Responder a uma solicitação de proposta (rfp) para um auditor de irrigação paisagística

Se você possui uma empresa de paisagismo e está interessado em expandir para incluir um tipo diferente de serviço, você pode considerar a realização de auditorias de irrigação de paisagem (auditorias de água externa) para concessionárias de serviços públicos e agências governamentais.

Se seus funcionários executam as tarefas a seguir como parte da rotina de seu negócio, há uma boa chance de você se qualificar, contanto que suas habilidades sejam altas e seus clientes falem bem de você.

• Agende controladores de acordo com os tipos de plantio e as condições climáticas locais.
• Adapte os tipos de bicos aos tipos de plantas sendo regadas.
• Configure diferentes estações para diferentes necessidades de irrigação.
• Plante nativo sempre que possível.
• Observe se há vazamentos e sprinklers quebrados, reparando e substituindo quando necessário.
• Teste todo o sistema de irrigação pelo menos uma vez por mês - controladores, estações e bicos.
• Faça o backflush do sistema de irrigação anualmente.

A realização de uma auditoria de irrigação inclui verificar cada aspersor para garantir que está pulverizando corretamente e, em seguida, tomar notas sobre o que precisa ser corrigido.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

O que é uma auditoria de irrigação?

A diferença entre o que você faria rotineiramente e o que faria em uma auditoria formal de irrigação depende da excelência das habilidades que você fornece, o tipo de relatório que você faz e a forma como você fatura por seus serviços.

Uma auditoria é puramente diagnóstica - você está identificando problemas e modificações necessárias no sistema de irrigação de uma propriedade atribuída a você pela agência ou concessionária de aluguel, mas não faz nada para corrigi-los (a menos que isso faça parte do contrato). Você caminha com o gerente da propriedade, apontando as observações enquanto testa cada componente do sistema. Você está anotando tudo em uma lista de verificação, para que possa compilar suas descobertas posteriormente em um relatório para a agência - não para o gerente da propriedade, embora eles eventualmente obtenham uma cópia.

Por meio da agência, você adquire as contas de água dessa propriedade para comparar com a água efetivamente usada durante o ano anterior. Comparar a água usada com o que você vê no solo ajuda a diagnosticar problemas sazonais, identificar a existência potencial de vazamentos ocultos e também prever quanta água poderia ser economizada com as mudanças que você recomendará.

Mostre aos clientes quanto de água eles podem economizar, em comparação com a quantidade que estão usando atualmente.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autor)

Com essa previsão, você pode calcular a economia potencial em dólares para cada tipo principal de alteração que você recomendar, por exemplo, dinheiro que poderia ser economizado atualizando os controladores existentes para controladores de irrigação baseados em clima (WBICs) ou alterando os bicos de pulverização para irrigação por gotejamento. Isso dá à agência e ao proprietário do imóvel uma ideia do que eles podem fazer primeiro.

Um componente integral da realização de uma auditoria de irrigação é verificar a programação do controlador. Por quanto tempo cada estação é definida? Que tipos de sprinklers existem nessa estação e com que frequência eles funcionam?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

O que é uma solicitação de proposta (RFP)?

Digamos que você já faça tudo na lista com marcadores e saiba que pode fazer o resto, então você está animado para investigar essa possibilidade. O que é uma RFP, onde você a encontra e como se inscreve para o contrato?

Cada agência governamental e serviço público que depende de financiamento governamental deve emitir uma Solicitação de Proposta quando um projeto atinge um determinado valor em dólares. Para projetos menores, eles podem escolher um empreiteiro e apenas dar-lhes um pedido de compra, mas para projetos maiores, eles precisam obter concorrência. Uma RFP é o que gera a competição. É um documento que informa quais serviços eles estão procurando, os parâmetros desses serviços, como escrever sua proposta, como eles irão pontuá-la e como e quando enviá-la.

RFP Cover Page

Domínio público, através da rede

Localizando RFPs

Muitas agências governamentais usam sistemas de licitação online. Quase todos os fornecedores de água no sul da Califórnia estão conectados a um sistema chamado "The Network". Você precisará se registrar, fornecendo o nome da sua empresa, tamanho, localização, os tipos de serviços que você fornece e outras informações. Em seguida, você pode examinar apenas os lances relacionados aos seus serviços ou todos os lances oferecidos, apenas para ver o que está lá. O sistema enviará automaticamente um aviso sempre que uma agência publicar uma RFP que corresponda a um dos códigos NIGP que você escolheu (códigos que identificam seus serviços).

Se você vir uma RFP para um grande auditor paisagístico, agrimensor paisagístico, empresa para fornecer auditorias de irrigação externa (são todas iguais), vá em frente e faça o download. A agência que solicita a licitação geralmente quer auditorias para seus clientes, se eles são fornecedores de serviços públicos, ou para residências e / ou negócios na área, se eles são uma cidade ou condado. A RFP pode solicitar um número (como um total de 75 auditorias) ou um período de tempo (por exemplo, dois anos para estar disponível para auditorias).

Algumas agências têm seu próprio sistema de licitação, por isso é importante verificar o site da agência para a qual você deseja trabalhar. Procure a seção de compras ou algo semelhante. Se eles estiverem conectados à The Network, o site deles o informará e provavelmente fornecerá um link.

A Conferência Pré-Licitação

É importante, ao fazer o download de uma RFP, olhar primeiro para o cronograma para verificar as datas de vencimento. O documento pode indicar que a participação em uma "conferência pré-licitação" é obrigatória e o fornecedor que não comparecer será automaticamente desclassificado. Uma pré-licitação é uma reunião com a agência contratante para todos os licitantes em potencial, para que eles possam se encontrar e fazer quaisquer perguntas, onde todos possam ouvir as respostas. Se for um contrato complicado que exige mais do que apenas auditorias de irrigação, você pode entrar em contato com outros provedores de serviço que possam se qualificar para as partes do contrato que você não deseja. Um de vocês então se torna o contratante principal, enquanto o outro é o subcontratado.

É raro, mas algumas conferências pré-licitação são realizadas no local, para que os licitantes possam ver a extensão do contrato que estão licitando. Participar de um é uma boa maneira de obter respostas, de avaliar sua concorrência e também de encontrar parceiros em potencial.

Cidade de Portland OR, domínio público, por meio do site da cidade

Nem todas as RFPs exigem a participação em um pré-lance e muitos o tornam opcional. Seja qual for o caso, haverá um prazo em que o vendedor poderá fazer perguntas por telefone ou e-mail. Eu recomendo ligar para eles. É sempre uma boa ideia conectar-se pessoalmente, para que eles saibam quem você é quando envia sua proposta.

Quando o prazo de perguntas e respostas terminar (geralmente duas semanas), a agência enviará a cada fornecedor as respostas para todas as perguntas. Opcionalmente, eles podem postar as respostas na rede de licitações (da qual você adquiriu a RFP) para você baixar.

A próxima data de vencimento que você provavelmente encontrará será a data e a hora de vencimento de sua proposta, junto com métodos aceitáveis ​​de entrega. Então, eles geralmente dirão quando esperam entrevistar os melhores candidatos, quando esperam assinar o contrato e / ou quando esperam começar a trabalhar no contrato. Isso ajuda você a planejar seu tempo.

Escrevendo propostas com integridade

Depois de anotar os prazos, comece a escrever sua proposta olhando a RFP para ver como eles querem que ela seja organizada. A maioria dos RFPs fornecerá a ordem exata em que desejam que a proposta seja escrita. Isso para que todas as inscrições tenham formato semelhante, o que facilita a comparação pela agência durante o processo de avaliação.

Configure o esboço de sua proposta de acordo, com cabeçalhos e subtítulos e páginas extras, como o índice na frente e um apêndice atrás. Determine a aparência geral dela, as cores que deseja colocar nos cabeçalhos e rodapés de cada página e a aparência da página de título (em geral). Depois que a estrutura estiver configurada, leve a RFP para um local silencioso, trazendo um tablet, caneta e marcador de texto e comece a fazer anotações.

Não escreva a princípio, apenas leia, absorva e anote algumas coisas que deseja lembrar. Destaque as áreas em que você acha que sua empresa se destacará (um lembrete para enfatizá-las na proposta) e imagine sua empresa realmente executando o projeto. Este visual deve ajudá-lo a escrever a proposta de forma sucinta. Você quer que eles vejam quem você realmente é e como seria ótimo para eles trabalharem com você.

Você também deseja retratar sua empresa com a maior integridade possível, pois isso abre o caminho para a confiança. Sem confiança, você nunca pode ter um relacionamento realmente bom e contínuo (ou seja, um relacionamento agradável, sem problemas e que leva a outros contratos).

Faça sua proposta atraente e informativa.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identificando suas melhores qualificações

Quando você terminar esta etapa, as qualificações que você deseja destacar devem ser óbvias. Suas áreas mais fracas também serão óbvias. Anote essas áreas mais fracas e, no mês ou depois que você levar para escrever a proposta, veja o que você pode fazer para dar ao seu pessoal mais experiência nessas áreas - como fornecer auditorias gratuitas para clientes existentes do paisagismo.

É muito importante não mentir. Se for necessário, minimize ou não mencione suas áreas fracas na proposta, mas pelo menos configure-o de forma que sua equipe tenha a experiência quando você se inscrever para outra proposta no futuro.

Agora, procure habilidades ou métodos de operação não solicitados que você acha que podem trazer um benefício extra para a agência. Se sua equipe fala espanhol fluentemente, coloque esse fato em um lugar de destaque na proposta, já que muitos paisagistas em locais que você provavelmente irá auditar são hispânicos. Se sua equipe é hábil em trabalhar com plantas nativas, isso lhe dará uma vantagem diferente, então inclua esse fato em sua proposta. Se você tiver fotos deles realizando qualquer uma dessas atividades, coloque-as perto de onde você declara essas qualificações para chamar a atenção.

Qualificação especial: a grande maioria dos paisagistas e trabalhadores dessa área são hispânicos. Como a maior parte da equipe de campo de nossa empresa é fluente em espanhol, podemos nos comunicar melhor em campo do que a maioria de nossos concorrentes.

Aqui, estamos realizando um teste de captura, que determina o quão uniformemente os sprinklers estão pulverizando. É um procedimento padrão conduzir um, mas nem todos o fazem. Se o seu pessoal o fizer, certifique-se de mencionar isso.

Concluindo e enviando a proposta

A agência vai querer saber sua história, experiência e vai querer testemunhos, se você os tiver… então colete-os. Se você ainda não tem depoimentos em mãos, envie cartas para clientes que gostam especialmente de você, diga-lhes sobre o que é o contrato, dê-lhes o prazo e peça-lhes que escrevam uma ou duas frases sobre como estão satisfeitos com seus serviços. Incluir esses depoimentos na proposta em blocos especiais de cores, como as citações que são.

Quando terminar de escrever o texto da proposta, verifique os gráficos (tabelas, gráficos, cronogramas) e fotos adicionais que você pode adicionar. Lembre-se de usá-los principalmente para destacar informações às quais você deseja que a agência preste atenção, para fornecer alguns dados extras e também para aliviar uma página de texto de aparência entediante. Enquanto estiver fazendo isso, procure também uma foto representativa para adicionar à capa. A folha de rosto deve ser formatada de forma atrativa, e ser limpa e ordenada, pois será a primeira coisa que um avaliador verá.

Em seguida, consulte a lista de verificação da RFP para certificar-se de que incluiu tudo o que a agência solicitou. Observe também o sistema de pontuação deles para garantir que você tenha informações completas sobre as seções em que eles terão maior peso. Então edite. Em seguida, dê a proposta a outra pessoa para editar com um novo olhar. Isso é crucial, pois a essa altura seus olhos estarão cansados ​​e sua mente provavelmente esgotada.

Certifique-se de colocar a proposta no tipo de vinculação que a RFP solicita ou envie por e-mail, se for permitido. Certifique-se, também, de enviá-lo à pessoa designada na RFP. Se você estiver próximo do prazo de envio, pague o dinheiro extra para enviá-lo durante a noite - não faz sentido fazer todo esse trabalho e ter que chegar atrasado. A maioria das agências é realmente rígida quanto aos prazos de envio.

Acompanhamento da apresentação da proposta

Como você ainda tem a RFP, pode colocar as próximas etapas em um calendário para acompanhar mais tarde, depois de descansar. A agência pode ter declarado que escolherá os poucos candidatos principais para serem "selecionados" para entrevistas antes da escolha, ou pode apenas ter dado um prazo para a adjudicação do contrato. Em todo o caso, é bom protocolo enviar-lhes uma carta, depois de saber quem ganhou o contrato, quer para lhes agradecer pelo contrato quer pela oportunidade de o terem apresentado. Qualquer uma das formas o preparará para interações positivas no futuro. Se você ganhou o contrato, alegre-se! Você está a caminho de ajudar as pessoas a economizar dinheiro nas contas de água.

Este é um recurso que pode ajudá-lo a entender melhor o processo de licitação e qualificação:

• Redatores de propostas, recursos de redação de propostas federais, Recursos de redação de propostas de RFPs

  para redatores de propostas federais. Escreva uma proposta federal vencedora, responda a uma RFP usando modelos de proposta, texto de modelo de proposta.