Em minutos: estilo, estrutura e linguagem

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Este artigo faz parte de um grupo de três sobre como redigir atas (os outros dois são para fins de reuniões e atas, e a função do presidente da reunião e do anotador. Este artigo explica os diferentes tipos de atas, os diferentes estilos de escrita usados na tomada de atas, classificação, seleção e estruturação de informações para produzir atas e o tom correto e uso da linguagem profissional na redação de atas.

Diferentes tipos de minutos

Existem diferentes tipos de minutos e o tipo de minutos que você escreve dependerá da finalidade ou do uso dos minutos. Normalmente, um tipo informal simples de atas é usado em reuniões de equipe, enquanto um tipo formal detalhado de atas é escrito se as atas forem para o público externo. Portanto, o tipo de minutos depende do tipo de público e da finalidade.

Existem basicamente três tipos de minutos:

• Minutos literais
• Minutos Discursivos
• Notas de ação

Minutos literais:Verbatim significa “exatamente com as mesmas palavras usadas por um escritor ou palestrante” ou “palavra por palavra”. Essas atas são usadas especialmente quando há algum tipo de disputa e cada palavra dos palestrantes terá que ser gravada. É usado em reuniões formais do conselho ou reuniões gerais anuais ou em situações jurídicas em que uma pessoa registra a discussão palavra por palavra. Todos os argumentos e comentários feitos são registrados. Normalmente, será uma situação em que a discussão se concentra em um determinado indivíduo. Como pode ser um processo tedioso, dependendo da natureza delicada dos assuntos discutidos, a pessoa que grava terá que usar um gravador de áudio ou terá que usar taquigrafia e digitar as notas posteriormente. É preciso ter cuidado ao fazer uma gravação de áudio para que a peça gravada não caia nas mãos de pessoas erradas.Exemplos de situações em que atas textuais são feitas são apelações, audiências públicas, reuniões do conselho, painéis disciplinares, procedimentos de reclamação, etc.

Atas discursivas: Esses tipos de atas são usados ​​quando ocorrem reuniões mais formais, como reuniões de comitês ou de diretoria. Eles têm o conteúdo principal da discussão e pontos de ação. É provável que esses tipos de reuniões tenham um público externo que divulgará as informações discutidas na reunião. Portanto, as atas serão na forma de parágrafos, ordenadamente em seções e por ordem de discussões.

É muito raro ver pessoas sendo abordadas por seus nomes nesses tipos de atas, pois as ações e discussões serão tomadas por um conselho ou comitê e, portanto, serão mencionadas como conselho ou comitê nas atas. A ata será lavrada pelo secretário ou pessoa com função semelhante, que não participará da discussão e, portanto, terá a liberdade de lavrar a ata com exatidão. O secretário, neste caso, será responsável por preparar a ordem do dia, organizar o local da reunião, lanches, acompanhar os pontos de ação, informar o presidente e distribuir outros documentos relevantes.

Pontos de ação: Estes são os tipos mais comuns de atas e geralmente são registrados como notas curtas com detalhes de decisões e notas de ação. As discussões não são registradas em detalhes, apenas mencionadas. Essas atas são feitas em reuniões de equipe, discussões em pequenos grupos, reuniões internas, discussões de projetos, etc. Como o nome indica, essas atas contêm apenas uma lista de decisões ou breves notas com pontos de ação. Eles se concentram no resultado e na ação futura. Tem um estilo informal e pode ser escrito como pontos de bala, pois são divulgados apenas internamente. Freqüentemente, o anotador também participa das discussões nas reuniões. Essas atas são simples, podem ser anotadas mais rapidamente e são precisas. Essas reuniões também possuem uma agenda, preparada pelos administradores ou por quem estiver responsável pela reunião.Há ocasiões em que um dos participantes apenas faz anotações à medida que a reunião prossegue.

Todos os itens acima são os tipos de minutos e o importante é usar cada estilo de forma adequada e eficaz.

Diferentes estilos de escrita usados ​​em minutos

O estilo de redação da ata é a tarefa mais importante no processo de anotação. Fazer atas significa as anotações feitas durante a reunião ou enquanto você está na reunião. Você precisa escrever de uma forma que possa entender mais tarde, ao produzir as atas. Não existe uma regra específica a ser seguida, pois cada um tem seu próprio estilo de escrever as atas.

Os diferentes estilos de escrita usados ​​para escrever minutos são:

• É bom ter um esboço de acordo com a agenda, então fica mais fácil para você fazer anotações embaixo de cada item à medida que a discussão prossegue
• Tenha uma lista de participantes pronta e marque-os assim que eles entrarem na sala, e isso lhe dará uma lista de pessoas ausentes também. Isso ajudará, pois você não precisará anotar os nomes de todos os participantes, pois pode ser demorado e confuso quando há um grupo grande.
• Anote o nome, a data, a hora e o local da reunião, inclua os itens que ficaram sem discussão por algum motivo, pois precisarão ser encaminhados no futuro. Também não se esqueça de incluir a data e hora da próxima reunião no final.
• Não tente capturar tudo a menos que sejam minutos literais. Ouça com atenção e capture os detalhes importantes. Não escreva frases longas, apenas anote os pontos (pontos) usando uma linguagem direta. Além disso, evite a repetição e seja específico.
• Se tomar notas se tornar muito difícil como resultado de muitas discussões e referências cruzadas etc., você sempre pode pedir permissão para ver se a reunião pode ser gravada em um dispositivo de gravação de áudio. Certifique-se de que os participantes estão cientes disso. Isso ajuda muito para esclarecer as coisas enquanto produz as atas.
• Quando se trata de minutas textuais, escreva tudo palavra por palavra em títulos relevantes, pois isso será útil quando você produzir as minutas. Você precisa ser um escritor rápido para isso, e é melhor saber abreviações. Anotar o máximo possível é importante e qualquer coisa que não seja necessária pode ser deixada de fora mais tarde, porque se você omitir certas informações, pode não ser capaz de se lembrar delas mais tarde, ao escrever as atas.
• Para as atas discursivas, escreva os pontos importantes de cada discussão para que você se lembre do que foi discutido enquanto produz as atas. Novamente, é melhor escrever sob os títulos apropriados para evitar confusões enquanto produz as atas.
• Para notas de ação, use marcadores para anotar os pontos importantes. Você pode usar um modelo com colunas para o assunto discutido, a decisão e as ações
• É bom usar abreviações ao escrever, mesmo para nomes de membros, pois isso tornará a escrita mais rápida. Certifique-se de usar abreviações que você segue, pois outras abreviações não farão sentido quando você olhar as notas mais tarde, durante a produção das atas. Alguns exemplos são, Minutos (minutos), Corpo governante (GB), Preparação (preparação), Importante (imp), etc
• Sempre escreva as discussões na ordem em que foram discutidas, mas você ainda pode ter o número do item de acordo com a pauta. Por exemplo, se o item 7 da pauta foi discutido em terceiro lugar na reunião, escreva-o como a terceira discussão, mas você pode ter o número 7 ao lado para facilitar a referência à pauta.

Todas as atas devem ser concisas e precisas e, para isso, as notas devem ser escritas com precisão na ordem e no estilo corretos. Torne a redação de anotações o mais simples possível fazendo alguns preparativos avançados antes da reunião e, se a redação de anotações correr bem, isso tornará a tarefa de produzir atas muito mais simples. As atas também devem ajudar quem não pôde comparecer à reunião a entender com clareza o que aconteceu na reunião, sem a necessidade de outra reunião para esclarecimentos sobre as mesmas discussões.

Como classificar, selecionar e estruturar informações para produzir atas

Produzir minutos é a próxima tarefa no processo de obtenção de minutos. É melhor redigir as atas o mais rápido possível após a reunião, pois você se lembrará melhor das coisas. Ao escrever as atas, não é necessário incluir tudo o que foi escrito durante o processo de tomada de notas. Deve haver informações suficientes para que as pessoas que não compareceram à reunião possam acompanhar e captar o conteúdo sem confusão ou necessidade de maiores informações. Portanto, anote os pontos principais / importantes.

O primeiro ponto a lembrar é a numeração dos minutos. Cada item discutido em uma reunião ou cada item da agenda que foi discutido tem uma pequena nota chamada de ata. No total, os minutos são uma coleção de notas curtas. Portanto, para facilitar a leitura e o acompanhamento e como referência, é melhor atribuir um número a cada minuto.

Cada item da pauta ou cada discussão deve ter uma explicação (no caso de atas discursivas) ou uma breve nota (no caso de notas de ação) do que foi discutido com os pontos principais da discussão, eventuais desacordos, decisões e ações. É uma boa prática ter um modelo padrão para as minutas se uma reunião ocorrer periodicamente, pois isso tornará a tarefa de redação das minutas mais simples. Quaisquer itens da agenda, que são padrão, podem ser adicionados ao modelo de atas.

Os itens padrão em todos os minutos são:

• Título / nome da reunião / conselho / comitê
• Data da reunião
• Hora da reunião
• Local / localização
• Lista de participantes - essas são as pessoas que foram convidadas para a reunião
• Lista de desculpas - pessoas de quem foram recebidas desculpas
• Lista de ausentes - pessoas que foram convidadas, mas não compareceram nem enviaram desculpas
• Confirmação da ata anterior juntamente com a data da reunião anterior
• Alterações decorrentes da ata anterior
• Questões surgindo
• Resumo das discussões, decisões e ações
• Assuntos em andamento ou adiados ou concluídos
• Qualquer outro negócio
• Data da próxima reunião

Para o restante dos itens, adicione / crie os cabeçalhos em seu modelo. Agora você tem um layout com cabeçalhos para todos os itens discutidos na reunião. Agora analise suas anotações e adicione informações relevantes como discussões, decisões e pontos de ação em cada título ou abaixo dele, descartando informações irrelevantes.

Estruturar as atas não é uma tarefa muito difícil, pois existe um padrão, estilo ou modelo acordado que é usado para escrever as atas. A estrutura das atas também depende da ordem do dia, pois as atas são redigidas na ordem em que os itens da ordem do dia foram discutidos.

Nos casos em que quaisquer relatórios ou políticas ou procedimentos tenham sido aprovados em uma reunião, estes devem ser anexados à ata. Quando os minutos têm anexos, a anotação Att aparece na margem dos minutos. Também é feita referência na primeira página do anexo para indicar o nome da reunião ou comissão ou conselho, a data da reunião e o item da ata a que o anexo pertence. Este anexo deve ser arquivado junto com a ata após a aprovação.

Depois de lavrada a ata, ela pode ser enviada à mesa para esclarecimentos e posterior aprovação. Após a aprovação da cadeira, eles podem ser distribuídos às pessoas relevantes, ou seja, pessoas que compareceram e pessoas que precisam tomar as decisões. Pode ser útil anexar a lista de ações com as datas dos prazos e as atas, para que seja mais fácil para as respectivas pessoas acioná-las.

Se após a distribuição, as pessoas solicitarem que sejam feitas correções, elas podem ser anotadas e encaminhadas à reunião seguinte para que o presidente as verifique e esclareça junto com os demais membros presentes na reunião. Somente depois de feitas todas as alterações, as atas são aprovadas e assinadas como corretas.

Tom correto e uso de linguagem profissional em minutos

Ao escrever, o tom do escritor é muito importante, pois transmite uma mensagem e mostra a atitude ou emoção do escritor em relação ao assunto e tem efeito no leitor. Os tons apropriados usados ​​dependem de quem é o público e também depende da informação escrita.

Atas são documentos profissionais que não são apenas visualizados por pessoas internas, mas podem ser visualizados por qualquer pessoa fora da organização, mesmo que seja uma reunião interna em momentos em que questões jurídicas estejam envolvidas. Portanto, é importante escrevê-los de maneira profissional, usando o tom e a linguagem profissional / formal corretos. Certifique-se também de que o documento contém frases curtas e claras, que vão direto ao ponto e usam palavras simples e fáceis de entender.

As atas devem ser escritas no pretérito, pois se referem a uma reunião ou discussão que ocorreu no passado. Use a voz passiva onde puder enquanto anota as atas, pois isso eliminará o uso do nome de qualquer pessoa, mas usar apenas a voz passiva não fará sentido e dificultará a compreensão. Portanto, sempre use uma mistura de frases de voz ativa e passiva ao escrever as atas.

As atas contêm detalhes do que foi discutido e decidido em uma reunião por um grupo de membros e, portanto, é melhor escrevê-las como uma terceira pessoa. Dessa forma, você se distancia de sua escrita e escreve as coisas de forma neutra. Use frases como "o presidente declarou que", "foi anotado", "o comitê decidiu que", "foi decidido", etc. Nos casos em que os pontos foram apresentados por uma pessoa específica ou quando um acordo foi feito por um individual, é importante especificar essa pessoa e o que ela disse, pois isso ajudará em futuras referências.

As palavras faladas em uma reunião não devem ser escritas exatamente na ata, mas devem ser transformadas em um idioma diferente, que seja aceitável para documentos profissionais. Se calírias foram usadas pelos membros na reunião, não as inclua na ata, mas substitua-as por palavras apropriadas. Se eles não forem relevantes para a decisão ou não forem importantes, apenas omita-os. Da mesma forma, quando discussões ou desacordos ocorrem em reuniões, não os escreva como argumentos, em vez disso, use frases alternativas como “várias opiniões foram expressas” ou “várias opiniões foram expressas”. Isso não especifica a pessoa que estava em desacordo, mas informa ao leitor que houve uma discussão por causa da discordância.

Use frases ou palavras como "estava preocupado", "o diretor destacou", "o conselho explicou", "o diretor-presidente solicitou", "expressou preocupação sobre", "sugeriu para a reunião", "levantou a questão de", etc. O próximo ponto a observar é verificar a ortografia, gramática e pontuação. Não dependa apenas da verificação ortográfica e gramatical do editor de documentos. É melhor ler manualmente as atas depois de elaborá-los e também pedir a outra pessoa para ler e dar feedback.

Espero que isso tenha ajudado você. Obrigado por ler. Por favor, não hesite em me contatar com qualquer dúvida ou qualquer feedback relacionado a este hub. Se você acha que não cobre os tópicos relevantes, por favor, feedback!

Obrigado.

Livingsta