Nvq nível 3: produzir documentos em um ambiente de negócios

Revise as políticas e procedimentos relacionados à criação de documentos comerciais de alta qualidade.

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Introdução a esta unidade

Esta é uma unidade opcional do Grupo B no Nível 3 com 4 créditos. Os candidatos terão um conhecimento profundo e habilidades práticas relacionadas ao propósito de produzir documentos de alta qualidade. Eles precisarão saber quais recursos estão disponíveis na organização / empresa e como usá-los, seguir todas as políticas e procedimentos para produzir documentos, utilizar os recursos de forma eficaz e se manter dentro das especificações.

1.1 Dê exemplos de diferentes tipos de documentos que podem ser produzidos para o ambiente de negócios e explique os diferentes estilos que podem ser usados.

Existem muitos tipos diferentes de documentos que podem ser produzidos em um ambiente de negócios. Isso inclui: documentos de fax, cartões de visita, memorando, agendas, atas, planilhas, gráficos de análise, planilhas de dados, cartas, apresentações de slides e muito mais. Todos eles têm diferentes propósitos e usos;

Cartões de negócios

Eles são usados ​​para fornecer ao cliente informações sobre como entrar em contato com a empresa. Podem ser pequenos cartões.

Documento de Fax

Outro tipo de documento usado em negócios é um documento de fax; Eles são muito úteis nos negócios e são as maneiras mais rápidas de transmitir documentos. Estão em formato de papel, a cores ou a preto e branco.

Agenda

As agendas informam o que vai acontecer. Eles ajudam as pessoas a se organizarem para que saibam exatamente o que devem fazer e o que vai acontecer. Estes estão em formato de papel quando levados às reuniões e podem ser distribuídos eletronicamente.

Memos

Os memorandos são usados ​​para comunicação informal com uma organização e podem ser em papel ou em formato eletrônico.

Minutos

Estes contêm detalhes do que aconteceu em uma reunião. Eles podem ser impressos em papel para reuniões e podem ser distribuídos eletronicamente.

Planilhas

Eles podem ser usados ​​para vários fins, desde estatísticos a analíticos. Estes estão em formato eletrônico, podem ser gerenciados no mesmo livro ou como planilhas diferentes de acordo com as necessidades.

Gráficos de Análise

Podem ser gráficos ou diagramas que ajudam a monitorar as estatísticas de desempenho. Também estão em formato eletrônico e podem ser impressos em papel quando necessário.

Folhas de dados

Essas planilhas podem estar em formato Word ou Excel. Eles podem ser usados ​​para agrupar dados específicos a serem comunicados dentro ou fora das organizações, ou também para monitorar estatísticas e desempenhos.

Cartas

Estes são documentos usados ​​para diferentes tipos de comunicação em todos os departamentos para diversos fins. Existem vários tipos de cartas, formais, informais, comerciais etc.

Slideshows

Esses são documentos do PowerPoint e são usados ​​para fins de demonstração em reuniões. Eles estão em formato eletrônico e podem ser impressos se necessário.

1.2 Dê exemplos e explique os diferentes formatos usados ​​para texto.

Ao salvar um documento, você pode definir o nome do arquivo e onde deseja armazená-lo no computador.

Você também pode alterar o formato do arquivo. Ao mudar o formato, é o design, o layout ou as fontes que mudam. É um formato totalmente diferente, enquanto o conteúdo permanece o mesmo.

Cada processador de texto tem seu próprio formato de armazenamento. Muitos arquivos de texto usam texto simples (.txt), Rich Text Format (.rtf), bem como Microsoft Word (.doc) e agora.docx. Mas existem facilidades para importar e exportar em formato Word .

Os arquivos RTF podem ser lidos por qualquer pacote de processamento de texto e seu tamanho é menor.

PDF é outro formato de arquivo portátil que não é editável. No entanto, existem alguns editáveis ​​que permitem certos campos que possuem caixas de texto que permitem a entrada de dados. Os arquivos PDF podem ser convertidos em word e formatados e depois convertidos de volta em PDF, se necessário. Mas os PDFs são sempre usados ​​para documentos acabados que não requerem edição adicional. Se você estiver enviando documentos para outras pessoas que não exijam ou não devam ser editados, é melhor enviá-los como PDF.

1.3 Qual é o propósito e os benefícios de produzir documentos atraentes e de alta qualidade?

Os documentos que você produz para sua organização são uma imagem ou representação de sua organização. Portanto, ele cria automaticamente uma impressão no leitor sobre os padrões da organização e como ela valoriza seus clientes. Um documento de boa qualidade também parece bom aos olhos do leitor e é fácil de seguir e ler.

Documentos de boa qualidade atraem clientes e fornecedores, aumentando assim o lucro da organização. Ajuda no aprimoramento de diversos campos e aumenta a criatividade no que faz, o que por sua vez atrairá clientes. Um documento bem produzido terá explicação passo a passo ou plano ou estatísticas do que é solicitado e ajudará a identificar, gerenciar e monitorar os riscos. Isso, por sua vez, ajudará a organização a cuidar e ser responsável por seus clientes.

Além disso, a qualidade dos seus documentos é um reflexo de você.

2.1 Explique os diferentes recursos necessários para produzir documentos atraentes e de alta qualidade.

Os recursos de que você pode precisar para produzir documentos atraentes e de alta qualidade são

Para produção

1. Uma copiadora e usuário de fotocopiadoras de alta qualidade para que você obtenha uma impressão limpa e clara

2. Uma impressora de alta qualidade para impressões de qualidade

3. Scanner, para que você possa digitalizar documentos em sua forma original.

4. Computador para processar e operar todas as máquinas acima

5. Software de alta qualidade, ou seja, Microsoft Word para processamento de texto

6. Um digitador capaz ou qualificado para produzir o documento de forma que o documento seja preparado no formato e layout exigidos

7. Provavelmente uma capa ou encadernação para aquele visual elegante e acabado

Pela Qualidade

1. Imagens para tornar os documentos atraentes e mais amigáveis

2. Fonte legível para que todos possam ler sem qualquer dificuldade

3. Tamanho de fonte decente para que seja legível por todos

4. Layout simples para uma aparência limpa e agradável.

2.2 De que maneiras você pode usar diferentes recursos para produzir documentos atraentes e de alta qualidade?

Usando papéis de alta qualidade, impressoras a jato de laser de qualidade e um bom software de edição, um documento atraente e de alta qualidade pode ser produzido.

2.3 Descreva os diferentes tipos de tecnologia disponíveis para entrada, formatação e edição de texto e seus principais recursos.

As diferentes tecnologias disponíveis para entrada, formatação e edição de texto são:

• Computador com monitor, teclado e mouse ou laptop
• Impressora, scanner
• Software de processamento de texto

Uma maneira normal ou padrão de inserir texto em um computador (ou antigamente era uma máquina de escrever) é por meio de um teclado. Pode ser um teclado sem fio ou com fio ou um touchpad, dependendo do dispositivo que você está usando. Em um teclado, o usuário pressiona a tecla específica para cada caractere que precisa ser inserido e isso é transferido para o software de processamento de texto que está disponível, instalado ou em uso no dispositivo. Normalmente, é o aplicativo de texto da Microsoft que normalmente é usado para processamento de texto na maioria das organizações.

Outra forma de inserir texto é por meio de um scanner. O scanner pode digitalizar como JPEG ou PDF, dependendo das necessidades. Também os documentos digitalizados podem ser convertidos em word e alterações feitas, em alguns casos. Existe software disponível para fazer isso.

Tecnologia disponível para entrada de texto

Teclado (e mouse) são para entrada manual de texto. Pode ser lento e / ou sujeito a erros, dependendo da habilidade do operador do teclado. Eles estão disponíveis universalmente e geralmente são fornecidos com um PC.

Os documentos são digitalizados usando um scanner e, em seguida, podem ser convertidos em texto usando um software de reconhecimento óptico de caracteres. A precisão da conversão depende da qualidade do sistema. O documento original deve ser muito claro e ter uma fonte adequada. Nem todos os sistemas podem lidar com gráficos no original.

Tecnologia disponível para formatação e edição de texto

O editor de texto mais simples disponível é o bloco de notas. Ele só pode ser usado para edição básica. você não pode ir para muitas fontes ou formatos da moda ou inserir caracteres. É basicamente usado para edição e correção e não ocupa muito espaço na memória, pois seu tamanho é muito pequeno em comparação com outros processadores de texto.

Quando você precisa escolher estilos e layouts da moda, o melhor processador de texto a ser usado é o Microsoft Word. Possui uma variedade de recursos integrados que permitem níveis mais elevados de edição, correção e aprimoramento de texto. Possui inúmeras opções de fontes, layouts, templates, funções, cores, etc disponíveis. Devido a essas vantagens, o tamanho do arquivo é relativamente grande quando comparado ao notepad ou word pad, pois todos esses detalhes de formatação são salvos junto com os caracteres.

Outros softwares (planilhas, aplicativos de banco de dados) são usados ​​para classificar o texto e outros dados. Eles também são usados ​​para fins estatísticos e analíticos.

3.1 Quais são as vantagens de se chegar a um consenso sobre o objetivo, o conteúdo, o estilo e os prazos de produção dos documentos?

Todos os documentos

• são escritos para um público específico;
• tem uma mensagem consistente
• deve conter informações no documento de fácil acesso, claras, precisas e legíveis;
• Alcance realmente o público-alvo.
• Deve atingir o público-alvo a tempo

Quando você escreve ou prepara documentos, sempre deve haver um propósito. Também deve haver um determinado layout ou estilo para o documento dependendo da finalidade, haverá prazos também para o documento. Portanto, todos esses aspectos devem ser levados em consideração e acordados com seu gerente, a organização ou a equipe, seja qual for a política e o procedimento. Isso decidirá se o documento será uma réplica exata do que é necessário para a organização e o ajudará a criar um sem erros e que seja consistente com os requisitos do público que você atinge. Portanto, ao planejar tudo isso com antecedência, você termina de preparar o documento no prazo, com o mínimo de perda de tempo e erros.

3.2 Descrever formas de organizar o conteúdo necessário para os documentos.

Antes de começar a trabalhar em um documento, você precisa descobrir

• Como o documento deve ser apresentado
• As informações que devem ser incluídas.
• Para quem é o documento
• Quanto tempo o documento pode ter
• Objetivo do documento
• Quais formatos serão necessários
• Elabore um rascunho
• Escolha a linguagem correta (formal / informal)

Todas as informações necessárias para preparar o documento devem ser armazenadas com segurança com nomes de arquivo claros, uma lista ou banco de dados de recursos. A forma como o documento final é apresentado e organizado dependerá da finalidade do documento, do formato e do conteúdo. Portanto, isso deve ser acordado com o originador e atualizado regularmente para garantir que o produto acabado seja adequado para a finalidade. Os subtítulos são úteis para facilitar a localização de um determinado ponto de informação.

3.3 Descreva as formas de integração e disposição textual e não textual.

Texto e não texto podem ser integrados facilmente com o Microsoft Office Word. O Microsoft office word permite que você insira imagens, gráficos, clip art e texto agrupado e ajuda você a contornar seus diferentes recursos para obter um formato consistente. Existem vários recursos diferentes que também podem ser usados. Além disso, existem vários outros aplicativos de escritório que ajudam na integração e no layout de texto e não texto, por exemplo Excel e PowerPoint, ajudam a integrar texto e não texto em planilhas e slides. Qualquer que seja o aplicativo usado, a formatação e outros processos devem ser feitos, tendo em mente como você precisa que o documento de saída se pareça.

3.4 Como você verificaria a exatidão dos documentos preenchidos, como ortografia e gramática, pontuação, correção? Por que você faria isso?

A maioria dos processadores de texto possui corretores ortográficos. Portanto, conforme você digita qualquer coisa em um computador, ele estará constantemente verificando a ortografia. Os corretores ortográficos não são totalmente precisos e também se você digitar uma palavra diferente em vez da necessária, o corretor ortográfico não a identificará. Você vai precisar de um dicionário. O corretor ortográfico não terá todas as palavras, portanto, você sempre terá que adicionar novas palavras quando precisar delas no dicionário. Além disso, palavras e nomes que você usa repetidamente, mas não estão no dicionário, podem ser adicionados para evitar a verificação ortográfica sempre.

Depois que a verificação ortográfica estiver concluída, é bom fazer uma verificação gramatical também, embora os verificadores gramaticais não sejam tão bons e não identifiquem todos os erros gramaticais. Portanto, é melhor ler o documento você mesmo uma ou duas vezes, mesmo depois de todas essas verificações serem feitas e se você puder, é bom que outra pessoa experiente o leia, porque nem sempre vemos todos os erros em nosso próprio documento escrito.

A exatidão e a correção são verificadas, pois os documentos são uma imagem da organização e devem ser de alto padrão. Também ajuda o leitor a entender facilmente o que você está tentando explicar ou apresentar.

Existem soluções de armazenamento digital e físico para documentos.

3.5 Explique por que você deve armazenar documentos de forma segura. Dê exemplos de como você faria isso.

Documentos importantes, sejam eles pequenos ou grandes, devem ser armazenados de forma segura, de acordo com as políticas e procedimentos da organização. Pode ser um armazenamento digital ou físico, dependendo das necessidades e levando em consideração sua natureza confidencial. O armazenamento digital pode ser o servidor, unidade ou unidades flash da organização, todos seguros. O armazenamento físico pode ser armários de arquivamento. De qualquer forma, eles são armazenados para referências futuras e, portanto, são importantes. É preciso também cumprir a Lei de Proteção de Dados.

Os arquivos e registros devem ser armazenados para cumprir os regulamentos para garantir a segurança da referida documentação / dados e é vital para um negócio funcionar sem problemas. As informações devem ser armazenadas de forma segura para que não possam ser divulgadas a terceiros sem as respectivas permissões. É importante porque quaisquer dados que não sejam seguros podem ser espalhados por toda a Internet. Além disso, certifique-se de salvar seu trabalho e protegê-lo corretamente.

Além disso, você deve sempre salvar as alterações no documento, desenho ou planilha em que está trabalhando com a maior freqüência possível - no caso de um corte de energia ou falha do computador.

A maioria das empresas depende de dados eletrônicos atualmente e, portanto, é melhor ter uma boa solução de backup. Nossa organização faz backup dos dados todas as noites em seu servidor e, possivelmente, em mídia externa, sempre que necessário, para evitar a perda de dados em travamentos inevitáveis.

3.6 Qual é o objetivo da confidencialidade e proteção de dados na preparação de documentos?

A divulgação de informações pessoais pode levar a consequências graves. Provavelmente, não há aspecto mais importante em qualquer negócio do que a proteção de dados e a confidencialidade. Ajuda a salvar a empresa, seus valores e a confiança dos clientes.

3.7 Qual é o propósito e as vantagens de cumprir prazos?

É importante cumprir prazos porque economiza tempo, dinheiro e recursos e queremos estar sempre à frente de nossos concorrentes.

O objetivo e os benefícios de cumprir prazos são você economizar em coisas financeiras, como corte de custos, e economizar tempo precioso. Se os prazos não forem cumpridos, você gasta mais dinheiro no trabalho que está pendente de conclusão e isso afeta o volume de negócios geral, afetando drasticamente o seu orçamento.

O não cumprimento do prazo também afeta indiretamente vários outros departamentos inter-relacionados. Os exemplos podem ser o departamento financeiro, o departamento de folha de pagamento e o departamento de contas e, com certeza, todos os outros departamentos que estão conectados. Em seguida, afeta a receita ou lucro geral da organização, o que, por sua vez, afetará os salários dos funcionários, o aumento salarial e os bônus.