Índice:
- O que são minutos?
- Como me preparo para a reunião
- O que eu faço durante a reunião
- Revisão e distribuição das atas
- Use isso apenas como referência
Tomando minutos.
O que são minutos?
Atas são notas curtas que faço durante uma reunião ou discussão. Eu os registro para que não percamos nada do que foi discutido ou acordado em uma reunião. As atas são aprovadas oficialmente pelo presidente e mantidas como um registro que pertence à organização. Eles podem ajudar em qualquer investigação que ocorra no futuro. Eles também fornecem um registro de quais decisões foram tomadas na reunião e quem vai tomar medidas em relação a elas.
As atas são sempre curtas e claras, escritas em linguagem simples, pois devem ser divulgadas ou acessadas por pessoas com diferentes níveis de padrões nessa língua, no meu caso o inglês. Qualquer pessoa que não pôde comparecer à reunião e que precisa saber o que aconteceu na reunião se beneficiará com uma ata escrita simplesmente.
Como me preparo para a reunião
Organizo e preparo a reunião reunindo informações para a ordem do dia, acordando os itens a serem incluídos na ordem do dia com o presidente, circulando a ordem do dia com documentos de apoio, reservando a sala da reunião, informando os envolvidos da data, hora, local e propósito e organizando refrescos. Também tenho detalhes de todos os visitantes e desculpas necessárias para a reunião.
Tenho a agenda em mãos e todos os blocos de notas e canetas necessários prontos para a ata. Eu escuto atentamente a discussão e escrevo os pontos importantes.
O que eu faço durante a reunião
Estou constantemente me comunicando com meu presidente à medida que a reunião prossegue, certificando-me de que a agenda seja seguida conforme discutida e aprovada. Raramente, devido a algumas circunstâncias inevitáveis, a agenda terá que ser alterada ou seguida fora da sequência, mas os participantes serão informados da alteração e do motivo para evitar confusão. Também me certifico de que o presidente resuma os pontos importantes e que todas as decisões tomadas sejam acordadas pelos participantes, levando em consideração quaisquer conflitos de ideias. Certifico-me também de que ações são desenhadas para cada item da agenda.
Eu me concentro em escrever o que foi decidido e quem vai fazer isso. Dou a cada item um título separado e tento escrever minhas notas brutas logo após a reunião. Certifico-me de que as atas são precisas, metódicas, gramaticalmente corretas e concisas, e escritas em linguagem simples e de fácil compreensão. Certifico-me de que sejam consistentes em sua forma e conteúdo e me concentro nas decisões tomadas. As atas também são redigidas em um formato acordado de acordo com os itens da agenda, com títulos organizados sempre que necessário.
Revisão e distribuição das atas
Depois de escrever as atas, reservo um tempo para revisá-las e submetê-las ao presidente para aprovação e quaisquer alterações necessárias antes de distribuí-las aos membros necessários. As atas são distribuídas como um documento protegido por e-mail aos membros necessários da equipe. Certifico-me de que quaisquer ações que necessitem de acompanhamento sejam tratadas dentro do prazo exigido.
Os minutos são armazenados no disco rígido para referência futura. Eles servem como um registro para qualquer pessoa que assumirá quaisquer cargos no futuro, para fins de referência.
Use isso apenas como referência
Por favor, não copie nada enviado aqui e exiba-o em seu arquivo. Isso foi publicado aqui apenas para ajudá-lo a ter uma ideia e compreensão do que eles esperam que você escreva e como você deve escrever. Ao preparar seus próprios arquivos, você terá que se relacionar com sua própria área de trabalho e organização e mantê-la. Obrigado por sua cooperação.