Compreender os processos de armazenamento e recuperação de informações

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Sistemas de informação e suas características

Os sistemas de informação cuidam, criam, processam, distribuem e revisam os dados para ajudar a melhorar a eficiência e eficácia de uma organização. Alguns exemplos de sistemas de informação incluem:

Sistema de processamento de transações (TPS): Responsável pelo processamento de transações comerciais. Os tipos de transações variam entre as organizações, mas alguns exemplos podem ser colocação de pedidos, cobrança, depósitos em cheque, sistemas de folha de pagamento, sistemas de reserva e controle de estoque. Eles ajudam a manter, adicionar, alterar e remover dados.
Sistema de informação de gestão: ajuda a realizar as tarefas necessárias para a resolução de problemas e tomada de decisão. Eles ajudam o gerenciamento monitorando o desempenho, a eficiência, a contabilidade e os dados transacionais. Alguns exemplos incluem sistemas de gerenciamento de vendas, orçamento, pessoal e controle de estoque. Essas informações precisam ser precisas e relevantes.
Sistemas de apoio à decisão: Auxilia os gerentes na tomada de decisões. Ele usa recursos internos e externos para analisar as informações existentes e projetar os efeitos. Eles ajudam a resumir relatórios, previsões e gráficos. Alguns exemplos incluem sistemas de logística e planilhas.
Sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): os proprietários de negócios usam sistemas de relacionamento com o cliente para acumular e rastrear as atividades do cliente, incluindo compras, defeitos do produto e consultas do cliente
Business Intelligence Systems (BIS): Fornece análises que prevêem padrões de vendas futuras, resumem os custos atuais e prevêem as receitas de vendas.

Requisitos legais e organizacionais de informação

É importante ter regras relativas à segurança e confidencialidade das informações, pois podem conter dados sensíveis como:

Registros pessoais
Registros de folha de pagamento
Registros de recursos humanos
Dados financeiros

Em mãos erradas, essas informações podem representar uma ameaça para a empresa e seus clientes ou ser usadas para cometer fraude, discriminação e outras violações.

Existem leis como a Lei de Proteção de Dados de 1998 que, se não forem seguidas, podem levar a uma ação legal.

Escolhendo quais informações armazenar

As organizações não podem manter todas as informações que obtêm. Armazenar informações erradas ou irrelevantes não adianta e ocupa um espaço valioso, dificultando a recuperação de informações.

Ao tomar decisões sobre quais informações devem ser armazenadas, a decisão dependerá, em primeiro lugar, dos requisitos legais relativos a cada tipo específico de informação. Por exemplo, os requisitos legais estabelecem que:

Os registros de recursos humanos devem ser retidos por uma organização por seis anos após o término do emprego de um funcionário
Os registros de saúde e segurança devem ser mantidos permanentemente
Os registros de contas devem ser mantidos por entre três e seis anos, dependendo do tipo de organização

Informações como dados pessoais relativos a ex-clientes devem ser descartados assim que não estiverem mais sendo usados. Seguindo esses guias, você pode garantir que apenas as informações relevantes sejam armazenadas, tornando mais fácil encontrar quando necessário.

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Garantindo a exatidão das informações

A Lei de Proteção de Dados de 1998 impõe obrigações às empresas para garantir a precisão dos dados pessoais que possuem. A informação deve ser mantida sempre atualizada quando necessário. Algumas maneiras de fazer isso incluem:

Usando bancos de dados e planilhas regularmente atualizados
Definir alertas sobre informações de clientes e funcionários para garantir que eles sejam contatados quando os sistemas forem atualizados
Utilizando auditorias externas e internas
Revendo e revisando seus métodos de coleta de dados

Formatando e entregando informações no prazo

As informações que não são fornecidas no formato correto precisarão ser reformatadas antes de serem usadas, o que causa um atraso e cria o risco de as informações serem alteradas acidentalmente. As informações que não são fornecidas nos prazos acordados podem ser inúteis, uma vez que pode não haver tempo suficiente para interpretar os dados.

Escolhendo quais informações excluir

As organizações definem suas próprias diretrizes sobre quando e quais informações podem ser excluídas. Essas diretrizes dependem do tipo e tamanho da organização, do espaço disponível no sistema de arquivamento ativo ou atual e do tipo de informação.

Informações irrelevantes, desatualizadas ou imprecisas podem ser excluídas.

As informações nos arquivos arquivados só podem ser excluídas quando o período de retenção terminar. Os dados pessoais devem ser retidos não mais do que o necessário. A eliminação de dados pessoais quando não são mais necessários reduz o risco de que se tornem imprecisos, desatualizados ou irrelevantes.

Resolvendo problemas com sistemas de informação

Os problemas que podem ocorrer nos sistemas de informação e as formas de resolvê-los incluem:

As informações não estão sendo armazenadas da maneira correta. Por exemplo: na ordem errada; arquivos desnecessários sendo mantidos; duplicatas sendo armazenadas; e arquivos ausentes. A forma de contornar esse problema é a organização definir diretrizes sobre como armazenar informações, tornando mais rápido e fácil recuperar as informações quando necessário. Os gerentes precisam ser notificados quando há falta de informações, pois isso pode violar as leis de proteção de dados. Outra maneira de manter o controle das informações é ter um sistema que verifique e descarte regularmente as informações desnecessárias.
Problemas com sistemas de computador, como vírus. Eles precisam ser relatados a um gerente de TI ou técnicos de TI.
Dentro das organizações, pode haver falhas de comunicação que resultam em informações não sendo transferidas da maneira correta. Eles precisam ser resolvidos entre a equipe ou relatados a um gerente se não puderem ser resolvidos imediatamente.
A maioria das organizações usa sistemas de processamento de transações para coletar, armazenar, processar e produzir as funcionalidades das principais operações de um negócio. Os sistemas de informação TPS coletam dados de entradas do usuário e, em seguida, geram saídas com base nos dados coletados. Esses sistemas são usados para lidar com centenas de transações e exigem que muitos usuários trabalhem no mesmo conjunto de dados ao mesmo tempo. Às vezes, isso faz com que o sistema trave. No caso de um travamento, é vital que uma organização tenha seu sistema de backup para que as informações não sejam perdidas. É importante que as regras sejam estabelecidas e seguidas passo a passo para que uma transação seja considerada bem-sucedida.

O objetivo de armazenar as informações é mantê-las em um ambiente seguro e protegido, obedecendo às leis de proteção de dados. Também é um requisito legal para as organizações armazenar certas informações.