Você decidiu como encaminhará todas as chamadas? Claro, você pode simplesmente ter um telefone conectado a cada linha. Mas então você não tem como transferir as chamadas de um para outro. Você também não tem uma transição suave para encaminhar chamadores para funcionários ou departamentos.
É aí que o sistema telefônico PBX se torna tão importante. Um sistema telefônico simples permite que uma recepcionista atenda todas as chamadas recebidas e as transfira para os locais adequados.
Um sistema de atendimento telefônico automatizado é o próximo passo, especialmente se você não tiver uma recepcionista em tempo integral para atender todas as chamadas. Isso permite que você forneça uma saudação de boas-vindas a todos os chamadores e um menu de opções que eles podem selecionar para encaminhar para o pessoal ou departamentos desejados.
Um sistema telefônico completo também deve incluir correio de voz para cada ramal, que reproduzirá uma saudação pessoal para cada um dos funcionários e receberá mensagens para chamadas não atendidas.
Agora você sabe o que está por trás de um front-end bem equipado para empresas com muitos chamadores.
© 2015 Glenn Stok