Técnicas de estimativa de custo e tempo de gerenciamento de projetos: uma visão geral

Figura 1: Estimativa de tempo e custo em relação ao planejamento do projeto

O planejamento inicial permite uma estimativa antecipada, enquanto um planejamento mais detalhado permite estimativas mais precisas.

Sid Kemp

A necessidade de estimativa de tempo e custo do projeto

Nos negócios, o objetivo da maioria dos projetos é ganhar dinheiro. Isso requer que o projeto ganhe mais ou economize mais do que custa para realizá-lo. Um projeto custa dinheiro até que seja concluído e só começa a melhorar os resultados financeiros da empresa depois de concluído. Além disso, a cada ano, uma empresa tem apenas uma determinada quantia para gastar em projetos. Portanto, antes mesmo de um projeto começar, os executivos querem respostas para quatro perguntas:

Quanto custará o projeto?
Temos certeza de que não ultrapassaremos o orçamento?
Quanto tempo levará o projeto e quando será concluído?
Temos certeza que não vamos nos atrasar?

Essas são perguntas muito razoáveis. Pedimos as mesmas coisas quando levamos nosso carro para conserto ou consertamos nosso ar condicionado. No entanto, bem mais da metade de todos os projetos - mesmo os bem gerenciados - atrasam ou ultrapassam o orçamento. Portanto, responder a essas perguntas com estimativas nas quais podemos confiar e nos comprometer é um grande desafio.

No mundo do gerenciamento de projetos, chamamos os executivos que dedicam dinheiro e esforço organizacional para um projeto de patrocinadores do projeto, e seu compromisso é crucial para o nosso sucesso como gerentes de projeto. Se eles não concordarem com o projeto, permanecerem comprometidos até o fim, entregar os recursos necessários e remover obstáculos, nosso projeto irá falhar. E seu pedido de uma estimativa de tempo e custo é, de sua perspectiva, totalmente razoável.

Também é muito difícil, às vezes impossível, fornecer. Por definição, um projeto é "um esforço exclusivo realizado para criar um produto ou serviço exclusivo" (PMI Lexicon). Se cada projeto é único e nunca foi realizado antes, como saberemos quanto custará para realizá-lo? Como sabemos quanto tempo vai demorar? Como fazemos uma estimativa do custo do desconhecido? E como podemos ter certeza de que estamos certos? Se não estivermos certos, ficaremos mal quando ultrapassarmos o orçamento ou entregarmos com atraso, ou ambos.

Estas são perguntas reais e têm respostas reais. Eu ensinei mais de 3.500 gerentes de projeto como planejar projetos, estimar custos e tempo e entregar no prazo e dentro do orçamento. Escrevi três livros diferentes de gerenciamento de projetos com técnicas de estimativa de tempo e custo. E, com meus clientes e alunos, tenho visto de tudo, desde estimativas excelentes e precárias que podem ganhar licitações competitivas até sistemas de gestão que tornam uma boa estimativa impossível. Mas boas estimativas são possíveis. E ganhamos muita autoridade que torna nosso trabalho mais fácil quando nós, como gerentes de projeto, estimamos bem nossos projetos.

Neste artigo, você aprenderá como nós, como gerentes de projeto, podemos criar estimativas precisas e confiáveis. Você aprenderá: o que precisamos para fazer uma estimativa; que tipos de estimativas são possíveis; e os procedimentos básicos para a preparação de cada tipo de orçamento. As instruções detalhadas para as técnicas de estimativa são muito grandes para caber neste artigo. Mas você saberá o nome da técnica de estimativa correta e como usá-la. E você terá um exemplo a seguir. A partir daí, você provavelmente pode fazer isso sozinho. Caso contrário, você pode encontrar facilmente instruções detalhadas em um livro-texto de gerenciamento de projetos ou no PMBOK, o Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos do Project Management Institute.

Este artigo mostra como fazer as melhores estimativas de tempo e custo possíveis, tanto no início do projeto quanto posteriormente, quando o planejamento estiver quase concluído, conforme ilustrado na Figura 1.

Um computador que funciona o tempo todo

Um de meus clientes forneceu sistemas de computador para agências governamentais. Antes de trabalhar com eles, uma agência solicitou um computador para seu sistema de e-mail que "funcionasse o tempo todo". O gerente de projeto correu com isso e comprou um computador de $ 1 milhão que funcionaria 24 horas por dia, 7 dias por semana, com backup automático duplo de tudo. Quando ele contou ao cliente, eles ficaram chocados. "Mas só abrimos 16 horas por dia. Não precisamos que funcione a noite toda. E certamente não vamos pagar por isso!"

A empresa estava presa a um computador de $ 1 milhão que o cliente não queria. E a solução real custou muito menos da metade do que o gerente de projeto presumiu que seria necessário.

A lição: não faça suposições e não presuma que você entende o que seu cliente quer dizer quando usa determinada linguagem. Verifique cada detalhe de forma clara e definível.

Pré-requisitos: O que você deve ter antes de criar uma estimativa de tempo e custo

Imagine que um amigo veio até você e disse: "Quanto custará para eu comprar um carro novo?" Não há como responder a essa pergunta sem perguntar: "Que tipo de carro você quer?" E se ele responder: "Oh, eu não sei nada sobre carros. Apenas compre um que funcione para mim. Quanto vai custar?"

Nessa situação, não podemos estimar o custo do carro. Temos que trabalhar com nosso amigo, fazendo perguntas como "Qual o tamanho da sua família?" "Você dirige para o trabalho?" e "O que você gosta de fazer nas férias?" Se nosso amigo trabalhar conosco em tudo isso, e conhecermos carros, provavelmente podemos escolher um bom carro para ele e depois dizer-lhe o custo. Mas se nosso amigo disser: "Não tenho tempo para responder a todas as suas perguntas! Diga-me quanto custa um carro!" então estamos de volta a lugar nenhum. Ou dizemos algo como, entre $ 12.500 se você quiser um Hyundai e $ 85.000 se você quiser um Cadillac. Essa é uma resposta verdadeira, mas não muito útil.

Como gerentes de projeto, nos encontramos nessa situação o tempo todo. Por exemplo, um cliente pode querer um novo site. Mas ele não sabe realmente o que é um bom site para sua empresa. Ele apenas sabe que o atual não está funcionando. Sabemos que um site pode custar entre US $ 1.200 e US $ 15.000 e levar de duas semanas a quatro meses, dependendo dos recursos necessários para um determinado negócio. Mas, até que conheçamos seu negócio, não podemos fazer uma estimativa de tempo ou custo.

O resultado final é o seguinte: antes de prepararmos uma estimativa precisa de tempo ou custo, devemos trabalhar com o cliente para definir o escopo do projeto. Caso o termo "escopo" não seja familiar, significa "o que estamos fazendo". Uma definição de escopo completo é uma declaração clara do que estamos fazendo ao realizar este projeto. Para saber mais sobre isso, consulte Como preparar um plano de gerenciamento de projeto.

Além de uma declaração de escopo clara, precisamos de mais três coisas:

Precisamos eliminar suposições implícitas. Por exemplo, nosso amigo pediu um carro "novo". Ele quis dizer novo, o modelo deste ano, ou ele quis dizer "novo para mim", e comprar um carro usado seria ótimo. Não sabemos até perguntarmos. Consulte a barra lateral sobre "Um computador que funciona o tempo todo" para um caso real de um desastre de estimativa de custo de projeto como este.
Precisamos decidir como o projeto será feito e chegar a um acordo sobre a abordagem básica do cliente. Não precisamos saber todos os detalhes. Mas precisamos conhecer a abordagem geral. Por exemplo, se nosso projeto é montar uma instalação de montagem, queremos saber se o cliente espera superá-la em breve. Nesse caso, alugar um imóvel, em vez de comprá-lo ou fazer um arrendamento de longo prazo, é provavelmente a melhor ideia. E o custo de um projeto que envolve aluguel é totalmente diferente do custo de um projeto que envolve a compra ou o aluguel de um prédio.
Precisamos saber a situação atual. Se o cliente deseja um novo site, precisamos saber tudo sobre o antigo site, o que funciona e o que não funciona. Também precisamos saber sobre seus materiais de marketing impressos, descrições de produtos e imagens de seus produtos. Criar um site a partir de um catálogo atual custa muito menos do que criar um site do zero, onde temos que providenciar para obter fotos e descrições de dezenas de projetos.

Há uma história que ilustra esse último ponto. Uma vez, havia um projeto para drenar um pântano. Um executivo do condado perguntou: "quanto custará para drenar este pântano?" O gerente do projeto respondeu: "depende de quantos crocodilos existem". "Bem, como sabemos quantos crocodilos estão aí?" "Nós drenamos o pântano e vemos quantos deles acabam."

Este é o grande problema com a estimativa de tempo e custo. Temos que planejar o suficiente para saber o que o cliente realmente deseja e trabalhar o suficiente no projeto para descobrir o que realmente está acontecendo, antes de podermos fazer uma estimativa de custo precisa. Mas, muitas vezes, os executivos querem uma estimativa de custo precisa antes mesmo de o projeto ser iniciado.

Você vai precisar de mais uma coisa e escrevi um artigo sobre isso: Uma compreensão dos principais fatores de uma boa estimativa de tempo, custo ou qualquer outra coisa.

Agora que definimos o problema, vamos dar uma olhada em algumas soluções.

Nosso estudo de caso: uma estimativa de custo de site simples

A quantidade de trabalho necessária para fazer uma boa estimativa de custos depende do tamanho do projeto que você está realizando e também de quão familiarizados você e a equipe estão com o trabalho do projeto. As técnicas de estimativa descritas aqui podem fornecer uma boa estimativa de custo do projeto em algumas horas para um projeto com custo inferior a $ 10.000. As mesmas técnicas, aplicadas em algumas semanas, podem estimar projetos em cerca de US $ 100.000. E as mesmas técnicas, aplicadas com cuidado com muita pesquisa, podem ser usadas para estimar projetos que custarão milhões de dólares. Mas isso levará meses de trabalho, e muitos outros planejamentos de projeto úteis serão incluídos na estimativa de custo e tempo.

Por estarmos nos concentrando nas técnicas, trabalharemos com um projeto muito simples e pequeno: o primeiro site de uma nova empresa iniciante, incluindo 40 páginas de texto e gráficos, e um carrinho de compras com cerca de 200 produtos. Um catálogo impresso com todas as imagens e descrições dos produtos já foi feito. Mas a empresa não gosta do layout do catálogo e precisa de uma nova arte e design de conceito para o site, que também será usado no futuro marketing de impressão.

Tabela 1: Totais de estimativa inicial



Componente do projeto	Baixo	Médio	Alto
Hospedagem (primeiro ano)	$ 300	$ 360	$ 396
Gráficos	$ 2.500	$ 3.500	$ 5.000
Paginas web	$ 1.824	$ 2.280	$ 3.420
Itens do Catálogo	$ 1.920	$ 2.400	$ 3.600
Go Live	$ 300	$ 500	$ 600
Total	$ 6.844	$ 9.040	$ 13.016

Técnicas de estimativa de custo e tempo antecipadas

Como já dissemos, a estimativa de custo mais precoce deve vir depois que o escopo do projeto for claramente definido, uma abordagem para o projeto for acordada e as premissas forem esclarecidas. Quando isso for feito, mas ainda não temos um plano passo a passo para fazer todo o trabalho, podemos criar uma estimativa de custo antecipada. Uma estimativa de custo inicial é chamada de estimativa de custo da ordem de magnitude pelo Project Management Institute. Quando o criamos, oferecemos uma faixa na qual temos quase certeza de que o custo do projeto cairá. Mas é um intervalo muito grande. O limite inferior é 50% da nossa estimativa e o limite superior é o dobro da nossa estimativa. Portanto, se pensarmos que o projeto custará $ 100.000, podemos dizer com certeza que o projeto custará entre $ 50.000 e $ 100.000.

Apresentando Ordem de Estimativas de Magnitude

Quando entregamos uma estimativa com um intervalo tão grande, os patrocinadores do projeto provavelmente ficarão loucos. A maioria dos patrocinadores de projetos deseja e precisa de uma estimativa muito mais precisa muito antes do possível. É preciso educar para cima, ou seja, ensinar aos nossos chefes o que é realista, para ajudá-los a entender que uma estimativa da ordem de magnitude é o melhor que mesmo os melhores gerentes de projeto do mundo podem fazer, no início de um projeto, antes que o plano esteja próximo completo. Neste estágio, existem simplesmente incógnitas demais para oferecer uma garantia mais realista.

Existem várias boas notícias para nós e nossos patrocinadores sobre a estimativa inicial do projeto:

Se estivermos realizando um tipo de projeto familiar à equipe, podemos ter mais certeza de que os custos não serão muito maiores do que o ponto central de nossa estimativa.
Se pudermos controlar o escopo, podemos limitar o projeto ao orçamento disponível, entregando alguns, mas não todos os recursos.

Por exemplo, digamos que criamos uma estimativa entre US $ 50.000 e US $ 200.000, e o patrocinador diz: "Eu realmente posso orçar apenas US $ 120.000 e, se ultrapassar isso, talvez eu consiga um total de US $ 150.000. Podemos responder, $ 100.000 é provável, e há uma grande chance de chegarmos abaixo de $ 120.000. Se você quiser uma garantia sobre os $ 150.000, então concorde que, se for absolutamente necessário, podemos cortar dois dos cinco itens da lista, e nós fará o projeto por US $ 150.000 ou menos. Provavelmente, você conseguirá tudo o que deseja. Caso contrário, receberá as três ou quatro coisas mais importantes e podemos fazer as últimas uma ou duas no orçamento do próximo ano. "

Quebrando nosso projeto de amostra em algumas partes grandes

A maioria dos projetos pode ser dividida em algumas poucas partes grandes, e as estimativas reunidas a partir das partes são sempre melhores do que as estimativas criadas a partir do projeto como um todo. Portanto, vamos examinar as partes do projeto de site da Web em nosso exemplo. Incluiremos:

Hospedagem: configure a hospedagem e o wireframe para um site de comércio eletrônico com carrinho de compras
Gráficos: desenvolva um novo design gráfico: cores, imagem do site, logotipo, imagens principais para cada uma das 7 linhas de produtos
Páginas da web: crie 40 páginas de texto e gráficos
Catálogo de itens: crie um carrinho de compras de 200 itens de catálogo a partir de nomes de produtos, descrições de produtos e imagens existentes
Go live: teste todo o site, corrija os problemas e comece

Obtendo estimativas altas e baixas para cada peça

Nosso primeiro passo é descobrir a melhor maneira de obter uma estimativa de custo para cada uma das cinco partes do projeto listadas acima. Para os itens um, dois e cinco, nossa melhor solução é criar uma estimativa com base no custo real de fazer as mesmas coisas em sites semelhantes para clientes anteriores. Para o item nº 1, provavelmente podemos até mesmo bloquear um preço fixo. No item 2, conversamos com o artista gráfico. Ele pode dizer: "Bem, depende. Se eles conhecerem o estilo geral do negócio e gostarem das minhas primeiras ideias, isso é uma coisa. Mas se eles não têm ideia do que querem e têm um comitê para tomar decisões, e então eles começam a mudar os nomes de suas linhas de produtos enquanto eu faço os gráficos, pode custar muito mais. " Se tivermos uma boa comunicação com o cliente, podemos tentar tirar essas perguntas. Mas digamos que não.Em seguida, pedimos aos artistas gráficos para estimar o custo para os cenários de melhor e pior caso, e essas são nossas estimativas baixas e altas.

Os itens 3 e 4 são mais bem estimados usando o Método do Balde. Mas o método descrito para os itens 1, 2 e 5 também funcionará.

O item 5 é semelhante ao item 2. Por exemplo, se todas as vendas forem nos Estados Unidos Continental, o teste de um carrinho de compras é padrão. Se você precisar de frete internacional, junto com impostos e tarifas internacionais, muito mais testes serão necessários. Nesse caso, fomos ao cliente e ele disse: "Oh, estamos nos EUA e vendendo apenas nos EUA no momento. Portanto, temos uma faixa muito estreita de baixo e alto em nossa estimativa de entrada ao vivo, como você vê na Tabela # 1.

Este método reúne uma boa estimativa inicial de tempo e custo. A estimativa de custo é ilustrada na Tabela # 1. A estimativa de tempo é criada de maneira semelhante, solicitando a cada trabalhador ou líder de equipe uma estimativa baixa, provável e alta de quanto tempo o trabalho levará, e as estimativas são somadas.

Uma vantagem principal dessa abordagem é que, mesmo se uma parte for estimada muito baixa, outra parte provavelmente será estimada como alta. Portanto, a estimativa total tem uma chance maior de estar certa do que qualquer parte. Esta é a principal razão para quebrar um projeto em partes e estimar cada uma separadamente, em vez de tentar estimar todo o projeto de uma vez.

A precisão varia de acordo com a indústria

Quão precisa é nossa estimativa? Isso varia muito, por setor e também por outros fatores do projeto e da equipe. No setor de construção, com empresas montando licitações para construir estradas para projetos financiados pelo estado, que geralmente escolhe a proposta de custo mais baixo, vi um projeto de $ 25 milhões estimado até o último dólar. Um lance muito alto não obterá o contrato, e um lance muito baixo significará prejuízo financeiro para a empresa.

Projetos de construção podem ser estimados com tanta precisão porque métodos, materiais e custos são muito padronizados.

Por outro lado, os projetos de tecnologia da informação (TI) são notoriamente mal estimados. O pior caso que conheço foi um projeto de TI estimado em $ 2.000 que acabou custando mais de $ 170.000 - mas esse foi um caso extremo. Mas os resultados reais que acabam dobrando ou triplicando a estimativa de tempo ou custo são muito comuns. Uma razão para isso é que as ferramentas, técnicas e ambientes mudam rapidamente no mundo da TI. Acontece até que um programa é escrito, digamos, para uma versão do Windows, e depois precisa ser reconstruído para outra versão do Windows antes de ser lançado.

Como fazemos as melhores estimativas que podemos em nosso próprio setor? O planejamento e acompanhamento de gerenciamento de projetos completos e consistentes e as lições aprendidas para aprimorar nossos métodos ao final de cada projeto são essenciais. E, ao fazer cada estimativa, pergunte: "Qual é o grau de familiaridade da minha equipe com esse tipo exato de trabalho? Já trabalhamos juntos antes? O que há de novo e diferente neste projeto?" Quanto mais frequentemente sua equipe particular tiver feito este tipo de trabalho antes, mais precisa sua estimativa pode ser. E, ao mesmo tempo, quando você está estimando o trabalho usando novas ferramentas e métodos, ou desenvolvendo protótipos experimentais, ou trabalhando com novos clientes, leve isso em consideração e permita mais liberdade para o inesperado.

Técnicas de estimativa de custo tardia

Posteriormente, no processo de planejamento do projeto, podemos criar uma estimativa muito mais precisa. E é muito mais fácil de fazer também. O PMI chama de estimativa de tempo tardio e estimativa de custo de baixo para cima, porque estimamos cada atividade detalhada e somamos todas para obter um total. O PMI diz que o custo real será de -10% a + 15% do custo estimado usando a estimativa bottom-up. E a variação de cronograma é a mesma. Isso significa que, se a estimativa for de $ 100.000, o custo real do projeto deverá cair entre $ 90.000 e $ 115.000. Se um projeto deve ser executado por 100 dias do início ao fim, é muito provável que ele execute entre 90 e 115 dias. Esse intervalo menor é muito mais fácil para os patrocinadores do projeto trabalharem.

A estimativa de tempo e custo tardio requer um plano de projeto detalhado, incluindo:

Uma estrutura analítica do projeto (WBS) - uma lista detalhada de todos os componentes do projeto
Uma lista de atividades - uma lista de todo o trabalho que será feito e quem o fará.
Informações detalhadas sobre custos, como taxas horárias de salário, trabalho contratado e outros itens, como espaço de escritório ou equipamento.
Um plano de aquisição, incluindo custos estimados ou, quando possível, confirmados de cada item a ser adquirido.
Um plano de risco

Idealmente, a estimativa de custo detalhada fará parte de um plano de projeto completo, no qual todas as nove áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos são abordadas, conforme descrito no artigo que listei acima, Como preparar um plano de projeto.

Com todas essas informações disponíveis, é muito fácil criar uma estimativa de custo detalhada - na verdade, é mais fácil do que criar uma estimativa antecipada. Simplesmente somamos o custo (tempo e materiais) de cada atividade do projeto e chegamos ao total. Como parte desse processo, podemos usar uma estimativa PERT. PERT significa Técnica de Avaliação e Revisão de Projeto e é uma maneira de obter uma estimativa de custo única usando uma média centralizada de estimativas otimistas, prováveis e pessimistas para cada item de linha. Você pode aprender PERT lendo Como usar um gráfico PERT para gerenciamento de projetos.

Uma prática recomendada para estimativa de custo inclui risco de fatoração na equação. Parte da gestão de riscos é incluir planos de contingência, ou seja, planos de trabalho que pode fazer se um evento de risco ocorre. Digamos que estejamos construindo um novo prédio na Flórida. Estamos cientes do risco de ter que fechar o canteiro de obras por até duas semanas em caso de furacão. Planejamos um cronograma que conclua a construção, mesmo se ocorrer um furacão, usando horas extras de fim de semana após o furacão. Isso, é claro, aumenta o custo. Podemos apresentar os fatores de risco como fundos de contingência. Por exemplo, podemos dizer: "O custo estimado para construir este prédio é de $ 1 milhão. No entanto, se ocorrer um grande furacão, precisaremos de $ 50.000 extras de fundos de contingência para terminar o projeto no prazo."

Rastreando o trabalho do projeto e ajustando sua estimativa

Quando seu plano de projeto, cronograma e estimativa de custo forem aceitos, o trabalho de planejamento de seu projeto estará concluído e você poderá começar a fazer o trabalho. Formalmente, isso é chamado de execução e controle do projeto. Execução significa fazer o trabalho. Controle significa acompanhar o trabalho e garantir que está sendo executado no prazo e dentro do orçamento. O processo de rastreamento do trabalho concluído (entregas do escopo) em relação ao tempo e custo é chamado de Análise de Valor Agregado (EVA). À medida que fazemos EVA, trabalhamos para garantir o cumprimento do orçamento. Também descobrimos se fizemos um bom trabalho ao fazer nossa estimativa em primeiro lugar.

Rastrear o tempo e o custo reais enquanto trabalhamos é muito importante por dois motivos. Em primeiro lugar, esses dados são dados úteis para estimativas futuras. Em segundo lugar, no final do projeto, comparamos nossos custos estimados com o custo real, linha por linha, e nossa programação planejada com nossa programação real, dia a dia; e criar um documento de lições aprendidas. As lições aprendidas incluem melhores métodos de estimativa de custos para nosso próximo projeto.