Nvq: explica os procedimentos para armazenar e recuperar informações

Aprenda sobre a finalidade e os procedimentos relacionados ao armazenamento e recuperação de informações na administração de empresas.

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Este artigo é para candidatos que trabalham para obter o Diploma NVQ Nível 2 ou 3 em Negócios e Administração. Esta é uma unidade de Nível 2 com um total de 3 créditos. Esta unidade trata do armazenamento e recuperação de informações para uma empresa ou organização seguindo os requisitos de segurança e confidencialidade. Abordo a primeira parte do resultado da aprendizagem, que ajudará a compreender os processos e procedimentos de armazenamento e recuperação de informações.

Discutiremos brevemente:

O objetivo de armazenar e recuperar as informações necessárias.
Diferentes tipos de sistemas de informação e suas características.
O objetivo dos requisitos legais e organizacionais de segurança e confidencialidade das informações.
O objetivo de confirmar as informações que devem ser armazenadas e recuperadas.
Maneiras de verificar a precisão das informações e por quê.
Como fornecer informações em um formato e prazo acordados.
Os tipos de informação que podem ser excluídos.
Problemas que podem ocorrer com os sistemas de informação e como lidar com eles.

Este artigo é um recurso para aqueles que trabalham para obter seus diplomas NVQ Nível 2 ou 3 em negócios e administração.

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O que é informação?

Informações podem ser definidas como fatos fornecidos por alguém ou aprendidos sobre alguém ou algo ou fatos que foram coletados por meio de pesquisas ou outros meios. Também pode ser definido como uma mensagem transmitida por alguns meios. As informações podem ser registradas e transmitidas e são muito importantes porque ajudam nos resultados e nas decisões. Ele precisa ser preciso e preparado em tempo hábil. Tem que ser específico e se ater à necessidade ou propósito (ser relevante), ter significado e fazer sentido, o que ajudará a obter compreensão.

As informações podem ser físicas ou eletrônicas e precisam ser gerenciadas de forma eficiente. A gestão da informação é responsabilidade da organização onde ela é coletada, gerenciada, armazenada, compartilhada, preservada, recuperada e entregue.

1.1 Explicar o objetivo de armazenar e recuperar as informações necessárias

Armazenamento de informação é o processo onde a informação é depositada ou armazenada em um armazém (armários, HDD, stick de memória, etc) e a recuperação de informação é o processo de obtenção dos recursos de informação armazenados relevantes para as necessidades.

O principal objetivo de armazenar qualquer informação é para fácil recuperação no futuro, quando for necessário. Também faz parte da prática comercial de uma empresa. O armazenamento de documentos deve ser feito de acordo com o procedimento adequado para que seja mais fácil localizá-los. Dependendo do tipo de informação, a informação pode ser armazenada em gabinetes à prova de fogo para cópias impressas ou discos rígidos ou outros dispositivos de armazenamento eletrônico para cópias eletrônicas.

Dependendo da natureza da empresa ou organização ou negócio, diferentes tipos de informações terão que ser armazenados. Podem ser segredos relacionados com a empresa, arquivos altamente confidenciais relacionados com a empresa ou funcionários ou clientes / clientes. Assim, os arquivos devem ser armazenados obedecendo a todos os procedimentos de confidencialidade e protegidos conforme a lei de proteção de dados, pois são informações necessárias para a prestação de um serviço de qualidade e também para o bom funcionamento da empresa.

O objetivo da recuperação de informações é fornecer um serviço de qualidade para a pessoa certa no momento certo, com todas as informações necessárias em mãos. Somente se os dados forem armazenados de maneira procedimental, eles podem ser facilmente recuperados. As informações podem ser recuperadas para fins de marketing, comunicações, monitoramento, pesquisas e outras pesquisas que uma organização ou negócio possa conduzir. As informações também serão recuperadas em situações em que as informações possam ter que ser compartilhadas com empresas parceiras e com a polícia ou a Receita Federal.

O armazenamento e a recuperação de dados desempenham um papel importante na melhoria do desempenho de uma empresa e isso pode acontecer tanto offline como online e em vários formatos.

1.2 Descrever diferentes sistemas de informação e suas características principais

Os sistemas de informação são a coleção de hardware e software de rede, dados e procedimentos que as pessoas e organizações usam para o armazenamento de informação e procedimento de recuperação. Ele cuida da coleta de dados, criação de dados, processamento de dados, distribuição de dados e recuperação de dados. Ajuda a melhorar a eficiência e eficácia de uma organização.

O sistema de informação anterior tinha apenas três tipos.

Sistema de processamento de transações: este sistema é responsável pelo processamento das transações comerciais do dia a dia. Os tipos de transações variam de organização para organização. Ajuda a manter, adicionar, alterar e remover dados. Alguns exemplos são colocação de pedidos, faturamento, depósitos em cheque, sistemas de folha de pagamento, sistemas de reserva, controle de estoque, etc. Este sistema é usado pelo pessoal da linha de frente.
Sistema de Informação de Gestão: Este sistema ajuda a realizar as tarefas necessárias para a resolução de problemas e tomada de decisão. Estes são sistemas de nível gerencial e ajudam no bom funcionamento da organização. Ele ajuda a gerar relatórios necessários para executar e monitorar os níveis de desempenho e níveis de eficiência, dados para contabilidade e outras transações. Alguns exemplos são sistemas de gerenciamento de vendas, orçamento, pessoal, controle de estoque, etc. Essas informações precisam ser muito precisas e relevantes.
Sistemas de Apoio à Decisão: Este sistema ajuda na tomada de decisões de longo prazo e é usado para auxiliar os gestores. Este sistema utiliza recursos internos e externos e é utilizado para analisar as informações existentes e projetar os efeitos. Eles ajudam com relatórios de resumo, previsões, gráficos, etc. Alguns exemplos são sistemas de logística, modelos de planilhas etc.

Recentemente, alguns outros sistemas de informação foram adicionados e são

Sistema de Informação Executiva: Este sistema auxilia no fluxo de informações, relatórios e análise de dados para a organização. É usado por executivos e gerentes seniores para prever o futuro da empresa e este sistema apresenta dados de recursos externos e internos. Ajuda com relatórios de resumo e previsões.
Data Warehouse: Este sistema auxilia no armazenamento de informações eletronicamente e também na análise, recuperação, compartilhamento e gerenciamento de dados.
Office Automation: Este sistema é um sistema de informação baseado em computador e ajuda a criar, modificar e reunir informações em formato digital. Eles foram desenvolvidos para aumentar a eficiência dos funcionários de escritório, assistentes administrativos, gerentes, profissionais, secretárias e qualquer pessoa que use um computador para armazenar e recuperar informações e dados.

1.3 Explicar o objetivo dos requisitos legais e organizacionais para a segurança e confidencialidade das informações

Qualquer informação armazenada em uma organização deve seguir os procedimentos de segurança e confidencialidade. A segurança e confidencialidade da informação é o processo em que os dados são mantidos longe de acesso, divulgação, destruição, uso ou modificação não autorizados. Ele se aplica a dados físicos e eletrônicos. Todas as organizações armazenam uma grande quantidade de informações confidenciais sobre seus funcionários, clientes, status da empresa, produtos, pesquisas, finanças, etc. Portanto, ao lidar com essas informações, deve-se tomar cuidado para seguir os procedimentos de segurança e confidencialidade, pois se a informação entrar mãos erradas pode levar a consequências negativas graves. Isso também afetará a ética e o funcionamento da organização e levará à tomada de medidas legais.

Além disso, ao passar informações para outras organizações ou indivíduos, os procedimentos de confidencialidade e proteção de dados devem ser seguidos. As informações confidenciais, como data de nascimento, detalhes do cartão de crédito e débito, religião, etnia, situação financeira etc., podem ser passadas apenas para pessoas que têm autoridade ou para as quais o proprietário deu consentimento e também tem que seguir as leis de confidencialidade e regulamentos.

É importante certificar-se de que os dados salvos sejam precisos e atualizados.

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1.4 Explicar o objetivo de confirmar as informações a serem armazenadas e recuperadas

Organizações, negócios e empresas armazenam uma grande quantidade de informações, mas armazenar as informações erradas não adianta. Portanto, antes de armazenar informações, é preciso ter cuidado no estágio em que os dados são coletados ou coletados. Deve-se ter cuidado para garantir que os dados estejam corretos e atualizados. Também se aplica à recuperação de dados. Conforme discutido anteriormente, a recuperação de dados tem um propósito e não adianta recuperar dados desatualizados. Portanto, os sistemas devem ser mantidos atualizados o tempo todo, verificando se há registros desatualizados periodicamente em um determinado intervalo de tempo.

Assim, o objetivo de confirmar informações que devem ser armazenadas ou recuperadas é, para evitar informações imprecisas, para evitar informações erradas, para prevenir erros e também para evitar custos e problemas desnecessários que podem surgir como resultado de informações erradas. Informações erradas podem levar a resultados sérios. Por exemplo, um endereço desatualizado de um cliente pode fazer com que qualquer comunicação enviada ao cliente acabe nas mãos de uma pessoa errada ou perigosa, o que pode ter efeitos desastrosos para a empresa e para o cliente

1.5 Descrever maneiras de verificar a precisão das informações

A precisão das informações sempre deve ser verificada, porque informações imprecisas podem levar a resultados sérios. As informações podem ser relativas a qualquer coisa relacionada a uma organização. Quando se trata de clientes, pode ser seu endereço, número de telefone ou pagamentos pendentes, quando se trata de funcionários, podem ser suas avaliações, salários, novamente seu endereço e números de telefone, e para o negócio, pode ser as finanças, lucros, detalhes de funcionários e clientes e várias outras informações.

Alertas podem ser definidos em informações de clientes e funcionários para garantir que eles sejam contatados para manter o sistema atualizado. Usar um bom software para fins de banco de dados ajudará a manter as informações com precisão. As auditorias externas e internas são outra forma de manter as informações atualizadas.

1.6 Explicar o objetivo de verificar a precisão das informações

Todas as empresas e organizações devem verificar se as informações armazenadas são precisas. Por exemplo, o dinheiro que entra e sai deve ser registrado corretamente, caso contrário, parecerá que a empresa não teve muito lucro e isso pode afetar os preços das ações da empresa, afetar os funcionários, pois a empresa pode não ser capaz de pagar os funcionários e terá que reduzir o pessoal, os credores não concordarão em emprestar dinheiro, etc.

Informações incorretas podem ter efeitos negativos graves e podem afetar a situação e os valores financeiros de uma empresa. A precisão das informações ajudará os executivos a planejar com antecedência para o futuro e estabelecer metas. Eles também serão capazes de planejar as deficiências com antecedência.

1.7 Explicar o objetivo de fornecer informações em formato e prazos acordados

As informações quando solicitadas devem estar no formato acordado e devem ser apresentadas ou fornecidas nos prazos acordados. Cada organização terá um formato comercial padrão para todos os documentos de que trata. Além disso, ao lidar com outras empresas, haverá formatos acordados nos quais as informações deverão ser apresentadas. Se as informações não forem fornecidas no formato acordado, elas exigirão reformatação, o que consumirá tempo extra e também trará má reputação para a organização.

Muito semelhante a isso, as informações, se não fornecidas no formato correto, podem demorar para serem reformatadas, evitando que a empresa acompanhe os prazos. Se as informações não forem prestadas nos prazos acordados e chegarem fora do prazo, não haverá qualquer uso das informações depois disso porque o tempo já passou, ou não haverá tempo para interpretar as informações se fosse necessário. Isso não ajudará no bom funcionamento da organização. Portanto, como parte das políticas e procedimentos da organização, as informações devem ser fornecidas atempadamente no formato acordado.

1.8 Descreva os tipos de informações que podem ser excluídas

Uma empresa pode continuar coletando / coletando informações durante o funcionamento do negócio. Por exemplo, se uma empresa tem registros de clientes ou clientes, novos clientes estarão chegando o tempo todo e o banco de dados terá mais e mais informações conforme a empresa cresce e no final terá dados antigos, não utilizados, dados irrelevantes, fora dados desatualizados, etc., que ocuparão apenas espaço de armazenamento indesejado. Cada empresa terá uma política que informa por quanto tempo os dados precisam ser retidos em seu banco de dados ou por quanto tempo os arquivos físicos precisam ser armazenados nos armários do escritório. Após esse período, as informações indesejadas podem ser excluídas e os arquivos físicos indesejados podem ser destruídos de acordo com os procedimentos de segurança e confidencialidade. Exclusão (arquivos eletrônicos) e fragmentação (arquivos físicos) são os processos usados para excluir informações.Deve haver uma revisão periódica das informações registradas e sistemas automatizados devem estar em vigor para sinalizar os registros para revisão e, em seguida, excluídos quando apropriado.

Quando os dados são compartilhados entre empresas ou organizações parceiras, acordos devem ser feitos sobre por quanto tempo os dados serão retidos em seu banco de dados e, em seguida, excluídos após esse período de tempo. Todas as informações desatualizadas e imprecisas devem ser excluídas com segurança para evitar erros e efeitos prejudiciais.

Descreva os problemas que podem ocorrer com os sistemas de informação e como lidar com eles, quando necessário

Os sistemas de informação são ativos importantes para uma organização. Existem muitos problemas que podem criar problemas com os sistemas de informação. As informações eletrônicas podem ser atacadas por vírus ou por hackers. As informações do arquivo físico podem ser danificadas devido a incêndio ou inundação. A confidencialidade pode ser violada por pessoas que não têm autoridade para acessar informações. A falta de comunicação também pode levar ao uso indevido ou armazenamento incorreto de informações.

Um vírus de computador pode infectar programas e todas as informações do computador ou da rede. Para evitar ataques de vírus e de hackers, software de segurança (antivírus) e firewalls adequados devem ser usados e os sistemas devem ser monitorados o tempo todo. O compartilhamento de informações deve ser evitado tanto quanto possível pela Internet e, se necessário, e-mails seguros e procedimentos de comunicação devem ser seguidos. E-mails de fontes desconhecidas, suspeitas ou não confiáveis devem ser excluídos. Anexos de email suspeitos nunca devem ser abertos. É preciso ter cuidado ao baixar arquivos da Internet, baixe apenas de fontes confiáveis. Mantenha o software antivírus atualizado, para que reconheça e lide com novos vírus.

As informações também devem ser protegidas por senha para que pessoas erradas / não autorizadas não tenham acesso a essas informações. Nos casos em que os dados precisam ser copiados para dispositivos portáteis externos, é melhor criptografar os dados. Deve-se ter cuidado para não compartilhar informações com pessoas que não tenham autoridade para acessá-las. É sempre melhor fazer um backup de todos os dados, pois em caso de problemas com os sistemas a empresa terá um backup para trabalhar e não perderá todas as informações valiosas. No caso de informações físicas, é melhor armazená-las em armários à prova de fogo e em locais seguros e menos sujeitos a desastres naturais.

As informações devem ser protegidas contra corrupção e o acesso a elas deve ser controlado. Deve-se tomar cuidado para proteger as informações contra recuperação não autorizada, colocando em procedimentos de recuperação autorizados.

Boa sorte com seus estudos

Este artigo foi escrito com uma ideia geral no que diz respeito ao armazenamento e recuperação de informações. Ao escrever sua tarefa, certifique-se de preparar as respostas relevantes para o negócio ou organização para a qual trabalha. Este artigo foi enviado aqui para lhe dar uma visão geral do que se espera de você em sua papelada.

Boa sorte e espero que isso seja útil!

Perguntas e Respostas

Pergunta: Como as informações são registradas com precisão e armazenadas com segurança de acordo com os requisitos do sistema?

Resposta: Consulte esta seção em meu artigo: 1.5 Descrever maneiras de verificar a precisão das informações.

Pergunta: Como explicaria como as informações são registradas com precisão e armazenadas com segurança, de acordo com os requisitos do sistema?

Resposta: Sua pergunta foi respondida nos pontos 1.3 e 1.6. Por favor veja abaixo:

"1.3 Explicar o objetivo dos requisitos legais e organizacionais para a segurança e confidencialidade das informações

Qualquer informação armazenada em uma organização deve seguir os procedimentos de segurança e confidencialidade. A segurança e confidencialidade da informação é o processo em que os dados são mantidos longe de acesso, divulgação, destruição, uso ou modificação não autorizados. Ele se aplica a dados físicos e eletrônicos. Todas as organizações armazenam uma grande quantidade de informações confidenciais sobre seus funcionários, clientes, status da empresa, produtos, pesquisas, finanças, etc. Ao lidar com essas informações, deve-se tomar cuidado para seguir os procedimentos de segurança e confidencialidade, pois se a informação entrar no mãos erradas, isso pode levar a consequências graves e negativas. Também afetará a ética e o funcionamento de uma organização e levará a ações legais.

Ao passar informações para outras organizações ou indivíduos, os procedimentos de confidencialidade e proteção de dados devem ser seguidos. Informações confidenciais, como data de nascimento, detalhes de cartão de crédito e débito, religião, etnia, situação financeira, etc., podem ser passadas apenas para pessoas que têm autoridade ou para as quais o proprietário deu consentimento, e também devem seguir os leis e regulamentos de confidencialidade. "

"1.6 Explicar o objetivo de verificar a precisão das informações

Todas as empresas e organizações devem verificar se as informações armazenadas são precisas. Por exemplo, o dinheiro que entra e sai deve ser registrado corretamente, caso contrário, parecerá que a empresa não teve muito lucro. Isso pode afetar os preços das ações da empresa e dos funcionários, pois a empresa pode não ser capaz de pagar aos funcionários e terá que reduzir o pessoal e os credores não concordarão em emprestar dinheiro, etc.

Pergunta: Por que uma empresa deve vincular seu cronograma de desenvolvimento de sistema à escala de tempo das informações necessárias?

Resposta: Sem um cronograma de desenvolvimento vinculado à escala de tempo, a empresa não conseguirá fazer um plano ou ter ideia de como vai concluir o projeto. Não importa o tamanho ou escopo do projeto, o cronograma é sempre uma parte fundamental do gerenciamento de projetos. Isso informa à empresa e à equipe quando cada atividade deve ser realizada, o que já foi concluído e a sequência em que as coisas devem ser concluídas. Dessa forma, a visão que a empresa tem do projeto se transforma em um plano baseado no tempo.