Os custos reais de manutenção diferida

Introdução

Quando se trata de propriedade de bens imóveis, e até mesmo propriedades pessoais, orçamentos e finanças sempre ofuscam tudo o que fazemos. Nunca tive um projeto com um orçamento ilimitado e nunca espero ter um. Depois de passar a maior parte da minha carreira vendo as coisas do ponto de vista de um arquiteto, meus últimos quase sete anos foram gastos vendo essas mesmas questões da perspectiva de um proprietário. Quando você tem que supervisionar bem mais de 143 milhões de pés quadrados, mesmo dezenas de milhões de dólares (o que parece muito dinheiro) são realmente insignificantes em relação às necessidades e demandas. As decisões devem ser tomadas com os fundos limitados disponíveis sobre como distribuir esses fundos de forma mais eficaz. Como você obtém o maior retorno para os fundos gastos?

Nesse ambiente, a verdadeira questão é como maximizar o valor desses fundos limitados? Para chegar a essa conclusão, muitos fatores devem ser pesados. Este artigo tentará apresentar alguns desses fatores inter-relacionados complexos e inspecionar essas questões na tentativa de desenvolver uma metodologia que pode permitir que os tomadores de decisão criem ferramentas que permitam uma priorização mais eficaz das despesas de manutenção de ativos de capital. Na verdade, são despesas, mas se exploradas de forma estratégica, tornam-se mais parecidas com um investimento, com retorno sobre o investimento (ROI) e outros benefícios.

Fundação - TNSTAFL

Em uma de minhas primeiras aulas de Economia 101, meu instrutor começou a aula escrevendo no quadro TNSTAFL. Ele nos perguntou se alguém sabia o que essas letras significavam. Depois que ninguém acertou, ele disse: "Não existe almoço grátis". Ele perguntou quantos acreditavam que essa afirmação era verdadeira. Muitos disseram que era incorreto, pois existe almoço grátis. Se outra pessoa paga por isso, então é um almoço grátis foi o motivo apresentado. Muitos na classe concordaram com essa afirmação. Nosso instrutor continuou a discordar de nós, dizendo que há um custo mesmo que você não pague o almoço; é o seu tempo que é extraído o custo. Você optou por passar um tempo naquele almoço que outra pessoa estava pagando, então o almoço ainda custou seu tempo. A discussão a seguir tornou-se bastante esclarecedora.Fale de uma visão puramente econômica de custos, que com certeza era, e certamente estava correta, apenas não um processo de pensamento que a maioria de nós tinha antes dessa discussão.

Esse conceito teve um grande impacto no resto do semestre, principalmente quando discutimos os custos de oportunidade. Essa discussão lançou uma base para meus estudos em economia que me fez perceber que tudo tem um custo; a questão sempre é: estou disposto a pagar esse custo pelo benefício recebido? Quando começamos a olhar para os bens imóveis e pessoais da perspectiva de um proprietário, isso se torna um conceito fundamental. Não importa se você está tomando essas decisões como indivíduo ou como parte de um grupo. Nada muda; a base é a mesma para essas decisões.

Responsabilidades de propriedade

Uma vez tomada a decisão de adquirir um imóvel ou propriedade pessoal, a responsabilidade é um subproduto inevitável dessa aquisição. Por exemplo, quando você compra um carro, sua responsabilidade de comprar combustível está implícita. Se você não comprar esse combustível, o carro não continuará se movendo. Forças externas podem exigir responsabilidades adicionais. Como no exemplo do carro anterior, o Estado pode exigir que você carregue e mantenha um seguro nesse carro para poder dirigi-lo. Isso também está implícito, já que se espera que você cumpra as leis do estado para dirigir esse carro.

A troca de óleo também se torna parte dessas responsabilidades. Se você não trocar o óleo, reduzirá a vida útil do carro. Não para namorar eu mesmo, mas aqueles que estão um pouco mais velhos podem se lembrar do comercial Fram Oil Filter, "Você pode me pagar agora, ou você pode me pagar mais tarde." O princípio ainda existe e ainda é o mesmo. Quando eu era muito mais jovem, fiz com que alguém que conheço alugasse um carro por cinco anos. Conforme o quinto ano se aproximava, seu carro quebrou e eu o levei ao mecânico depois de ter rebocado o carro lá. O mecânico perguntou quando foi a última vez que trocou o óleo e ele disse que nunca. Naquela época, não havia nenhum óleo sintético no mercado, então uma troca de óleo custava cerca de US $ 20 a cada três meses. O custo para trocar o óleo de seu carro nesses cinco anos totalizou cerca de US $ 400, enquanto a instalação do novo motor custou cerca de US $ 5.000.Isso é um aumento substancial nos custos de manutenção diferida (ou nenhuma).

Um proprietário experiente de bens imóveis ou pessoais será capaz de reconhecer isso e encontrar uma maneira de equilibrar a pressão crescente para reduzir orçamentos e, ao mesmo tempo, equilibrar a extensão da vida útil dos bens de capital. Este artigo tentará fornecer orientação sobre como equilibrar muitos desses fatores interdependentes e maximizar a vida útil dos ativos de capital intensamente investidos.

Ramificações Diferenciadas de Manutenção

Vamos começar esta discussão definindo o que exatamente é manutenção adiada. O maior erro cometido quando pessoas ou grupos utilizam essa ideia de manutenção adiada é a aplicação errada deste princípio. Em uma tentativa de evitar a propagação desse erro de aplicação, devemos primeiro entender alguns conceitos básicos do que exatamente é a manutenção adiada. Voltando ao que foi dito anteriormente, há um custo associado a tudo, a manutenção diferida não é exceção. Para descobrir qual é o custo real da manutenção diferida, devemos primeiro estabelecer como é o custo da manutenção. Usarei números para ilustrar este princípio, mas esses números não devem ser interpretados como sendo relacionais a nada em particular.

Para qualquer investimento de capital, digamos que o custo anual para manter esse investimento em boas condições operacionais seja de $ 1.000 por ano. Na verdade, esse número deve aumentar à medida que o ativo de capital envelhece, mas não usaremos esse fator neste exemplo, pois isso complicará a ilustração além da compreensão de muitos leitores. Portanto, as receitas do ano corrente estão baixas, não há $ 1.000 para gastar nesta manutenção necessária para este ativo de capital; é necessária uma decisão sobre o que fazer com a redução do orçamento. Muitas opções estão disponíveis, cada uma com seus próprios custos associados a cada decisão específica, tornando cada uma uma solução única para a situação de falta de orçamento.

A solução mais comum hoje é simplesmente ignorá-lo, não pagar US $ 1.000 e lidar com isso mais tarde, quando as receitas forem melhores. Essa é a abordagem absolutamente errada. Não costumo usar palavras de valor tão ilimitado quando falo sobre soluções, mas esta é uma das poucas vezes em que uma palavra tão poderosa é aplicável no domínio das soluções, o que será demonstrado à medida que continuarmos esta discussão. Cada pessoa ou grupo de tomada de decisão envolvido com esses tipos de decisões são fiduciários de uma forma ou de outra. Isso significa que eles são obrigados a fazer o melhor uso dos fundos disponíveis. Então, vamos prosseguir com esse parâmetro específico para o resto desta discussão; todos os tomadores de decisão são fiduciários. Essa ideologia deve implicar que a posição mais sustentável é a meta para qualquer decisão de gerenciamento de ativos de capital.

O próximo ponto que deve ser reconhecido é o fato de que em qualquer momento no futuro (imediato ou distante) o menor custo disponível para qualquer melhoria de capital / renovação de edifício é o tempo presente. Em qualquer momento no futuro, mesmo em apenas algumas semanas, os custos serão potencialmente aumentados e, quanto mais longe no futuro, mais os aumentos de custos se tornarão. Esse aumento será causado por uma miríade de razões potenciais, custos de matérias-primas, inflação, oferta e demanda, escassez, etc. Portanto, quaisquer impactos de manutenção diferidos devem ser expressos nos termos desses aumentos. Esses custos projetados são sempre apenas isso, projetados, então eles irão variar. A esperança é que a variação seja pequena. Se eles variam mais do que isso; então, a projeção foi desativada por algum motivo que deve ser identificado para ajudar as projeções futuras a serem mais precisas.

Devido a essa relação, o aumento dos custos das despesas futuras pode ser compensado pela real reserva de alguns fundos de hoje em uma conta para quando o trabalho diferido será concluído. Esta conta fiduciária / caucionada deve ser usada para ajudar a compensar os custos aumentados dos custos adicionais de manutenção diferidos, caso contrário, o impacto total desses custos adicionais terá que ser absorvido no futuro, criando assim uma pressão adicional sobre as receitas futuras. O truque desse método é que a projeção deve ser muito precisa, ou os gastos planejados podem disparar inesperadamente. Então, há um sistema híbrido que é um cruzamento entre essas duas abordagens, que reserva mais do que nada, mas menos do que o custo total da manutenção que está sendo adiada. Se o custo total da manutenção for anulado,então a questão é por que adiar a manutenção? É por isso que normalmente seria algo menos do que o custo total de manutenção.

Percebendo o que a manutenção diferida realmente custa

Portanto, para facilitar as ilustrações, vamos voltar ao custo de US $ 1.000 que precisa ser adiado. Se a decisão fosse adiar a manutenção por um ano, o aumento dos custos, no mínimo, seria inflacionário. Se esse custo inflacionário fosse de apenas 2%, o aumento para $ 1.000 seria de $ 20. Se os custos da matéria-prima aumentaram, digamos um por cento naquele mesmo ano, então haverá um custo adicional de $ 10 que terá que ser incluído nos custos de manutenção diferidos, para um total de $ 30, elevando o custo da manutenção diferida para $ 1.030. Bem, isso não parece muito, mas o que seria se os custos iniciais para essa manutenção fossem 10.000 vezes isso ou 100.000 vezes ou mais? Você pode ver como esses números crescem muito rapidamente.

Agora, digamos que os tomadores de decisão deixem de lado apenas o aumento projetado, digamos, $ 30. Agora, no ciclo orçamentário do próximo ano, tudo o que seria necessário para realizar a manutenção exigida seria o custo original de $ 1.000. Isso teria um impacto líquido zero na pressão orçamentária do próximo ano, já que os US $ 1.000 originais ainda são a única obrigação necessária para atender à necessidade, mas exigiria que US $ 30 fossem mantidos em algum tipo de depósito ou conta fiduciária do orçamento deste ano. No entanto, se o valor reservado no orçamento deste ano fosse digamos de $ 515, o custo para a manutenção no orçamento do próximo ano seria de apenas $ 515, reduzindo a pressão no orçamento do próximo ano. Agora, isso teria um impacto muito positivo nos orçamentos de ambos os anos, economizando custo em cada ciclo orçamentário e ainda realizando a manutenção diferida necessária. Agora, embora os custos tenham subido,o impacto no orçamento anual foi menor. Esse aumento de custo tem um impacto muito menor a cada ano. Novamente, imagine se essas magnitudes fossem aumentadas 10.000 ou 100.000 vezes. Isso é planejar com antecedência, ou como foi dito no meu programa de MBA, pensamento estratégico. Isso realmente é uma coisa muito simples.

Agora vamos olhar para a manutenção diferida daqui a cinco anos. A inflação seria composta, portanto, a mesma inflação de 2% ao ano eleva os custos inflacionários para cerca de US $ 104. Se os custos da matéria-prima aumentam no mesmo 1% composto por ano, conforme discutido anteriormente, os custos do material aumentam para cerca de $ 51, tornando o custo total da manutenção diferida $ 1.155. Novamente, você pode imaginar o impacto desses custos se eles fossem ampliados 10.000 ou 100.000 vezes. Não se esqueça de que esses cálculos não prevêem aumentos de custo como resultado de oferta e demanda, como escassez, ou aumento de custo devido ao envelhecimento da natureza do (s) sistema (s), o que continuará a aumentar esses custos de manutenção diferidos.

O que sempre deve ser lembrado é que há um custo associado sempre que se aposta na manutenção diferida. Ninguém pode realmente ver o futuro, portanto, prever as condições e custos do mercado futuro sempre traz o risco de uma projeção incorreta. Fazer essas projeções é tanto uma forma de arte quanto uma ciência, e imprecisões podem chegar a números muito grandes com extrema rapidez.

Agora, esta não é a única escola de pensamento sobre manutenção diferida. Outra abordagem que encontrei é ainda mais intrigante e, com os dados limitados que tenho em nossa agência, acho que o conceito está pelo menos na estimativa. Esse conceito tem sido conhecido como “Regra do inverso do quadrado para manutenção diferida”, desenvolvida por David Geaslin, do Geaslin Group. Quando fui apresentado a este conceito pela primeira vez, serei honesto, meu pensamento foi “diabos, não”, não há como isso estar perto do estádio. Os números cresceram rápido demais para serem precisos. Agora, devo admitir, como alguém que está em manutenção de instalações, eu realmente gostei do fato de que esses números cresceram rapidamente, pois isso me ajudaria a construir um caso sólido para nossas necessidades de renovação de edifícios,mas, como analista, não poderia disponibilizar dados para consumo geral que não pudessem ser suportados ou pudessem ser substancialmente contestados. Até mesmo o vice-diretor de finanças da minha agência tinha esses mesmos sentimentos e preocupações. Então, peguei alguns projetos que nossa agência havia concluído recentemente para “fazer engenharia reversa” dos custos para testar se isso estava mesmo perto e, para minha surpresa, basicamente provou. Agora, serei o primeiro a admitir que não é uma equivalência matemática, porque não saiu exatamente com o custo, mas a proximidade foi além de surpreendente. Foi quase surpreendente a sua sombra. Portanto, eu apresentaria este conceito não como um axioma matemático, ou lei, mas mais como um conceito ou princípio geral.Então, peguei alguns projetos que nossa agência havia concluído recentemente para “fazer engenharia reversa” dos custos para testar se isso estava mesmo perto e, para minha surpresa, basicamente provou. Agora, serei o primeiro a admitir que não é uma equivalência matemática, porque não saiu exatamente com o custo, mas a proximidade foi além de surpreendente. Foi quase surpreendente a sua sombra. Portanto, eu apresentaria este conceito não como um axioma matemático, ou lei, mas mais como um conceito ou princípio geral.Então, peguei alguns projetos que nossa agência havia concluído recentemente para “fazer engenharia reversa” dos custos para testar se isso estava mesmo perto e, para minha surpresa, basicamente provou. Agora, serei o primeiro a admitir que não é uma equivalência matemática, porque não saiu exatamente com o custo, mas a proximidade foi além de surpreendente. Foi quase surpreendente a sua sombra. Portanto, eu apresentaria este conceito não como um axioma matemático, ou lei, mas mais como um conceito ou princípio geral.Foi quase surpreendente a sua sombra. Portanto, eu apresentaria este conceito não como um axioma matemático, ou lei, mas mais como um conceito ou princípio geral.Foi quase surpreendente a sua sombra. Portanto, eu apresentaria este conceito não como um axioma matemático, ou lei, mas mais como um conceito ou princípio geral.

Este conceito é muito básico. Se você pegar o custo da manutenção inicial a ser feita e permitir que a manutenção necessária progrida para o próximo nível de falha antes de agir, você descobre que os custos para fazer esse reparo, no nível de falha aumentado, custarão perto de o quadrado do custo inicial da manutenção não atendida. Por exemplo, um vazamento no telhado tem um custo de $ 500 para consertar e está determinado que o conserto será atrasado porque não há espaço no orçamento deste ano. No ano seguinte, como não foi um problema relatado, demorou mais um ano e assim por diante. Finalmente, os baldes devem ser colocados sob os vazamentos durante as tempestades de chuva. O isolamento agora deve ser substituído, a garantia da cobertura é anulada porque os vazamentos não foram reparados ou relatados. Agora, parte da cobertura pode precisar de substituição,parte do teto deve ser substituído, água entrou em luminárias que precisam ser substituídas, talvez as paredes tenham sido danificadas e exijam que a placa de gesso seja substituída e pintada novamente, talvez parte do piso tenha que ser removido e substituído, material orgânico pode estar se formando (mofo); você pode ver como o dano secundário da falta de ação inicial agora cresceu para grandes proporções. Agora, todo o reparo custará $ 10.000. Não se esqueça de adicionar o custo para realocar os usuários desse espaço enquanto os reparos estão sendo feitos. Quanto mais os custos totais crescem? Começa a parecer muito grande, muito rápido.material orgânico pode estar se formando (molde); você pode ver como o dano secundário da falta de ação inicial agora cresceu para grandes proporções. Agora, todo o reparo custará $ 10.000. Não se esqueça de adicionar o custo para realocar os usuários desse espaço enquanto os reparos estão sendo feitos. Quanto mais os custos totais crescem? Começa a parecer muito grande, muito rápido.material orgânico pode estar se formando (molde); você pode ver como o dano secundário da falta de ação inicial agora cresceu para grandes proporções. Agora, todo o reparo custará $ 10.000. Não se esqueça de adicionar o custo para realocar os usuários desse espaço enquanto os reparos estão sendo feitos. Quanto mais os custos totais crescem? Começa a parecer muito grande, muito rápido.

Agora, quero voltar antes mesmo que o conserto de $ 500 fosse determinado. Este tipo de reparação quase nunca é encontrado até que seja feito um relatório e emitida uma ordem de serviço de manutenção, o que significa que algum ocupante fez um relatório de um problema visível. A essa altura, é tarde demais; dano secundário já está ocorrendo. Se a MP do telhado estivesse sendo feita pelo menos duas vezes por ano como deveria, esse problema provavelmente teria sido descoberto muito antes de vazamentos de água chegarem ao espaço ocupado. Mesmo se você pagasse a uma pessoa US $ 25 por hora para andar pelo telhado duas vezes por ano, e levasse, digamos, uma hora para inspecionar aquele telhado, o que não deveria demorar tanto para um inspetor de telhado experiente, você pode ter encontrado esse vazamento potencial quando não teria custado quase nada para consertar. A propósito, quanto é $ 25 ao quadrado? A resposta $ 625,não tão longe do conserto de $ 500, não é? Talvez haja uma base para essa regra do quadrado inverso? Você é o juíz.

Renovação de edifícios - a melhor proteção contra os custos de substituição

À medida que continuamos esta discussão, quero lembrar a todos sobre o exemplo de troca de óleo discutido anteriormente. Quando os tomadores de decisão não conseguem manter os ativos de capital em boas condições, eles se desgastam prematuramente, o que afetará negativamente os orçamentos futuros e, conhecendo a Lei de Murphey, nunca será um bom momento. Ao investir em um investimento de capital, como um edifício, milhões de dólares são colocados em risco potencial. Se o edifício se desgastar prematuramente, os recursos serão desperdiçados; inversamente, quando se estendem além de sua expectativa de vida, a equidade é construída. Essa deve ser uma equação muito simples.

Essa extensão da vida útil a um bem de capital é alcançada por meio de dois processos distintos, renovação de edifícios e manutenção preventiva. Ambos são essencialmente os mesmos, a substituição de sistemas projetados para se desgastar como um meio de dar vida aos bens de capital. Quase todos os sistemas são projetados basicamente para se desgastar em algum ponto; se estamos falando sobre os freios, cintos, velas de ignição, etc. em um carro; ou a cobertura, HVAC, sistema de alarme de incêndio, etc. em um edifício, todos eles têm ciclos de vida. O objetivo principal é prolongar a vida útil do edifício. A principal diferença entre a manutenção preventiva (PM) e a renovação do edifício é o ciclo em que esses sistemas têm. A abordagem geral da literatura acadêmica / de estudo a que fui exposto é que, se o ciclo de substituição for inferior a um ano, é PM,há mais de um ano está renovando edifícios. Exceto os ciclos de PM e renovação de edifícios são substancialmente os mesmos. Quando a manutenção, seja em MP ou renovação de edifício, é realizada, a vida é adicionada, ou estendida, ao ativo de capital. Isso agora levanta a próxima questão, qual é a quantidade apropriada de recursos a serem alocados para esta MP / renovação de edifício?

Para começar, essa quantidade é sempre expressa em termos de custo de construção nova. Às vezes, isso também é chamado de custos de substituição. A razão para estes custos de renovação de PM / edifício serem expressos em termos de novos custos de construção é que o custo final de renovação do sistema é encontrado no final do ciclo de vida, quando o sistema deve ser completamente substituído. Nesse caso, a substituição final é a substituição de todo o sistema de construção como o custo final de vida útil. É por isso que isso se expressa em termos de custos de construção nova. Este custo é expresso como um - dois por cento dos novos custos de construção por ano, com base na literatura acadêmica / de estudo que li.

Portanto, para levar esse conceito adiante, se o custo de substituição de um tipo de edifício e ocupação específicos for de $ 225 por pé quadrado, o valor gasto naquele edifício para a renovação de PM / edifício deve ser entre $ 2,25 - $ 4,50 por pé quadrado por ano. Se o edifício tivesse 100.000 pés quadrados, isso se estenderia para algo entre US $ 225.000 - $ 450.000 por ano para aquele edifício. Você pode ver como isso aumenta muito rapidamente. No entanto, essa manutenção pode aumentar a vida útil do edifício. Se você aumentar a vida útil do edifício, o patrimônio líquido será criado. É aqui que as despesas de manutenção podem começar a agir mais como investimentos.

Agora, se o portfólio de metragem quadrada tem milhões de pés quadrados, você pode ver quão rápido o custo para renovação de PM / edifício pode aumentar, possivelmente criando a necessidade de um programa de manutenção diferido eficaz.

Reflexões finais

O maior investimento que fazemos como indivíduos e organizações é em nossos ativos de capital. Fornecer a esses ativos a expectativa de vida mais longa é fundamental para um padrão de sobrevivência sustentável para qualquer indivíduo ou organização. Quando transformamos despesas em investimentos, construímos patrimônio líquido, agregando valor como proprietários. Essa é a responsabilidade primária (e única) de um fiduciário. A manutenção diferida, como todas as coisas direcionadas ao orçamento, tem que acontecer de vez em quando quando as receitas não são o que se esperava, mas se for aplicada de maneira adequada, não custará ao indivíduo ou organização grandes quantidades de recursos prematuramente ou em ciclos orçamentários futuros.

Mesmo em nossa sociedade “descartável”, a maioria dos edifícios deveria ter uma vida útil de não menos que 50 anos, mas se realocarmos (não aumentarmos, necessariamente) nossos custos iniciais de construção, podemos estender essa vida para 70 anos. Quando usamos a MP e a renovação do prédio de maneira adequada, podemos estender a vida útil do prédio ainda mais. Uma vez que o edifício sobrevive além de sua expectativa de vida inicial, agora ele cria patrimônio que pode ser usado para reconstruí-lo assim que a vida útil do edifício for ultrapassada. É aí que o insight de manutenção realmente dá retorno sobre o investimento, mas esse é o jogo da espera de longo prazo, e não o que todo tomador de decisão possui.