Elaboração progressiva para o sucesso do projeto

Elaboração progressiva - Construa o sucesso do projeto passo a passo

Muitas pessoas temem criar um bom plano de projeto - acham que leva muito tempo. O Project Management Institute (PMI) possui uma solução denominada Elaboração Progressiva. É um termo sofisticado para fazer um bom design, passo a passo, até entregarmos ótimos resultados.

Elaboração progressiva

Uma reclamação que sempre recebo de pessoas que treino em gerenciamento de projetos é que deve demorar muito para definir um projeto com precisão suficiente para evitar o desastre do projeto. Eles estão preocupados com o fato de que iremos planejar para sempre, e nunca concluiremos nenhum trabalho. Essa é uma preocupação real, e eu chamo de paralisia por análise . Mas um planejamento e design excelentes não precisam levar à paralisia pela análise.

Compreender três pontos-chave irá revelar a ideia - e o valor - do design de qualidade por meio da elaboração progressiva.

• Precisão não é o mesmo que detalhe.
• Acertar da primeira vez é mais barato.
• Não precisamos projetar tudo de uma vez, desde o início.

Continue lendo para aprender mais.

Precisão não é o mesmo que detalhe

A chave para a elaboração progressiva é que podemos começar em um nível muito alto, com uma imagem geral do que queremos. Então, podemos seguir em frente com o projeto e entrar em detalhes cada vez mais refinados à medida que avançamos. Assim, começamos a trabalhar cedo e continuamos trabalhando conforme desenvolvemos nosso design. Isso evita a paralisia por análise.

Para fazer isso bem, devemos ser muito claros: uma declaração ou projeto de escopo de alto nível pode não ser detalhado, mas ainda deve ser preciso. Pode ser curto e simples, mas deve estar livre de qualquer imprecisão.

Um estudo de caso: melhorias no site para aumentar a taxa de conversão

Nesse caso, típico do meu trabalho de consultoria, olhamos para uma empresa que tem uma boa campanha de marketing e publicidade - muitas pessoas estão acessando seus sites. E a pesquisa de mercado mostra que as pessoas que estão chegando estão em seu mercado-alvo. Além disso, eles têm uma linha de produtos boa e estável - não há necessidade de mudar as coisas lá. Mas, depois que as pessoas vêm ao site, muitos não compram. Precisamos aumentar a taxa de conversão, também chamada de taxa de fechamento. O que pode ser feito?

Vamos elaborar progressivamente o escopo deste projeto:

• Declaração de escopo de nível executivo: Serão feitas alterações no site para aumentar a taxa de conversão, ou seja, a porcentagem de pessoas que realmente compram algo daquelas que chegam ao site. Assim que aumentarmos essa taxa, queremos manter a nova taxa. Exclusão de escopo: Não haverá mudanças no marketing ou em nossa linha de produtos. Esses check-out bem.
• Medição de nível executivo: Isso envolveria a taxa de conversão atual, estudos de taxas de conversão padrão da indústria, o estabelecimento de metas para uma nova taxa de conversão em uma data especificada.
• Declaração de escopo de nível de gerenciamento: Mudanças no site devem aumentar a taxa de conversão sem interferir no tempo de atividade, produtividade ou carrinho de compras e gerenciamento financeiro. As mudanças e suas consequências devem ser rastreáveis, para que aprendamos o que manter, o que jogar fora e o que continuar melhorando.
• Abordagem de gestão: a gestão seleciona certos produtos para experimentar. Os experimentos bem-sucedidos serão replicados para todos os produtos apropriados.
• Questões técnicas: Pesquisamos detalhes, listados abaixo.
• Abordagem técnica: Projetamos experimentos, testando diferentes opções para compará-los e ver o que funciona.

Essas seis etapas elaboram progressivamente o desenho do projeto. Cada nível de pensamento fornece mais detalhes - mais elaboração - à medida que avançamos no design e na implementação de novas páginas da web.

Observe que há pelo menos três equipes diferentes de pessoas - provavelmente quatro, se tivermos especialistas em marketing técnico e programadores técnicos. Cada equipe vem quando necessário e adiciona os detalhes essenciais para o sucesso.

Mais elaboração: Mergulhando nos Detalhes de Marketing

Aqui está uma lista parcial de detalhes técnicos de marketing (não de web design) em que o projeto trabalhará para aumentar a taxa de conversão.

• Menos cliques para fechar. Estudos mostram que quanto mais cliques entre chegar a uma página e fechar o negócio, mais pessoas abandonam o site. Assim, as páginas podem ser otimizadas para aumentar a taxa de conversão.
• Criando um senso de urgência. Se um produto parece que estará disponível mais tarde, as pessoas geralmente atrasam a compra - e nunca mais voltam. A equipe técnica de marketing pode ter que retornar aos executivos para perguntar se as vendas com desconto de curto prazo são uma forma aceitável de aumentar a taxa de fechamento.
• Elimine a confusão. Instruções detalhadas e muita linguagem jurídica reduzirão a taxa de fechamento.
• Páginas de destino diretas. Os anúncios devem ir direto para as páginas de destino que são as páginas de vendas do item anunciado.
• Dê as boas-vindas aos clientes. Usando cookies, login do cliente ou ambos, podemos direcionar os clientes que retornam para onde eles mais desejam ir. Também podemos verificar com o executivo sobre como manter os cartões de crédito em arquivo para agilizar as compras futuras.

Como você pode ver, nenhuma dessas idéias precisa ser pensada no início. O nível executivo define a meta, a direção orienta a gestão e, em seguida, as equipes técnicas elaboram progressivamente como as mudanças atingirão a meta.

Artistas sempre usaram elaboração progressiva

Este é um esboço inicial, onde o artista, além de renderizar uma figura completa, adiciona duas cabeças alternativas e uma cartola. Em "Retrato de Edouard Manet sentado em uma cadeira", Degas vai elaborando suas ideias sem se preocupar em criar uma peça final.

Edgar Degas, Museu do Louvre, Paris (domínio público) via Wikimedia Commons

Aqui, neste esboço em giz preto, o conceito é trabalhado de forma mais completa como um "Estudo para um retrato de Edouard Manet". A elaboração avança.

Edgard Degas, Metropolitan Museum of New York (Public Domain) via Wikimedia Commons

Esta "Gravura do 'Retrato de Edouard Manet, Etude" completa, sentada, virada para a esquerda, é o resultado rico e forte da elaboração progressiva de Degas de seu tema.

Edgar Degas, Biblioteca Pública de Boston (Domínio Público), via Wikimedia Commons

Fazer certo na primeira vez é mais barato

Em qualquer projeto, existem apenas três opções em termos de qualidade e resultados:

• A opção menos dispendiosa é fazer as coisas bem definidas na primeira vez.
• A segunda opção é errar e consertar durante o projeto.
• A terceira opção é errar e gerar resultados ruins.

Portanto, em suma, é melhor ser claro e preciso no início. Muito melhor? Vários estudos nos últimos 40 anos mostraram que existe uma relação entre os custos de prevenção de erros; o custo de corrigir um erro durante o projeto; e o custo de limpar a bagunça após o projeto. E a proporção mínima é 1: 10: 100. Portanto, um erro que pode ser evitado em uma hora extra de planejamento a $ 100 / hora levará dez horas do tempo do projeto e $ 1.000 para consertar durante o projeto, e levará 100 horas e $ 10.000 se tivermos que fazer um recall após a conclusão do projeto. E taxas muito maiores do que 1: 10: 100 foram encontradas se usarmos as melhores práticas de gerenciamento de qualidade para fazer um design sem defeitos desde o início.

A lição: Elaboração progressiva - desenvolvendo mais detalhes à medida que avançamos - sempre faz sentido. O trabalho desleixado nunca faz sentido.

Não temos que fazer tudo de uma vez

Fazemos um trabalho bom e claro em cada etapa do caminho. Ao mesmo tempo, não precisamos ter todo o projeto definido de uma vez, ou definir todos os detalhes no início. Em vez disso, podemos trabalhar em etapas. Somos claros e precisos em cada etapa, mas nos tornamos mais detalhados conforme avançamos. Isso é chamado de Elaboração Progressiva. Fazer bem inclui:

• Começando com o quadro geral e descendo até os detalhes.
• Ser claro em cada reunião, escrevendo os resultados e fazendo com que sejam confirmados.
• Acompanhar o quanto definimos e quanto ainda não foi definido.
• Trazendo as pessoas certas para cada reunião. É mais provável que as reuniões iniciais sejam com executivos e gerentes de nível superior. E nós, gerentes de projeto, provavelmente estaremos em todas as reuniões. À medida que buscamos descobrir detalhes de processo, fluxo de trabalho e interface, trabalhamos mais com os trabalhadores. E, conforme as reuniões se tornam mais técnicas, precisamos de mais pessoal técnico (como programadores e engenheiros) envolvidos no lado do projeto.
• Continuamos até que cada detalhe de cada característica do produto ou serviço que estamos criando ou melhorando seja definido. No entanto, podemos ter muito do programa escrito ou o produto desenvolvido à medida que continuamos a detalhar outras partes.

Elaboração progressiva para projetos que corrigem problemas

Projetos que corrigem problemas são um caso especial onde a elaboração progressiva é particularmente útil.

Um problema é algo que surge e que impede a empresa ou uma linha de produção de funcionar da maneira que funcionava antes. Portanto, o objetivo já está claro: Fazer com que essa coisa d ** mn * d funcione! O envolvimento dos executivos é mínimo e os gerentes pouco têm a fazer, exceto fornecer suporte. Na verdade, como os gerentes já sabem o que é a "coisa" e como ela deve funcionar, "Faça essa merda funcionar!" é uma declaração completa e precisa do escopo executivo de alto nível.

Estudo de caso: Atraso no lançamento do ônibus espacial Atlantis em 2006

Um bom exemplo desse tipo de projeto ocorreu em 2006, quando problemas em um medidor de combustível de 10 anos que media a quantidade de hidrogênio nos tanques de combustível do ônibus espacial Atlantis quebraram. O medidor ficou inseguro, às vezes mostrando que o tanque estava vazio quando estava cheio e que o problema era intermitente.

A declaração de escopo do nível executivo seria clara: consertar o medidor de combustível para que possamos voar no ônibus espacial!

No entanto, à medida que investigamos o nível do problema por nível, usando a elaboração progressiva, encontramos quatro questões técnicas que tornam cada vez mais difícil resolver o problema:

• Decisão da administração: se soubermos que o medidor está com defeito, podemos simplesmente desligá-lo e confiar em outros medidores e voar mesmo assim. Houve muito debate sobre isso. Mas foi finalmente decidido que um recurso de segurança essencial, o corte do motor principal (MECO) não seria confiável sem este medidor. Portanto, a decisão da administração foi que o medidor precisava ser consertado.
• Problema técnico: o problema era intermitente. Portanto, qualquer teste aprovado não era prova de que o medidor estava funcionando e que o ônibus espacial poderia voar com segurança. O problema específico precisava ser encontrado para ter certeza de que estava resolvido.
• Problema técnico detalhado: o medidor não era um dispositivo simples. Envolveu muitos componentes diferentes e os conectores elétricos entre eles. Alguns deles foram enterrados profundamente na fiação do ônibus espacial. Apenas localizar todos os componentes e limpar seus conectores foi um grande trabalho. Mais de uma vez, os engenheiros pensaram que haviam corrigido o problema, mas o medidor não fez o teste de limpeza.
• Problema técnico muito detalhado: os planos de projeto do ônibus espacial podem não ter correspondido exatamente ao Atlantis da forma como foi construído. As peças foram atualizadas e substituídas. Um engenheiro relatou que encontrar todas as partes do medidor foi uma missão exploratória, que eles ainda estavam descobrindo como o ônibus espacial funcionava!

Isso ilustra como uma diretiva executiva muito simples deve ser elaborada progressivamente em níveis cada vez mais refinados de detalhes para garantir o sucesso. No entanto, essa elaboração não precisa ocorrer como parte do planejamento. Conforme cada componente do medidor de combustível era alcançado, ele podia ser limpo, testado e documentado. Isso é o que se entende por elaboração progressiva de um projeto que corrige um problema.

A elaboração progressiva não é apenas para o escopo

Embora este artigo se concentre na elaboração progressiva no desenvolvimento da Definição de Escopo e Estrutura Analítica do Trabalho (EAP), o conceito de elaboração progressiva é mais amplo do que isso. Na verdade, pode ser aplicado a todas as nove áreas de gerenciamento de um projeto. aqui estão alguns exemplos:

Elaboração Progressiva do Plano de Comunicações do Projeto

A primeira versão do plano de comunicações do projeto pode ser apenas uma lista de contatos de membros da equipe e clientes do projeto. Elaboramos isso por:

• Identificar todas as partes interessadas do projeto e adicioná-las à lista
• Decidir como se comunicar com cada parte interessada
• Decidir como incluir a Voz do Cliente no projeto

Elaboração de Gestão de Risco em um Projeto

As etapas formais do gerenciamento de riscos do projeto elaboram progressivamente nossa definição de risco do projeto - o que pode dar errado - e nossa resposta por meio de:

• Identificação de riscos, onde fazemos nossa lista inicial de riscos.
• Análise de risco, onde avaliamos e priorizamos riscos
• Planejamento de resposta ao risco, onde decidimos o que fazer para prevenir eventos de risco e o que fazer se eles acontecerem
• Monitoramento e controle de riscos, onde observamos os riscos, buscamos novos riscos e os tratamos conforme acontecem.

A partir desses exemplos, você pode ver que a elaboração progressiva é uma prática padrão para todas as nove áreas de gerenciamento de projetos.

Elaboração Progressiva e Ciclos de Vida do Projeto

A elaboração progressiva pode ser aplicada de maneira diferente em projetos diferentes. Ao escolher como fazer a elaboração progressiva, a chave é vincular a elaboração de detalhes ao ciclo de vida do projeto que você está usando.

Elaboração Progressiva na Cachoeira Clássica

Na cascata clássica, ou ciclo de vida de desenvolvimento do sistema (SDLC), todo o planejamento precede a execução. Portanto, a elaboração progressiva do escopo ocorre nas etapas de planejamento.

Elaboração Progressiva com Fast Tracking

Se a cascata clássica for modificada para permitir o rastreamento rápido, todo o produto será dividido em módulos. À medida que o planejamento é concluído para cada módulo, o desenvolvimento pode prosseguir para aquele módulo, enquanto outros ainda estão sendo planejados. Neste ciclo de vida, alguns módulos são elaborados mais rapidamente do que outros.

Gestão de Projetos Simultâneos

O gerenciamento de projetos simultâneos foi desenvolvido pela Hewlett-Packard e agora é amplamente utilizado na indústria automotiva. Ao reunir todos os diferentes especialistas no início, o ciclo de vida de um projeto (digamos, para trazer um novo carro-conceito ao mercado) pode ser reduzido de cinco anos para 18 meses! No gerenciamento de projetos simultâneos, a elaboração progressiva é feita antecipadamente e rapidamente por equipes multifuncionais.

Desenvolvimento de software Zero-Defect

O método de defeito zero de desenvolvimento de software concentra-se na precisão para evitar que erros entrem no código. A elaboração inicial do design, seguida pela elaboração inicial do próprio código, com várias revisões, coloca vários olhos no problema, criando o software da mais alta qualidade ao menor custo. Ao colocar 80% do esforço em um bom design, o teste e a depuração, que são caros, são drasticamente reduzidos.

O Modelo Espiral

O modelo em espiral foi o precursor do Desenvolvimento Ágil. Ele coloca os recursos em uma programação e, se um recurso atrasar, é descartado em um ciclo posterior na espiral. cada recurso é elaborado à medida que surge para o design e, novamente, no próximo ciclo, quando surge para o desenvolvimento.

JAD e RAD

JAD, desenvolvimento de aplicativos conjuntos e RAD, desenvolvimento rápido de aplicativos, não são alternativas reais de ciclo de vida. Em vez disso, são técnicas de elicitação de requisitos que afetam o ciclo de vida. Colocar designers e programadores em estreita proximidade com seus clientes, os usuários do aplicativo, acelera o desenvolvimento. As reuniões frequentes permitem uma elaboração rápida e progressiva. E essa abordagem é um componente chave do Desenvolvimento Ágil.

Elaboração Progressiva em Desenvolvimento Ágil

O Desenvolvimento Ágil, também chamado de Programação Ágil, é a abordagem mais recente para o ciclo de vida do projeto e funciona particularmente bem com o código orientado a objetos atual e as plataformas de desenvolvimento web. Os programadores trabalham em estreita colaboração com o cliente, geralmente residindo permanentemente em cada departamento do cliente. Usando prototipagem e modificação rápida de aplicativos, o design se funde com o desenvolvimento. A elaboração progressiva é um processo constante ao longo do projeto.

O que você acha da elaboração progressiva?

A elaboração progressiva mantém o projeto em andamento

Portanto, a lição final é esta: seja qual for o tipo de projeto em que estamos trabalhando, e seja qual for o ciclo de vida e outras metodologias que escolhermos, não planejamos e partimos. Com a elaboração progressiva, planejamos e seguimos, e continuamos planejando conforme avançamos.