A melhor maneira de organizar recibos

Essas etapas fáceis podem ajudá-lo a organizar seus recibos.

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Sistemas de organização de recebimento rápidos e fáceis

Você gasta muito tempo tentando encontrar um recibo para devolver um item? Você está pronto para a hora do imposto ou é uma luta para chegar a tempo para 15 de abril? Se você for como eu, pode ficar tentado a deixar os recibos se acumularem até que fiquem uma bagunça indecifrável. É por isso que a melhor maneira de organizar os recibos é manter seu sistema:

• Simples de lembrar.
• Rápido para arquivar papéis.
• Fácil de encontrar o que você precisa.

Manter esses três objetivos em mente o ajudará a usar as quatro etapas fáceis a seguir para criar um sistema que funcione para você.

1. Escolha um sistema

Nenhum sistema de arquivamento é perfeito. Você sempre tem que pesar o custo de ter um sistema detalhado que facilite a localização dos recibos com o tempo que leva para arquivá-los. Aqui estão quatro sistemas diferentes com os prós e os contras de cada um.

O Binder System for Receipts é um pouco mais trabalhoso, mas ajuda você a encontrar as coisas rapidamente. Use os divisores de índice de bolso para preencher recibos menores.

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Binders

Com um fichário que contém cartões de índice para separar os tipos de recibo, você pode encontrar facilmente o que precisa. Este sistema funciona melhor para pessoas que costumam voltar e olhar os recibos porque você pode facilmente ir para as diferentes seções e porque a pasta mantém os papéis em ordem. Se você sempre arquiva novos papéis, seja na frente ou no verso de uma seção, pode consultar rapidamente os recibos em ordem cronológica.

Usei esse sistema para organizar os recibos dos pais de meu marido quando ele tinha a tutela deles, porque éramos obrigados a fazer relatórios regulares sobre suas receitas e despesas, e eu precisava encontrar recibos facilmente.

Prós e contras do uso de fichários

• Demora mais para arquivar
• É mais fácil manter os arquivos na ordem do mês.
• Melhor para recibos que você precisa consultar com frequência
• Limpo e fácil de manter em uma estante.
• Limitado pelo tamanho do notebook, ou você pode usar mais de um.

As pastas de arquivos são rápidas, fáceis e expansíveis.

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Pasta de arquivos

O sistema de pastas de arquivos é o sistema mais fácil e rápido de usar, então você tem uma chance melhor de realmente manter as coisas organizadas. Depois de ficar 6 meses atrasado no preenchimento do meu notebook para os recibos da família, finalmente decidi voltar às pastas de arquivo. Eu coloco papéis não arquivados na frente e geralmente os coloco no lugar quando a área da frente está cheia ou cerca de uma vez por mês.

Dica: mantenha os papéis que você sabe que precisará mais tarde em um arquivo. Coloco todas as minhas informações fiscais, incluindo contribuições de caridade, em um arquivo.

Prós e contras do uso de pastas de arquivo

• Barato e simples.
• Só precisa de pastas de arquivos e arquivo ou caixa.
• Rápido para arquivar.
• Expansível para qualquer tamanho e número de arquivos.
• Mais difícil de encontrar um papel do que o Notebook System.

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Arquivos em expansão

Para um projeto de organização menor, pegue um arquivo de expansão que tenha seções e guias. Se você é um estudante com apenas alguns tipos de recibos, ou se deseja organizar os recibos de um projeto como um projeto de reforma de uma casa, esta é uma ótima maneira de fazer isso. Eu também usei esse sistema para toda a papelada para nossa adoção e freqüentemente uso um pequeno arquivo em expansão para planos de férias.

Prós e contras de usar arquivos de expansão

• Mantém tudo em um arquivo portátil e organizado.
• Ótimo para organizar recibos que você deseja manter permanentemente.
• Bom para pequenos lotes de papéis.
• Portátil.
• Não funciona para muitos jornais.

Arquivos Digitais

Estou começando a ficar sem papel, e você também pode estar. Muitas empresas querem que você "deixe de usar o papel" e podem lhe dar um bônus para isso. Agora, algumas lojas como a Home Depot permitem que você receba um recibo por e-mail em vez de um em papel. Além disso, você pode digitalizar para tirar fotos de recibos que não são digitais. No entanto, você ainda precisará se lembrar:

• Organize Arquivos Digitais: não apenas despeje todos os seus recibos em um arquivo, gaste algum tempo criando seus grupos de arquivos e certifique-se de etiquetar cada um de seus recibos conforme você os cria ou você terá uma dor de cabeça de ter que abrir cada um deles quando você tenta encontrar algo.
• Backup: vírus ou colapsos de computador podem interferir em seu sistema, portanto, certifique-se de ter seus recibos em um computador que tenha um backup em nuvem, como o Carbonite.

Os recibos digitais podem aliviar muitas dores de cabeça em documentos de arquivo, mas apenas se você for cuidadoso. Certifique-se de fazer o download dos recibos de quaisquer extratos importantes de que possa precisar mais tarde, pois muitas empresas mantêm um registro de apenas 12 meses dos recibos de seus extratos. Por exemplo, quando fui registrar uma reclamação de Garantia Estendida de Cartão de Crédito em uma máquina de lavar louça quebrada, eles exigiram nossa declaração original de 15 meses antes. Não estava disponível nenhum