Seis dicas para ser mais organizado e preparado no trabalho

Monica do show FRIENDS

Meus colegas de trabalho e amigos dizem que sou a pessoa mais organizada e estruturada que eles conhecem. Porém, nem sempre vivi esse tipo de vida. Na verdade, a principal razão pela qual estou organizado e estruturado hoje é o quão esquecido posso ser.

Sempre tenho muito em que pensar e acho que essa é uma das principais razões pelas quais me esqueço das coisas tão rapidamente. Quando comecei a viver sozinha, longe dos meus pais, decidi parar de dar desculpas e mudar para mim mesma. Essa mudança em minha vida não apenas me tornou menos esquecida, mas também me ajudou a ter sucesso em minha carreira hoje.

1. Utilize um calendário ou planejador

Vivo do meu iCalendar. Este é um recurso para Macbooks e iPhones; no entanto, você pode usar o Google Agenda se não tiver esses dispositivos. Eu amo meu calendário porque ele não só sincroniza com meu laptop, mas também com meu smartphone. Posso digitar a hora em que o evento começa e uma notificação aparecerá no meu smartphone alguns dias antes de ocorrer. Também posso colocar uma descrição do que preciso levar para aquele evento e onde fica o local. Minha parte favorita do meu calendário digital é que posso organizar meus eventos usando cores diferentes para eventos específicos.

Lembre-se de que, se você usar um livro de planejamento, terá que entrar na rotina de verificá-lo todos os dias. Eu sabia que não faria isso, por isso optei por uma forma digital de planejar. Ter uma forma digital de planejamento me permite obter minha disponibilidade a qualquer hora e em qualquer lugar.

2. Defina um alarme

Definir um alarme no telefone pode ser fácil e útil também para pequenas coisas. Às vezes, posso ter uma breve reunião para ir de manhã cedo para o trabalho. Assim que a reunião for anunciada com antecedência, sei que vou esquecê-la se não tiver uma maneira de me lembrar. Definirei imediatamente um alarme no meu telefone para 5 minutos antes do início da reunião naquele dia específico e o rotularei como "reunião".

Acho isso muito útil porque às vezes uma notificação não é suficiente. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver um trabalho agitado, onde não tem tempo para verificar o telefone durante o dia. Eu amo como meu alarme continuará tocando na minha bolsa até que eu desligue. Isso me obriga a interromper o trabalho que estou fazendo, ver o lembrete e chegar na minha reunião a tempo.

3. Crie notas adesivas virtuais com o Google Keep

Colar um post-it no topo da tela do meu computador no trabalho é outra maneira de me lembrar dos próximos eventos. No entanto, como tenho um emprego em que estou constantemente ocupado e andando por aí, nem sempre tenho tempo para escrever em um post-it quando preciso. Eu uso as notas adesivas digitais, conhecidas como Google Keep, quando tenho uma longa lista de coisas a fazer. Você pode desmarcá-los e definir lembretes para eles. Você pode compartilhar os post-its digitais com quem quiser, para que eles possam editar e riscar com você. Isso é ótimo quando você está trabalhando em um projeto de equipe com um colega de trabalho. É uma ótima fonte de comunicação.

Não apenas você pode acessá-lo em seu computador, mas também pode acessá-lo em um aplicativo em seu smartphone. O melhor recurso é o recurso de localização. Você pode colocar um lembrete no lembrete no Google Keep e definir o local do seu endereço comercial. Assim que você chegar ao endereço, um lembrete soará em seu smartphone.

4. Crie um Google Drive

Este é um sistema de arquivamento que adoro para cópias digitais. O Google Drive permite que você acesse seus arquivos de qualquer lugar em qualquer computador. Você pode até acessar seus arquivos de seu smartphone por meio do aplicativo Google Drive. A conveniência dessa ferramenta me ajudou muito, especialmente quando estou em trânsito e não tenho meu computador comigo.

5. Use pastas e etiquete-as

Organizar seus papéis em pastas é outra ótima maneira de se manter organizado. Dependendo do tipo de trabalho que você tem, seu trabalho pode exigir muitos papéis ou cópias que você precisa manter. Se você colocá-los todos em uma pilha em um só lugar, eles se perderão facilmente. Obtenha algumas pastas padrão, pastas manilla ou ambas e etiquete-as de uma forma que o ajudará a controlar sua papelada. Ter papéis e cópias específicos em locais específicos lhe causará menos dor de cabeça no longo prazo.

6. Use um fichário com várias guias de fichário

Esta é outra maneira de organizar toda a nossa papelada, se você não quiser pastas em todos os lugares. No entanto, talvez você não consiga colocar uma papelada importante ali porque teria que perfurá-la. Eu recomendo obter guias para cada categoria em que seus artigos se enquadram. Se você não quiser sair e comprar guias, você pode criar as suas próprias. Eu mesmo fiz isso, mas leva muito tempo para fazer e eles eram muito frágeis, pois eram feitos de papel de construção.

Fazer a mudança

Não deixe que seu esquecimento ou desordem diminuam seu desempenho no trabalho. Se você vê isso como um problema, cabe a você fazer essa alteração. Estabeleça metas para você mesmo e incorpore a organização lentamente em sua vida profissional até que se torne uma segunda natureza. As pessoas notarão e você terá mais sucesso em sua carreira.