Tomando minutos: parte i

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Introdução

Este artigo foi escrito para ajudar os candidatos que buscam sua qualificação em Negócios e Administração. Isso não significa que não será útil / útil para os outros. Este artigo beneficiará qualquer pessoa que trabalhe para uma empresa ou organização e leva minutos para produzir registros precisos de discussões e decisões tomadas durante reuniões e registro de ações como parte de sua função de trabalho.

Para poder fazer a ata de uma reunião, é necessário possuir boas habilidades de comunicação, habilidades de avaliação, habilidades interpessoais, habilidades de organização e planejamento. Tomar minutos não é apenas sentar-se em uma reunião e fazer anotações. Envolve muita preparação antes e depois da reunião e também muitas habilidades para sair com o melhor registro das atas.

Antes que a reunião realmente aconteça, é preciso se preparar para a reunião em termos de local, participantes, agenda, lanches, requisitos de acesso e documentos necessários. Para qualquer apresentação, você precisa estar preparado com todos os equipamentos como laptop, retroprojetores, materiais e documentos necessários para apresentar as ideias.

Antes do início da reunião, anote todas as alterações de última hora na agenda. Sempre mantenha uma cópia dos assuntos que surgiram na última reunião e os pontos de ação. Enquanto toma atas, é melhor ter um modelo que seja relevante para os requisitos, estilo e padrões da organização.

Após a conclusão desta unidade, o candidato terá um bom conhecimento do papel das reuniões, porque as reuniões são realizadas, os requisitos legais e organizacionais que podem se aplicar à obtenção de atas, porque as atas são feitas e seus benefícios, o motivo pelo qual as atas devem ser precisos e os diferentes documentos usados ​​nas reuniões como parte do processo de tomada de atas, antes e depois da reunião.

Os candidatos também terão conhecimento sobre os diferentes tipos de atas e os estilos de redação das atas, como estruturá-las e redigí-las no tom correto da linguagem e também como armazená-las e a finalidade de armazená-las com segurança e segurança. Eles são discutidos na terceira parte desta série.

Antes de iniciar esta unidade, é necessário saber a definição ou significado dos minutos.

As atas são documentos formais e são o resumo dos registros de uma reunião. Eles são precisos e contêm informações sobre o que foi discutido em uma reunião, quais foram as recomendações, as decisões das discussões e seus pontos de ação.

As atas bem escritas serão breves, precisas e informativas e serão apresentadas de forma lógica com discussões, recomendações, decisões e pontos de ação claros.

O papel das reuniões

O dicionário define reunião como “ uma reunião formalmente organizada ” ou “ O ato social de reunião para algum propósito comum ”

Reunião é uma reunião de duas ou mais pessoas para discussões, compartilhamento de informações e para chegar a um acordo. As reuniões podem ser realizadas de várias maneiras, como cara a cara, chamadas em conferência, videoconferência, etc. Uma reunião não deve ser uma perda de tempo e ser eficaz. Reuniões eficazes acontecem com planejamento adequado e devem ter um propósito e um resultado.

As funções das reuniões são:

• Para coordenar a ação, para uma decisão conjunta acordada.
• Para tomar decisões mais rapidamente do que com telefonemas e e-mails. Por exemplo, pode ser frustrante ligar para as pessoas e deixar mensagens de voz ou enviar e-mails e esperar muito tempo por uma resposta.
• Para economizar tempo, por exemplo, algo que demorou mais de 15 minutos para escrever em um e-mail que ainda pode não ser claro para o destinatário, pode ser discutido em dois minutos se você se encontrar cara a cara.
• Para compartilhar informações, para obter ou buscar idéias e informações e esclarecer as coisas.
• Para resolver questões ou quaisquer problemas e planejar estratégias de trabalho.
• Discutir assuntos organizacionais ou departamentais de maneira detalhada, quando isso pode ser difícil por meio de comunicações por email.
• Para evitar confusão, conflitos e discrepâncias.
• Para discutir projetos ou qualquer coisa relacionada ao trabalho e formas de fazê-lo.
• Para esclarecer e resolver conflitos e resolver disputas.
• Para tomar decisões sobre os assuntos discutidos e ajudar a rastrear ações contra quaisquer decisões tomadas no passado.
• Para ajudar a tomar decisões mais rapidamente, já que todos estão disponíveis em um só lugar para discutir e decidir.
• Para negociar contratos e acordos dependendo da organização ou assuntos envolvidos.
• Para dar a todos a chance de falar e expressar seus pensamentos e ideias.
• Para tomar decisões e ações de emergência em tempos de necessidade - gerenciamento de crises.
• Para ajudar na formação e motivação de equipes.
• Para ajudar a definir metas e objetivos.

Em geral, o papel da reunião é realizar certas discussões importantes e tomar decisões reunindo todos os membros envolvidos em um só lugar. Isso evitará o grande número de telefonemas, e-mails e as confusões envolvidas, ajudando a tomar decisões claras e atribuir ações à pessoa ou pessoas ou departamento relevantes.

Requisitos legais e organizacionais que podem ser aplicados à realização de atas

As atas das reuniões devem atender aos requisitos legais e organizacionais da organização, por vários motivos.

Os requisitos mínimos que são esperados das atas são, detalhes sobre

• Onde a reunião aconteceu?
• Quando a reunião ocorreu, incluindo data e hora?
• Quem esteve presente na reunião e suas diferentes funções na reunião?
• Quem esteve ausente?
• Como aconteceu a reunião?
• O que aconteceu na reunião?
• O que foi discutido na reunião?
• O que foi decidido e os pontos de ação oficiais das discussões e decisões?

As atas servem como documentos legais vinculativos em muitas situações e em muitas organizações e podem ser produzidas como evidência de certas discussões e decisões quando houver desafios legais no futuro.

As atas precisam ter a data da próxima reunião no final e, se possível, a hora e o local também. As atas precisam documentar a presença de quorum, pois a maioria das decisões válidas precisa de um número mínimo de pessoas para tomar uma decisão. Por exemplo, na minha organização, quando as decisões são tomadas em uma reunião de equipe pelo Gerente de Operações, eles esperam que um líder de equipe esteja presente para que a decisão seja válida como parte dos requisitos legais e organizacionais de nossa organização.

Os benefícios das atas como um registro preciso de discussões e decisões

As atas são feitas em reuniões formais e informais, e a reunião pode ser uma reunião breve ou uma reunião de comitê / conselho ou uma discussão em grupo, etc. O estilo das atas varia com o propósito.

As atas são o registro de um evento ou reunião e, portanto, são registradas para ter uma prova formal do que aconteceu ou do que foi discutido e decidido em uma reunião. Atende pessoas que não puderam comparecer à reunião e também auxilia a organização ou empresa para futuras referências. Por esse motivo, os minutos devem ser precisos.

O objetivo e os benefícios das atas como um registro preciso de discussões e decisões são:

• Muitas empresas não terão apenas as atas gravadas para sua referência e registro, mas também terão que compartilhar essas informações com suas empresas parceiras e acionistas. Nestes casos, as atas fornecem evidências da ocorrência de reuniões e também refletem a qualidade e os padrões da organização.
• Eles fornecem um registro de discussões e decisões e, portanto, servem como memória e história da organização.
• As atas precisam ser compartilhadas com o público quando se trata de órgãos públicos de governança. Assim, os registros da reunião ficarão disponíveis para o público ver como as pessoas vão querer saber os resultados das reuniões e discussões e como eles foram tirados.
• As atas podem ser usadas para monitorar as decisões e ações mencionadas no caso de haver um conflito no futuro.
• Haverá pontos de ação em minutos que precisam ser acionados e eles ajudarão com mudanças e melhorias para a organização e, portanto, os minutos serão um lembrete dessas ações, a pessoa que precisa acioná-los e dentro do prazo que deve ser acionado.
• Compartilhar atas com as pessoas interessadas que não puderam comparecer irá mantê-las informadas sobre quaisquer mudanças, discussões e decisões.
• Em geral, essas atas ajudam a organização a crescer e também ajudam a construir os departamentos e membros da equipe.

Modelo de amostra para agenda de reunião

Livingsta - Criado em MS Word

Documentos comumente usados ​​em reuniões: pautas, atas, assuntos que surgem, planilhas de ação

Para que qualquer reunião aconteça de forma processual, existem alguns documentos importantes e necessários envolvidos, sem os quais a reunião não será tranquila.

Os documentos necessários para uma reunião são:

Agenda - Uma agenda é um documento criado por uma secretária ou administrador ou qualquer pessoa em um cargo ou função semelhante. Em seguida, é aprovado pelo presidente e distribuído aos demais membros que estarão presentes na reunião. Ele pode ser distribuído eletronicamente ou em cópias impressas. É sempre melhor ter algumas cópias sobressalentes.

Agenda contém detalhes do nome da reunião, data da reunião, hora da reunião e o local da reunião na parte superior. Seguem-se os participantes, desculpas e visitantes / palestrantes. Em seguida, seguem os itens da agenda, onde os assuntos urgentes e importantes são listados no topo da lista. Os itens obrigatórios da lista da ordem do dia são, atas anteriores ou Confirmação de atas anteriores, assuntos surgidos e quaisquer outros assuntos. O resto são os itens reunidos de membros relevantes envolvidos na reunião.

Modelo de amostra para folha de presença

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Folha de presença - Este documento é uma lista de todos os participantes da reunião. Para ter detalhes precisos, algumas colunas são incluídas, como nome, cargo, número de contato, endereço de e-mail. Isso ajudará o anotador a anotar os nomes nas atas e também ajudará a contatá-los facilmente quando necessário, especialmente quando houver membros externos participando da reunião. Por favor, veja um formato à direita que utilizo em minha organização para atendimento.

Isso geralmente não é usado para reuniões internas, mas usado para reuniões em que clientes externos ou organizações de parceria estão envolvidos. Mas é sempre bom ter um onde tantos membros ou departamentos diferentes estão participando de uma reunião e pode haver pessoas que você não reconhece. Isso também reduz o seu tempo para escrever a lista de participantes, especialmente quando há um grande número de participantes.

Glossário de termos e acrônimos - Se a reunião incluir uma discussão de negócios onde termos técnicos e acrônimos serão usados, e se houver participantes que não estejam familiarizados com esses termos e acrônimos, é sempre melhor fornecer uma lista deles com uma breve descrição ou significado. Isso os ajudará a acompanhar a reunião com facilidade e evitar muitas interrupções desnecessárias.

Modelo de Minuta de Amostra

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Código de ética / códigos de conduta - Não é usado em todas as reuniões, mas pode ser usado em reuniões da diretoria e reuniões onde o público está envolvido, etc. Este é um conjunto de princípios e expectativas que são definidos para os membros, pelos quais eles têm que aderir, ao participar da reunião. Ele é definido para a funcionalidade tranquila e bem-sucedida da reunião. Em algumas reuniões, é usado para preservar a liberdade de expressão.

Atas anteriores - São as atas da reunião anterior e são trazidas para a reunião para serem lidas e confirmadas. Além disso, os pontos de ação da reunião anterior são verificados para ver se eles foram acionados, ou em que status as ações são, se não acionadas, as razões para isso são reunidas e anotadas na ata junto com as ações ou decisões necessárias.

Tomando notas (minutos) - Fazer notas é o passo para preparar as atas. Este é o documento principal em uma reunião, pois tudo o que ocorre ou é discutido ou decidido é registrado. As anotações são feitas por secretárias ou administradores ou um funcionário de escritório semelhante e são escritas em um estilo acordado de acordo com as políticas e procedimentos da organização. Um modelo pode ser usado para facilitar as anotações.

Modelo de amostra para notas de ação

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Anexos às atas - Às vezes, em reuniões, uma política ou procedimento ou relatório pode ter que ser lido e acordado. Neste caso, este documento será levado à reunião lido em voz alta para os membros e o mesmo deverá ser anexado à ata. Detalhes sobre como isso é feito serão discutidos em uma seção diferente desta unidade.

Papéis de apresentação - Algumas reuniões terão papéis de apresentação. Embora as apresentações sejam feitas em uma tela grande com retroprojetores, é sempre bom dar uma cópia a todos os participantes, para que tenham um registro do que foi apresentado, e também os ajudará a anotar pontos importantes que serão úteis ou útil para referência futura à medida que a apresentação prossegue.

Fichas de ação - Esta ficha não é obrigatória, mas por uma questão de clareza e por estar bem organizada, o que se pode fazer é recolher todos os pontos de ação da reunião anterior e citar o estado de cada um deles, para que seja mais fácil percorrer eles durante a reunião. Além disso, quaisquer pontos de ação para a reunião atual podem ser anotados nessa planilha, enquanto algumas ações podem ter links com ações anteriores. Também será mais fácil no final da reunião resumir todos os pontos de ação desta folha. No entanto, isso não é obrigatório. Pessoas diferentes funcionam de maneira diferente, então você pode usar qualquer método que seja conveniente e que tornará os processos mais simples e fáceis para você.

Além destes, dependendo da reunião e do seu propósito, vários outros documentos, como convocatórias, relatórios financeiros, relatórios de pesquisa, relatórios de projetos, correspondência, relatório do presidente, etc., podem ser documentos usados ​​em uma reunião.

Siga o link abaixo para navegar para a próxima parte desta unidade, onde o papel do presidente da reunião e suas responsabilidades, como o anotador trabalha junto com o presidente durante a reunião, como ouvir com eficácia e fazer anotações e o propósito de esclarecimento de dúvidas durante a reunião.

Fazendo Atas - Parte II

Espero que isso tenha ajudado você. Obrigado por ler. Por favor, não hesite em me contatar com qualquer dúvida ou qualquer feedback relativo a este artigo. Se você acha que não cobre os tópicos relevantes, por favor, feedback!

Obrigado.

Livingsta