27 dicas sobre como preparar e dar uma avaliação de desempenho do funcionário

Avaliando o desempenho de um funcionário

Avaliar o desempenho de um funcionário pode ser a coisa mais difícil que você faz como líder. Você basicamente tem que pegar o desempenho deles durante um determinado período de tempo e resumi-lo em alguns pedaços de papel que podem determinar o futuro deles com sua organização. Se você der uma avaliação ruim, a pessoa pode ficar presa em sua posição atual para sempre. Se você fizer uma avaliação estelar, poderá impulsioná-los para coisas melhores. O pior de tudo é que você pode dar uma revisão imprecisa, o que pode piorar as coisas no futuro.

Este guia o ajudará em todos os aspectos do processo de avaliação de desempenho do funcionário.

Avaliação de desempenho estranha

Como se preparar para uma avaliação de desempenho do funcionário

Antes de pensar em escrever ou conduzir uma avaliação de desempenho, você deve se preparar para isso. As dicas abaixo explicam como fazer isso.

Mantenha um registro de suas atividades. Anote, seja em papel ou diário informatizado, as atividades do funcionário. Não escreva as tarefas básicas que eles devem cumprir. Em vez disso, anote qualquer ação positiva ou negativa realizada por eles que afetaria sua avaliação de desempenho. Lembre-se de que algumas organizações podem exigir que os funcionários sejam informados se alguma documentação for mantida sobre eles.
Mantenha cópias do trabalho executado. Se um funcionário fizer um excelente trabalho em um relatório, mantenha uma cópia dele. Se você receber um e-mail de outra pessoa elogiando o funcionário por um trabalho bem executado, guarde também uma cópia. O mesmo vale para qualquer coisa ruim em relação ao funcionário. Assim como a última dica, o funcionário pode precisar ser avisado sobre a documentação que guarda sobre ele.
Forneça feedback periodicamente. Não espere até a revisão para oferecer feedback sobre seu desempenho. Dê-lhes feedback contínuo para que saibam se estão fazendo um bom trabalho ou se há áreas nas quais precisam trabalhar. Isso lhes dá tempo para melhorar nas áreas que você discutiu. Se um funcionário não melhorar, você pode declarar na avaliação que o aconselhou onde ele precisava melhorar, mas não o fez.
Fale com seu próprio supervisor. Se você tiver uma avaliação difícil para preparar, discuta-a com seu próprio supervisor. Avise-os de suas preocupações e opiniões a respeito. É sempre melhor compartilhar algumas ideias com outra pessoa. Além disso, se for uma revisão ruim, seu superior deve estar ciente disso.
Revise os padrões. Certifique-se de que, para cada revisão, você segue os padrões estabelecidos pela sua organização. Isso garantirá que você não dará uma boa classificação a alguém, quando poderia ser apenas padrão. Ou dar uma classificação padrão quando alguém pode realmente ser ruim. Tente permanecer o mais consistente possível.

Fazer anotações ao escrever uma avaliação de desempenho do funcionário ajudará a garantir que você não perca nada.

Por StartupStockPhotos, domínio público, via Pixabay

Como escrever uma avaliação de desempenho do funcionário

Agora que você está preparado para uma avaliação de desempenho do funcionário, é hora de escrevê-la. As etapas a seguir são orientações que você deve seguir ao digitar.

Retire toda a documentação referente ao funcionário. Isso inclui todas as anotações que você fez, cópias de documentos relativos ao funcionário, seu arquivo e os padrões de emprego. Também nunca é demais usar este guia como uma referência.
Escreva com base apenas em seu desempenho. Não escreva a avaliação com base em seus sentimentos pessoais em relação ao funcionário ou no que outras pessoas afirmam que o funcionário faz ou não faz. A avaliação deve ser baseada em um desempenho de trabalho observável e somente isso.
Comece com quais são as funções gerais do funcionário. Não escreva o que você espera deles, mas explique suas responsabilidades. Isso ajudará quando você referenciar seu desempenho real de trabalho.
Nunca use a palavra "normalmente" ao escrever sobre seu desempenho real. Alguém geralmente não pode ser bom ou ruim em alguma coisa. Eles são ou não são. Normalmente é uma palavra muito vaga.
Nunca use a palavra "atitude". Essa palavra sempre tem uma conotação negativa com ela. Mesmo se você disser que alguém tem uma boa atitude, ainda soa negativo. Em vez disso, use palavras como "comportamento" ou "perspectiva".
Não comece muitas frases com a palavra "você". Se você começar várias frases consecutivas com a palavra "você", parece que você está apontando o dedo para elas, mesmo que seja para ser positivo. Por exemplo, "Você fez bem essa tarefa. Você a fez com eficácia. Você a completou rapidamente." Tudo o que ouço quando leio isso é "você, você, você".
Comece com o bem e termine com o mal. Seu funcionário sempre ficará nervoso quando você começar a ler a avaliação. Se você começar com os aspectos positivos, eles irão relaxar. Então você pode ir para o negativo, se houver.
Não diga apenas que alguém é bom ou mau. Você precisa fornecer essa justificativa. Não diga apenas: "Você é ótimo em digitar vários formulários de uma vez" sem dizer por que isso é ótimo. Isso economiza tempo? Ajuda um processo por ser mais rápido? O que? Isso é especialmente verdadeiro se você tiver algo ruim a dizer. Por exemplo, "Você não conseguiu completar várias atribuições a tempo." Por que eles falharam? Que impacto isso teve? Isso não apenas justificará sua avaliação do funcionário, mas abrirá seus olhos para vê-la no papel.
Se um erro ocorreu apenas uma ou duas vezes, ou não foi de natureza grave, simplesmente desconsidere-o. Se alguém cometer apenas um grande erro em um período de um ano, esse é, na verdade, um bom registro. Você não deve insistir naquele único erro na avaliação deles.
Se eles receberem artigos durante o período de avaliação, você pode mencioná-los na avaliação, mas seja breve. Se os erros ou comportamento exemplar persistirem após a redação, sinta-se à vontade para documentar isso na avaliação. Isso ajudará a justificar ainda mais a avaliação de desempenho. Se eles não fizeram nada notável após o artigo, anote isso também.
Forneça alguns objetivos. Em cada avaliação, forneça metas a serem cumpridas para o próximo período de classificação. Direcione essas metas para seus aspectos negativos para que saibam o que você espera deles. Se não houver negativos, diga o que mais você gostaria que o funcionário realizasse.
Se você der uma classificação geral boa ou ruim, certifique-se de ter várias outras classificações que suportam essa classificação geral. Alguém não pode ser ligeiramente bom em uma categoria e merecer uma ótima avaliação geral. O mesmo acontece se você der a eles uma classificação geral ruim. Apenas alguns erros não justificam uma classificação geral horrível.
Se você fizer com que eles assinem a avaliação, certifique-se de que parte da avaliação esteja em uma das páginas que eles assinaram. Não faça isso em uma página separada. Se ele assinar em uma página que tem parte da avaliação, vai comprovar que foi a mesma avaliação que recebeu. Se depois voltarem reclamar que não foi a mesma avaliação, você pode mostrar que foi.
Peça a outra pessoa para revisar a avaliação. Deve ser alguém no mesmo nível que você, ou superior, como seu chefe. Outro par de olhos é sempre bom para ver se você cometeu algum erro, perdeu algo, etc.
No final, siga seu instinto. Você conhece o funcionário. Você interagiu com eles. Vá com o que você acha que é correto.

História de terror da avaliação de desempenho do funcionário

Meu supervisor na época deu a outro funcionário sua avaliação de desempenho. Parte da revisão foi uma folha de rosto onde as avaliações individuais do funcionário poderiam ser verificadas. Meu supervisor pretendia dar ao funcionário algumas classificações de "Acima do padrão" e o restante seria "Padrão". Em vez disso, ela erroneamente deu algumas classificações de "Excelente" e o resto "Acima do Padrão". Ela descobriu isso depois de realizar a avaliação.

Ela tentou corrigi-lo depois, mas o funcionário se recusou a assinar a nova avaliação, o que só causou mais problemas.

Como fazer uma avaliação eficaz do funcionário

Como conduzir uma avaliação de desempenho do funcionário

É hora da parte mais difícil do processo - conduzir a própria revisão. Abaixo estão algumas dicas gerais em relação ao processo.

Não leia a avaliação palavra por palavra. Resuma e converse com o funcionário. Olhe para eles de frente e seja semi-casual sobre isso. Eles se sentirão mais à vontade. Deixe-os falar também. A reação deles o ajudará a direcionar você durante a avaliação.
Não mostre muita emoção. Já tive funcionários chorando, gritando e jogando a avaliação de volta para mim quando não concordavam com ela. Não fique com raiva ou chateado. Se você demonstrar emoção, o funcionário sentirá que você não apóia o que escreveu, ou eles podem usar suas emoções contra você.
Esteja preparado para o inesperado. Você pode pensar que sabe como o funcionário reagirá, mas nem sempre é o caso. Esteja preparado para apoiar a avaliação com exemplos de seu desempenho, a fim de conter qualquer explosão ou reação de surpresa.
Sempre termine a avaliação com palavras positivas e encorajadoras. Não termine com uma nota ruim, mesmo com uma avaliação horrível. Incentive-os a melhorar e oferecer seu apoio.
Dê as avaliações ruins antes dos dias de folga do funcionário. Isso permitirá que eles se acalmem e voltem com um humor melhor na próxima semana.
Sempre tenha alguém sentado com você durante a avaliação. Eles servirão como testemunhas e mantê-lo-ão a par se algo de ruim acontecer. Além disso, eles podem fazer anotações se você espera que seja uma avaliação difícil.
Forneça ao funcionário todas as notas ou cópias mantidas durante o ano. Isso permitirá que eles vejam como estão progredindo, lembrem-nos de certos incidentes, etc. Lembre-se de que certos documentos internos podem não ser para eles, portanto, certifique-se de seguir as políticas da sua organização com relação a isso.
Pergunte ao funcionário se ele tem alguma dúvida no final da avaliação. Isso permitirá que eles saiam da sala com uma ideia clara do que acabou de acontecer.

Após a avaliação de desempenho do funcionário

Existem algumas coisas a fazer depois de conduzir a avaliação:

Apague todas as notas e retire todos os documentos que possam estar relacionados ao ano anterior. Se for uma revisão anual, eles basicamente recomeçarão para o próximo ano. Eles devem sempre ter um novo começo.
Forneça uma cópia da avaliação ao funcionário. Isso pode ser feito por seu próprio departamento de Recursos Humanos, mas se não, certifique-se de fornecer uma cópia da avaliação diretamente ao funcionário.
Reveja o processo de avaliação como um todo. Reveja tudo o que você fez ao preparar, escrever e conduzir a avaliação. Tente encontrar áreas que você possa melhorar para a próxima avaliação que processar.

Lembre-se - a avaliação não deve ser uma surpresa para o funcionário. Eles devem estar bem cientes de seu progresso durante o período de avaliação.