Estrutura analítica do trabalho (wbs) e lista de atividades para o sucesso do projeto

EAP e lista de atividades: há uma diferença?

Muitos gerentes de projeto não sabem a diferença entre uma estrutura analítica do projeto (WBS) e uma lista de atividades. Em projetos pequenos, a diferença não importa muito. Mas, conforme as coisas ficam mais complicadas, é crucial entender a diferença e fazer um bom trabalho criando cada um.

EAP e lista de atividades: qual é a diferença?

Muitos gerentes de projeto usam os termos Estrutura analítica do projeto (WBS) e Lista de atividades alternadamente. Isso é bom em projetos pequenos e simples. Mas pode nos trazer muitos problemas à medida que nos tornamos responsáveis ​​por projetos maiores e mais complicados, especialmente aqueles que envolvem equipes com habilidades especiais ou usam subcontratados.

Esta é a maneira confusa de dizer isso:

• Uma WBS é uma lista do que estamos fazendo.
• Uma lista de atividades é uma lista do que estamos fazendo.

Pense assim, e eles soam praticamente iguais… e você está fadado a ter problemas.

Então, vamos pensar de forma diferente.

• Uma WBS é uma lista dos componentes da entrega.
• Uma Lista de Atividades é uma lista das atividades nas quais nos envolveremos durante o projeto.

Agora eles soam bem diferentes. Precisamos de ambos, e a ordem certa é: Faça a Estrutura Analítica do Trabalho primeiro e depois a Lista de Atividades.

Quão importante é separar a EAP da lista de atividades?

Certa vez, resolvi um projeto de US $ 10 milhões que já havia desperdiçado US $ 600.000 e não estava indo a lugar nenhum por seis meses. Eles não tinham feito uma lista de atividades separada de sua EAP e todos estavam fazendo o trabalho errado. Trabalhei com a equipe por apenas duas semanas e corrigimos tudo. Depois que os membros da equipe estavam pensando em seu próprio trabalho e fazendo suas próprias listas de atividades, tudo ficou claro e direto, e o projeto voltou aos trilhos.

Pense em um menu de jantar…

Imagine que você é um bufê e está fazendo uma lista de itens que serão servidos em um jantar pré-arranjado sem pedidos especiais. Você pode ter uma lista como esta:

• Bisque de frutos do mar
• Salada César
• Frango Marsala
• Vegetais misturados salteados
• Massa
• Tiramisu

Encantador! E o que você vê acima é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) desse jantar. A lista de atividades seria semelhante a esta:

• o plano de compras - quais lojas ir e o que comprar em cada loja
• as receitas para cada item, com instruções de cozimento
• o trabalho de galvanizar, servir e limpar depois

Uma WBS lista itens; uma lista de atividades descreve os processos.

Quando fazemos a EAP e a lista de atividades?

A criação da Estrutura analítica do projeto e da Lista de atividades é um ponto de inflexão no planejamento do projeto. A WBS é criada como o nível de detalhe mais fino do escopo do projeto definido, após elaboração progressiva. Ele conclui nosso trabalho no planejamento do escopo e nos prepara para planejar todas as outras oito áreas de gerenciamento de projetos, incluindo o tempo. E a primeira etapa na estimativa detalhada de tempo e custo é a criação da Lista de Atividades. A lista de atividades deve ser preparada para que possamos criar nosso gráfico PERT.

Uma boa WBS facilita a transição do planejamento do escopo para o planejamento do tempo. Uma vez que sabemos claramente o que estamos fazendo, é fácil planejar como o faremos.

Quem faz a EAP e a Lista de atividades?

Entre a EAP e a Lista de atividades, há uma grande mudança em quem está trabalhando no projeto. A criação de uma WBS exige muitas contribuições do cliente. A comunicação com o cliente é realizada ou coordenada pelo gerente de projeto. E o trabalho de construção da WBS é feito principalmente pelo gerente de projeto ou por designers que sabem como obter os requisitos do cliente.

Em contraste, a Lista de Atividades é melhor preparada pelos próprios trabalhadores que farão o trabalho. Se eles descreverem como farão seu próprio trabalho, a Lista de atividades será mais precisa. Mais importante ainda, orientada pelo gerente de projeto, a equipe pode encontrar maneiras muito eficientes de trabalhar rapidamente e evitar problemas. Equipes que planejam seu próprio trabalho e são autogerenciadas criam grandes coisas a baixo custo. Conforme os membros da equipe preparam a lista de atividades, eles ficam altamente motivados e focados, de modo que o projeto caminha para o sucesso.

Na construção, a EAP é feita pelo arquiteto ou projetista de sua equipe. Em seguida, o empreiteiro geral verificará e modificará a EAP e, trabalhando com o encarregado da construção real, desenvolverá a Lista de Atividades.

Na programação de computadores hoje em dia, muitas vezes temos analistas-programadores que fazem design e desenvolvimento de aplicativos. Nesse caso, a pessoa que faz o trabalho não muda. Mas o papel muda. Se você faz esse tipo de trabalho - e eu faço -, é uma boa ideia imaginar-se trocando de chapéu. Coloque um chapéu para ouvir os clientes e fazer design, e um chapéu diferente para ficar sozinho e planejar as atividades do seu trabalho.

Minha prateleira de utilidades

O conjunto de prateleiras de utilitários que construí usando a WBS e uma das listas de atividades deste artigo.

Sid Kemp

Um estudo de caso: construindo uma prateleira de serviços públicos

Este estudo de caso deve fazer a diferença entre uma Estrutura Analítica do Projeto (WBS) e uma lista de atividades completamente clara.

Construí um conjunto de prateleiras de utilidades na minha lavanderia. Existem três prateleiras em uma parede, cada uma com um metro de comprimento. Aqui está a WBS:

Estrutura analítica do trabalho das prateleiras de utilidades

3 prateleiras de madeira, 3 'x 8 "x 3/4"

6 braçadeiras, 9 "de comprimento, duas para segurar cada prateleira

2 suportes de parede ajustáveis ​​para segurar as braçadeiras

6 parafusos para aparafusar as prateleiras à parede

6 âncoras para prender os parafusos na parede

A foto à esquerda mostra como são as prateleiras, aliás.

Três listas de atividades possíveis para um projeto

Para mostrar como uma lista de atividades é diferente de uma WBS, vou criar três listas de atividades diferentes , cada uma usando a mesma WBS para criar o mesmo conjunto de prateleiras:

• A lista DIY (faça você mesmo) pode ser feita por alguém com habilidades em carpintaria.
• O aquarista faz isso sozinho, mas não carpintaria.
• A solução de contratar um profissional parece bem diferente!

Lista de atividades nº 1: a abordagem do tipo faça você mesmo (faça você mesmo)

1. Compre âncoras, parafusos, suportes de parede e suportes.
2. Compre duas prateleiras de pinho de 8 'x 8 "x 3/4" e tinta de nogueira
3. Corte três prateleiras de 3 pés nas placas.
4. Mancha as placas e deixe-as secar.
5. Meça os locais na parede para as montagens na parede.
6. Marque os locais dos orifícios dos parafusos.
7. Verifique os locais dos orifícios dos parafusos com um nível.
8. Faça 6 furos e coloque 6 âncoras nas paredes.
9. Monte 2 suportes de parede ajustáveis ​​com 6 parafusos, parafusos mal colocados.
10. Aperte todos os parafusos.
11. Fixe os suportes nas montagens de parede.
12. Verifique as chaves com um nível.
13. Coloque prateleiras em suportes.
14. Limpar.

Lista de atividades # 2: a abordagem do amador de conserto

1. Compre todos os itens da lista de tarefas pendentes, incluindo prateleiras pré-cortadas e pré-manchadas.
2. Meça os locais na parede para as montagens na parede.
3. Marque os locais dos orifícios dos parafusos.
4. Verifique os locais dos orifícios dos parafusos com um nível.
5. Faça 6 furos e coloque 6 âncoras nas paredes.
6. Monte 2 suportes de parede ajustáveis ​​com 6 parafusos, parafusos mal colocados.
7. Aperte todos os parafusos.
8. Fixe os suportes nas montagens de parede.
9. Verifique as chaves com um nível.
10. Coloque prateleiras em suportes.
11. Limpar.

Lista de atividades # 3: A solução para contratar um profissional

1. Compre todos os itens da lista de tarefas pendentes, incluindo prateleiras pré-cortadas e pré-manchadas.
2. Contrate um trabalhador braçal para instalar as prateleiras e limpar depois de si mesmo.
3. Pague o faz-tudo.

Três listas de atividades diferentes para uma WBS

Como diz o velho ditado, há mais de uma maneira de esfolar um gato. Você vê acima três maneiras diferentes de fazer o mesmo projeto; três listas de atividades diferentes. E você pode ver que cada um teria uma programação diferente e um orçamento diferente também.

WBS e lista de atividades

Mantenha sua EAP e sua lista de atividades em ordem

Portanto, a lição é: mantenha sua EAP e sua lista de atividades separadas e as mantenha em ordem.

Em um projeto pequeno, especialmente se você estiver fazendo todo o trabalho, você pode executá-los juntos.

Mas em um projeto com uma equipe, ou um projeto em que possa haver diferentes abordagens que valham a pena considerar, faça primeiro a EAP e depois elabore a lista de atividades. E se você puder, peça à equipe que crie sua própria lista de atividades.