8 dicas para fazer um portfólio para um assistente executivo administrativo

Você está feliz em trabalhar em sua carreira como assistente administrativo. Seus dias são preenchidos com projetos e tarefas que exigem cumprimento de prazos, malabarismo com prioridades e gerenciamento de crises. Como você deve fazer um portfólio profissional também? Experimente estas 8 dicas.

1. Faça um arquivo

Basta abrir um arquivo em seu computador ou na gaveta de sua mesa. Nomeie-o como "Portfólio de Carreira". Use o Dropbox ou OneNote ou seu aplicativo móvel. Basta escolher um local para salvar itens relacionados à sua carreira que você possa navegar facilmente.

Agora você tem um local designado para colocar os itens em seu portfólio. Nada sofisticado - apenas um local que é fácil de lembrar. Faça um arquivo porque você merece!

2. Lembre-se

Configure um lembrete em seu calendário para trabalhar em seu portfólio. Dê a si mesmo uma programação viável, seja mensal, trimestral, a cada seis meses - pelo menos uma vez por ano. Com lembretes definidos, você terá mais chances de seguir e manter seu portfólio.

Novamente, nada extravagante aqui. Reserve um intervalo de tempo de meia hora regularmente para trabalhar em seu portfólio e mantê-lo atualizado. Você pode precisar de mais quando começar. Depois de concluir a primeira apresentação, a manutenção do portfólio levará menos tempo.

3. Sugestões de itens de carreira para manter

• Amostras de trabalho: um folheto que você projetou, uma página da web que você mantém, um gráfico, um relatório, uma planilha
• Notas de agradecimento / elogios de chefes, de outros executivos e colegas de trabalho, sejam escritos à mão, em forma de carta ou por e-mail
• Notas de agradecimento dos clientes
• Certificados recebidos por realizações
• Certificados recebidos pela conclusão de workshops ou seminários ou cursos universitários
• Artigos de notícias sobre você e / ou seu trabalho
• Artigos ou blogs relacionados ao trabalho de sua autoria
• Lista de publicações lidas recentemente (livros, artigos, revistas), espero que mostre não apenas seu entusiasmo por sua indústria e seu potencial de crescimento, mas também seus outros interesses
• Avaliações de desempenho recentes - últimos dois ou três anos
• Registros de frequência / prêmios
• Prêmios ou reconhecimento de voluntário

4. O que fazer com os itens

Assim que receber um agradecimento ou um certificado, copie, escaneie ou coloque em seu arquivo designado. Não se preocupe com o quão grande ou pequeno o item é, apenas salve-o primeiro.

Ao criar aquele maravilhoso panfleto promocional, mantenha uma cópia para seu arquivo. Essa ótima planilha ou apresentação - coloque uma cópia em seu arquivo.

Apenas certifique-se de não divulgar informações confidenciais em seus itens.

Faça isso como um processo contínuo - isso é o que você faz com frequência durante o ano, não para o que seus lembretes estão definidos. Seus lembretes estão configurados para funcionar em sua apresentação - consulte o nº 5.

5. A apresentação é tudo

Invista em um belo portfólio de couro com protetores de plástico para seus originais. Quando você receber esse lembrete, pegue os itens que tem colocado naquele arquivo e coloque os melhores em seu portfólio.

Faça pelo menos uma cópia em um fichário comum ou em uma unidade de CD / flash que você possa deixar com um entrevistador. Ou, se desejar, digitalize-o em um site que você criou e forneça o endereço do site apenas para quem deseja que o tenha.

Não deixe sua cópia impressa original com um entrevistador.

Armazenamento de opções de portfólio
Pasta de couro
Site On-line
Disco compacto
Flash drive

Como se Vender

6. Outros itens para seu portfólio

• Índice
• Declaração de missão
• Itens de carreira
• Resumos da seção
• Currículos

7. Dicas de configuração

Você pode continuar atualizando seu Índice e pode adicionar duas ou três frases resumindo cada seção.

Você pode manter seu portfólio em ordem cronológica ou por conjunto de habilidades. Você pode colocar os itens na ordem em que os criou ou recebeu. Ou você pode dividir seu portfólio em áreas de seção, como atendimento ao cliente, marketing, gerenciamento de site, habilidades organizacionais, educação ou desenvolvimento profissional.

A ideia é que você possa encontrar facilmente o exemplo durante uma avaliação de desempenho ou uma entrevista.

Grande exemplo de como usar seu portfólio em uma entrevista

8. Mantenha seu portfólio

• Mantenha apenas o seu melhor trabalho - certifique-se de que esteja livre de erros.
• Mantenha seu portfólio organizado e limpo.
• Mantenha seus itens de trabalho em ordem - uma aparência aleatória e combinada no último minuto não é a aparência que você deseja.
• Não inclua itens muito pessoais. Seja profissional.

Ideias para criar um portfólio online

Um portfólio profissional é necessário para todas as secretárias ou assistentes administrativos, sejam vocês com 25 anos de experiência ou apenas 25 meses. Todo assistente administrativo deve manter um portfólio profissional por três razões importantes.

Em primeiro lugar, o portfólio é um ótimo disco que deve fazer você se sentir bem em relação à sua carreira. Siga as dicas acima para manter um arquivo de portfólio de carreira. Em segundo lugar, você pode usá-lo na hora da avaliação de desempenho ou na hora da entrevista de emprego. Uma apresentação profissional de seu portfólio impressionará seu supervisor ou potencial empregador. Terceiro, mesmo se você decidir não usá-lo, o processo o ajudará a olhar para sua carreira e fazer os ajustes necessários.

A reflexão é o primeiro passo na escada da melhoria. Comece a escalar hoje!