Gestão de projetos: monitoramento e gestão de pessoas

Imagem de Gerd Altmann de Pixabay

Rastreamento e Controle

O propósito de implementar ou executar um plano de projeto é entregar os resultados esperados.

Como gerente de projeto, você tem que lidar com qualquer problema na fase de implementação no momento em que sabe sobre ele. A melhor maneira de abordar a solução de problemas é antecipar o que pode ser feito, e não em retrospecto, o que poderia ter sido feito para frustrá-lo. Você deve identificar e compreender o problema se quiser encontrar a melhor solução.

Gerenciamento e controle de pessoas são as duas partes críticas no gerenciamento de um projeto no estágio de implementação. Eles estão interligados; um problema em um deles pode criar ou levar a um problema no outro.

Você gerencia como um projeto é executado por meio do monitoramento, revisão e replanejamento. Você também deve gerenciar pessoas e procedimentos.

Monitoramento

Monitorar significa supervisionar as atividades em andamento para garantir que estejam em andamento e dentro do cronograma para atingir a meta de desempenho geral. Os objetivos definem o que deve ser alcançado, quando e como será feito.

Você monitora a implementação do plano do projeto usando ferramentas para coletar informações sobre o progresso em uma base regular.

Você estabelece métodos de gerenciamento de variáveis ​​de uma forma desejável. Esses métodos são chamados de mecanismos de monitoramento. Para que isso aconteça, você deve descrever:

• O tipo de informação necessária.
• A quantidade e os detalhes das informações necessárias.
• O método formal e informal para obter informações, como observação, conversas com especialistas no assunto, reuniões e relatórios.
• A entrega das informações, seja verbal ou por escrito, presencial, por telefone, correio, email ou em reunião virtual.

Revendo

Você mede o progresso comparando as informações sobre o progresso com o plano em relação às três limitações de qualidade, cronograma e custo:

• A qualidade do trabalho realizado.
• A data de conclusão.
• O custo da obra.

Assim que você tiver bons sistemas de monitoramento e receber informações regulares, poderá medir o andamento do projeto em relação ao tempo, custo e qualidade do trabalho a ser realizado.

A maioria dos pacotes de software permite medir o progresso, lembrando as informações da 'linha de base', ou seja, informações no ponto de partida. Depois de inserir os novos dados, o computador os exibirá no plano de linha de base para que você possa comparar e analisar o progresso.

Replanagem - Planeje novamente ou de uma maneira diferente

Você deve replanejar quando o processo de revisão mostrar uma inconsistência entre as conclusões planejadas e reais a qualquer momento, ou quando os objetivos do projeto mudarem.

Você examina qualquer problema no estágio de execução do lado humano e técnico, pois eles afetam um ao outro. É útil resolver um problema de forma rápida, pois mesmo um problema simples pode piorar e comprometer a conclusão bem-sucedida de todo o projeto.

Você deseja evitar a adoção de uma solução de alto risco para um problema caso falte um backup caso algo dê errado, pois isso prejudicará a execução do projeto.

Ao replanejar, você mudaria o objetivo principal do projeto apenas como uma última opção. Quando mudamos o objetivo principal, podemos ser levados a algo chamado 'aumento do escopo', que é considerado prejudicial.

O escopo de um projeto é o entendimento compartilhado entre as partes interessadas sobre o que acontece em um projeto e o que define seu sucesso. O escopo são as características e funções bem definidas de um produto ou o trabalho necessário para concluir um projeto.

Um aumento no escopo implica em mudanças constantes ou frenéticas no objetivo principal a qualquer momento após o início do projeto. Isso pode acontecer quando o escopo não é definido, documentado ou controlado de maneira adequada.

Você deve encaminhar qualquer alteração no escopo ao patrocinador do projeto, que deve aprová-la primeiro.

O processo de monitoramento, revisão e replanejamento deve durar toda a duração do projeto.

O replanejamento é necessário quando o projeto claramente não está atingindo seus objetivos ou se os objetivos mudaram. Esta é a situação em que você precisa usar cenários hipotéticos (consulte meu artigo 2 de 3 sobre Princípios de gerenciamento de projetos) sobre as tarefas e atividades que ainda precisam ser realizadas.

Gestão de Pessoas

Você, como gerente de projeto, é responsável pelo projeto. Você assume a responsabilidade pela condução do dia-a-dia do projeto, bem como por lidar com sua equipe e lidar com divergências.

Se surgir um problema, evite a tentação de procurar um bode expiatório, pois isso pode atrasar a busca de uma solução. Como regra geral, é melhor negociar do que confrontar quando você lida com um problema.

Você lidera a equipe com eficácia ao esclarecer a função e as responsabilidades de cada membro da equipe, esclarecer os níveis de autoridade e responsabilidade, definir expectativas realistas, fornecer suporte aos membros da equipe e tomar decisões realistas.

Você motiva os membros da sua equipe de forma eficaz quando os envolve na tomada de decisões, delega sem microgerenciamento, define metas pessoais realistas para a equipe e para cada membro da equipe e recompensa as contribuições.

Você negocia perguntando para encontrar a natureza das demandas concorrentes, sabendo que essas demandas são válidas, discutindo soluções com a equipe, apresentando os benefícios e pontos fracos de soluções alternativas, explicando por que e como um procedimento foi adotado para lidar com uma situação e entendendo inconfundivelmente o objetivo global do projeto.

Você se conecta criando sistemas de comunicação e monitoramento, gerenciando o fluxo de informações dentro da equipe, compartilhando informações com a equipe, o patrocinador do projeto e todas as partes interessadas, pedindo feedback sobre todas as comunicações e envolvendo a equipe na tomada de decisões para aumentar sua motivação para possuir seu trabalho.

Plano de Ação Pessoal

O gerenciamento de projetos não precisa ser em grande escala. Não se limita a grandes projetos, como a construção de uma nova estação ferroviária ou a melhoria de uma já existente.

Você pode usar algumas das informações apresentadas em meus três artigos sobre Princípios de gerenciamento de projetos para desenvolver um plano de ação pessoal. Você poderia, por exemplo, decidir sobre três áreas em sua vida que você acha que se beneficiariam de alguma melhoria.

Anote seus objetivos de uma maneira que seja clara para você, estabeleça cronogramas realistas e procedimentos simples, mas eficazes para monitorar e analise seu progresso.

Eu adoraria ouvir de você sobre um projeto pessoal que você pretende empreender, e ao qual você pode aplicar algumas das informações fornecidas em meus três artigos.

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