Perguntas que um gerente de projeto deve fazer ao iniciar um novo projeto

Há informações essenciais que devem ser coletadas nas primeiras semanas de trabalho em um novo projeto que definirá o tom e conduzirá o restante do projeto. Elementos importantes a serem reunidos incluem:

Por que a empresa está avançando com este projeto
Quem é a pessoa responsável por todo o projeto
Se o prazo de entrega é uma linha dura na areia
Quais são os critérios para o sucesso do projeto

Este artigo oferece uma visão geral de todos os elementos-chave que você precisa reunir para ajudá-lo a garantir que seu projeto comece com o pé direito.

A empresa entende a proposta de valor?

Esta é talvez a pergunta mais importante que você pode fazer. A decisão sobre se o trabalho proposto será ou não transformado em um projeto formal deve ser amplamente baseada no caso de negócios, que deve conter a proposição de valor associada a este trabalho. Como gerente de projeto, se você não conseguir encontrar um caso de negócio, trabalhe através dos canais disponíveis para você e veja se você consegue encontrar um para ver essas informações. Se não houver um caso de negócios, isso é um sinalizador vermelho de que a empresa pode estar se preparando para se envolver em um trabalho que não foi claramente pensado, e há o risco de que a empresa gaste muito dinheiro, mas não receba nada em troca.

Antes de prosseguir com o projeto, é seu trabalho levantar o sinalizador vermelho para as partes necessárias e trabalhar para construir um caso de negócios e uma proposta de valor associada, caso ainda não exista. Você quer deixar todos bem claros sobre o caso antes de prosseguir com o projeto.

No entanto, se o projeto está sendo conduzido de um nível muito mais alto, você pode ser pressionado para abrir mão da criação de um caso de negócios e continuar avançando com o projeto. Esta é uma decisão de negócios, e contanto que você tenha documentado que você tentou criar um caso de negócios, você deve ter suas bases cobertas no caso de o projeto se tornar um poço de dinheiro e o C-suite começar a perguntar por que o negócio é até mesmo executando esse projeto em primeiro lugar.

Ter um entendimento claro da proposta de valor ajuda a garantir que o negócio não avance com projetos que não retornarão nenhum valor.

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Existe um patrocinador executivo do projeto?

Antes de iniciar o projeto, é essencial certificar-se de que você sabe de quem virá a direção de alto nível para um projeto. Se você está trabalhando em um projeto no qual há muitas pessoas seniores envolvidas, qualquer um deles pode começar a agir como se estivesse comandando o show, quando esse não é realmente o caso. Sempre deve haver um patrocinador executivo que fornece orientação e liderança em um nível superior, e é daí que as ordens de marcha devem vir. Essa pessoa será fundamental para determinar quais são os requisitos do projeto em última análise, e também será alguém em quem o gerente de projeto pode se apoiar para puxar outros líderes seniores de volta à linha e quebrar as barreiras para ajudar a manter as coisas em movimento.

A empresa executou um projeto semelhante?

Você precisa perguntar por aí e ver se a empresa executou um projeto semelhante ao projeto em que você estará trabalhando antes. Se a empresa executou um projeto semelhante, você pode desenterrar todos os documentos e artefatos associados a esse projeto e aproveitar essas informações para o seu projeto. Por exemplo, se houver um documento refletindo sobre as lições aprendidas, você pode trabalhar para evitar alguns dos erros que afetaram esse projeto. Além disso, você pode examinar alguns dos riscos que a equipe do projeto documentou ao longo do projeto e ver se são ameaças legítimas ao seu projeto. Além disso, você pode examinar os membros da equipe do projeto para ver se há pessoas que ainda estão na empresa que você pode explorar e incluir no seu projeto. Mesmo que você não consiga atrair essas pessoas para o seu projeto,você deve poder entrar em contato e conversar com eles sobre o projeto semelhante em que trabalharam.

Como obter os requisitos do projeto das partes interessadas

Existe uma data até a qual o projeto deve ser concluído?

Às vezes, o prazo que é proposto para um projeto no início é uma data flexível e não há nenhum impacto real se essa data expirar. No entanto, se a data-alvo que foi proposta para o seu projeto for uma data difícil - a data é inflexível e não há espaço para derrapagem - você precisa saber disso. Saber que a data é inflexível deve levá-lo a analisar completamente o trabalho que precisa ser feito e ser muito realista e honesto no cronograma que você construir. Além disso, se depois de construir um cronograma honesto você sentir que há o risco de o projeto não ser concluído nessa data, você pode conversar com o proprietário da empresa no início do projeto, em vez de mais adiante, sobre como reduzir o escopo do projeto.

Ter definições claras de sucesso permite que o círculo de negócios volte após um período de tempo e valide se está obtendo o valor que presumiu que receberia quando decidiu seguir em frente com o projeto.

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O que definirá o sucesso do projeto?

A definição de sucesso do projeto é outro item essencial para um novo projeto. Essas informações são algo que você deve ser capaz de derivar depois de examinar a proposta de valor no caso de negócios. Por exemplo, se você está trabalhando como gerente de projeto para uma empresa de cabo e a proposição de valor associada a este projeto é que você verá um aumento de 10% no número de assinantes ao longo de um ano, então você deve considerar definir o sucesso como visto um aumento de 10% no número de assinantes um ano após a conclusão do projeto. É bom ter pelo menos duas a três métricas que você pode usar para medir o sucesso do projeto.

Quais habilidades serão necessárias na equipe do projeto?

Nunca é muito cedo para começar a pensar sobre quem você deseja incluir em uma equipe de projeto. Os recursos são muito limitados em alguns lugares, e todos querem as melhores pessoas em suas equipes. Como resultado, é importante começar a construir uma lista de conjuntos de habilidades que você gostaria de ver nos membros da sua equipe, para que possa começar a identificar as pessoas que deseja incluir no projeto, verificando sua disponibilidade e, potencialmente, reivindicando-as ao longo do tempo em que você sentir que precisará deles em seu projeto.