Como tirar minutos de forma eficaz

Tirar minutos durante uma reunião.

Fotografia de Livingsta

Também, às vezes, quando as discussões se desviam do assunto principal para outro assunto semelhante ao principal, o presidente pode se esquecer de tomar uma decisão sobre aquele item em decorrência de desvios para outros assuntos. Nesses casos, trabalhar em estreita colaboração com o presidente pode ajudar o anotador a lembrar o presidente de que uma decisão deve ser tomada sobre aquele assunto antes de prosseguir para o próximo item.

Quando você tiver dúvidas sobre se deve ou não gravar algo, sempre confirme com a cadeira. Isso evitará o registro de assuntos desnecessários e economiza tempo e esforço.

Antes e depois da reunião

Antes mesmo do início da reunião, o anotador pode ter uma discussão com o presidente sobre como a reunião será realizada, os itens que serão discutidos, como a discussão ocorrerá e o que necessariamente precisa ser registrado.

Após a reunião, ao escrever a ata, se o anotador tiver alguma dificuldade com algo relevante para as discussões, ele deve dar uma palavrinha com o presidente para esclarecer as coisas, pois a hesitação em fazer isso resultará em informações imprecisas no minutos.

Como Ouvir Efetivamente

Ouvir é uma habilidade muito importante e vem com a prática. A maioria das pessoas hoje em dia apenas ouve coisas ou apenas escuta, mas não escuta ativa ou efetivamente. Há muitas diferenças entre ouvir, ouvir e ouvir ativamente. Recentemente, pesquisei muito sobre essas habilidades e técnicas e até mesmo escrevi um hub sobre escuta ativa. Ajuda uma pessoa em todas as esferas da vida, seja ela pessoal ou profissional, e também ajuda a melhorar a personalidade.

Então, o que é escuta eficaz?

Livingsta

Durante a ata, você ouve os palestrantes absorvendo ativamente todas as informações sobre a discussão com interesse e importância, e depois reproduz as informações na forma de um documento denominado ata que ajuda as pessoas que não compareceram à reunião a obter informações sobre o que foi discutido na reunião. Isso também serve como um documento legal para a organização e ajuda em futuras consultas e também é um registro permanente de tudo o que aconteceu na reunião.

As habilidades de escuta levam tempo para se desenvolver, mas com certeza se desenvolvem com a prática. A maioria das pessoas fala bem, mas não sabe ouvir. Também parafrasear o que você ouviu, de maneira apropriada, exige muita criatividade. Pode-se praticar habilidades de escuta ouvindo palestras, debates e outros materiais semelhantes que requerem concentração. Aqui, discutiremos sobre como ouvir efetivamente em uma reunião à medida que as discussões, argumentos e desacordos acontecem.

Dicas para uma escuta eficaz

Para ouvir com eficácia:

É preciso primeiro compreender o fato de que o processo de escuta não envolve apenas o recebimento de mensagens, mas também depende de outros componentes como pensamento, foco e resposta ativa.
É preciso se concentrar no alto-falante e não deixar sua mente vagar. Você precisa estar atento e relaxado
Faça anotações simultaneamente ao ouvir, pois isso o ajudará a se concentrar na discussão.
Ouça cada palavra que o orador diz e imagine a situação ou lógica da discussão em sua mente
Concentre-se mesmo que a discussão seja enfadonha, porque é você quem precisa revelar informações precisas na ata.
Não interrompa quando uma discussão estiver em andamento ou quando alguém estiver falando. Em vez disso, espere a discussão terminar ou o palestrante terminar e, em seguida, traga suas perguntas para esclarecimento
Construir seu vocabulário o torna um ouvinte melhor, caso contrário, você pode estar ouvindo palavras que não entende
Sempre anote quaisquer palavras novas que você não entendeu e esclareça-as com a cadeira
Fazer algum estudo prévio sobre os assuntos em discussão antes da reunião o ajudará a ouvir com eficácia e a envolver-se completamente no processo de escuta.
Esteja pronto com sua caneta e papel antes que o palestrante comece a falar.
Você precisa aprender a se ajustar às situações na sala de reuniões fisiológica e psicologicamente e aos fatores físicos da sala, pois alguns deles podem ter um efeito negativo e outros, um efeito positivo.
O sotaque dos falantes às vezes pode prejudicar a escuta eficaz, mas é preciso melhorar suas habilidades de superar todas essas barreiras para se tornar um ouvinte eficaz.
Duas reuniões nunca serão iguais, duas discussões nunca serão as mesmas e dois oradores não falarão da mesma maneira, então você precisa aprender a se ajustar às situações.
Sempre foque nos pontos-chave / importantes
Ouça como se você fosse obrigado a apresentar novamente essas informações a um público diferente mais tarde (de qualquer maneira, você fará isso na forma de minutos), isso o ajudará a se concentrar e ouvir com eficácia cada palavra que o orador disser
Em reuniões onde são discutidos assuntos delicados, certifique-se também de observar a linguagem corporal de quem fala, em vez de manter a cabeça baixa fazendo anotações com seriedade.
Não deixe que nada ou ninguém ao seu redor o distraia e não volte sua atenção para as pessoas que entram ou saem da sala enquanto o palestrante estiver falando.
Use formas apropriadas de fazer anotações, dependendo do tipo de assunto discutido e isso o ajudará a se envolver na atividade de escuta.
Não escreva tudo, mas apenas os pontos principais
Não mexa nem brinque com nada em suas mãos, rabisque ou olhe o relógio. Isso não o ajuda a ouvir e pode afetar as pessoas ao seu redor também.
Como ponto final, imagine como você gostaria que seu público ouvisse se você fosse um palestrante e fosse o mesmo tipo de ouvinte, isso o ajudará a ser um ouvinte eficaz

Como fazer anotações durante as discussões

Tomar notas é a tarefa importante ou parte do processo de tomada de minutos. Ao fazer anotações, não se registra as palavras que foram usadas na discussão, mas se registra as discussões que ocorreram na reunião.

Citação da internet

Esta é uma tarefa muito importante e bastante difícil, dependendo da natureza da reunião e do que foi discutido. Isso também depende de quão bem a reunião vai, como os membros cooperam, como o presidente ajuda e resume e, mais importante, quão bem você está preparado para a reunião. Todos os documentos relevantes para a reunião que foram distribuídos ou circulados antes da reunião devem ser examinados, para que você esteja familiarizado com o que está sendo discutido.

Dicas para fazer anotações para discussões

Durante as discussões, siga o seguinte procedimento e dicas para fazer anotações:

Em primeiro lugar, tenha uma compreensão completa do que são as atas, por que as atas são tiradas e a importância das atas. Isso o ajudará a acompanhar a discussão e anotar as informações importantes e necessárias à medida que a discussão continua. Conforme mencionado acima, onde os documentos estiverem disponíveis, sempre certifique-se de reunir informações básicas sobre o que será discutido. Isso tornará a tarefa de tomar notas muito mais simples.
Em situações em que as discussões ou conversas são longas e complicadas, sempre foque nos aspectos importantes da discussão, como, qual é o foco da discussão, qual é a decisão, se disponível, por que essa decisão foi tomada, quem deve agir decisão e quando / dentro de que prazo a decisão deve ser acionada.
Certifique-se de incluir um resumo da discussão no início, antes de escrever sobre a discussão, pois isso dará uma visão geral e uma ideia sobre a discussão para as pessoas que não puderam comparecer. Além disso, se essas pessoas tiverem que participar de uma reunião futura, esta ata fornecerá todas as informações necessárias de que precisarão.
Escreva pontos de vista e opiniões importantes de todas as pessoas presentes.
Certifique-se de ouvir ativa e efetivamente após a discussão, sem deixar sua mente divagar ou pensar em qualquer outra coisa. Assim você não perderá nada importante.
Escolha o método melhor e mais fácil que o ajudará a fazer anotações.
Ao registrar os pontos de ação, é sempre melhor fazê-lo de uma forma que seja mais fácil de olhar, claramente com os nomes das pessoas que precisam agir e a escala de tempo.
Use títulos, pois isso o ajudará a seguir as notas mais tarde, e você pode ter diferentes seções da reunião com títulos diferentes. Deixe algum espaço em cada seção, para que seja mais fácil adicionar notas embaixo se alguém apresentar novos pontos ou ideias à medida que a reunião prossegue.
Se você sabe taquigrafia, é melhor fazer anotações usando taquigrafia e também abreviações sempre que possível.
Pratique o uso de marcadores, pois isso tornará o conteúdo mais legível, organizado e simples ao preparar as atas.
Sempre esclareça pontos ou discussões pouco claras com seu presidente.
Não se esqueça de ter uma ou duas canetas e lápis sobressalentes.

O objetivo de esclarecer pontos sobre os quais você não tem certeza

Esclarecimento é um processo no qual você resolve áreas de confusão com o palestrante e verifica se o seu entendimento da discussão está correto. Para que a ata seja precisa, é necessário esclarecer quaisquer pontos que eles não entendam à medida que a reunião prossegue

O objetivo de esclarecer os pontos que você não tem certeza são:

Diz ao palestrante que você está efetivamente ouvindo e tentando entender a mensagem
Certifica-se de que você entendeu as informações corretas
Ajuda a revisar o entendimento
Incentiva o palestrante a falar abertamente
Ajuda a escrever as atas sem erros
Evita mal-entendidos e interpretações erradas
Melhora as habilidades interpessoais

Ler sobre o papel das reuniões, por que as reuniões são realizadas, os requisitos legais e organizacionais que podem se aplicar à obtenção de atas, por que as atas são feitas e seus benefícios, a razão pela qual as atas devem ser precisas e os diferentes documentos usados nas reuniões sobre o processo de lavratura de atas, antes e depois da reunião, consulte este artigo: Lavrar Atas.