Trabalhando remotamente: dicas para preparar e hospedar reuniões virtuais de sucesso

A era das reuniões de clientes virtuais

As reuniões virtuais estão se tornando cada vez mais populares, com tantas pessoas trabalhando remotamente em um escritório doméstico. A maneira como nos comunicamos com nossos clientes e equipes está em constante evolução, e o ajuste a novas formas de fazer as coisas pode ser estranho e desconfortável. A melhor coisa que você pode fazer é adotar novos métodos com a mentalidade para aperfeiçoar uma nova habilidade. Aqui estão algumas dicas para ajudar na transição.

Antes do encontro

Na preparação para sua reunião virtual, você deve considerar o ambiente que apresentará:

Teste sua tecnologia com antecedência. Evite problemas com a tecnologia testando seu Wi-Fi e plataforma de conexão virtual com um colega de antemão para garantir que não haja manchas
Minimize o risco de interrupção instalando-se em uma área tranquila e isolada
Crie um espaço de escritório virtual. Se você não tem espaço para criar um escritório em casa, torne o espaço em que está trabalhando o mais escritório possível. Você deseja que o espaço seja acolhedor, convidativo e profissional. Tenha uma maneira de fazer anotações durante a reunião como faria em um encontro presencial
Use roupas neutras e profissionais. Evite roupas que possam distrair. É difícil errar com uma camisa e um blazer bonitos, e exige pouco esforço
Certifique-se de que sua área esteja limpa e arrumada, sem nada que o distraia ao fundo. Novamente, você deseja que este espaço seja o seu ambiente de escritório virtual
Evite instalar na frente de uma janela, pois a luz deve atingir você pela frente, não por trás
Enquadre-se na tela para parecer que está sentado em frente a eles

Garantindo uma conexão envolvente

É comum ouvir que as reuniões virtuais são chatas, sejam elas internas ou voltadas para o cliente. Para levar um processo de vendas adiante, você deve ser capaz de obter um terreno comum, qualificar a oportunidade e comprometer o cliente para a próxima etapa. Aqui estão algumas dicas para garantir que sua reunião virtual seja envolvente o suficiente para que você avance no processo:

Chegue cedo e incentive os participantes a se anteciparem, caso haja um problema técnico
Use vídeo, mesmo se você tiver um PowerPoint para apresentar também. Tenha uma opção de áudio disponível apenas no caso
Olhe diretamente para a câmera, não para a tela. Isso é tão importante quanto o contato visual em pessoa
Torne a reunião o mais informal possível. Comece com um relacionamento geral como faria em uma reunião pessoal, verificando-os antes de começar. Mostre que você pesquisou a organização deles fazendo perguntas específicas ao campo de interesse e aos objetivos da empresa. Fale sobre eventos atuais, especialmente se você estiver se reunindo durante a época do Coronavirus e seus clientes estiverem se abrigando no local
Faça um plano para a sua reunião e estabeleça uma agenda com objetivos claros, seja uma chamada de qualificação introdutória ou uma demonstração ou apresentação. Mantenha-o interativo e coloquial para garantir o envolvimento. As transições devem ser suaves e as questões devem ser apontadas
Use oscilações de voz enérgicas e seja apaixonado pelo que você faz - pode parecer estranho no começo, mas é extremamente importante para manter seu cliente em potencial virtualmente envolvido
Lembre-se, só porque a reunião é virtual, você ainda está apenas se conectando com outro ser humano, aprendendo mais sobre seus objetivos, reconhecendo oportunidades e vendo se há maneiras de ajudá-lo. Essa parte não mudou

Lista de verificação de reunião virtual rápida

Estou vestido para o sucesso com roupas neutras e profissionais que não me distraiam?
Meu espaço de escritório virtual está limpo e organizado? O fundo do meu escritório está arrumado?
Verifiquei meu WiFi para ter certeza de que tenho uma boa conexão?
Estou em uma área tranquila e isolada que dificilmente será interrompida?
Minha tela / câmera está configurada para que pareça que estou sentado do outro lado da mesa?
A luz está na minha frente?

As reuniões virtuais se tornarão a nova norma

Os especialistas prevêem que, após o Coronavirus, as reuniões virtuais podem se tornar a nova norma. A adaptação a novos processos pode criar desafios, mas também novas oportunidades. O importante a lembrar é que a forma como vendemos sempre evoluiu, e os melhores dos melhores evoluem seus processos com o tempo. À medida que algumas coisas mudam, outras permanecem as mesmas: conexão humana, interesse genuíno em prestar um serviço aos outros e paixão por vender. Se você tiver tudo isso, o meio não o impedirá. Venda feliz!