Os 6 procedimentos obrigatórios sob a iso 9001: 2008

Procedimentos de Qualidade e Padrão ISO 9001

ISO 9001: 2008 é uma norma internacional que define os requisitos para um sistema de gestão da qualidade: o sistema pelo qual sua empresa garante que todos os seus processos sejam controlados e repetíveis para garantir a qualidade de seus produtos e serviços.

Seus processos são normalmente controlados por meio da presença e da auditoria de procedimentos de qualidade ISO 9001, que definem o que deve ser feito. A ISO 9001: 2008 define as melhores práticas para cada processo dentro de sua organização para garantir o controle. No entanto, o padrão define apenas 6 procedimentos obrigatórios que você deve ter;

6 Procedimentos obrigatórios para ISO 9001: 2008

1. Controle de Documentos (4.2.3)
2. Controle de registros (4.2.4)
3. Auditorias internas (8.2.2)
4. Controle de produtos não conformes (8.3)
5. Ação Corretiva (8.5.2)
6. Ação Preventiva (8.5.3)

Fluxograma de procedimento ISO 9001

LeanMan

Fluxograma de procedimento ISO 9001

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O que é um procedimento de qualidade?

Um procedimento é uma declaração do que será feito, quando será feito e por quem. É um conjunto de instruções e intenções que qualquer pessoa na empresa pode seguir (não é um documento ultrassecreto para os olhos da gerência, apenas um gerente de qualidade me disse uma vez!). É uma maneira específica de realizar um processo, um conjunto de instruções que a equipe pode consultar para ajudá-los a compreender e conduzir seu trabalho diário de maneira eficiente e repetível.

A ISO 9001 diz que apenas alguns requisitos dentro do seu sistema de gestão da qualidade devem ter um procedimento documentado. Outros requisitos de procedimento dependem do tamanho e da complexidade dos processos e do sistema geral, bem como da competência da equipe.

Procedimento ISO 9001 Simples

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Fluxograma: Procedimentos ISO 9001 vs Documentos do Word

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Escrevendo um procedimento ISO 9001

Um procedimento ISO 9001 não precisa ser um documento de cem páginas informando ao indivíduo como e quando pegar uma caneta, verifique se há tinta do matiz correto antes de formar letras na caixa especificamente destacada no formulário no.XYZ. Muitas pessoas e organizações complicam demais seus procedimentos ISO 9001.

Se você dividir seus procedimentos e instruções de trabalho, então os procedimentos em si podem ser muito simples, lembre-se de que eles só precisam conter a quantidade certa de informações para que as pessoas que estão fazendo o trabalho o façam de forma eficiente e da melhor maneira prescrita. Se o seu pessoal for de alta qualidade, bem treinado, experiente ou o processo for muito simples e óbvio, pode não haver necessidade de nenhum procedimento.

Prefiro usar fluxogramas simples para criar procedimentos, usar softwares como o Visio no pacote de programas de escritório. Eles precisam ser apenas instruções simples passo a passo dizendo o que deve ser feito e, em seguida, a próxima etapa na sequência. Eles não precisam ser excessivamente complexos.

Para o nível de instrução de trabalho, há também a oportunidade de esclarecer o processo usando coisas como fotografias para destacar e esclarecer coisas específicas.

Muitas organizações exageram em seus procedimentos ISO 9001, pensando que o peso de seu manual de procedimentos é um reflexo da eficácia de seu sistema. Muitos procedimentos complicados apenas levam à confusão e à probabilidade de o sistema nunca ser lido e seguido.

Vídeo de procedimentos ISO 9001

Procedimentos obrigatórios ISO 9001

Na ISO 9001, existem apenas seis procedimentos obrigatórios. Você deve documentar esses seis. Isso não significa que você pode se safar apenas com esses seis; os procedimentos de que você precisa dependem muito do tamanho e da complexidade da sua organização. No entanto, esses seis são os que você deve ter.

4.2.3 Controle de Documentos

Um procedimento escrito para controlar a aprovação e reaprovação dos procedimentos antes da emissão, bem como garantir que o status da revisão atual seja exibido. Para garantir que os documentos sejam legíveis e que as versões atuais estejam disponíveis no local de uso. Certifique-se também de que os documentos obsoletos são controlados e os documentos de terceiros, como seus clientes.

4.2.4 Controle de Registros

Um procedimento para controlar a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte de registros.

8.2.2 Auditorias Internas

Um procedimento para definir um programa planejado de auditorias para garantir que seus processos atendam aos requisitos da ISO 9001 e aos seus próprios requisitos. Também para o relato, acompanhamento e registros dessas auditorias.

8.3 Controle de produto não conforme

Um procedimento para garantir que um produto não conforme não seja usado e que uma ação seja tomada.

8.5.2 Ação Corretiva

Um procedimento escrito para garantir que as causas dos problemas sejam identificadas e as ações tomadas para corrigi-los, as ações devem ser verificadas para garantir a eficácia

8.5.3 Ação Preventiva

Um procedimento escrito semelhante ao da ação corretiva, mas a organização deve tomar medidas para identificar POTENCIAIS problemas e eliminá-los antes que ocorra um problema.

Implementando procedimentos ISO 9001

Estrutura do Procedimento de Qualidade

Um procedimento pode assumir muitas formas diferentes. Pode ser uma visão geral de um processo declarando puramente o que deve ser feito, por quem e quando, ou pode ser instruções detalhadas específicas. A maioria das empresas tenta separar os dois níveis de documentação para fins de clareza, tendo procedimentos e instruções de operação padrão, instruções de trabalho ou outros documentos detalhados em um nível "local" inferior no sistema com as instruções detalhadas de "como fazer".

Um procedimento deve detalhar algumas seções simples antes dos detalhes reais do que o procedimento realmente é, para que você possa manter o controle do procedimento específico.

• Escopo: Qual é a área coberta pelo procedimento, ou seja, entrada de entrega de itens consumíveis, não incluindo itens entre empresas. ”
• Responsabilidade: Quem é o dono e responsável por este procedimento, afinal são documentos específicos do processo, então o gerente da qualidade não é responsável por aprovar e criar os procedimentos de compras por exemplo, que seria o local do chefe de compras!
• Controle ou problema: qual é a data de emissão, aprovação, etc. Você deve manter o controle de seus procedimentos, eles precisam ser aprovados, as pessoas devem ser capazes de ter certeza de que esta é a revisão atual etc.
• Referências ou documentos relacionados: Liste os outros documentos e formulários que podem estar relacionados e relevantes para este procedimento.

Após essas seções viria o corpo real do procedimento.

Procedimentos genéricos de prateleira

Se você pretende desenvolver os procedimentos do sistema de gestão da qualidade ISO 9001, pode considerar uma alternativa para produzir tudo do zero. Existem muitos sistemas que você pode comprar que possuem procedimentos e formulários genéricos já projetados e formatados. Ao inserir o nome da sua empresa e outras informações, eles podem criar documentos básicos que atendem aos requisitos da ISO 9001.

Esses sistemas são bons como ponto de partida para economizar o esforço de projetar do nada; eles também garantirão que você cubra todos os requisitos procedimentais da ISO 9001, incluindo os procedimentos obrigatórios. A maioria dos consultores com experiência na instalação de sistemas ISO 9001 usará algo assim, um pacote comprado ou algo feito em casa.

Cuidado com as empresas que anunciam criar todos os seus procedimentos e fornecer um certificado para dizer que você atende aos requisitos da ISO 9001, muitas dessas empresas são scams e os certificados são inúteis. A menos que sejam registrados no UKAS (link abaixo), eles não são um organismo credenciado que pode emitir um certificado ISO 9001.

Ajuda adicional com seus procedimentos

A seguir estão alguns links úteis que o ajudarão a obter informações adicionais sobre os padrões ISO 9000;

Organização Internacional para Padronização; Site da ISO onde você pode encontrar informações sobre outros padrões internacionais e monitorar mudanças e desenvolvimentos nos padrões.

British Standards Institute; O British Standards Institute é outro organismo de certificação bem estabelecido operando globalmente, eles também podem oferecer auditorias de certificação e treinamento para ajudá-lo a implementar seus procedimentos ISO 9001: 2008.

The American Standards Organization; (ANSI) A American Standards Organization pode ajudá-lo a implementar seus procedimentos ISO 9001 da mesma maneira que Lloyds e BSI acima.

Registro Internacional de Auditores Certificados (IRCA); O Registro Internacional de Auditores Certificados é onde você verifica as qualificações de um instrutor ou auditor individual.

UKAS; O Serviço de Credenciamento do Reino Unido é responsável por credenciar os organismos de certificação para serem capazes de conduzir auditorias ISO 9001. Eles têm uma lista de todos os organismos credenciados que podem fornecer certificação ISO 9001 válida para seus procedimentos ISO 9001.

Chartered Quality Institute (CQI); O Chartered Quality Institute (antigo Institute of Quality Assurance.) Eles são capazes de fornecer muito suporte em todas as áreas relacionadas à qualidade. Se você for um profissional de qualidade, eu recomendaria a adesão.

American Society for Quality (ASQ); A sociedade americana de qualidade pode ajudá-lo da mesma forma que o CQI pode ajudá-lo no Reino Unido.

Os links acima podem ajudar com as normas ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certificação, auditoria, treinamento, sistemas de gestão da qualidade, procedimentos, melhoria contínua da qualidade, etc.