Nvq nível 3: trabalhar em um ambiente de negócios

Working in a Business Environment é uma unidade obrigatória de três créditos do Grupo A para o diploma de Qualificação Profissional Nacional de Nível 3 em Negócios e Administração, oferecido na Inglaterra, País de Gales e Irlanda do Norte. Este módulo ajuda o candidato a obter uma compreensão completa da dinâmica interpessoal, segurança no local de trabalho, eficiência, sustentabilidade e segurança.

Este artigo abordará cada um dos resultados do módulo, explicará o que eles significam e como alcançá-los. Isso o ajudará a compreender o que geralmente se espera que os candidatos escrevam. Dependendo de seu trabalho específico, você terá que modificar o que está escrito aqui para seu próprio trabalho e organização ao preparar seu próprio portfólio.

Como usar esta página

Este artigo cobre a Unidade 303 para o diploma NVQ Nível 3 em Negócios e Administração, que cobre elementos de comunicação em um ambiente de trabalho.

Este guia é informativo e destina-se a orientá-lo no processo de compilar seu próprio portfólio. Não copie nada diretamente aqui para o seu arquivo, pois ele precisa ser adaptado às especificações de seu trabalho e organização. Copiar a linguagem deste artigo diretamente não é apenas desonesto, mas vai enfraquecer seu arquivo.

Resultado 1: Compreender a finalidade e os benefícios de respeitar e apoiar outras pessoas no trabalho

1.1 Explicar o objetivo de apoiar outras pessoas no trabalho

O trabalho em equipe contribui para o sucesso geral da organização. Como indivíduo, você deve considerar como suas ações ajudam ou atrapalham os objetivos de sua equipe. Da mesma forma, sua equipe tem uma função como parte de um departamento ou dos objetivos gerais de uma empresa. Os indivíduos de uma equipe precisam apoiar uns aos outros e ver o trabalho uns dos outros como se fosse seu.

O trabalho em equipe tem muitas vantagens:

Pode ser mais gratificante do que o trabalho individual, porque o sucesso é compartilhado e amplificado em um grupo.
Quando os membros de uma equipe apoiam uns aos outros, as coisas são feitas mais rapidamente.
Se você está lutando com uma tarefa individual, pode pedir ajuda a um colega de trabalho e vice-versa.
Um senso de responsabilidade compartilhada encorajará as pessoas a levarem suas tarefas a sério, para não decepcionar seus colegas.

1.2 Explicar o objetivo de ajudar outras pessoas a trabalhar de forma eficaz e eficiente

Ajudar outras pessoas no trabalho melhora a produtividade, os relacionamentos internos e o moral. Além disso, locais de trabalho de apoio e colaboração são mais eficientes, pois trabalhar em conjunto acelera a resolução de problemas e garante que os prazos sejam cumpridos.

Trabalhar com outras pessoas ajuda você a:

Comunique-se com mais eficácia e aprenda a respeitar os outros.
Compartilhe metas, objetivos, prioridades e responsabilidades de trabalho.
Trabalhe de uma maneira que faça o melhor uso de suas habilidades particulares, permitindo que os membros da equipe se especializem em seus pontos fortes pessoais.
Resolva problemas de forma mais rápida e eficaz.
Entregue o trabalho dentro do prazo e do orçamento.
Receba e forneça feedback, ajudando todos da equipe a melhorar.

Este elemento também pede que você entenda o propósito de trabalhar com outras organizações, como uma empresa diferente ou um departamento diferente dentro de sua empresa. Trabalhar com outras organizações ajuda você a:

Compreender diferentes éticas e valores de trabalho e como se adaptar a diferentes expectativas.
Aprenda novas estratégias para problemas semelhantes aos seus.
Fique exposto a novos serviços ou tecnologias.
Compartilhe informações e busque conselhos.

1.3 Explicar o que significa diversidade e por que ela deve ser valorizada

Valorizar a diversidade em um ambiente de negócios significa respeitar os colegas independentemente de sua raça, gênero, herança, costumes, crenças, sexualidade, aparência física, capacidades mentais ou físicas e assim por diante.

No mundo do trabalho de hoje, todos nós temos que trabalhar com pessoas que são diferentes de nós, tanto na formação quanto na crença. Você não deve apenas tolerar tais diferenças, mas deve compreender as maneiras como elas enriquecem uma organização.

Diversos locais de trabalho:

Exponha as pessoas a diferentes sistemas de valores, ética de trabalho e tipos de personalidade e aprenda novas maneiras de abordar problemas.
Contém uma variedade de pontos de vista e opiniões, obrigando todos a refinar e modificar suas próprias posturas, levando em consideração os pontos de vista dos outros.
Encontre soluções criativas para problemas, recebendo informações de uma variedade de ângulos.

1.4 Descrever os benefícios da diversidade para uma organização

O sucesso de uma organização depende de sua capacidade de abraçar a diversidade e perceber os benefícios.

Benefícios da diversidade no local de trabalho:

Você obtém uma variedade de soluções para problemas de serviço, sourcing e alocação de recursos.
Funcionários de diversas origens trazem uma variedade de talentos, experiências e perspectivas.

A pesquisa mostra que a diversidade não é boa apenas do ponto de vista das relações humanas, mas pode agregar valor real aos negócios e contribuir para os resultados financeiros.

1.5 Explicar como tratar outras pessoas de uma maneira sensível às suas necessidades

Este é muito simples: trate os outros como gostaria de ser tratado se estivesse na situação deles. Tratar os colegas com gentileza significa:

Ter empatia e relacionar-se com a maneira como alguém se sente.
Ouvindo atentamente e com atenção.
Perguntar o que as pessoas precisam e tentar atender a essas necessidades.

Tente se imaginar no lugar de outra pessoa e imagine como você se sentiria se fosse ela. Ao fazer isso, você geralmente pode descobrir como essa pessoa gostaria de ser tratada. Em caso de dúvida, seja o mais gentil e cortês possível.

Não importa o que você faça, algumas pessoas serão irritantes, frustrantes ou mesquinhas, e você terá que aprender a lidar com elas. Considere o seguinte:

Antes de julgar alguém, tente dar a ela o benefício da dúvida. Você pode ser o culpado, ou eles podem ter algo acontecendo em suas vidas pessoais que os está levando a agir mal no trabalho.
Tente falar com eles com mais frequência e veja como eles respondem. Você só precisa se conhecer melhor.
Se tudo mais falhar, adote uma atitude de indiferença e tolerância e continue a mostrar à pessoa o tipo de respeito que você gostaria de receber.

1.6 Explicar como tratar outras pessoas de uma maneira que respeite suas habilidades, antecedentes, valores, costumes e crenças

Para funcionar no trabalho e na vida pessoal, você precisa considerar constantemente as opiniões e os sentimentos das pessoas.

Para conseguir isso, você precisa:

Compreenda os pontos de vista das outras pessoas e de onde vêm. Faça perguntas sobre por que eles veem as coisas da maneira que veem.
Seja sensível e diplomático. Pense antes de falar e pergunte-se se o que vai dizer ofenderia alguém.
Trate a todos com dignidade e respeito.
Leve em consideração as origens sociais e culturais dos outros, tanto como uma forma de entendê-los melhor quanto de ter mais tato.
Ouça os outros durante as desavenças.

Pessoas diferentes terão valores e prioridades diferentes, e você precisa ser cuidadoso sobre como sua linguagem e comportamento no local de trabalho respeitam essa diversidade.

1.7 Descrever maneiras pelas quais é possível aprender com outras pessoas no trabalho

Aprender com os outros é muito importante nos negócios. Todo mundo tem seus próprios pontos fortes e fracos, habilidades e talentos. Pessoas diferentes seguem estratégias diferentes para resolver problemas difíceis. Você deve aproveitar todas as oportunidades para aprender com os colegas de trabalho para aprimorar suas habilidades e aprender novas.

Aqui estão algumas maneiras de aprender com outras pessoas no trabalho:

Preste atenção em como seus colegas agem e reagem em situações difíceis.
Peça uma demonstração quando quiser aprender como fazer algo.
Solicite orientação quando estiver com dificuldades ou não tiver certeza de como seguir em frente.
Tente conhecer novas pessoas no trabalho que você possa ensinar novas habilidades.
Peça a opinião dos seus colegas sobre o seu trabalho e peça-lhes conselhos sobre carreira.
Rede dentro e fora do escritório.
Construa relacionamentos positivos com colegas e superiores.
Use pessoas de alto desempenho como fonte de inspiração.

Resultado 2: entender como manter a segurança e a confidencialidade no trabalho e lidar com as preocupações

2.1 Descrever a finalidade e os benefícios de manter a segurança e a confidencialidade no trabalho

A segurança das informações e dos dados significa proteger o material digital e a papelada sensível contra o acesso não autorizado. Os sistemas de computador onde os dados são armazenados devem ser protegidos. A segurança da informação inclui requisitos legais de privacidade e padrões específicos de negócios.
As redes são protegidas pela tecnologia e pelas pessoas que as usam. Saiba quais informações em seu local de trabalho são confidenciais e quem pode ter acesso a elas. Nunca dê informações a alguém que não deveria ter acesso.

Os dados relacionados a recrutamento, remuneração e gestão de funcionários são altamente sensíveis e confidenciais. Em mãos erradas, essas informações podem ser usadas para cometer fraude ou roubo de identidade.
A confidencialidade é uma marca registrada do profissionalismo. Os funcionários não devem divulgar informações sobre a organização ou colegas de trabalho sem autorização.

2.2 Requisitos gerais para segurança e confidencialidade em uma organização

Confidencialidade e segurança da informação são funções importantes de qualquer organização. O vazamento de informações pode levar a problemas jurídicos ou perda de receita.

Os requisitos de segurança e confidencialidade são:

Todas as informações devem estar em sua forma verdadeira e original e não devem ser adulteradas ou modificadas de forma desonesta.
Uma organização deve estar preparada para dar acesso aos sistemas que armazenam, processam e entregam informações às pessoas certas no momento certo.

Todas as empresas devem ter suas próprias políticas e procedimentos relativos à segurança e confidencialidade, e todos os funcionários devem cumprir essas políticas e procedimentos. A Lei de Proteção de Dados, Lei de Direitos Humanos e Lei de Direitos do Consumidor cobrem questões de confidencialidade e informação no local de trabalho.

2.3 Descrever os requisitos legais de segurança e confidencialidade, conforme necessário

Cada organização deve ter cuidado com a forma como lidam com seus dados.

As informações de dados que entram e saem da empresa podem estar em qualquer uma das seguintes formas:

E-mails
Cartas e postagens
Arquivos de papel
Documentação do curso
Conversas verbais
Sticks de memória e discos
Arquivos de computador
Recusar e lixo

Os itens a seguir podem ser considerados materiais confidenciais, pois contêm os dados pessoais de um indivíduo:

Curriculum vitae e currículos
Informações financeiras de clientes e funcionários
Informação de saúde
Informações pessoais obtidas por meio de conversa verbal
Nomeação de usuários de serviço durante o treinamento

Você deve saber o protocolo da sua organização para lidar com materiais sensíveis. Algumas diretrizes gerais:

Com funcionários temporários, clientes e visitantes, o que é essencial para seus negócios, certifique-se de que os funcionários temporários conheçam a política da empresa em relação à confidencialidade.
Pense antes de tirar informações do escritório, incluindo computadores, cartões de memória e documentos em papel.
Se a informação tiver que ser divulgada, revele apenas o que for absolutamente necessário e nada mais.
Garanta o descarte seguro de dados e documentos.
Informe a equipe sênior se você tiver alguma preocupação com relação à segurança ou confidencialidade

A seguinte legislação diz respeito à proteção de dados e confidencialidade:

Lei de Proteção de Dados de 1998
Lei dos Direitos Humanos de 1998
Lei Comum de Confidencialidade

2.4 Descrever procedimentos para lidar com preocupações sobre segurança e confidencialidade em uma organização

Todo funcionário deve estar ciente das regras e regulamentos de sua organização. Se você achar que algo está acontecendo em seu escritório que possa ser um risco ou violação, você precisa relatar ao departamento ou superior correto.

Os procedimentos para lidar com questões de segurança e confidencialidade em uma organização são:

Identifique problemas potenciais.
Identifique a perda potencial devido a um problema.
Determine possíveis medidas preventivas.

Resultado 3: entender como avaliar, gerenciar e monitorar riscos no local de trabalho

3.1 Descrever fontes de risco em uma organização, incluindo saúde e segurança

As fontes de risco incluem:

Acidentes
Escorregões e quedas
Incêndio, incluindo problemas elétricos
Levantamento pesado
Roubo e furto
Divulgação de dados privados e restritos de computador
Uso não autorizado da Internet

Esteja ciente desses riscos e saiba a quem na sua organização deve ser relatado.

3.2 Explicar como avaliar e monitorar riscos em uma organização

Identifique e avalie os riscos potenciais garantindo que as políticas e procedimentos testados estejam em vigor para gerenciá-los com eficácia.
Dado que acidentes podem e irão ocorrer, tenha um plano pronto para lidar com eles, evitando que se tornem problemas maiores.

3.3 Descrever maneiras de minimizar o risco em uma organização

Acidentes e outros problemas podem e irão acontecer. Com estruturas e controles flexíveis instalados, você pode minimizar o risco de uma catástrofe maior. Além disso, mantenha-se informado sobre os procedimentos de segurança e manutenção do escritório, que podem minimizar o risco de acidentes de trabalho.

Resultado 4: Compreender o propósito de manter o desperdício ao mínimo em um ambiente de negócios e os procedimentos a seguir

4.1 Descrever o objetivo e os benefícios de manter o desperdício no local de trabalho ao mínimo

Reduza o desperdício no local de trabalho.

Use o tempo com eficiência.
Distribua material de escritório com sabedoria e desencoraje o roubo.
Economize energia desligando luzes, computadores e outros aparelhos quando não estiverem em uso.
Recicle papel e outros resíduos recicláveis.

Seguir essas etapas manterá os locais de trabalho organizados e economizará o dinheiro da organização.

4.2 Descrever as principais causas de resíduos que podem ocorrer em um ambiente de negócios

Ao sair da sala ou escritório, certifique-se de que as luzes estejam apagadas.
Minimize o desperdício de papel e o uso excessivo de materiais de escritório descartáveis. Imprima documentos apenas quando necessário e tente mudar para trabalho digital sem papel.

4.3 Descrever formas de minimizar resíduos, incluindo o uso de tecnologia e outros procedimentos

Mantenha os faxes, impressoras e copiadoras em bom estado de funcionamento, para que papel e tempo não sejam desperdiçados se quebrarem. Solicite papel de boa qualidade que seja o peso recomendado para máquinas de escritório.
Altere as configurações de fax e copiadora para que não imprimam a página de confirmação ou outro papel estranho.
Peça aos funcionários para varrerem suas mesas periodicamente em busca de canetas excedentes, etiquetas adesivas e outros suprimentos.
Peça apenas uma quantidade limitada de suprimentos por um curto período.
Aconselhe os funcionários a não levarem suprimentos para casa.
Não faça cópias excessivas.
Organize os suprimentos e remova os desatualizados.

4.4 Explique o objetivo e os benefícios da reciclagem

Reciclagem é o processo pelo qual o material residual é reaproveitado em bens utilizáveis.

Os escritórios devem ter um programa de reciclagem, pelo qual papel, plástico, vidro e metal podem ser reciclados em vez de serem jogados fora, e os funcionários devem ser incentivados a reciclar o máximo de lixo possível.
Quando possível, os escritórios devem comprar materiais de escritório - como produtos de papel - feitos de materiais reciclados pós-consumo.
Reutilize ou reaproveite suprimentos de escritório quando possível, por exemplo, reutilizando documentos impressos como papel de rascunho.

Reciclando:

Reduz os resíduos sólidos, conservando recursos naturais como árvores.
Ajuda a reduzir o aquecimento global e a poluição.
Reduz o tamanho dos aterros.
Ajuda a economizar dinheiro.

4.5 Descrever os procedimentos organizacionais para a reciclagem de materiais e sua finalidade

É importante para sua organização reciclar para reduzir o impacto ambiental e dar um bom exemplo para os funcionários. Cada escritório terá seus próprios procedimentos e políticas de reciclagem, que devem estar disponíveis por meio do gerente do escritório, do manual do funcionário ou de placas no escritório.

4.6 Descrever as maneiras pelas quais os resíduos podem ser minimizados pela manutenção regular dos equipamentos

Todas as máquinas têm um período dentro do qual devem passar por manutenção e certificação para uso. Quando essas verificações são realizadas regularmente, as máquinas duram mais, economizando dinheiro para a organização.
Máquinas com boa manutenção também consomem menos energia.

Resultado 5: Compreender os procedimentos para descarte de materiais perigosos

5.1 Explicar o objetivo dos procedimentos de reciclagem e descarte de materiais perigosos

Se você trabalha em uma instalação médica ou científica ou em um ambiente industrial, pode entrar em contato freqüentemente com resíduos perigosos.
Se você não trabalhar em tal local, ainda poderá ter que lidar com materiais que podem ferir ou infectar você ou seus colegas de trabalho. Por exemplo, os procedimentos de primeiros socorros de emergência devem incluir um protocolo para lidar com sangue ou vômito com segurança.

O procedimento exato varia de escritório para escritório e depende dos tipos de riscos que você provavelmente enfrentará.

5.2 Descrever procedimentos para reciclagem e descarte de materiais perigosos para uma organização

Conheça os recipientes adequados para qualquer tipo de resíduo perigoso, como agulhas, ataduras ou resíduos químicos.
Em algumas situações, pode ser necessário relatar as emergências a uma pessoa designada ou entrar em contato com os serviços de emergência.

Resultado 6: compreender maneiras de apoiar a sustentabilidade em uma organização

6.1 Explique os benefícios para uma organização de melhorar a eficiência e minimizar o desperdício ao longo do tempo

Boas práticas ambientais podem reduzir os custos da empresa, reduzindo o uso de novos materiais, energia, água e embalagens.

Para economizar energia, desligue as máquinas e as luzes à noite.
Sempre que possível, mude para aparelhos e lâmpadas com baixo consumo de energia. Procure máquinas com o rótulo Energy Star.
Economize água investindo em encanamentos eficientes, consertando vazamentos e incentivando os funcionários a conservar água.
Se você embalar produtos, minimize a quantidade de papel e isopor usados.

6.2 Descrever maneiras de melhorar continuamente os métodos de trabalho e o uso da tecnologia para alcançar a eficiência máxima e o desperdício mínimo

Quando possível, mude da comunicação em papel para a digital, como e-mail ou mensagens de texto.
Para documentos, considere o uso de armazenamento em nuvem em vez de imprimir coisas para arquivos. Isso dependerá das políticas do seu escritório sobre armazenamento em nuvem e segurança digital (nem todos os documentos confidenciais podem ser armazenados em qualquer plataforma de armazenamento em nuvem).
Imprima apenas a versão final de um documento e edite a escrita em um processador de texto.

6.3 Descrever formas de selecionar fontes de materiais e equipamentos que proporcionam o melhor custo-benefício

A eficiência e a durabilidade ajudam a reduzir o consumo de energia, gastos com peças de reposição e reparos, economizando dinheiro para a organização.