Seis segredos para reuniões mais produtivas

Reuniões das quais participei

Todo mundo quer ter reuniões melhores

Ok, todos nós já passamos por isso… nós apenas sentamos em uma reunião pelo que parece ser uma quantidade excessiva de tempo e pareceu um desperdício colossal. Todos falaram muito, alguns deles estavam completamente fora do assunto e não é evidente o que realmente foi realizado. Soa familiar?

Felizmente, existem maneiras de realizar reuniões que as tornam mais produtivas. As reuniões produtivas sempre têm um propósito, são eficazes na forma como são conduzidas e são programadas para o tempo certo.

As seis dicas a seguir podem ajudar a transformar sua próxima reunião:

Grandes reuniões não funcionam sozinhas.
O planejamento começa com o fim em mente.
Sempre há uma agenda formal.
As regras básicas são expressas explicitamente e acordadas.
Existem atribuições de funções importantes para manter a reunião sob controle.
Existe um plano de ação para acompanhamento.

Vamos passar algum tempo juntos para explorá-los com mais profundidade.

1. Grandes reuniões não funcionam sozinhas

Alguém precisa conduzir a orquestra para que todos toquem em harmonia, fiquem de olho no prêmio, conduzam de frente… hmm, entendeu? Quando todos na reunião estão focados em seu papel singular, uma pessoa deve ser designada como facilitador para diminuir o zoom para ver o quadro geral à medida que as discussões evoluem e orientam o processo para que ocorra uma comunicação eficaz.

Uma boa facilitação ajuda os participantes a se moverem suavemente pelo itinerário e resolver os desafios onde eles ocorrem. O facilitador deve ser um bom comunicador e pode ser o presidente da reunião, um dos participantes ou uma pessoa externa que não está envolvida nas discussões da reunião.

2. O planejamento começa com o fim em mente

Pergunte a você mesmo as seguintes questões:

O que estamos tentando realizar realizando uma reunião? Quais são os resultados desejados?
O encontro é a melhor opção ou alguns ou todos os objetivos podem ser alcançados por e-mail ou outro meio de comunicação?
Quem precisa comparecer? Como identificamos os participantes certos e o número certo de participantes?
Que nível de preparação é necessário para melhor alcançar o resultado final?
Que processos precisamos incorporar na reunião? Por exemplo, precisamos considerar a inclusão de uma sessão de brainstorming para gerar novas idéias ou ter apresentações individuais feitas para uma colaboração mais informada?

Começando com os resultados que precisam ser alcançados, você pode identificar melhor os participantes e processar a quantidade de tempo e pré-trabalho que pode ser necessário para uma reunião eficaz.

3. Sempre há uma agenda formal

As reuniões mais eficazes têm uma agenda, ou seja, a lista de itens que precisam ser discutidos na reunião. Embora estejamos acostumados com pautas que apenas indicam os itens a serem discutidos, a melhor maneira é incluir a intenção (objetivo) e o resultado desejado de cada item da pauta, de modo que todos os participantes da reunião estejam na mesma página.

Quando uma agenda é criada dessa maneira, fica mais óbvio quando uma discussão está saindo do caminho, está completa ou quando pode ser o momento de seguir em frente. Os objetivos formais dirão aos participantes a melhor forma de contribuir e os resultados fornecem uma medida da eficácia de uma discussão. Também é uma ótima ferramenta para o facilitador ou presidente conduzir a reunião a uma conclusão bem-sucedida.

Exemplo de uma agenda mostrando cronograma, resultados e objetivos

4. As regras básicas são expressas e acordadas explicitamente

Implementar as regras básicas certas pode produzir reuniões com mais fluidez e menos atrito. Normalmente, quando você ouve o termo regras básicas, pode pensar em "telefones vibrando", "chegar na hora" ou "aplicar a regra de ouro" etc. Essas podem ser as normas mais frequentemente aplicadas, mas as regras básicas para reuniões produtivas também devem se concentrar melhorando a comunicação para um maior envolvimento do grupo.

Uma boa amostra de regras básicas que exemplificam isso vem de Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Ele enumera oito regras para reuniões eficazes: "Exponha opiniões e faça perguntas genuínas; compartilhe todas as informações relevantes; use exemplos específicos e concorde sobre o que significam palavras importantes; explique o raciocínio e a intenção; concentre-se nos interesses, não nas posições; teste suposições e inferências; em conjunto projetar as próximas etapas; discutir questões indiscutíveis. "

Essas regras foram elaboradas para orientar o comportamento das discussões individuais e em grupo para um diálogo mais amplo, mas são apenas um exemplo de alguns dos protocolos que podem impulsionar a participação positiva. Criar ou adaptar seu próprio conjunto de normas de procedimento e comportamento pode regular e orientar a reunião para resultados mais ricos.

Uma compreensão completa de cada regra básica no início de cada reunião será importante para os participantes concordarem e tentarem se conformar aos padrões desejados.

5. Existem atribuições de papéis importantes para manter a reunião sob controle

As reuniões mais bem-sucedidas têm alguns papéis essenciais que podem ser atribuídos aos participantes como um papel duplo ou a pessoas externas. As funções atribuídas dependeriam da duração da reunião, do número de participantes e do propósito da reunião.

Cronometrista

Peça um voluntário para monitorar o tempo com base na agenda. Isso pode ser incluído nas responsabilidades do coordenador da reunião ou facilitador, mas se a reunião for longa ou se espera que seja de natureza complexa, pode ser melhor pedir um voluntário separado.

A função do cronometrista é alertar os participantes quando o tempo está chegando ao fim para um item da agenda em particular, para que o grupo possa decidir sobre o tempo adicional se o resultado não tiver sido alcançado, ou concordar em seguir em frente.

Flipchart / anotador do quadro branco

Quando alguém faz um gráfico do andamento da reunião em um cavalete ou quadro branco, ele fornece uma visão ampla de como a reunião está avançando.

As contribuições do diagramação podem estimular novas ideias ou criar ligações entre conceitos que podem não ter sido feitos de outra forma. Também pode encorajar pessoas que podem hesitar em compartilhar, especialmente em um grupo de participantes vocais com tendência a se impor sobre os outros. Por outro lado, também pode moderar essas pessoas, especialmente se suas tendências derivarem de um sentimento de que ninguém está ouvindo ou levando suas idéias a sério. As ideias, uma vez capturadas, podem ser referenciadas se houver repetição.

As notas do flipchart devem ser legíveis e capturar as principais contribuições com precisão. Eles podem ser representados ou acompanhados por símbolos visuais ou abreviações para facilidade e rapidez. No final da reunião, podem ser transcritos e acrescentados às notas formais, ou armazenados e utilizados como referência em reuniões subsequentes.

Anotador de reunião / anotador de minuto

Nunca há garantia de que você e os outros membros da reunião compartilharão o mesmo entendimento em uma data posterior do que foi discutido ou acordado, não importa o quão curta ou simples a reunião possa ter sido. As notas ou atas da reunião devem fornecer um registro de decisões, acordos, discussões e itens de ação importantes.

Como pode haver diferentes interpretações do que constitui "atas de reunião" ou "notas de reunião", é uma boa ideia fornecer um modelo ou concordar com o formato com antecedência.

A pessoa responsável por capturar as notas pode ser um participante da reunião ou uma pessoa externa cujo único propósito é criar um registro preciso da reunião.

6. Existe um Plano de Ação para Acompanhamento

O segredo final para reuniões bem-sucedidas é garantir que elas tenham sido mais do que apenas um "talkshop". Se houver um item que precisa ser seguido, ele deve ter um cronograma designado e uma pessoa ou pessoas responsáveis. A lista de itens, cronogramas e pessoas responsáveis deve ser criada e acordada como parte da recapitulação no final da reunião. Isso não deve ser colocado no corpo das atas / notas da reunião, mas deve ter uma seção separada onde possam ser claramente referenciadas.

Aplicando Estas Dicas

Então, aí está, seis dicas simples para reuniões mais valiosas. Você pode ter certeza de uma reunião mais produtiva, onde todas ou algumas dessas dicas serão aplicadas.

Se você está planejando adicionar qualquer uma dessas sugestões em sua próxima reunião, você pode implementá-las em etapas para que não seja uma mudança esmagadora para você ou para as outras pessoas envolvidas na reunião.

Referências:

Schwarz, R. (2016). 8 Regras básicas para grandes reuniões. Recuperado em 23 de julho de 2019.