Índice:
- O que é uma solicitação de proposta (RPF)?
- Formato de proposta comercial
- Exemplos e características da capa
- Elementos desejáveis em uma capa
- Desenhar uma capa
- Modelo de capa
Ao examinar a Internet, percebi que vários termos usados alternadamente com "página de rosto" podem criar confusão. Folha de rosto, página de título e carta de apresentação são todos itens diferentes usados para propósitos diferentes.
Uma página de rosto é o que precede um longo relatório de algum tipo - como propostas de contrato ou projeto, propostas de financiamento ou relatórios de negócios - e o processo de design é basicamente o mesmo para cada um. Nesse caso, usarei o exemplo de uma proposta de contrato (ou licitação) escrita em resposta a uma "Solicitação de Proposta" feita por uma agência governamental (estilo não APA).
Página de rosto projetada para uma proposta (não real) - para preparar um manual de instruções sobre como conduzir auditorias do sistema de irrigação. Observe como a foto ilustra bem o projeto, mas não domina.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambos)
O que é uma solicitação de proposta (RPF)?
Uma RFP é um documento detalhado, geralmente publicado por uma agência governamental, que permite ao público saber que há um projeto para o qual deseja licitar. Uma RFP bem escrita descreve o objetivo que a agência tem como objetivo, o motivo do projeto, seu histórico e detalhes sobre o que eles querem que seja feito.
Se você estiver escrevendo uma proposta em resposta a uma RFP, é importante escrevê-la na mesma ordem que a agência pede. Se você não fizer isso, a agência vai jogar fora. Por quê? Eles a veem como um licitante que não está disposto a ceder às necessidades da agência, o que significa que podem esperar problemas durante o contrato, se você for o selecionado. Dito isso, existe uma maneira padrão em que a maioria das propostas é organizada.
Formato de proposta comercial
Em uma proposta comercial padrão, a capa e a contracapa encerram o documento. A capa frontal é como uma capa de revista com gráficos, um belo design, exibindo informações importantes e impressa em papel cartão.
Uma proposta muito grande pode ter uma página de rosto que, se solicitada, vai logo dentro da capa. A página de rosto deve ser quase ou apenas texto, geralmente impressa em preto e branco em um formato de fácil leitura, com o título da proposta em destaque.
Em seguida, vem a Carta Executiva da empresa ou o Índice (TOC), na ordem que a RFP solicitar. Em seguida, vem o resto do conteúdo, com cada seção e número de página listado no sumário. A capa traseira estende o esquema de cores básico da frente, mas não tem muito mais.
A capa traseira segue o esquema de cores, mas é mantida no mínimo. O único texto nesta capa é o nome e endereço da empresa. Poderia facilmente ser uma citação relacionada de algum tipo, dependendo do tipo de relatório.
Exemplos e características da capa
Uma página de rosto da proposta é a primeira coisa que alguém verá de sua proposta. Precisa refletir o melhor de quem você é e ser reconhecível. Uma boa capa tem as seguintes qualidades:
- Parece limpo e arrumado.
- Os componentes são informativos e bem organizados, mas bastante simples.
- O layout é atraente de uma forma que reflete a empresa ou projeto.
- O texto inclui o nome da sua empresa, endereço e logotipo, o nome da proposta, sua data de vencimento e para quem a proposta está sendo enviada.
Os exemplos abaixo foram elaborados por concessionárias de água ou órgãos governamentais vinculados ao Departamento de Recursos Hídricos do Estado. Todos eles cobriram pedidos de desembolsos de subsídios para projetos de proteção ou restauração de água. Como você pode ver, eles são muito diferentes uns dos outros. Cada um tem seus pontos fortes e fracos.
O primeiro exemplo, da cidade de Upland, é bastante bem definido e contém a maioria das informações necessárias. Não é muito atraente, no entanto, ter o logotipo Upland em preto e branco como o único gráfico. Ele pode se beneficiar movendo todo o texto mais próximo, para que haja mais espaço em branco nas bordas. O logotipo e a 2ª caixa de texto podem ser movidos um pouco mais para perto do nome da cidade, para formar um grupo grande. Ele também precisa de uma data de envio, que eu adicionaria no final da segunda caixa de texto.
O segundo exemplo, do distrito de controle de inundação do condado de Riverside, usa o logotipo mais colorido do condado como gráfico - bem colocado e ampliado. O pequeno texto no canto superior direito é a data de envio da proposta. A primeira caixa de texto principal parece um pouco estranha com a linha curta de anos seguida pela linha longa do programa de subsídios e, em seguida, linhas curtas novamente. Eu mudaria isso de várias maneiras menores, mas eficazes:
- Mova a data de envio para logo abaixo das palavras "PROPOSTA DE DOAÇÃO" e aumente seu tamanho. Eleve ambas as linhas, para que sejam um agrupamento separado do resto. Esses então se tornam o "título" do documento.
- Na próxima caixa de texto, exclua os anos e mova a linha mais longa para a parte inferior desse agrupamento. Em seguida, torna-se um programa do Departamento de Recursos Hídricos, o que é. Visualmente, também faz com que o grupo de texto acima do logotipo pareça semelhante (mas invertido) ao grupo abaixo do logotipo. Juntos, eles enquadram o logotipo.
O terceiro exemplo, do Reclamation District 2107, tem uma bela fotografia de uma área alagada, diretamente relacionada ao projeto para o qual estão solicitando financiamento, mas a formatação não é muito atraente. Ficaria muito melhor com a fotografia um pouco menor e levemente emoldurada, e o texto maior, colocado um pouco mais próximo da foto. O encontro pode ficar pequeno. Para parecer equilibrado, o espaço em branco na parte superior e inferior da página deve ser maior do que os espaços entre o texto e a foto.
Observe as coisas que todos os três têm em comum:
- Texto informando o que é o documento (financiamento da Proposta 13, proposta de financiamento, pedido de financiamento).
- Nome do projeto para o qual estão solicitando financiamento.
- Nome da agência que está enviando (ela mesma).
O que eles não têm em comum, mas é desejável:
- Dois têm encontros.
- Dois têm logotipos.
- Apenas o condado de Riverside lista a agência para a qual o subsídio está sendo enviado.
Três amostras de capas reais. Todos são pedidos de concessão de agências governamentais para projetos de água (portanto, são de domínio público).
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Elementos desejáveis em uma capa
Item | Planaltos | Riverside | Distrito 2107 |
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Tipo de documento |
x |
x |
x |
Nome do projeto |
x |
x |
x |
x |
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Enviar para nome |
x |
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Enviar nome de |
x |
x |
x |
Logotipo do remetente |
x |
x |
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Data de submissão |
x |
x |
Desenhar uma capa
Se você escreve muitas propostas (ou relatórios) que exigem páginas de rosto, sempre ajuda estabelecer uma rotina de design. Aqui está a ordem que sugiro:
- Verifique a RFP para quaisquer requisitos de capa.
- Escolha o texto.
- Escolha os gráficos relacionados ao tipo de proposta (incluindo logotipo). A página de rosto e o conteúdo da proposta precisam corresponder, porque a capa é a introdução ao conteúdo. Se a proposta for para um projeto que realiza auditorias hídricas, coloque na capa uma foto de alguém fazendo um teste de uniformidade de irrigação, ou assistindo a aspersores com uma prancheta nas mãos, ou algo que reflita a natureza da proposta. Não coloque uma foto sua falando para um grupo de pessoas, mesmo que pareça boa, se essa habilidade não estiver sendo solicitada.
- Escolha um esquema de cores que corresponda ao logotipo ou às cores da foto principal.
- Desenvolva um layout básico. Adicione o esquema de cores, depois as caixas de texto e o texto, depois os gráficos e qualquer texto que os acompanhe.
- Mude os gráficos e caixas de texto ao redor, experimentando com diferentes locais e escalações, até que toda a capa esteja exatamente como você deseja.
- Em algum momento você desenvolverá uma capa que sabe que é deslumbrante. Nesse caso, transforme-o em um modelo ao salvá-lo, para que possa usá-lo novamente com outras propostas.
O formato geral da capa acima é uma das três faixas, cada uma aumentando em profundidade, com a mais pesada na parte inferior. O topo é a faixa verde e azul, representando as cores do ambiente e da água. O segundo ao centro mostra o nome do projeto, com uma fotografia ilustrando o tipo de manual a ser escrito e as habilidades relevantes listadas ao lado dele. Isso coloca o projeto e minhas qualificações para ele na posição mais central e atraente. A faixa inferior é composta por um bloco de texto que consiste nos detalhes de envio: Minha empresa e endereço, a empresa e o endereço e a data de envio. O olho se move naturalmente para a direita para o pequeno elemento do "logotipo" verde correspondente, inconscientemente amarrando-os em uma faixa larga inferior.Os espaços em branco entre as faixas se equilibram e fazem a capa parecer "limpa".
Analisar capas como esta pode realmente treinar seus olhos. Quando você projeta e analisa um de sua preferência, pode ser assustador nas primeiras vezes. Mas o processo se tornará mais interessante à medida que você relaxa, fica mais criativo e começa a ver os resultados.
Para superar as dificuldades, às vezes ajuda usar um modelo feito por outra pessoa - seu programa de software ou online - ou uma proposta de cobertura que outra pessoa fez antes de você chegar.
Coloquei primeiro as cores e a linha central como um guia. Em seguida, adicionou o título da proposta, os endereços e a foto do logotipo.
Terminei com a foto escolhida para representar o projeto, junto com algumas habilidades relevantes. Em seguida, mova os objetos ligeiramente de um lado para o outro, para cima e para baixo, para encontrar o melhor equilíbrio.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (ambos)
Modelo de capa
Se você decidir tentar usar um modelo, encontre a coleção em seu software ou na Internet e navegue até alguns modelos que tenham uma aparência semelhante ao seu negócio. Tendo em mente os componentes de design que você já estabeleceu (cores, texto, gráficos), comece a substituir objetos em um dos modelos por seu próprio material e veja o que acontece. Ao fazer o mesmo com os outros, provavelmente descobrirá que um se destaca por ser muito melhor do que os outros.
Então, se você for como eu, provavelmente verá algumas alterações que deseja fazer naquele que mais gosta. Você fará as alterações e verá outra. Antes que você perceba, você terá feito seu próprio modelo. Certifique-se de salvá-lo em um local separado, para que seja fácil encontrá-lo novamente. Depois de fazer seu modelo, será muito mais fácil criar capas no futuro, usando o mesmo layout.
Lembre-se de que, embora a capa dê uma primeira impressão, não é a única impressão. Um bom avaliador vai olhar além do conteúdo também, então não se preocupe muito se sua página de rosto será boa o suficiente ou não. Muita preocupação pode inibir a criatividade.
Este tutorial mostra como criar um design básico usando o Microsoft Publisher - um software fácil e mais do que adequado. Outros programas de software que você pode usar são Word ou InDesign (Mac). Eu projetei as capas acima modificando um modelo no InDesign. Na verdade, prefiro o Publisher, mas não funciona em um Mac.