9 áreas de gerenciamento de projetos (e por que são importantes)

O sucesso do projeto é importante

O fato é que, na vida e nos negócios, a maioria dos projetos falha. Mas o sucesso é importante. Sempre que um projeto falha, tempo e dinheiro são desperdiçados. Às vezes, vidas são perdidas, como em uma missão de resgate após um furacão ou outro desastre natural.

Existem dois tipos de projetos. Uma é, de acordo com o guru dos negócios Joseph M. Juran, "Um problema programado para solução". Se um projeto como este falhar, todo o tempo, esforço e dinheiro serão perdidos, e o problema ainda está conosco. O outro tipo de projeto é um esforço para transformar um sonho em realidade. Quando esse tipo de projeto falha, o sonho nunca se torna realidade. Por exemplo, no início deste mês, uma empresa com uma grande visão fechou suas portas. Conheço vinte pessoas que perderam grande parte de sua renda e centenas de outras. E a empresa ajudou milhares, mas acabou.

O fato é que mais da metade de todos os projetos falham - e isso se refere a projetos bem elaborados e gerenciados e inclui, com êxito, projetos entregues com atraso e acima do orçamento. A verdadeira taxa de sucesso - projetos que entregam resultados aceitáveis ​​ou maravilhosos dentro do prazo e do orçamento é incrivelmente pequena.

Podemos fazer muito melhor. Fazemos isso prestando atenção a todas as partes de um projeto, ou seja, gerenciando as nove áreas de gerenciamento de projetos conforme se aplicam ao nosso projeto.

Neste artigo

Veremos:

• A definição de sucesso do projeto
• Como definir uma meta de projeto
• As nove áreas de gerenciamento de projetos
• Como apliquei essas áreas em um cenário de exemplo da vida real
• As três fases de um projeto, incluindo preparação, execução e acompanhamento

O objetivo: sucesso do projeto

O "sucesso do projeto" soa como um objetivo extremamente vago. Na verdade, não é vago, mas é muito geral.

Podemos facilmente torná-lo específico para cada projeto. E, de fato, essa definição específica do objetivo do projeto é o primeiro passo para o sucesso do projeto. O Project Management Institute (PMI) define formalmente um projeto como "um esforço temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo". Os elementos principais são:

• Cada projeto é temporário. Não vai durar para sempre. Ele começará em uma determinada data e terminará em uma data posterior.
• Cada projeto é único. Cada projeto oferece algum resultado novo, original e diferente.
• Cada produto fornece algum resultado específico quando é feito.

Definindo a meta do projeto

Aqui estão alguns exemplos de objetivos do projeto:

• Teremos um casamento maravilhoso com 300 convidados no dia 20 de junho.
• Uma nova ponte de quatro faixas entre a Ilha de Marcos e o continente será aberta ao tráfego de veículos em 30 de novembro por um custo inferior a US $ 4 milhões.
• Nosso mais novo lançamento do software Amazing Planning, versão 10.0, será lançado em 20 de agosto por um preço de $ 29,99 com todos os bugs conhecidos do teste beta corrigidos com um custo de desenvolvimento de menos de $ 50.000.

Como você pode ver, os projetos são pessoais e também empresariais. Você também verá que uma boa definição de projeto inclui o que será entregue, quando e quanto custará. (O casamento tem um custo, mas é pessoal. Não incluí porque não é da sua conta.)

Esses exemplos ilustram as três primeiras áreas de um projeto que devemos gerenciar.

• Escopo é uma palavra chique para o que estamos fazendo.
• Endereços de tempo: quando o projeto vai começar; quando vai terminar, entregando resultados; a duração do início ao fim; e a quantidade de esforço (horas por pessoa) de trabalho.
• Custo é uma definição de quanto o projeto custará.

Essas são as três primeiras áreas de um projeto que definimos, e as chamamos de fatores de Resultados (r) porque podem ser medidos em termos de resultados claros e definíveis. Para o escopo, ou a meta é alcançada ou não. Com relação ao tempo: ou é uma hora ou é tarde. Com relação ao custo: ou ficamos dentro do orçamento ou o excedemos. Para aprender mais sobre esses fatores de resultados e por que são chamados de Triângulo de Ferro, você pode ler Como preparar um plano de gerenciamento de projeto.

Mas os fatores de resultados (r) não são suficientes. Se trabalharmos apenas com esses três elementos, nosso projeto irá falhar.

Quais são as nove áreas do gerenciamento de projetos?

Escopo, Tempo, Custo, Risco, Qualidade, Comunicações, Recursos Humanos, Aquisições, Integração

Um exemplo da vida real: a viagem de um dia

Há cerca de anos, minha esposa e eu tivemos um dia muito divertido. Por ser gerente de projeto, quero dizer que foi porque o gerenciei como um projeto. De qualquer forma, é um bom exemplo de como o sucesso do projeto depende de mais do que apenas os três fatores de resultados (r): escopo, tempo e custo.

Nosso plano era tirar um sábado de junho e colher lichias (nós amamos lichias) em uma fazenda de lichia própria a cerca de uma hora ao norte de onde morávamos. Queríamos levar para casa cinco libras de lichia, o que era suficiente para durar todo o verão. As lichias custam US $ 4 / libra e o gás para a viagem custou cerca de US $ 10, portanto o custo total do projeto foi de US $ 30.

Resultados dependem de processos

Parece simples. A maioria dos projetos parece simples. Mas quando você para e pensa em quantas coisas dão errado, isso conta uma história diferente. Aqui estão algumas coisas que podem dar errado, organizadas para ilustrar as nove áreas do gerenciamento de projetos.

• Escopo. Se nos perdermos e nunca encontrarmos as fazendas de lichias - nada de lichias!
• Tempo. Se começássemos tarde, chegaríamos no meio do dia. Colher lichias sob o sol quente não é nada divertido. E, para uma viagem de um dia, nenhuma diversão é o fracasso do projeto!
• Custo. Ops! A lichia é uma fruta muito sensível. Eles precisam de um refrigerador e um pouco de gelo, ou vão estragar antes de chegarmos em casa. Adicione $ 5 para um refrigerador de isopor e $ 1 para gelo.
• Risco. E se o carro quebrar - um dia miserável! Ajuste-o e verifique antes de partirmos.
• Qualidade. Escolha com cuidado! Queremos trazer para casa apenas as melhores lichias.
• Comunicações. No carro, a meia hora de casa. "Querida, você está com o mapa?" "O quê! Achei que você tivesse o mapa?"
• Recursos Humanos. "Querida, é hora de levantar e colher lichias?" "Vá você, não estou com vontade. Além disso, minha amiga Bárbara vai me levar para tomar um lanche" Uma viagem de um dia acabou de se transformar em um divórcio!
• Compras. Telefonema no sábado de manhã. "Sr. Kemp, muito obrigado por trazer seu carro para um conserto ontem. Infelizmente, tivemos um retrocesso e não começamos a trabalhar nisso ainda." "Mas era para ser feito ontem à noite!" "Eu entendo, senhor, mas, realmente, estamos fazendo o nosso melhor. Seu carro deve estar disponível por volta das cinco horas desta tarde. Obrigado por escolher o Centro de Serviços Speedy & Reliable Car!" Sem carro, sem viagem, sem lichias!
• Integração. Estamos voltando para o carro com nossas lichias. "Querida, onde está o refrigerador?" "Eu paguei, pensei que você o carregou para fora da loja." "Eu carreguei para fora da loja e você colocou no porta-malas." "Não, eu abri o porta-malas. Pensei que você tivesse colocado o refrigerador." "Mas você fechou o porta-malas." "Fechei o porta-malas porque pensei que você colocou o refrigerador dentro." "Não, eu coloquei o refrigerador no chão, porque você não abriu o porta-malas rápido o suficiente." "Então você está dizendo que é minha culpa você ter deixado a caixa térmica no estacionamento do supermercado!" Não refrigerador; lichias quentes; esposa com raiva.

Como você pode ver, muitas coisas podem dar errado mesmo no processo de uma simples viagem de um dia. Quanto mais pode dar errado em um projeto de negócios de $ 10.000, ou dez milhões de dólares!

Se olharmos honestamente, esses tipos de problemas acontecem em todos os projetos o tempo todo. E é por isso que a maioria dos projetos falham. Mas o sucesso é mais fácil do que você pensa - se você prestar atenção a todas as nove áreas.

Projeto Lichia: Diversão e Sucesso!

É assim que a lichia se parece. Cada um é um pouco maior que uma uva.

Uau! Um farol! Vamos lá!

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