Reserve alguns minutos - diploma de nível 3 da ocr nvq em negócios e administração

Reservar minutos é vital em qualquer negócio.

David Travis, CC0, via Unsplash

Introdução:

Esta unidade é uma unidade opcional do Grupo B no Nível 2 com 4 créditos. Esta unidade ajuda o candidato com um bom conhecimento e compreensão das tarefas enquanto toma as atas, o papel do presidente e do anotador nas reuniões, o procedimento para redigir as atas, se preparando para redigir as atas e como seguir os procedimentos, políticas e diretrizes organizacionais enquanto toma minutos

Encontre uma declaração pessoal relevante para esta unidade!

PS: Por favor, não copie nada enviado aqui e exiba-o em seu arquivo. Isso foi publicado aqui apenas para ajudá-lo a ter uma ideia / compreensão do que eles esperam que você escreva e como você deve escrever. Você terá que se relacionar com sua própria área de trabalho e organização e se manter firme enquanto prepara os arquivos. Obrigado por sua cooperação.

1.1 Qual é o objetivo das reuniões?

O objetivo principal das reuniões é compartilhar ideias e expressar pensamentos diferentes. As reuniões são utilizadas em quase todas as organizações como forma de comunicar informações a outras pessoas, sendo as suas principais funções informar, pedir ideias, pedir esclarecimentos, resolver problemas, discutir propostas / formas de trabalho, tomar decisões e dirimir litígios.

1.2 Quais são os requisitos organizacionais e legais que podem se aplicar à obtenção de minutos?

As atas devem ser um retrato exato da pauta da reunião. A estrutura das atas segue a lista de itens da pauta. Para obter minutos de maneira eficiente, você precisa ter o modelo pronto com base nos itens da agenda. Deixe bastante espaço para fazer anotações à medida que a reunião prossegue. Isso o ajudará a não se confundir e a percorrer os itens sem problemas à medida que a reunião avança.

As atas são documentos legais que servem como prova para futuras referências a respeito de quaisquer discussões feitas em uma reunião. A ata deve conter título, hora, data, local da reunião, nomes dos participantes, desculpas, visitantes, itens, ações necessárias e data da próxima reunião.

Certifique-se de anotar as ações para cada item da agenda e por quem. As atas devem ser precisas, porque as pessoas irão consultá-las no futuro e devem ser capazes de entender exatamente o que aconteceu na reunião.

1.3 Por que as atas devem ser um registro preciso das discussões e decisões?

A ata deve ser redigida de maneira precisa e concisa para que qualquer pessoa, presente ou não à reunião, possa saber o ocorrido.

As atas servem como registro oficial das ações que ocorreram em uma reunião e formam um registro histórico para uma equipe ou departamento. Mesmo que as pessoas se esqueçam de lembrar o que aconteceu em uma reunião ou o que foi discutido e decidido, as atas as ajudarão a consultar e obter essas informações. As atas também registram as ações realizadas e as ações que precisam ser realizadas. Por isso, funciona como um lembrete informando os prazos que devem ser cumpridos. As atas também dão informações às pessoas que não estiveram presentes na reunião.

1.4 Qual é a finalidade dos documentos e termos comumente usados em reuniões?

Os documentos da reunião são criados quando a empresa está reunida para discutir assuntos relativos à operação atual e futura da empresa.

Três documentos de reunião comuns são:

Aviso de reunião (detalhes como data, hora, tipo de reunião, local, o propósito da reunião)
Agenda (lista detalhada da agenda da reunião)
Ata (O registro / prova da reunião com detalhes como local e hora da reunião, propósito da reunião, participantes, presidente da reunião, desculpas, agenda, revisão da ata da reunião anterior, data, hora e local da próxima reunião e hora do encerramento da reunião)

2.1 Qual é a função do presidente e outras responsabilidades formais nas reuniões?

A função do presidente é garantir que seja feito um registro preciso de uma reunião. O presidente da reunião tem a responsabilidade de

Ajude o tomador de minuto a concordar com os itens da agenda.
Siga os itens da agenda em sequência.
Informar o anotador de quaisquer itens a serem retirados da pauta acordada.
Resuma pontos, decisões ou ações específicas acordadas para cada item da agenda antes de passar para o próximo item.
Concorde e forneça um resumo para longas discussões.
Reveja as atas quando forem escritas como rascunho.

2.2 Como você trabalha em parceria com o presidente ao redigir as atas?

Discuto com o presidente antes do início da reunião para aprovar os itens da agenda e também sobre quaisquer visitantes que estejam participando da reunião. Recebo conselhos sobre a hora e o local das reuniões se a sala normal onde a reunião é realizada não estiver disponível. Em caso de dúvida, pergunto se uma discussão específica precisa ser incluída na ata. Também esclareço quaisquer termos técnicos discutidos na reunião para evitar o registro de informações incorretas. Após a reunião, eu rascunho as atas o mais cedo possível e faço com que sejam aprovadas por meu gerente antes de distribuí-las aos membros.

3.1 / 2 Por que você deve ouvir ativamente durante a contagem de minutos e como você faz isso?

Devo ouvir atentamente enquanto escrevo as atas, porque elas servem como um registro de decisões e detalhes para tudo o que é discutido e acordado em uma reunião.

A seguir estão algumas maneiras de fazer isso:

Preciso ouvir analiticamente, procurando ideias principais e detalhes.
Esclareço coisas que não entendo ou peço ao presidente que repita fatos que não entendo.
Levo em consideração os sentimentos dos palestrantes e dos participantes.
Sou pró-ativo e pronto para responder.
Elimino distrações (ruídos, interrupções, etc.) e me concentro no locutor para não perder pontos e ações importantes que precisam ser registrados.

3.3. Como você faz anotações durante as discussões nas reuniões?

Chego cedo à reunião, certifico-me de que sei quem é o presidente, sento-me ao lado do presidente e verifico se todos estão com todos os papéis (agenda) e pego alguns restantes. Li todos os jornais bem antes da reunião e perguntei os nomes das pessoas presentes. Ouça com atenção, escreva as palavras-chave e as decisões. Peço esclarecimentos e verifico minhas anotações com o presidente.

3.4 / 5 Por que você deve obter esclarecimentos e como fazer isso?

As dúvidas que surgirem na redação da ata devem ser esclarecidas, pois se tratam de decisões tomadas em grupo e auxiliam na consulta futura.

Esclareço as coisas pedindo ao presidente ou ao grupo que repita ou fale um pouco devagar se estiver em dúvida sobre alguma discussão. Eu me dou tempo para ouvir e eliminar distrações.

3.6 Como você classifica, seleciona e estrutura as informações para produzir atas?

Eu uso um modelo consistente para produzir minutos. O objetivo da reunião varia de um tipo para outro, de modo que o layout das atas também pode variar.

O modelo usado também facilita a localização de informações importantes e deve ser consistente em uma série de reuniões.

Eu estruturo as atas da seguinte forma:

O título da reunião.
A data e hora da reunião.
Uma lista de todos os presentes sob o título "Presentes".
Uma lista de todos os não presentes mas que enviaram as suas desculpas, esta lista deve vir sob o título "Desculpas".
Confirmação de que a ata da reunião anterior foi aprovada. A data da reunião anterior deve ser incluída.
Quaisquer alterações ou ações decorrentes da ata da reunião anterior devem ser anotadas.
Quaisquer assuntos decorrentes da ata anterior devem ser incluídos no título questões a serem discutidas.
As atas devem sempre seguir a mesma ordem que foi seguida na reunião.
A data da próxima reunião.

3.7 O que significa usar o tom correto e a linguagem profissional em minutos?

As atas são um registro do que exatamente aconteceu na reunião. Portanto, deve haver um registro de discussões e ações. Deve focar nos itens que foram discutidos e ter uma informação clara do que foi decidido para cada item. As atas devem ser escritas em frases completas e com detalhes suficientes. Isso ajudará qualquer leitor que não esteja presente na reunião a entender o que foi realmente discutido.