10 habilidades e estratégias essenciais de gerenciamento de tempo

Aprender habilidades e estratégias sobre como administrar bem o seu tempo é crucial para viver o tipo de vida que você realmente deseja.

Não importa como você olhe para isso, cada um de nós tem as mesmas 24 horas todos os dias. Isso independe de nossa raça, posição, inteligência ou saldo de conta bancária. São as mesmas 24 horas para todos.

Muito pode ser dito sobre as pessoas de sucesso, mas uma coisa que elas têm em comum é que são deliberadamente cuidadosas com a maneira como gastam seu tempo. Todos nós temos as mesmas 24 horas, então é lógico que a diferença crítica está em como usamos nosso tempo com sabedoria .

Neste artigo, abordaremos algumas das maneiras pelas quais você pode se tornar muito mais produtivo gerenciando seu tempo com eficácia.

10 habilidades vitais e estratégias para gerenciamento de tempo

Avalie a situação atual
Manter uma programação
Priorize suas tarefas
Defina limites para o que você espera fazer
Elimine todas as distrações
Controle seus pensamentos
Siga o plano
Encontre seu lugar e hora mais convenientes
Combine tarefas semelhantes
Torne-se organizado

1. Avalie a situação atual

Para começar, você precisa parar e fazer um inventário de como tem usado seu tempo ultimamente. Esta é uma autoavaliação pessoal que lhe dará uma imagem exata de como você usa esse recurso insubstituível.

Você deve ter notado que seu dia parece passar rapidamente. Antes que você perceba, as 24 horas já se foram e você dificilmente conseguiu o que se propôs a fazer. Nesse caso, você precisa começar a registrar suas atividades diárias.

Depois de identificar as atividades que ocupam seu tempo, você será capaz de isolar e se concentrar naquelas que geram mais retorno. Sente-se e calcule quanto tempo você gasta em cada tarefa desde o momento em que acorda.

Então, como você controla seu tempo? Existem aplicativos úteis disponíveis que você pode baixar para ajudá-lo a controlar seu tempo todos os dias. Para mais informações, confira esta lista dos 10 melhores aplicativos de rastreamento de tempo de 2020.

Definir e manter um cronograma ajuda a dividir grandes projetos em tarefas menores e acionáveis - dessa forma, eles não são tão intimidantes e são mais fáceis de concluir.

2. Manter um cronograma

Prepare um modelo simples que você possa preencher com as tarefas que precisam ser realizadas em cada dia específico. Essa lista de tarefas precisa ser dividida em categorias: atividades pessoais, atividades familiares, atividades comerciais e assim por diante.

É necessário dividir grandes projetos em tarefas menores e acionáveis para que não sejam tão intimidantes e sejam mais fáceis de concluir.

3. Priorize suas tarefas

Se você acha que sempre tem mais a fazer do que as horas de um dia, você precisa priorizar. Organizar as tarefas de acordo com sua prioridade permitirá que você dedique tempo às questões que mais importam em sua vida.

Aqui você pode realizar alguns experimentos até encontrar o arranjo que funciona melhor para você. Com o software de processamento de documentos, você pode usar a codificação de cores para distinguir as categorias em sua ordem de prioridade.

Alternativamente, você pode simplesmente rotulá-los como atividades A, B e C, com A sendo as tarefas de prioridade máxima, B as tarefas de prioridade moderada e C sendo as tarefas de prioridade mais baixa.

Ao determinar como priorizar as tarefas, você precisa se perguntar o seguinte:

Quais tarefas precisam ser feitas hoje?
Quais tarefas podem ser reprogramadas?
Quais tarefas podem ser delegadas?
Quais tarefas são centrais para meus objetivos pessoais?
Quais tarefas podem ser eliminadas?

4. Defina limites para o que você espera fazer

Perceba que você não precisa consentir com tudo ou com as solicitações de todos. Aprenda a dizer não. Se a sua lista de tarefas for muito longa, é provável que haja coisas às quais você está dedicando seu tempo que são dispensáveis.

Torne-se firme em sua resolução e estabeleça limites claros em sua vida. Antes de concordar ou consentir com algo, pergunte-se o seguinte:

Eu realmente tenho capacidade e tempo para lidar com isso?
Isso vai ser lucrativo?
Está de acordo com minhas prioridades, missão e objetivos?
Qual seria o custo de não fazer esta tarefa?

5. Elimine todas as distrações

Onde quer que você olhe hoje, existem sugadores de tempo. Abundam as distrações. Pare e considere por um momento as coisas inesperadas que ocorrem em sua vida cotidiana que não são planejadas e consomem seu tempo.

Pode ser qualquer coisa, desde e-mails e mensagens de texto em seu telefone até encontros sociais não planejados. Você pode resistir a essa tendência garantindo que desligue seu e-mail durante o trabalho. Se um membro da família ou amigo fizer uma ligação social para você, pergunte educadamente se você poderia retornar a ligação mais tarde.

As interrupções podem ser perturbadoras quando você está trabalhando no gerenciamento do tempo, especialmente quando essas interrupções não são urgentes nem importantes. É aqui que você precisa praticar a disciplina de cumprir uma tarefa do início ao fim. Se surgir algo que precise ser cuidado, anote em sua lista e continue trabalhando no projeto ou tarefa em questão.

6. Controle seus pensamentos

Nem todas as distrações são externas, no entanto. Muitos deles são internos e têm a ver com nossa "vida de pensamento". Às vezes, pode parecer que sua própria mente está conspirando contra você e sabotando seus esforços.

Você pode estar se esforçando para devotar sua atenção a uma tarefa, mas então pensamentos sobre algo que aconteceu no passado, ou alguma notícia horrível que você recebeu recentemente, ou uma troca emocional que você teve com alguém, o invadem e desviam de seu objetivo.

A pessoa média tem aproximadamente 70.000 pensamentos por dia. Se você pretende realizar as coisas em sua vida, precisará administrar sua mente. Sempre que você se encontrar concentrando-se em uma linha de pensamento distrativa, em vez de se concentrar em seu projeto, pare imediatamente e pergunte-se:

Pratique fazendo isso e você notará que será fácil eliminar pensamentos que distraem e redirecionar sua atenção para o que realmente importa no tempo presente.

7. Siga o plano

Isso é tão importante que precisa de uma seção própria. Depois de criar sua estratégia de gerenciamento de tempo, você precisa permanecer fiel a ela, não importa o que aconteça.

Perceba que muitas pessoas que não estão interessadas em administrar seu tempo terão emergências com as quais esperam que você resolva. Em outras palavras, as coisas dão errado em suas vidas devido à sua má gestão de tempo, em seguida, eles volta e quero que você corrigir o problema.

Aprenda a diferenciar entre o que é uma verdadeira emergência e o que simplesmente vai atrasá-lo. Atribua a si mesmo prazos para os projetos que você tem em sua lista e organize-se para cumprir esses prazos. Quando ocorrerem distrações, tenha um sistema de filtragem para evitar perda de tempo.

8. Encontre o seu lugar e hora mais convenientes

Ao realizar as atividades que você planejou para o dia, execute as tarefas que exigem o mais alto nível de raciocínio no momento em que estiver mais descansado.

Você é mais produtivo pela manhã ou é uma coruja da noite? Programe seu plano de forma que você seja capaz de lidar com as tarefas mais exigentes quando estiver mais produtivo.

Certifique-se de que o espaço que você designou para seu trabalho esteja livre de confusão e distrações. Tanto quanto possível, o ambiente deve ter uma sensação inspiradora que o motive a criar resultados com o seu tempo.

9. Combine tarefas semelhantes

Revise a lista que você criou. Se houver atividades de natureza semelhante ou pertencentes à mesma subcategoria, agrupe-as e execute-as em uma sequência.

Na verdade, isso vai economizar mais tempo alternando entre as várias tarefas nas subcategorias e você poderá processar suas atividades mais rapidamente.

Quando você combina tarefas dessa forma, seu cérebro achará mais fácil navegar por elas. Com o tempo, você começará a se condicionar para trabalhar sistematicamente, ao contrário da abordagem comum desmiolada da vida que prevalece em nossa era moderna.

10. Torne-se organizado

Quando tudo está no lugar certo, você economiza tempo e abre espaço para se concentrar na tarefa em questão. A organização pessoal varia de uma pessoa para outra, porque não somos todos iguais na forma como abordamos as situações.

É por isso que os funcionários de uma empresa podem se sentir presos e sufocados a níveis contraproducentes quando a administração implementa um processo organizacional abrangente que é muito específico e não permite que eles estabeleçam seu próprio ritmo.

Então, como podemos nos organizar em nossas vidas pessoais?

Muito tempo em nosso dia é gasto em várias formas de comunicação. Uma maneira de ser organizado é organizar suas listas de telefones ou contatos em grupos e rotulá-los de acordo com a forma como você os usa, por exemplo: família, parentes, amigos, colegas de trabalho e assim por diante.

Agrupe seus e-mails em categorias e crie pastas para cada uma. Se você recebe regularmente muitos e-mails de certas fontes, é melhor configurar uma regra de caixa de entrada que transfira automaticamente todas essas mensagens para as pastas relevantes. Em vez de usar vários calendários ou planejadores para rastrear compromissos de trabalho, outros eventos e reuniões, programe-os todos em um.

Conforme declarado antes, organize seus espaços de trabalho para garantir que nada prejudique sua concentração. Crie o hábito de preparar tudo o que você precisa para o dia anterior à noite, antes de dormir.

Quando você administra seu tempo adequadamente, realiza mais com menos esforço. Nunca deixe o tempo simplesmente escapar. Em vez disso, assuma o comando e controle.

Seja seletivo na maneira como você gasta seu tempo. Dedique seu foco às atividades que estejam em sintonia com sua visão e objetivos.

Não será fácil no início, mas quanto mais você adquirir o hábito de monitorar, medir e administrar seu tempo, mais começará a ver resultados de sucesso em sua vida. As recompensas valerão os esforços.