Gestão de projetos: planejamento

Ferramentas e técnicas de planejamento

Imagem de annca de Pixabay

O planejamento é o principal método que podemos usar para controlar e regular um projeto que está sendo executado. Executar um projeto é colocar um plano em ação para entregar os resultados esperados.

No estágio de planejamento, um gerente de projeto pensa em todo o projeto, comunica e gerencia as pessoas que farão o trabalho e encontra a melhor disposição em que o trabalho deve ser feito ou executado.

Os gerentes de projeto precisam planejar para encontrar o melhor curso de ação, deixar claro em suas mentes o que precisa ser feito, verificar o que está fora de suas áreas de especialização e saber como delegar e definir trabalhos para outros.

Aqui estão algumas ferramentas de planejamento que podemos usar para planejar um projeto.

Gráfico de Gantt

Imagem por OpenClipart-Vectors da Pixabay

Um gráfico de Gantt é uma representação gráfica do plano do projeto. Ele mostra as tarefas, suas durações, suas sequências (ou posições no tempo) e a duração geral do projeto. Apresenta todas essas informações de forma inter-relacionada e é uma forma simples de comunicar o plano do projeto.

Preparamos um gráfico de Gantt para combinar as informações das tarefas e a duração do nosso projeto. Esse gráfico nos ajuda a entender o processo necessário para concluir o projeto. Também nos ajuda a obter uma compreensão precisa de toda a duração do projeto, comunicar informações sobre ele e fornecer um padrão para avaliação e estimativa se precisarmos tomar decisões adicionais.

Um gráfico de Gantt é totalmente confiável? Na verdade não. Não podemos confiar em um gráfico de Gantt para fornecer detalhes sobre por que as tarefas são colocadas na ordem em que aparecem. Também não podemos confiar em um gráfico de Gantt para mostrar quais tarefas são críticas para a conclusão oportuna do projeto ou para mostrar o impacto das mudanças nas dependências ou sequências de tarefas. Uma dependência de tarefas é uma relação lógica entre tarefas ou marcos. Em uma dependência de tarefa, uma tarefa ou um marco depende de outras tarefas a serem realizadas, total ou parcialmente, antes de poder ser executado.

Análise do Caminho Crítico

Imagem de Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Um caminho crítico é a ordem das atividades de um projeto que avalia a maior duração total para determinar o menor tempo possível para concluir o projeto.

Um gráfico de caminho crítico ou rede mostra quais tarefas são críticas ou essenciais para a conclusão oportuna do projeto.

Um software de caminho crítico calcula automaticamente os efeitos das mudanças em relação às dependências entre as tarefas. Devido à sua velocidade operacional, o software atualiza rapidamente qualquer alteração nos dados da tarefa e seus recursos.

Os programas de software são usados ​​para ajudar no planejamento de um projeto e na alocação de recursos para tarefas, nivelamento de recursos, cálculo de custos ou estimativa de custos, Estrutura analítica do projeto e Estrutura analítica organizacional.

Aqui estão alguns softwares de gerenciamento de projetos apresentados em ordem alfabética: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , monday .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront e Wrike . Se você quiser saber mais sobre esses softwares, pode visitar o site da GetApp®, que publica análises editoriais e geradas por usuários de softwares e aplicativos para empresas.

Cenários what-if

Os custos e o tempo devem ser verificados em relação aos objetivos durante a fase de planejamento.

Cenários de simulação são usados ​​quando os dados mudam. O software de computador então recalcula a nova duração, as alocações de recursos e o custo para oferecer opções possíveis.

Se o software de planejamento mostrar que a data de conclusão exigida vai além do tempo ou custo permitido, o gerente de projeto deve, então, considerar três opções:

• Descubra quais tarefas podem ser realizadas em paralelo ou parcialmente cobertas e, em seguida, conecte novamente essas tarefas na rede em paralelo. O computador então estimará uma duração mais curta do projeto.
• Insira a nova data de conclusão obrigatória e o computador trabalhará em uma nova data de início.
• Descubra se a duração das tarefas críticas pode ser reduzida. Isso pode ser feito colocando mais recursos, trabalhando mais horas, diminuindo a qualidade, o que reduzirá a quantidade de trabalho, ou usando pré-fabricação.

Se o software de planejamento mostrar que o custo será maior do que o orçamento alocado, o gerente de projeto pode reduzir o número de recursos, encurtar o cronograma ou diminuir a qualidade da entrega.

Explicação de termos e expressões

Aqui está uma explicação de algumas das palavras ou expressões usadas acima:

• A alocação de recursos atribui recursos, como tempo, pessoas e ferramentas, em uma série de tarefas para cumprir um prazo.
• O nivelamento de recursos é uma técnica que ajusta as datas de início e término de acordo com a limitação de recursos para equilibrar a demanda por recursos com a oferta disponível.
• Uma estrutura analítica do projeto divide um projeto em componentes menores, onde cada um se concentra em uma entrega.
• Estrutura analítica organizacional é um modelo que detalha a estrutura organizacional para planejamento de projetos, gerenciamento de recursos, controle de tempo e despesas, alocação de custos, relatórios de receitas e lucros e gerenciamento de trabalho.
• O controle do tempo mantém um registro das horas trabalhadas.
• O controle de despesas mantém um registro do que foi gasto.

Gestão de Projetos: Definindo Objetivos

• Gerenciamento de projetos: definindo objetivos

  A prática de gerenciamento de projetos está bem estabelecida. Tem uma gama estendida em diversos setores. Várias empresas e organizações em áreas como marketing, finanças, desenvolvimento de produtos, serviços ao consumidor e governo agora são aplicáveisi

Gestão de Projetos: Monitoramento e Gestão de Pessoas

• Gerenciamento de projetos: monitoramento e gerenciamento de pessoas O gerenciamento de

  projetos não precisa ser em grande escala e não se limita a grandes projetos. Você pode usar algumas das informações apresentadas em meus artigos dos três princípios de gerenciamento de projetos para desenvolver um plano de ação pessoal.