Nvq nível 3: resolver problemas de negócios em negócios e administração

Esquema do processo de resolução de problemas

Por Marcel Douwe Dekker (Obra própria), vi

Todas as empresas e negócios têm problemas. A diferença entre um negócio bem-sucedido e um malsucedido é a maneira como reagem aos problemas e lidam com eles para que não ocorram novamente. Veremos como entender os problemas de negócios e suas causas, compreender técnicas para resolver problemas de negócios, compreender os fatores que influenciam as soluções para problemas de negócios e entender como avaliar abordagens para resolver problemas de negócios.

Este artigo foi escrito para ajudar os candidatos que estão trabalhando para obter o Diploma NVQ Nível 2 ou Nível 3 em Negócios e Administração. Esta é uma unidade de nível 3 com um valor de crédito de 4.

Existem sete resultados de aprendizagem nesta unidade.

1. Compreender os problemas de negócios e suas causas (1.1 a 1.3)

2. Compreender técnicas para resolver problemas de negócios (2.1 a 2.5)

3. Compreender os fatores que influenciam as soluções para problemas de negócios (3.1, 3.2)

4. Compreender como avaliar abordagens para resolver problemas de negócios (4.1, 4.2)

5. Ser capaz de reconhecer e analisar problemas de negócios (5,1 a 5,5)

6. Ser capaz de planejar e realizar sua própria solução para o problema de negócios (6.1 a 6.9)

7. Ser capaz de avaliar a própria solução para o problema de negócios (7.1 a 7.3)

Os resultados de aprendizagem 1, 2, 3 e 4 serão avaliados com base no conhecimento e compreensão; Anotei aqui as informações baseadas no conhecimento apenas para os primeiros 4 resultados de aprendizagem. Os resultados de aprendizagem 5, 6 e 7 serão avaliados pela observação da capacidade do candidato para resolver problemas de negócios. Isso pode ser através da observação do seu desempenho no local de trabalho, evidência de problemas resolvidos, exame de produtos de trabalho, questionamento, discussão profissional, testemunhos de colegas ou gerente, declarações pessoais e outras evidências.

Nota : Por favor, escreva os resultados baseados no conhecimento, relacionando os resultados à sua área de trabalho, citando exemplos e experiências sempre que puder. Não volte a apresentar o que foi publicado aqui. Obrigado. Tudo de bom!

Entenda os problemas de negócios e suas causas

Nesta seção, veremos maneiras de reconhecer problemas de negócios quando eles existirem, maneiras de identificar as causas desses problemas de negócios e também maneiras de analisar os problemas de negócios.

1.1 Descrever maneiras de reconhecer quando existe um problema de negócios

Problemas nas empresas existem em todas as pequenas e grandes empresas / organizações, mas nem todas as organizações os reconhecem e resolvem. Resolver problemas de negócios é uma parte muito importante de uma empresa e desempenha um papel muito importante para que ela seja bem-sucedida.

Solução de problemas

kent.ac.uk

Os problemas podem começar em um nível de risco mais baixo, permanecer sem serem identificados por algum tempo e se tornarem altamente arriscados. Os problemas podem surgir repentinamente sem qualquer aviso ou podem desenvolver-se lentamente ao longo de um período de dias, semanas ou meses. Às vezes, o que pensamos ser um problema pode não ser um problema. Para evitar todas essas situações, toda empresa ou organização deve ter métodos ou maneiras pelas quais qualquer problema de negócios possa ser reconhecido ou identificado.

Relatórios gerenciais e indicadores de desempenho são dados importantes que auxiliam no reconhecimento de problemas de negócios. Os indicadores de desempenho são pontuados em relação a um valor esperado padrão e prevê uma medida da qualidade do serviço, custos, velocidade do serviço, satisfação do cliente, perda e lucro e muitos outros fatores. A variação desses indicadores para um lado negativo irá alertá-lo e ajudar a reconhecer os problemas de negócios. Alguns problemas podem ser temporários e podem ocorrer apenas uma vez, enquanto outros podem começar em um nível menor e tornar-se altamente arriscados.

Os problemas de negócios às vezes também podem ser observados por meio de observações e experiências pessoais. O feedback de clientes e funcionários desempenha um papel importante na identificação ou reconhecimento de problemas de negócios.

Existem várias maneiras de reconhecer os problemas de negócios, e cada empresa tem sua própria maneira de reconhecer os problemas. Algumas das maneiras pelas quais os problemas de negócios podem ser reconhecidos são:

A primeira e mais importante questão a ser examinada são os objetivos da organização. Metas não deve ser cegamente definir ou apenas definir, mas eles precisam seguir SMART (S ESPECÍFICOS M ensurável A ttainable R ealistic T imely) objetiva. Eles precisam ser específicos com um cronograma claro, sem o qual esse objetivo pode nunca ser alcançado. Por exemplo, atualizar um software existente. Isso não deve ser definido apenas dessa forma, mas em vez disso, recursos específicos para a atualização devem ser definidos, investigações sobre o que será necessário para atingir este objetivo, o limite de tempo dentro do qual este objetivo deve ser alcançado e seus resultados realistas são certas coisas para ser definido para a meta.
Feedback, pesquisas ou questionários são uma forma de coletar estatísticas de desempenho e problemas de negócios dos funcionários. Também ajudará a identificar problemas de gestão. Um ponto importante a ser lembrado aqui é que o desempenho dos gerentes não é baseado no lucro que eles obtêm, mas também depende de como eles tratam os funcionários e quão acessíveis eles são.

Muitos problemas empresariais podem ser corrigidos se os colaboradores forem valorizados e bem cuidados, valorizando o seu trabalho, lembrando-os da sua importância e como as suas competências os ajudam, dando crédito sempre que necessário, incentivando-os e interagindo com eles.
As reuniões precisam ser realizadas com frequência para analisar e discutir os problemas enfrentados na empresa e nos departamentos. Isso pode ser usado como uma oportunidade para discutir as metas, definir metas e acompanhar o progresso e fazer planos futuros.
Procure problemas no fluxo de caixa. Se o fluxo de caixa não for mantido, pode bloquear o desenvolvimento e o fluxo normal do negócio.
Verifique os números do estoque. É bom verificar se há excesso de estoque de estoques, verificar se você tem o número correto de funcionários, nada mais e nada menos.

O próximo passo é verificar as finanças. Verifique se as declarações são precisas e completas, caso contrário, podem ser perigosas para o desempenho dos negócios. Verifique as despesas e identifique as necessárias e desnecessárias ( elimine as desnecessárias ).
Observe o lado do marketing da empresa para ver se isso é feito e feito da maneira certa. Compare produtos e serviços e seus custos com organizações vizinhas ou concorrentes, não sacrifique a qualidade.
Verifique se os processos de recrutamento possuem toda a papelada formal e legal com orientações e informações sobre políticas de contratação, padrões de trabalho, ética no trabalho, disciplina, folha de pagamento e tudo o que for relevante. Isso ajudará a empresa quando os funcionários processarem a empresa ou o gerente por quaisquer problemas.
Verifique se você possui todas as tecnologias para executar as tarefas da melhor maneira e é sempre melhor manter-se atualizado com as tecnologias mais recentes.

Embora todos os itens acima sejam maneiras de reconhecer problemas em uma empresa, é possível evitar problemas examinando-os diariamente, em vez de empilhá-los para serem resolvidos mais tarde. Entre em cada detalhe, estabeleça prioridades e continue trabalhando em direção à meta.

1.2 Explicar como identificar possíveis causas de problemas de negócios

Depois de reconhecer os problemas de negócios, a próxima etapa é identificar as causas desses problemas. Só então poderemos retificar ou resolver os problemas. As causas dos problemas de negócios podem ser muitas razões, como falta de organização, gerenciamento deficiente, planejamento inadequado, metas irrealistas, estratégias fracas, insatisfação do funcionário, gerenciamento financeiro deficiente, não acompanhamento do fluxo de negócios e assim por diante.

Alguns indicadores de amostra de um problema de negócios são declínio nos lucros, saída de clientes, nenhum novo cliente, nenhuma nova meta, funcionários saindo ou insatisfeitos, falta de vendas, etc. As possíveis causas podem ser políticas e procedimentos inadequados, treinamento insuficiente, recompensas insuficientes, produtos de baixa qualidade, preço muito alto, falta de tecnologia, sistemas antigos, má manutenção, etc. Em todas essas situações, “Por que” é a palavra a ser pesquisada. Você precisa descobrir por que esse problema aconteceu e isso o ajudará a identificar as causas dos problemas. Use fluxogramas ou histogramas para escrever o processo para análise.

Solução de problemas

teachengineering.org

Identificar os muitos ou alguns problemas nem sempre é uma tarefa fácil, pois alguns problemas podem ter existido por muito tempo, alguns podem estar ocultos e difíceis de identificar, alguns podem ser devido a fatores externos fora da organização e alguns teriam sido problemas que existia desde o início e teria sido sempre assim, “ Sempre um problema ”.

Vejamos como essas causas podem ser identificadas. Algumas das maneiras pelas quais os problemas de negócios podem ser identificados são:

Em primeiro lugar, verifique a gestão e quem está envolvido, uma vez que a má gestão pode ser a causa raiz de muitos problemas empresariais. Reúna todos os relatórios gerenciais que prevejam informações relacionadas ao negócio e suas finanças.

Procure todas as estratégias que foram utilizadas para melhorar ou mesmo gerir o negócio. Verifique se houve resultados positivos e, em caso negativo, verifique o que foi feito para retificá-los.
Observe todos os planos de negócios, como eles são elaborados e o que é feito para implementá-los. Verifique como funcionam os planos, quem está envolvido e qual a sua contribuição para o negócio.
Verifique as estratégias de marketing, métodos e o que foi alcançado.
Verifique as demonstrações financeiras, as despesas, a receita, o lucro e como o negócio melhorou ou diminuiu nos últimos meses ou anos. Verifique para ver os motivos desta mudança.

Verifique todas as políticas, procedimentos e legislações relevantes para o negócio, seus funcionários e seus clientes. Veja se todos estão atualizados e se cumprem as leis. Políticas e contratos precisam estar presentes e atualizados o tempo todo.
Outro fator importante é olhar para a gestão de pessoal, o comportamento dos funcionários, como são tratados, o quão satisfeitos estão e sua evolução na carreira. Além disso, ao trabalhar para atingir as metas, verifique se os funcionários estão bem treinados e possuem o conhecimento e as habilidades necessárias para fazer o trabalho e assim por diante.
Obtenha a opinião e feedback de outras pessoas, em vez de procurar as causas sozinho. Faça reuniões, consultas e discussões e reúna ideias e informações.
Fique de olho nos concorrentes e sempre se esforce para ser o melhor.

1.3 Descrever maneiras de analisar problemas de negócios

Agora que os problemas foram reconhecidos e as causas dos problemas identificadas, é necessário analisá-los a fim de encontrar a melhor solução para eles. Os pontos importantes a considerar são:

Analise e descubra o que aconteceu, defina o problema
O problema realmente existe?
Analise o motivo pelo qual isso aconteceu
Há quanto tempo esse problema persiste?
A série de causas que levaram a este problema, o dinheiro e os recursos que custou
Outros pequenos problemas que levaram a este grande problema
Efeito ou impacto deste problema nos negócios
Elabore possíveis soluções e métodos para reduzir isso e evitar que isso aconteça no futuro e como eles serão implementados
Existem riscos envolvidos?

Existem várias maneiras de analisar os problemas de negócios. Alguns deles são discutidos aqui.

O primeiro passo seria definir os problemas. Você precisa de informações claras sobre os problemas que identificou, incluindo os motivos pelos quais ocorreram e o que poderia ter sido feito melhor para evitá-los. Você deve ser capaz de extrair soluções para este problema e conceber métodos ou procedimentos para evitar que isso ocorra no futuro.
Você precisa identificar o que há de errado com as operações do negócio e como isso está afetando o negócio. Acompanhe os intervalos ou o tempo entre as recorrências de problemas. Procure os efeitos que esse problema tem na empresa e nos funcionários. Veja se esse problema cria outros problemas em diferentes aspectos ou diferentes partes do negócio. Analise as tarefas que dependem do destino problemático. Reúna informações sobre quem está envolvido, o que está envolvido, que parte do negócio foi afetada e o tempo que está em andamento, quanto custou ao negócio e também se foi intencional.

Durante este período, continue monitorando o desempenho do negócio e de todos os envolvidos, incluindo colaboradores, clientes e fornecedores. Isso o ajudará a analisar os problemas, seus efeitos colaterais e a tirar conclusões sobre certos fatos e números.
Observe os funcionários e seu comportamento, pois isso é muito importante no funcionamento de um negócio. Fale com eles e identifique quaisquer preocupações que eles tenham. Tome medidas para ajudá-los.
Durante o processo de análise, você precisa revisar constantemente os números e compará-los com as estatísticas anteriores para ver como o desempenho está mudando. Tente reduzir os problemas enormes e complexos dividindo-os em uma série de pequenos problemas. Isso ajudará a classificá-los mais facilmente. Você precisa avaliar os efeitos que os problemas têm nos negócios e fornecer recursos satisfatórios. Procure pistas sobre como esse problema pode ter ocorrido. Procure mais informações, recursos e outras coisas que impediriam a ocorrência desse problema.

2. Compreender técnicas para resolver problemas de negócios

Nesta seção, examinaremos diferentes maneiras de resolver um problema de negócios, a importância do suporte e feedback de outras pessoas ao resolver os problemas de negócios, a importância e o propósito de revisar o progresso e os planos e as maneiras de descobrir se o problema foi realmente resolvido.

2.1 Descrever diferentes maneiras de planejar para resolver um problema de negócios

Quando você estiver planejando resolver um problema de negócios, reúna as pessoas relevantes para uma discussão ou reunião e faça um brainstorming das ações ou soluções a serem tomadas para resolver o problema. Não decida sozinho. Forme grupos com pessoas de diferentes departamentos e níveis de experiência e reúna suas opiniões e ideias. Escolha ações ou soluções apropriadas a partir de muitas idéias reunidas. Faça mais reuniões para refinar o problema e a solução até chegar à melhor solução possível.

Assim que chegar à solução mais adequada, anote as ações necessárias para resolver o problema. Verifique se todos estão de acordo. Verifique os impactos que essa solução pode ter nos negócios. Elabore planos para remover as causas do problema. Verifique os custos de implementação das soluções. Tudo isso precisa ser registrado e analisado.

Resolução de problemas em 7 etapas

Em resumo,

Identifique o problema
Descubra a causa do problema
Analise o problema
Obtenha ideias das pessoas para encontrar uma solução
Chegue às melhores soluções possíveis
Selecione aqueles que deseja implementar
Implementar a solução
Monitore e avalie

Quando todas as ações acima forem concluídas, você precisará implementar as ações ou soluções. Continue monitorando o impacto que isso tem sobre o problema e os negócios. Você precisa ser paciente e esperar para ver a mudança. Se o problema ainda persistir, você terá que organizar discussões em grupo e sessões de brainstorming e continuar fazendo isso até que o problema seja resolvido.

Depois que o problema for resolvido, você precisa desenvolver procedimentos a partir da lição aprendida e colocá-los em prática, para evitar que isso aconteça no futuro.

2.2 Descrever diferentes maneiras de resolver problemas de negócios

Existem muitas maneiras de resolver um problema. Cada problema é diferente e a resolução dos problemas depende da experiência de cada um, da abordagem do problema, do conhecimento do negócio e da procura da melhor solução.

Você precisa usar o método dividir e conquistar para resolver problemas complexos. Problemas complexos podem ter muitos outros problemas menores que se agrupam para formar o problema complexo. Como discutimos antes, precisamos quebrar o problema em partes menores ( dividir ) e primeiro resolver os problemas menores, até que você tenha apenas o problema principal restante. Será então mais fácil focar neste problema e resolvê-lo ( conquistá- lo). As principais etapas envolvidas nesta lógica acima são:

Encontrando o problema exato
Identifique as causas do problema
Analisando o problema
Desenvolvendo planos para resolver os problemas
Implementando os planos
Monitorando o problema e avaliando os resultados

Portanto, para realizar o processo acima de resolução de um problema, é preciso levar em consideração vários fatores e considerar as diferentes maneiras que são relevantes para resolver esse problema específico.

Colete todas as informações sobre o problema, as soluções e estruture-as. Por exemplo, desenvolva um mapa conceitual ( representação visual dos fatos e suposições e as relações entre eles, estes são desenhados ou escritos em caixas ).

Como você pode usar mapas mentais para resolver problemas?

As outras maneiras de resolver problemas são:

Apresentando novas tecnologias e novos produtos
Contratação de funcionários qualificados
Procedimentos e políticas de boa organização
Suporte aos funcionários, bom treinamento
Acompanhar o progresso
Gerenciando finanças e dinheiro
Reestruturação de equipe e departamento
Reduzindo estoques indesejados
Conduzindo reuniões frequentes
Satisfação e feedback do cliente
Respondendo ao feedback
Gestão de stocks
Negociação com fornecedores
Envio de faturas dentro do prazo e pagamento de faturas recebidas dentro do prazo

Todos os itens acima ou alguns deles são maneiras de resolver problemas dependendo um de cada problema.

2.3 Dê razões para ter suporte e feedback de outras pessoas ao resolver o problema

Quando se trata de organizações e negócios e de quaisquer questões relacionadas ao negócio, é sempre melhor trabalharmos juntos, como uma equipe ou grupo, do início ao fim. Existem várias razões para ter o apoio e feedback de outras pessoas durante a resolução de problemas. Eles são:

Você não se sente sobrecarregado e sabe que há pessoas com você sempre que precisar de ajuda.
Ao resolver problemas, você pode ficar estressado ou ansioso e tomar decisões erradas. Você pode não encontrar a solução certa. Você pode não ter investigado ou analisado o problema adequadamente. Você pode não entender certos fatores. Portanto, ter suporte e feedback ajuda a superar todos esses problemas.
Todas as partes e etapas do processo são compartilhadas. Portanto, seja sucesso ou fracasso, é compartilhado.
Você não se torna o único responsável por nada relacionado a esta tarefa.
O feedback o ajuda a retificar erros e enganos e o ajuda a aprender e se tornar melhor.
O feedback também ajuda a melhorar o desempenho e melhorar as maneiras de realizar as tarefas.
O feedback e o suporte ajudam a identificar o certo e o errado.

2.4 Explicar o objetivo de revisar regularmente o progresso e ajustar os planos durante a resolução de problemas

Uma vez que uma solução foi implementada, você não pode simplesmente deixá-la assim. Monitoramento e revisão constantes são necessários. Pode ser necessário definir / ajustar planos diferentes e chegar a soluções durante o processo de resolução de problemas, se as soluções anteriores não funcionaram. Isso também ajuda no sucesso do negócio a longo prazo. O objetivo de fazer isso é:

Você aprende e fica sabendo muito sobre o processo de solução de problemas, fica motivado e apresenta formas inovadoras de lidar com problemas e administrar o negócio com sucesso.
Você sabe como priorizar e o que priorizar em um negócio.
A revisão ajuda a identificar quaisquer vantagens e desvantagens do problema.
Ajuda você a manter o controle dos negócios e dos problemas com frequência.
Ajuda a evitar mais problemas no futuro.
Ajuda a identificar em detalhes a verdadeira causa raiz do problema.
Você se envolve e fica motivado.
Planos de ajuste são necessários para as melhores soluções. Se um plano não funcionar, você pode precisar fazer alterações no plano já existente ou criar um plano totalmente diferente.
Isso irá mantê-lo no caminho certo e ajudá-lo a identificar as melhores soluções para problemas específicos no futuro.
Esse processo o ajudará a identificar lacunas e erros na estrutura de negócios e em suas políticas e procedimentos.
Você começa a trabalhar junto e isso fortalece o relacionamento empregador-funcionário e o relacionamento empresa-cliente, ajudando assim o negócio a crescer.
Isso ajuda a economizar tempo, dinheiro e recursos.

2.5 Descrever maneiras de reconhecer quando um problema foi resolvido

Depois de implementar a solução e determinar que o problema foi resolvido, você precisa ter certeza de que o problema foi completamente resolvido. Existem várias maneiras de reconhecer se um problema foi resolvido. Algumas das maneiras diferentes são:

Estabeleça metas e atributos para o problema, continue monitorando-os e verifique se eles foram alcançados.
Você pode realizar vários testes e pesquisas para verificar se o problema foi resolvido.
O feedback dos funcionários, se for um problema interno, e o feedback dos funcionários e clientes, se for um problema externo, são maneiras de verificar se o problema foi resolvido.
Verifique se há chances de recorrência.
Você pode verificar manualmente o processo no negócio para quaisquer problemas.
A coleta de dados históricos, comparando os dados recentes com os antigos são outras maneiras de verificar e isso ajuda a ver como o desempenho do negócio variou durante um longo período de tempo quando não teve problemas e quando teve problemas.
Depois que o desempenho voltar ao normal, o processo de monitoramento deve continuar por algum tempo para garantir que o problema não volte a ocorrer.

Por favor, envie sua opinião!

Espero que todas as informações e orientações aqui contidas sejam úteis. A próxima parte desta seção, que cobre os resultados de aprendizagem 3 e 4, pode ser encontrada no link abaixo.

Resolva Problemas de Negócios - NVQ Nível 3 Diploma em Negócios e Administração - 2

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