Conselhos para funcionários: como respeitar o equipamento de escritório

Por favor, não quebre o equipamento de escritório: quando funcionários não investidos ficarem desonestos

Você já percebeu que alguns funcionários parecem não se importar muito em economizar dinheiro ou cuidar da propriedade da empresa como se fosse sua?

Quando eu era pequeno, havia várias casas para alugar perto de onde eu morava. Eles sempre pareciam degradados com carros velhos no quintal da frente, gatos com vários conjuntos de gatinhos meio selvagens e brinquedos quebrados e surrados espalhados pelo quintal.

Minha mãe nos disse que as pessoas que alugavam casas muitas vezes não tinham direitos adquiridos ou não se importavam em mantê-las tanto quanto as pessoas que as possuíam, porque eles não trabalharam duro para conseguir a propriedade e planejaram mudar para outro lugar, então eles não o fizeram. Não me importo se eles destruíram o lugar e o deixaram para outra pessoa limpar e consertar depois que eles se foram. Embora eu ache que minha mãe pode ter sido um pouco preconceituosa, ela tinha razão.

Às vezes parece que os novos funcionários e funcionários fora do escritório não respeitam os suprimentos e equipamentos. Eles não parecem pertencentes à empresa e não se importam quando algo dá errado, porque eles podem ir embora e deixar outra pessoa lidar com o problema. Eles se recusam a assumir a responsabilidade por sua falta de preocupação, e isso pode causar muita tensão em um escritório, além de custar dinheiro e prejudicar a produtividade do trabalho.

O treinamento de escritório deve cobrir o uso de equipamento básico

Ter um conhecimento básico sobre como usar o equipamento de escritório adequadamente deve fazer parte do treinamento de todos e, embora pareça óbvio que todos sabem como usar uma copiadora, máquina de fax, grampeador e telefone, ligar um computador, enviar documentos para o impressora e colocar os arquivos em ordem alfabética; infelizmente, nem sempre é o caso.

Como ser um funcionário respeitoso em um escritório

1. Seja cuidadoso e cortês com a impressora / copiadora

• Não deixe nenhum papel na copiadora com a parte superior fechada para que as pessoas tenham que removê-lo antes que possam copiar os seus.
• Não deixe a tampa aberta (poeira e detritos podem entrar e danificar os espelhos).
• Não esbranquiie algo e tente copiar o papel sem deixar o branco secar.
• Não execute cópias amassadas ou grampeadas na máquina. Os resultados disso devem ser óbvios antes mesmo de você tentar.
• Não crie um atolamento de papel e deixe-o para outra pessoa limpar.
• Não use todo o papel e não coloque mais.
• Por fim, visualize o que pretende imprimir para não desperdiçar centenas de folhas de papel, que podem custar apenas sete centavos a peça, mas somam centenas de dólares desperdiçados com o tempo.

2. Mantenha os clipes de papel separados dos alfinetes e recoloque as tampas nos marcadores

Há uma razão pela qual mantemos os clipes de papel separados dos alfinetes e substituímos as tampas dos marcadores. Você saberia disso se você já trabalhou em um escritório. Colocar a mão na caixa de clipes e ficar preso por meia dúzia de alfinetes não é tão emocionante quanto pode parecer.

Além disso, quando novos marcadores e marcadores pretos que usamos quase diariamente estragam ou sangram em tudo porque você se esqueceu de colocar a tampa de volta ou tentou substituí-la sem entusiasmo, mas não esperou ouvir um clique no lugar, custa no mínimo $ 1 cada e torna nosso trabalho muito mais difícil do que deveria ser. A propósito, usar um Sharpie preto para destacar o texto tem o efeito oposto ao que você pretendia e não pode ser desfeito… suspiro!

3. Coloque as coisas do jeito que você as encontrou

Quando estamos trabalhando com clientes em um ambiente acelerado, não precisamos pensar onde o grampeador ou rolo de fita pode estar escondido ou pegar nossa caneta e encontrar um maço de embalagens de rolo em seu lugar. O telefone deve estar voltado para o usuário e não ser virado para o lado oposto. É difícil discar um número quando o teclado está de cabeça para baixo. Substitua tudo do jeito que você encontrou ou melhor ainda, não toque em nada! Não é como se você o usasse para algo produtivo.

4. Use notas adesivas conforme pretendido

As notas adesivas são para mensagens temporárias, não para criar uma colagem ao redor do computador. Notas adesivas, que também são meio caras, não devem ser usadas como um substituto para uma boa contabilidade. Embora seja ótimo anotar um número de telefone ou deixar uma mensagem para alguém que virá no próximo turno, as anotações precisam ser removidas após serem lidas, e não deixadas por semanas a fio para que ninguém tenha a menor ideia se eles são importantes ou não e, portanto, pare de prestar atenção neles, pois eles se acumulam como folhas secas ao redor da área de trabalho, sem ninguém disposto a tomar a iniciativa de removê-los apenas no caso de serem importantes.

5. Respeite o equipamento e as pessoas que o utilizam

Não bata nas copiadoras, estique cabos de telefone em volta dos computadores e prenda seus colegas de trabalho ou monopolize o espaço comum da mesa para que ninguém possa chegar até ele ou usar qualquer coisa além de você. Substitua cuidadosamente as tampas da copiadora. Não coloque uma xícara de café aberta perto do teclado do computador ou deixe manchas de gotejamento ou pior ainda, seu mau hálito, colônia ou resíduos de pele oleosa em qualquer superfície, especialmente receptores de telefone, por favor!

6. Não baixe coisas no computador da empresa, a menos que seja seu trabalho fazer isso

Caso você não tenha notado, existem essas coisas chamadas vírus que se escondem em downloads e desabilitam computadores. A empresa pode muito bem ter um software antivírus instalado, mas não desafie o destino. É normal navegar ocasionalmente em sites quando os negócios estão lentos e todo o seu trabalho está concluído, mas seja cauteloso ao baixar vírus que podem apagar os dados armazenados e tornar seus colegas de trabalho e chefes seus piores inimigos.

7. Não "peça emprestado" suprimentos de outros departamentos

Se você divide departamentos próximos a outros escritórios, não "peça emprestado" seus suprimentos e não os devolva ou, melhor ainda, não os peça emprestados. Obtenha o seu! Ok, todos nós sabemos que alguns escritórios não são tão bons quanto outros na manutenção de suprimentos, mas, assim como em casa, se você usar a última gota de leite, não coloque a caixa vazia de volta na geladeira. Se você precisar usar algo que não é seu, pergunte primeiro, certifique-se de que está tudo bem e, em seguida, substitua com o fundo de suprimentos do seu próprio escritório.

8. Ao planejar grandes trabalhos, avise alguém com antecedência

Se você está planejando copiar 200 livretos que precisam ser agrupados e grampeados, é necessário planejar com antecedência. Certifique-se de que haja papel suficiente para que você não use o resto. Certifique-se de que ninguém mais precise usar a impressora ou copiadora durante o tempo em que você estiver usando e faça uso dos recursos da copiadora (ou seja, agrupamento, grampeamento, perfuração) para que você não force os subordinados a colocar 800 folhas de papel em ordem e grampeá-los manualmente. O que nos leva ao número nove!

9. Pergunte como usar o equipamento de escritório

Se você não sabe como usar um equipamento de escritório, aprenda ou peça a alguém que lhe mostre. Além disso, seria bom se você se lembrasse, para que da próxima vez não incomode os outros que estão fazendo seu próprio trabalho. Sempre fico surpreso com quem pergunta, para que lado vai o papel nessa "coisa". Há um diagrama de todos os equipamentos de escritório modernos que mostra onde colocar o papel e em que direção. Eu poderia mostrar 'onde colocá-lo', mas você pode não gostar da minha resposta.

10. Use o equipamento adequado para o trabalho adequado

• Não use a fita adesiva do escritório para colocar um folheto na parede pintada. Isso vai arrancar a tinta da parede.
• Não emperre o grampeador e depois bata nele e quebre a mola.
• Não tente grampear 200 cópias com um grampeador projetado para pequenos trabalhos, não grandes, isso fará com que o grampeador tenha um mau desempenho e provavelmente deixará pontas de metal afiadas desdobradas para cortar na mão da próxima pessoa que manuseia a papelada grampeada.

11. Use o bom senso

Não há nada de errado em perguntar a alguém como fazer algo, mas se você espera que eles façam por você quando estão ocupados fazendo seu próprio trabalho em vez de fazê-lo corretamente, então você é um passivo para o escritório, não um ativo. Todos, independentemente de sua situação, devem conhecer as habilidades básicas de escritório e a cortesia ao compartilhar e usar suprimentos. Pode parecer bobo até mesmo mencionar essas coisas quando há muito mais coisas importantes a serem consideradas, mas manter o escritório funcionando perfeitamente, respeitar o equipamento e não abusar dos suprimentos pode resultar em mais dinheiro e mais tempo gasto em outras coisas, como o fim do ano bônus e festas de pizza

Portanto, não jogue o grampeador com os grampos presos no lixo ou troque-o com o grampeador de seu colega de trabalho como se você nunca o quebrasse. Não copie sua bunda ou seu rosto na copiadora e respeite para onde as coisas vão e quando você pedir coisas emprestadas, substitua as coisas o mais rápido possível, pois é provável que o grampeador, a fita e a tesoura sejam necessários minuto a minuto e não algo que você possa ficar sem por dez dias sem ter que pedir emprestado a outra pessoa enquanto pede outro, até que o antigo apareça dez minutos antes de o novo chegar. Colocar as coisas de volta no lugar e fazer sua parte para mantê-las limpas e bem conservadas será uma grande ajuda para garantir um ambiente de trabalho feliz e produtivo para todos!

Já enfiou a mão no suporte de clipe de papel e encontrou um colar de corrente de seis metros de comprimento? Sim, alguém fez bom uso daqueles $ 10 por hora para aprender um novo ofício.

Quem sabia que era preciso talento para usar coisas como cortadores de papel, grampeadores e perfuradores?

Passei a maior parte da minha vida adulta trabalhando em algum tipo de escritório e metade disso trabalhando como gerente de escritório, então pude contar algumas histórias. Eu vi papel desperdiçado pela carga da floresta, armas letais feitas de elásticos e lápis que foram lançados em caixas vazias empilhadas ao longo de uma parede e cadeiras de escritório totalmente novas arruinadas em menos de uma semana com braços e encostos das cadeiras completamente rasgados fora. Você achou que era uma cadeira reclinável ou uma escada pessoal?

Recentemente, o cortador de papel que havíamos usado no escritório por quase vinte anos foi encontrado esmagado entre a copiadora e a trituradora de papel com a alça arrancada. Um modelo de substituição do mesmo calibre custaria US $ 150, mas com algumas comparações on-line frugais, conseguimos convencer nosso fornecedor a uma substituição decente por US $ 35.

Menos de um mês depois de comprar o novo cortador, cheguei certa manhã para ouvir um som horrível e encontrei um novo funcionário tentando cortar 20 folhas de papel com uma lâmina projetada para no máximo cinco de uma vez !!!

Resisti à vontade de gritar: "O que você acha que está fazendo?" e em vez disso perguntou: "Você sabe que não deve cortar mais do que cinco folhas de uma vez, certo?"

O funcionário olhou para mim sem expressão e continuou tentando cortar as 20 folhas, colocando um pouco mais de força no corte pensando que isso resolveria o problema ao invés de criar um maior e destruir nosso segundo cortador de papel em menos de dois meses.

'Ca-Runch, Quoosh', veio o som enquanto a lâmina cortava quinze centímetros nos papéis e entortava e despedaçava o resto. em menos de dois segundos, vinte folhas de papel rasgado, dobrado e pré-impresso são jogadas no lixo, não na lixeira, e faço tudo o que posso fazer para não agarrar meu coração e desmaiar no tapete gasto.

Nenhum gerente de escritório deseja microgerenciar pequenos trabalhos, mas pequenos erros podem custar muito dinheiro com o tempo

Se você tem que pedir suprimentos, sabe quanto custam e quando sabe que seu departamento está dentro do orçamento e que as horas de trabalho dos funcionários serão reduzidas e os aumentos de salário dependem do cumprimento do seu orçamento, você tende a ser extremamente cauteloso sobre pequenas coisas que somam muito dinheiro com o tempo, como usar mais da metade dos lenços de papel em uma nova caixa de lenços de papel para limpar um derramamento de café, quando há um esfregão e uma toalha velha atrás do armário ou entortar clipes de papel em formas de animais ou quebrando-os em pequenos pedaços e deixando-os caídos sobre a mesa como um cachorro idoso esmigalhando.

Claro, todo mundo usa equipamento de escritório para uso pessoal às vezes, como ao copiar uma receita, mas quando você imprime 200 páginas de comentários na copiadora colorida quando tudo que você queria era a receita de uma página, mas não a visualizou antes de imprimir uma lista de mais de 600 pessoas comentando sobre como amaram ou poderiam melhorar a receita, então o mau uso do equipamento torna-se caro para todos.

Já vi funcionários usarem a tesoura de escritório para raspar cocô de cachorro de seus sapatos e colocar a tesoura de volta na gaveta sem nem mesmo enxugá-la, ou mastigar a ponta de todas as canetas ou borrifar meia lata de Lysol no banheiro depois de passar vento ou use cinco toalhas de papel de tamanho normal para secar as mãos e meio rolo de lenço de papel para limpar o fundo e entupir o vaso sanitário de forma que ele transborde para o chão e deixe-o para outra pessoa limpar.

Embora você não queira contar os minutos que as pessoas passam no banheiro ou limitá-los a cinco folhas de papel higiênico para o número um e dez para os trabalhos maiores, chega um ponto em que você tem que lembrar às pessoas que desperdiçar suprimentos é tão ruim quanto perder tempo perdendo tempo quando há trabalho a ser feito.

Tudo está bem quando bem cuidado

Existem algumas coisas que são perigosas de se negligenciar, como deixar um aquecedor de ambiente ligado durante a noite sem desconectá-lo ou deixar o cortador de caixa aberto e voltado para fora e pressionado contra uma superfície dura. Existem outras coisas que são irritantes, como deixar canetas pretas nas fendas do teclado preto para que, quando você começar a digitar, a caneta salte em você e role sob seus dedos, impedindo-o de inserir o código de acesso e forçando-o a começar de novo.

Ser um bom colega de trabalho é como ser um bom colega de quarto. Se respeitar os outros e o ambiente em que trabalha, tudo correrá bem, mas se tornar a vida mais difícil com a sua presença, é improvável que durará muito nessa posição ou tenha muitos amigos.

Sejamos realistas, todos nós erramos e cometemos erros e é raro o funcionário que não aproveita o equipamento moderno de escritório para fazer algum trabalho pessoal que não poderia fazer em casa, mas constantes abusos de equipamento e colegas de trabalho definem o o local de trabalho deve ser um local infeliz com muitas discussões e reclamações. Se você está contribuindo para um ambiente de trabalho infeliz, então você é parte do problema, não faz parte da equipe, e cuidar dos suprimentos e respeitar o espaço pessoal dos outros ajuda muito a criar um ambiente de trabalho confortável e produtivo.