Etiqueta de e-mail do escritório para gerentes

Enviar um e-mail de casa para um funcionário, tarde da noite, só deve ser feito em uma emergência extrema. Na maioria das vezes, é melhor você dormir sobre isso e escrever seu e-mail no trabalho no dia seguinte, quando sua mente está limpa.

O que é melhor: e-mail ou comunicação face a face?

Os gerentes costumam confiar no e-mail para comunicar rapidamente informações importantes à sua equipe. Mas, se não forem usados com prudência, os gerentes que confiam demais no e-mail quando deveriam ter conversas cara a cara com seus funcionários podem fazer mais mal do que bem. Siga estas dicas simples para evitar armadilhas comuns de e-mail que minam sua autoridade e alienam sua equipe.

7 erros comuns cometidos por gerentes de e-mail

Na maioria dos escritórios, o e-mail é o método dominante para comunicações entre escritórios quando as reuniões cara a cara não são possíveis. Dito isso, existem algumas situações em que o uso de comunicações por e-mail entre um gerente e um subordinado é inadequado.

Aqui estão alguns erros comuns de e-mail que você deve evitar se quiser manter boas relações com seus funcionários.

Você está se escondendo atrás do computador para evitar conflitos no trabalho?

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1. Não use o e-mail como forma de evitar alguém.

Nunca use e-mail para ações disciplinares, análises de desempenho ou outras questões delicadas. Comunicar más notícias por e-mail mina sua credibilidade como líder. Você deseja que a equipe saiba que você pode confiar em você para lidar pessoalmente com questões difíceis. Dê aos seus funcionários o respeito que eles merecem, mesmo quando você estiver disciplinando-os, e faça uma reunião cara a cara.

Como gerente, se você receber uma mensagem de e-mail confusa de seu subordinado, em vez de reagir enviando outro e-mail, pegue o telefone ou interfone e peça ao seu subordinado para esclarecer o e-mail pessoalmente. Se as mensagens de e-mail não atendem aos seus objetivos de comunicação, como gerente, é sua responsabilidade interromper o ciclo de e-mails circulares e começar a se comunicar com clareza.

Antes de enviar um e-mail para seu colega de trabalho a duas mesas de distância, pergunte-se se uma conversa cara a cara seria mais apropriada.

2. Não subestime a permanência do e-mail.

Não se esqueça de que tudo o que você escrever em um e-mail se tornará um registro permanente de sua comunicação, completo com um carimbo de data e hora. Qualquer coisa que você escrever em um e-mail pode ser usado no tribunal para ações de demissão sem justa causa. E-mails são muito mais fáceis de desenterrar, imprimir e / ou encaminhar fora do escritório do que memorandos em papel tradicionais.

Se você estiver chateado, faça uma pausa e acalme-se antes de enviar um e-mail para um membro da equipe. Depois que um e-mail com raiva é enviado, ele não pode ser retirado, então escolha suas palavras com cuidado.

3. Não use linguagem agressiva passiva em um e-mail.

Se você sentir que está reagindo fortemente a um e-mail, telefonema ou discussão em uma reunião recente, converse com seus sentimentos por alguns minutos. Em seguida, decida se escrever e enviar um e-mail é a resposta mais adequada. (Quando as emoções estão carregadas, geralmente não é.)

Quando você precisar responder a uma situação difícil por e-mail, observe o tom que usa. Trate suas comunicações por e-mail como se fossem um memorando. Evite linguagem inflamada, passivo-agressiva e sarcasmo a todo custo, a menos que queira desmoralizar gravemente sua equipe e criar barreiras de comunicação intransponíveis mais adiante.

Para evitar o uso de linguagem passiva agressiva em seu e-mail e melhorar a receptividade após o envio de sua mensagem, expresse seus sentimentos com clareza, da maneira mais positiva possível, logo no início da mensagem. Gestores eficazes sabem que o reforço positivo é tão importante quanto a crítica construtiva. Mas se esse reforço positivo for muito vago ou escondido na parte inferior da mensagem de e-mail, seu funcionário pode não "ouvi-lo".

4. Não inclua (CC) muitas pessoas.

Não traga outras pessoas para uma conversa por e-mail sem primeiro pedir permissão aos participantes originais. Se você está tendo uma conversa de e-mail com outro membro da equipe, mas em algum lugar na discussão em andamento, você acha que outra pessoa pode precisar estar envolvida, antes de apenas enviar para ela em CC, avise a pessoa com quem você se comunicou antes você envia a mensagem. Explique por que deseja convidar a pessoa trazida para a discussão e seja claro sobre o que pretende dizer. Por exemplo, você poderia escrever algo como: "Realmente acho que Jane pode nos ajudar a encontrar algumas soluções para o problema X. Ela está trabalhando no departamento XYZ há 10 anos e gostaria de obter seus insights.Posso encaminhar a ela uma cópia deste e-mail e perguntar ABC ? "

5. Use BCC com cuidado.

A função BCC (cópia oculta) deve ser usada para manter a confidencialidade dos endereços de e-mail de outras pessoas em um e-mail de grupo. Não deve ser usado para enviar secretamente uma conversa de e-mail privada para outra pessoa sem o conhecimento da outra parte. A menos que você tenha um motivo justificável (ou seja, a segurança de alguém está em risco se você não enviar uma mensagem BCC) para não ser transparente sobre para onde está enviando uma mensagem, usar a função BCC é como sussurrar pelas costas de alguém no trabalho. É indelicado e pouco profissional. E, em alguns casos, encaminhar ou copiar uma mensagem para destinatários indesejados pode causar uma confusão jurídica.

6. Não se esqueça de ser justo.

Gerentes eficazes sempre buscam ser justos: se você é um gerente que se preocupa em lidar com seus funcionários de maneira justa, empática e firme, verá que as mensagens de e-mail nem sempre são a melhor maneira de entrar em contato com seus funcionários.

Lee Iacocca tem este conselho sobre como dar feedback a outras pessoas:

Este é um conselho adequado e oportuno quando aplicado à comunicação com funcionários por e-mail.

7. Cuidado com o seu idioma.

Se você deseja ser um líder e comunicador eficaz, preste muita atenção à linguagem que usa ao enviar e-mails para sua equipe. Existem algumas frases que podem minar sua mensagem e desperdiçar o tempo do leitor. As frases foram apresentadas em um infográfico útil publicado em Inc.com: 21 frases que você nunca deve incluir em um e-mail.

"Posso fazer uma pergunta?" Vá em frente e faça a pergunta. Não comece pedindo permissão para fazer sua pergunta. Se você estiver usando a frase "Posso fazer uma pergunta? ' como uma forma de abordar um assunto delicado, isso é um sinal de que sua pergunta é muito pessoal para um e-mail. Se você precisar fazer uma pergunta pessoal, faça-a pessoalmente; não por e-mail, quando o destinatário tiver preocupações legítimas sobre o que pode acontecer com a resposta é compartilhado por e-mail.
"Isso pode não se aplicar a você?" Por que você está me enviando, o leitor pode se perguntar.
"Isso faz sentido?" Se você não tiver certeza de que o que escreveu em um e-mail para a equipe será entendido, é um sinal de que você precisa reescrever seu e-mail até ter certeza de que o que está dizendo é claro e direto.