Reuniões de equipe: um meio de comunicação eficaz no local de trabalho

As reuniões de equipe fornecem um local útil onde funcionários de todos os níveis podem conversar, atualizar uns aos outros e fazer perguntas.

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Por que as reuniões regulares do pessoal são benéficas?

A realização de reuniões regulares agendadas com os funcionários no local de trabalho aumentará muito os esforços de comunicação que constituem a base de qualquer grupo de trabalho. Os funcionários que podem contar com reuniões consistentes com colegas de trabalho e gerentes se sentirão mais responsáveis pelo trabalho que realizam devido à frequente oportunidade de se comunicarem nessas reuniões.

Além disso, esses funcionários terão um sentimento de confiança em sua liderança porque estão incluídos no planejamento e em outros processos que tornam o local de trabalho um lugar melhor para todos. Como os funcionários passam grande parte de suas vidas no trabalho, é importante fazer com que se sintam parte do sucesso de uma organização à medida que ela atinge seus objetivos estratégicos.

Comunicação eficaz para gerentes e funcionários

As reuniões de equipe permitem que os funcionários façam parte do processo de tomada de decisão de uma organização, comunicando suas opiniões, ideias, etc., em um fórum estruturado, mas comumente aceito. Embora a autoridade final e a tomada de decisões pertençam à liderança de uma organização, os líderes freqüentemente procuram seus funcionários para obter suas valiosas contribuições.

Os gerentes que utilizam essas reuniões como ferramentas de comunicação abrem uma grande oportunidade para os funcionários compartilharem suas experiências do dia de trabalho uns com os outros. Algumas características comuns de uma reunião de equipe eficaz são as seguintes.

Características de reuniões de equipe bem-sucedidas

Um cronograma regular: Para ser realmente um meio eficaz de comunicar informações e coletar contribuições dos funcionários, as reuniões da equipe devem ser agendadas com antecedência para permitir que os funcionários as antecipem e planejem de acordo com o restante de sua programação / calendário. Os funcionários que podem contar com a ocorrência regular dessas reuniões as verão como oportunidades para compartilhar informações com outras pessoas de maneira consistente.
Um início oportuno: se os gerentes desejam que seus funcionários compareçam a uma reunião na hora, eles precisam dar o exemplo de chegar à reunião na hora também. Além disso, o início da reunião deve ser conforme agendado para que os participantes atrasados saibam que devem fazer um esforço para não se atrasar para a próxima reunião. Como gerente liderando a reunião, ser pontual e começar a reunião no horário demonstrará o quão importante o gerente considera a reunião.
Uma agenda preparada: Como os funcionários provavelmente terão informações para compartilhar, é útil ter uma agenda preparada para manter alguma estrutura e ordem na reunião. É fácil se desviar quando os funcionários estão oferecendo informações que podem não estar relacionadas à agenda preparada. As agendas também servem como registros úteis que um supervisor pode consultar para determinar se certos tópicos foram cobertos.
Presença Obrigatória: Uma reunião de equipe regularmente agendada, que é realizada para compartilhar e coletar informações importantes sobre o local de trabalho, normalmente deve ter um requisito de presença obrigatória para a equipe. Os funcionários precisam fazer parte desse "grupo de reflexão" de comunicação, pois ele só será eficaz se todos estiverem presentes para ouvir a discussão e oferecer sua visão única sobre os tópicos discutidos. A permissão para pular uma reunião de equipe para outro compromisso de trabalho deve ser a exceção, e não uma ocorrência comum.
Profissionalismo: Visto que as opiniões e percepções pessoais serão compartilhadas nas reuniões da equipe, é crucial que um gerente monitore a reunião enquanto os outros estão falando para garantir que toda a discussão permaneça profissional e respeitosa. Os funcionários geralmente guardam certos tópicos para discussão aberta em uma reunião de equipe. Essas pessoas podem ter uma opinião muito forte e ter seus sentimentos feridos ou ficar na defensiva quando os outros compartilham uma opinião diferente. É muito importante para a liderança na mesa manter todos profissionais, lembrando-lhes que todos têm uma opinião e devemos respeitar a oportunidade de falar com seus colegas de trabalho em tal fórum. Se não houver controle em uma reunião de equipe a esse respeito, personalidades mais fortes irão superar as outras, e isso pode fazer com que alguns funcionários se sintam relutantes em participar ativamente no futuro.
Uma necessidade de cancelar as reuniões da equipe: Os gerentes podem ter a oportunidade de cancelar uma reunião devido a seus próprios problemas de programação inevitáveis ou por não haver problemas reais que exijam a contribuição da equipe naquele momento. Uma vez que não é eficaz fazer uma reunião apenas por uma questão de realização, é aconselhável cancelar a reunião porque os funcionários apreciarão a liberação de tempo em sua agenda para fazer outros trabalhos. Pode ser prudente enviar um e-mail para informar aos funcionários que eles são bem-vindos para falar com o gerente individualmente, caso tenham algum problema não resolvido que precise discutir. A permissão para falar com o gerente ou a promoção de uma "Política de Portas Abertas" após o cancelamento inesperado de uma reunião da equipe permitirá ao funcionário saber que ele não precisa esperar até a próxima reunião para discutir algo importante para ele.

As reuniões de equipe que incorporam essas características produzirão resultados eficazes que beneficiarão a organização e todos os que trabalham duro para torná-la bem-sucedida.

Abraham Lincoln fez seu discurso "House Divided" no Illinois State Capitol (Old State Capitol) em Springfield, Illinois, em 16 de junho de 1858. As organizações não sobreviverão se os funcionários não tiverem a chance de se comunicar abertamente.

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Use reuniões para discutir questões em andamento

Uma reunião de equipe realizada regularmente cria um fórum para discussão consistente de quaisquer desacordos novos ou em andamento ou questões interpessoais que podem ocorrer entre indivíduos que interagem uns com os outros regularmente. Se considerarmos quanto de seu dia e, portanto, de sua vida é gasto no trabalho, não é surpreendente que situações interpessoais possam surgir devido a diferenças geracionais, valores e experiências de vida em geral.

O fato é que todos vêm para o trabalho com sua própria "bagagem" do tipo que compõe quem eles realmente são. Uma reunião agendada regularmente com colegas de trabalho permite uma oportunidade planejada e, portanto, confiável para resolver os problemas antes que se tornem situações de crise.

O relacionamento de trabalho é como qualquer outro relacionamento pessoal - precisa de oportunidades suficientes para resolver problemas que podem impedir que o trabalho seja realizado e as metas sejam alcançadas pela organização. Quando os relacionamentos estão "divididos" e continuam a apodrecer sem a intervenção da liderança, interrupções significativas no local de trabalho podem ocorrer à medida que várias equipes ou lados desafiam uns aos outros pelo domínio sobre um determinado ponto de vista.

Comunicação é a chave

Aproveitar todas as oportunidades de comunicação no local de trabalho é a chave para o sucesso profissional dos funcionários e de sua liderança. Quando as reuniões da equipe são conduzidas regularmente, profissionalmente e de uma maneira que incentiva todos os participantes a participarem ativamente, uma organização pode colher os benefícios de ter uma equipe de trabalho sólida, onde a confiança é conquistada por meio de interação produtiva. O compartilhamento de informações entre as pessoas que fazem uma organização cumprir suas metas e objetivos cria um ambiente mais harmonioso para todos.