Como usar efetivamente um sistema de diário no trabalho

Mike Tinnion (CC0) via Unsplash (modificado usando Canva)

Um sistema de diário é mantido para utilizar o tempo e completar tarefas e compromissos de uma forma muito eficaz e eficiente. Ajuda a organização como um todo e ajuda a gerenciar o meu tempo e o de outras pessoas também. Os diários podem ser mantidos manualmente ou eletronicamente.

Pessoalmente, tenho os dois tipos de diários. Tenho minha agenda eletrônica no Outlook, compartilhada com meu gerente e outros administradores. Também tenho um diário manual que pode ser usado em casos de emergência.

Por que é importante ter um diário manual?

O diário manual que utilizo é um livro encadernado com três dias por página, pois não tenho muitas entradas para cada dia.

Como mencionei acima, só uso este diário em emergências. Isso inclui os momentos em que estou doente ou ausente do trabalho e não consigo acessar meu diário eletrônico ou quando os sistemas do computador estão desligados e o Outlook não está acessível.

Quais são as vantagens de um diário eletrônico?

Como mencionei, o diário eletrônico que mantenho está no calendário do Outlook em meu computador de trabalho.

Aqui estão as vantagens de ter um calendário eletrônico:

• Sou capaz de destacar um conflito potencial entre compromissos.
• Eu só preciso inserir eventos que ocorrem regularmente uma vez.
• Nenhum papel é usado.
• Existe proteção por senha.
• Posso acessá-lo de praticamente qualquer lugar.
• Existem lembretes de compromissos na tela.
• Ele comunica automaticamente as alterações para aqueles envolvidos cujos sistemas estão conectados ao meu.

Como faço para usar meu diário?

Eu uso meu diário para coisas como alertas e compromissos.

As entradas mais comuns em meu diário serão:

• reuniões de painel
• reuniões de equipe
• ordens estacionárias
• Sessões de treinamento
• visitas
• preparação de agendas
• Banco de horas
• outras tarefas de escritório
• supervisão
• outras tarefas semanais e quinzenais que se repetem com uma certa frequência (isso garante que não vou perdê-las)

Às vezes, tenho que marcar reuniões e enviar convites para reuniões a colegas ou outros delegados, e isso é feito eletronicamente.

É assim que gerencio esses tipos de reuniões.

• Tento inserir o máximo de detalhes que posso, como data, local, duração, visitantes, etc.
• Raramente encontro uma situação em que uma reunião seja cancelada ou adiada, mas se isso acontecer, certifico-me de verificar os efeitos que uma alteração solicitada terá antes de concordar com ela.
• Também reúno todas as informações relevantes para garantir que todos os participantes da reunião ou compromisso tenham acesso a todos os detalhes pertinentes para que não haja espaço para falhas de comunicação.
• Normalmente, lido com solicitações e mudanças de outros participantes em ordem cronológica, mas priorizarei as solicitações mais urgentes se estiver lidando com um grande volume delas.
  • Quando alguma solicitação é acordada ou mudanças são feitas, certifico-me de que todos os envolvidos sejam contatados e que seja conveniente para eles antes que as mudanças sejam confirmadas.
• Também me certifico de que todas as pessoas envolvidas no compromisso ou reunião tenham tempo suficiente para planejar, viajar e quaisquer outras necessidades para que a reunião corra bem.

Estou ciente de que os diários devem ser mantidos atualizados quando as mudanças são acordadas. Certifico-me de que eliminei todos os compromissos cancelados. Um diário que não é totalmente atualizado pode causar todo tipo de confusão. Isso também minará a confiança e encorajará as pessoas a sentir a necessidade de verificar os preparativos, o que é uma perda de tempo, ou, pior ainda, a manter um diário separado.

Uma Nota Final

Por favor, não copie nada enviado aqui e exiba-o em seu arquivo. Isso foi publicado aqui apenas para ajudá-lo a ter uma ideia / compreensão do que eles esperam que você acompanhe. Você terá que se relacionar com sua própria área de trabalho e organização e se manter firme enquanto prepara os arquivos. Obrigado por sua cooperação.

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