As 4 etapas de uma reunião eficaz, explicadas

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Em quase todos os episódios da versão americana de The Office , o peculiar Michael Scott de Steve Carell conduziu seus funcionários para a sala de conferências para uma reunião que começou mal, não levou a lugar nenhum e normalmente terminou com alguém sendo ameaçado de demissão, lesão física ou um evento indesejado abraço. Na vida real, as reuniões no local de trabalho (ou em qualquer lugar, na verdade - na igreja, nos programas pós-escola ou mesmo em uma reunião com sua família) podem parecer arbitrárias e desconfortáveis. Se o objetivo é fazer um brainstorming e, por fim, chegar a soluções, então sentar-se ao redor de uma mesa da diretoria ou reunir 40 funcionários por meio do Zoom sem uma direção definida é como pular em um veleiro sem velas. Você realmente não vai a lugar nenhum.

Siga estas etapas para reuniões melhores que começam e terminam fortes, com muito progresso feito entre elas.

Dicas para ter uma reunião eficaz

Escolha um horário e local que não distraia os membros. Ter uma reunião uma hora antes do almoço em um escritório em frente ao refeitório será totalmente desinteressante para os participantes.
Se você pode conduzir a reunião virtualmente, faça-o. Não há mais razão para pedir às pessoas que mudem seu dia para se encontrarem em um único local.
Certifique-se de que seu propósito tenha um propósito sólido e definido. Reunião para discutir maneiras de cortar o orçamento do próximo trimestre não é estreita o suficiente. Crie o tema "Decidindo quais são as três coisas que não precisamos gastar no próximo trimestre".
Convide apenas pessoas que sejam relevantes para o ponto da reunião. As pessoas geralmente não gostam de ir a reuniões, portanto, não convide ninguém que não seja necessário para resolver o problema.
Crie regras básicas antes do início da reunião e certifique-se de que todos os participantes tenham uma cópia - uma regra básica universalmente excelente é "não interromper uns aos outros".
Envie e-mails de acompanhamento em até 24 horas após a reunião, confirmando e as decisões tomadas e quem terá papéis específicos nessas decisões.

4 estágios de reuniões eficazes

A primeira coisa a reconhecer sobre a realização de reuniões eficazes é que elas não acontecem como um passe de mágica quando você entra em uma sala de reuniões abafada. Como qualquer reunião incrível, há um elemento de planejamento e preparação, sem os quais uma reunião real é completamente inútil.

Os quatro estágios das reuniões eficazes são:

Preparação. Este é o momento de realmente definir do que se trata a sua reunião. É uma sessão de brainstorming sobre como utilizar melhor os estagiários de verão? Você está tentando decidir onde gastar dinheiro extra no orçamento do departamento de arte? Ter um tópico principal de discussão bem formado é a chave para o sucesso da reunião, porque os participantes querem sentir que vale a pena este tempo extra tirado de sua rotina.
A reunião. Durante a reunião, você terá a certeza de seguir a agenda que você se formou durante p reparação para que todos chave falando pontos são trazidos, e todos é dada a oportunidade de contribuir de entrada sem ir off-topic, tornando o encontro mais do que precisa estar.
Fechando. Alguns minutos antes do término da reunião, você encerrará as discussões, definirá um horário para a próxima reunião, se necessário, e analisará a oportunidade para os participantes entrarem em contato com você com quaisquer perguntas adicionais.
Acompanhamento. O acompanhamento é tão importante para a qualidade da reunião quanto o estágio de preparação. É aqui que você fecha todas as lacunas e amarra todas as pontas soltas para garantir que as decisões tomadas durante a reunião sejam devidamente implementadas.

De todas as etapas de um encontro, a que mais demora é a preparação. Acomode-se em um ambiente silencioso e planeje o que deseja da próxima reunião, concentrando-se apenas no que ajudará a implementar melhorias.

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Preparação para uma reunião eficaz

Decidir o objetivo da reunião

Aqui, estamos no estágio mais essencial do planejamento de uma reunião - decidir por que você está se reunindo. Para decidir o propósito da reunião em primeiro lugar, pergunte-se duas perguntas simples:

Qual problema precisa ser resolvido?
Por que o problema precisa ser resolvido?

As respostas a essas perguntas serão o objetivo da reunião.

Escolha o melhor horário e local

Pense em um momento e local que será propício para um brainstorming e uma discussão aberta e que tipo de ambiente será mais adequado para o tamanho do seu grupo.

Se você escolher um local remoto, pode utilizar um serviço de chat de vídeo como o Zoom, uma simples chamada em conferência ou até mesmo uma discussão por chat por meio de um serviço de mensagens. Um grande benefício das reuniões remotas é que o horário pode ser muito mais flexível, já que os participantes podem simplesmente entrar por meio de seus telefones de onde estiverem.

Se você decidir se encontrar pessoalmente, considere escolher um horário em que a barriga não esteja roncando e os olhos não fiquem fixos no relógio. Uma reunião antes do término do trabalho ou antes do almoço é provavelmente uma má ideia.

Crie a agenda

Em seguida, você precisará criar uma agenda. Às vezes chamada de "roteiro", a agenda guiará a reunião e ajudará você como condutor e todos os outros envolvidos, mantendo o controle de onde você está e para onde deve ir.

Uma boa agenda de reuniões incluirá:

Tópicos que precisam ser discutidos
Principais pontos de discussão relacionados a cada tópico específico
Um horário de início e término definido para a reunião
Espaço para perguntas antes do horário de término

Uma programação pode ser semelhante a esta:

Agenda de reuniões

15h00 Início da reunião

3: 00-3: 05 Apresentação dos participantes e tópico

3: 05-3: 20 Discussão do tópico e pontos de discussão

3: 20-3: 30 Perguntas

Fim da reunião às 15h30

Horário de término: 15h30

Principal tópico de preocupação: Onde devemos colocar as novas máquinas de venda automática?

Haverá três novas máquinas de venda automática - duas para lanches e uma para bebidas
Todas as máquinas de venda automática devem estar localizadas em um só lugar ou espalhadas pelo prédio?
Código de incêndio afirma que as máquinas de venda automática não podem ser localizadas perto de saídas de edifícios

Envie um e-mail para [email protected] até 28 de junho com perguntas e preocupações adicionais.

Essa agenda funciona porque estabelece diretrizes claras para a trajetória do encontro. Imprima sua agenda e distribua-a para cada participante no início da reunião ou envie-a por e-mail com antecedência para que todos tenham a chance de revisar a agenda e consultá-la durante a reunião. Também é uma boa ideia publicá-lo onde quer que você se reúna, para que esteja sempre à sua frente e aos participantes durante a discussão.

Escolha e convide membros para a reunião

Decida quem deve estar na reunião e por quê
Envie solicitações de membros por e-mail, texto ou outra forma de comunicação profissional

Estabeleça regras básicas

Os limites ajudam a manter uma sociedade funcionando em um estado predominantemente civil. Pense em sua reunião como uma mini-sociedade e estabeleça alguns limites, chamados de Regras Básicas. Para estabelecer regras básicas para uma reunião eficaz, seja específico e trate de possíveis distrações como:

Tecnologia. Telefones e computadores devem ser permitidos durante a reunião?
Respeitando outros membros. Interromper, falar alto, um sobre o outro ou por muito tempo deve ser desencorajado.
Rompe. Se a reunião for longa, haverá intervalos e quando e onde os membros devem se encontrar de volta?

Objetivos da regra básica

As regras básicas devem ser específicas e garantir que todos os presentes na reunião tenham a chance de se envolver e participar de um ambiente produtivo.

Atribuir funções críticas

Como qualquer máquina bem lubrificada, uma reunião bem-sucedida exige mais do que a pessoa que a conduz. Você precisará atribuir três jogadas críticas dentro da reunião para ajudar a mantê-la funcionando do início ao fim.

O Facilitador

O facilitador mantém a reunião sob controle, aplica as regras básicas e ajuda a orientar os membros de volta ao propósito da reunião se a conversa sair do assunto.

Cronometrista

O cronometrista manterá um registro dos horários de início e término definidos para a reunião, lembrando periodicamente os membros de quanto tempo passou e quanto tempo resta.

Gravador

O gravador registra as idéias levantadas durante a reunião e pede esclarecimentos se a conversa ficar confusa, para que todas as informações registradas sejam úteis e possam ser usadas como uma referência eficaz após a reunião.

Adquirir e organizar materiais

Decida quais materiais são necessários para a reunião e reúna-os antes do horário da reunião. Portanto, se você for usar um laptop, verifique se ele não vai começar a ser atualizado apenas no meio da reunião e se você espera que todos façam anotações, pegue canetas e blocos de notas suficientes para distribuir. Se você planeja apresentar dados, reserve um tempo para criar alguns recursos visuais para apoiar seus números.

Venha para a reunião pronto para abordar uma ou duas questões bem definidas. Muitos pontos de discussão podem impedir o verdadeiro progresso e levar a uma discussão fora do eixo.

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A reunião

Apresentações

Faça uma breve introdução para familiarizar todos os membros da reunião uns com os outros, depois declare o propósito da reunião e repasse as regras básicas para que todos tenham uma compreensão clara de como a reunião está indo.

Declare o objetivo da reunião

Reveja o propósito da reunião, por que estão todos lá e o que espera realizar (chegar a uma decisão unânime sobre o melhor local ou locais para as três novas máquinas de venda automática).

Reveja a agenda

Para reuniões presenciais, distribua cópias impressas da agenda que incluem tópicos para discussão, pontos de discussão e horários de início e término.

Para reuniões remotas, verifique novamente se todos foram enviados e têm acesso à agenda antes de começar. Dê um minuto extra aos participantes para que eles possam puxar o assunto antes de se aprofundar na discussão.

Defina uma hora para encerrar a reunião e cumpra-a. Seus funcionários e colegas apreciarão sua determinação. Incentive todos a enviarem um e-mail para você com mais perguntas, para que ninguém se sinta perdido.

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Fechando a Reunião

Empacotando

Mesmo que a reunião esteja indo muito bem e todos estejam apresentando ótimas ideias, é importante manter o horário de término estabelecido no início da reunião. Se houver mais a ser discutido, isso pode ser feito durante a fase de acompanhamento .

Para ter um fechamento suave:

Dê alguns minutos no final da reunião para que os membros façam e respondam perguntas.
Decida se uma solução foi alcançada ou se será discutida novamente na próxima reunião.
Se uma solução foi alcançada, crie um plano de ação com um cronograma específico.
Se uma solução não for alcançada, escolha outro horário de reunião para ocorrer em breve.

Criação de um plano de ação

Quando chegar a hora de criar um plano de ação, você precisará incluir os seguintes elementos:

A solução. A solução é mover todas as três máquinas de venda automática para um local central, com a máquina de bebidas no meio para que as máquinas sejam fáceis de localizar e todos os lanches possam ser comprados em um só lugar.
Como implementar a solução. Para implementar essa solução, as máquinas serão movidas para o trecho do corredor em frente aos banheiros.
Quem fará parte da implementação da solução e suas funções específicas. Jackie entrará em contato com os fornecedores para notificá-los sobre onde as máquinas devem ser instaladas, e Juan os encontrará no dia da instalação para garantir que as máquinas sejam instaladas no local apropriado.
Um cronograma para o processo de solução. Jackie ligará para os fornecedores na segunda-feira de manhã com as informações e definirá uma data de instalação, enquanto Juan entrará em contato com seu gerente para solicitar uma folga de suas tarefas matinais habituais para se encontrar com os fornecedores.

Dentro de uma semana após a reunião, faça o acompanhamento com os participantes por e-mail para esclarecer quaisquer dúvidas e resolver preocupações que surgirem após a reunião. Mantenha as linhas de comunicação abertas para aproveitar ao máximo sua reunião.

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Acompanhamento

Enviar Emails de Acompanhamento

Mantenha o ímpeto da reunião após seu término, enviando as anotações do gravador para os participantes da reunião em um e-mail de acompanhamento. Lembre a todos sobre os deveres de Jackie e Juan e certifique-se de que todos tenham suas informações de contato, caso surjam problemas ou dúvidas.

Enviar Emails Individuais de Acompanhamento

Para os escolhidos para realizar tarefas específicas para a implementação da solução, envie um e-mail para verificar o andamento e discutir os problemas que podem atrapalhar o cronograma. Certifique-se de que Juan obteve aprovação de seu gerente para tirar uma folga para se encontrar com os fornecedores e verifique novamente na segunda-feira à tarde se Jackie entrou em contato com os fornecedores para confirmar a hora e o local da instalação.

Seguir essas diretrizes simples para uma reunião breve e altamente eficaz ajudará você e seus colegas a se manterem atualizados sobre os problemas, sem se tornarem totalmente prejudicados por eles.