O que incluir em um relatório semanal de status do projeto

Introdução

Escrever atualizações semanais de status do projeto pode parecer uma tarefa árdua, mas são uma ferramenta crítica que ajuda os gerentes de projeto a manter o projeto sob controle. Os relatórios semanais de status do projeto mantêm a liderança sênior e a equipe do projeto atualizadas sobre o status do projeto, fornecem um fórum para colocar os riscos e problemas na frente de todos e fornecem outra via para continuar empurrando datas marcantes para todos para garantir que as pessoas fiquem focadas neles. Este artigo aborda os elementos críticos que você deve incluir em cada relatório semanal de status do projeto.

Um simples indicador de semáforo verde, amarelo ou vermelho pode comunicar muito sobre o status de um projeto muito rapidamente.

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Status do semáforo

O status de um semáforo é um indicador verde, amarelo ou vermelho. Verde indica que o projeto está dentro do cronograma e não há problemas. Amarelo indica que existem riscos iminentes que, se não forem tratados, terão um impacto definitivo no cronograma ou no orçamento do projeto. Vermelho indica que o projeto está passando por problemas significativos e um impacto no escopo, cronograma ou orçamento é inevitável. Depois de abordar um projeto que está no status vermelho, você precisará refazer a linha de base do projeto, momento em que poderá retirá-lo do status de semáforo vermelho.

Atualização de status

A seção de atualização de status é um breve resumo escrito que indica onde o projeto está atualmente. Idealmente, isso deve ser limitado a algumas frases que atingem as notas altas. Geralmente, isso indicará onde a equipe está em relação a atingir o próximo marco do projeto. Como alternativa, se o projeto estiver passando por um grande revés, este é um bom lugar para alertar para que entre no radar da liderança sênior. Além disso, se o seu projeto tiver várias fases, inclua uma breve atualização de status associada ao status de cada fase ou a uma parte importante do projeto.

Incluir os marcos do projeto e suas datas associadas oferece a todos caixas de alto nível para verificar se o projeto está no caminho certo.

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Cronograma de Marcos

Marcos são as datas importantes que são críticas para a equipe do projeto atingir durante o desenvolvimento do projeto. Por exemplo, um marco pode ser uma demonstração do que você está fazendo para os investidores ou principais interessados ou a data prevista de conclusão. Você precisa definir as datas dos marcos em seu relatório semanal de status do projeto para garantir que os principais interessados e a equipe do projeto não os percam de vista.

Trabalho em voo e futuro

Inclua uma seção na atualização semanal do status do projeto que resuma em que os membros da equipe do projeto estão trabalhando no momento e que trabalho eles farão depois disso. Você deve ser capaz de obter essas informações a partir de uma combinação do cronograma do projeto e da estrutura analítica do projeto. Isso também ajuda a manter o gerente de projeto sob controle, pois o obriga a entrar em contato com todos para validar no que estão trabalhando e em quais tarefas passarão. Também oferece aos membros da equipe do projeto outra via para apresentar quaisquer problemas que estejam enfrentando ou riscos que estejam no horizonte.

Riscos e problemas

As últimas seções, mas ainda críticas, que você precisa incluir em um relatório semanal de status do projeto são para riscos e problemas. A seção que chama os riscos precisa apontar claramente todos os riscos potenciais para o projeto que você vê no horizonte e o plano que você tem para mitigar esses riscos caso eles se tornem problemas. Esta não é uma ciência exata e não há como estar preparado para tudo, mas você deseja garantir que identificou tudo o que pode e que tem uma ideia aproximada de como controlaria isso no caso de se tornar um questão. A seção de problemas deve listar todos os problemas que estão ocorrendo no projeto e as ações que estão sendo tomadas para resolvê-los.