As regras de ouro da organização de escritório

Um escritório organizado significa uma mente organizada. Continue lendo para aprender ótimas dicas de organização.

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Podemos ter reduzido a quantidade de papel que manuseamos, mas isso não tornou mais fácil lidar com todas as demandas conflitantes de nosso tempo. Na verdade, é mais difícil, porque a "papelada" chega em muitos formatos diferentes. No entanto, se você quiser organizar seu trabalho, as regras de ouro ainda se aplicam.

Regras de ouro para organizar seu trabalho

1. Lide com cada pedaço de papel, e-mail ou mensagem telefônica apenas uma vez
2. Depois de fazer isso, arquive em um lugar apropriado.
3. Quando estiver completamente concluído, elimine-o ou arquive-o.

Claro, na vida real, muitas vezes é difícil atingir esses objetivos. Mas, apenas por tentar seguir as regras, você tornará sua vida muito mais fácil.

Regra de ouro: lidar com cada item apenas uma vez

Quando você está ocupado, é tentador colocar uma conta ou qualquer outra coisa de lado e dizer que você "vai fazer isso mais tarde". A realidade é que você já está olhando para isso, então já foi interrompido. Será mais eficiente em termos de tempo fazer algo com ele, do que fechá-lo ou largá-lo.

Eu sei, você vai dizer, "mas eu tenho que ir ao banco / entrar na internet / ir aos correios pagar esta conta, e não posso fazer isso agora." Eu entendo isso - mas a ideia é ir o mais longe possível em direção a esse objetivo, mesmo que seja apenas um pequeno passo.

Opção 1 - Dê um pequeno passo em frente

Digamos que você precise ir ao Correio para pagar essa conta. Nesse caso, coloque a conta na bolsa, para que na próxima vez que for fazer compras não esqueça. Ou se tiver que entrar na internet, coloque a conta no computador. Você pode ter uma bandeja de arquivamento para "coisas a fazer" ou talvez apenas coloque a nota em cima do teclado, para que não a perca na próxima vez que fizer logon. Se for um e-mail ou mensagem, mova-o para uma pasta de tarefas pendentes ou adicione um lembrete.

Opção 2 - Delegar

Se outra pessoa tiver que fazer algo com o documento, definitivamente vale a pena dedicar alguns minutos para ligar ou enviar um e-mail para essa pessoa imediatamente , não importa o quão ocupado você esteja. Isso significa que, enquanto você está ocupado, a outra pessoa já está trabalhando no problema - o progresso está sendo feito.

Dica!

Quando terminar de ler um documento, não o deixe onde o recebeu: adquira o hábito de guardá-lo imediatamente e em seu devido lugar.

E se você não tiver um "lugar adequado"

Se você não tem um "lugar adequado", organize algo agora! Você precisa de um "lugar adequado" para os itens que terminou e um lugar adequado para os itens que ainda precisam ser executados.

Pode ser tão simples como uma pasta de sanfona (uma grande pasta de papelão com várias ranhuras, uma para cada letra do alfabeto, ou com etiquetas que você mesmo decidir). Mesmo que tudo o que você consiga gerenciar seja uma caixa de papelão com o rótulo "contas" e outra com o rótulo "imposto", certifique-se de ter algo.

Dica!

Lembre-se de que às vezes o "lugar adequado" é a lixeira. Você não precisa ficar com tudo!

Você não precisa manter contas domésticas

A menos que você esteja administrando um negócio em casa e precise reivindicar impostos, não precisa ficar com as contas da casa para sempre. As contas de eletricidade, gás e telefone podem ser jogadas fora assim que você receber a conta do mês seguinte, e você pode ver que eles receberam seu pagamento. A única razão para manter as contas de serviços públicos é se você deseja monitorar o uso, e muitos fornecedores agora podem fornecer essas informações online ou mediante solicitação de qualquer maneira.

Se você acha que pode querer solicitar um empréstimo em um futuro próximo, guarde os extratos bancários de seis meses, porque o banco pode cobrar para reimprimi-los para você. Caso contrário, uma vez que você tenha verificado uma declaração e saiba que ela está correta, não há valor em mantê-la, a menos que você precise dela para o fisco. O mesmo pode se aplicar a recibos de pagamento - verifique os regulamentos fiscais locais.

Arquivo

Quando você terminar de trabalhar com os documentos, mas precisar mantê-los, o método mais econômico são os envelopes.

Envelopes grandes ocupam muito menos espaço do que pastas de papelão ou fichários, por isso são a maneira mais eficiente de armazenar documentos que você precisa manter, mas raramente precisa examiná-los. Eles também são baratos! Você pode armazenar seus envelopes em uma mala velha ou em uma caixa de armazenamento decorativa de sua papelaria.

Ao terminar um projeto de qualquer tipo, coloque tudo em um envelope. Etiquete o envelope com o assunto e a data em letras grandes, em caneta grossa. Um exemplo pode ser solicitar uma hipoteca - uma vez que você tenha feito toda a papelada, você provavelmente nunca verá os documentos novamente, você apenas pagará as prestações. Portanto, coloque todas as cartas dos advogados e documentos bancários em um envelope e guarde-o em um lugar seguro.

Pastas pesadas ocupam muito espaço

E os impostos?

O mesmo vale para impostos. Você precisa manter as informações sobre seu imposto anual por vários anos (verifique os requisitos locais), mas provavelmente nunca mais os examinará, a menos que seja auditado. Coloque o imposto de cada ano em um envelope separado, etiquete-o e guarde-os.

Se você seguir essa rotina, não precisará de muito espaço para armazenar seus documentos ativos, o que tornará mais fácil manter a organização e arquivar coisas novas.

Dica!

Crie o hábito de revisar seus arquivos no final de cada exercício financeiro.

A cada final de ano, limpe todos os documentos de que não precisará no novo ano - embrulhe-os e guarde-os no armazenamento ou jogue-os no lixo. Faça o mesmo para o seu computador.

Os documentos serão mais fáceis de arquivar e localizar, e seu arquivamento "ativo" não ocupará muito espaço.

Ordenado!