Índice:
- 1. Separe seus fundos pessoais e comerciais
- 2. Acompanhe as entradas e saídas
- 3. Emita uma fatura numerada adequada
- 4. Registre receitas e despesas de caixa
- 5. Organize seus recibos
- 6. Inclua todas as suas despesas
- 7. Não deixe isso para o último minuto, especialmente em janeiro
- 8. Procure aconselhamento profissional se você não tiver certeza
Aqui estão algumas etapas simples que você deve seguir como proprietário de uma pequena empresa no Reino Unido para ajudar a garantir que suas contas estejam corretas.
Quando trabalhei em uma pequena empresa de contabilidade, trabalhei em contas para uma série de pequenos empreendimentos autônomos, incluindo artistas, motoristas de táxi, eletricistas, performers e escritores. Era incrível pensar que se esses clientes tivessem dado alguns passos simples, eles teriam economizado dinheiro. Suas taxas de contabilidade teriam sido mais baixas porque nos levaríamos menos tempo para fazer suas contas e, em muitos casos, eles teriam pago menos impostos também!
Não apareça com um monte aleatório de faturas e despesas, com valores que não têm nenhuma relação com o que está entrando e saindo de acordo com seu extrato bancário. Em vez disso, siga estas 8 dicas simples:
- Separe seus fundos pessoais e comerciais
- Acompanhe as entradas e saídas
- Emitir faturas numeradas corretamente
- Registre receitas e despesas de caixa
- Organize seus recibos
- Inclua todas as suas despesas
- Não deixe a classificação do seu imposto para o último minuto
- Procure aconselhamento profissional para assuntos complexos
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1. Separe seus fundos pessoais e comerciais
Abra uma conta separada para o seu negócio. Se você for um empresário independente, não há requisitos legais para fazer isso, mas torna muito mais fácil controlar as despesas e receitas do seu negócio.
Antes de se inscrever para uma nova conta:
- Pesquise as melhores ofertas.
- Se o seu negócio é de pequena escala e você é um empresário individual, em vez de abrir uma conta comercial específica, pode abrir uma segunda conta corrente pessoal padrão. A maioria das contas bancárias empresariais tem taxas e encargos mensais para cada transação, mas as contas correntes pessoais são gratuitas.
2. Acompanhe as entradas e saídas
Você precisa manter o controle de quanto dinheiro está entrando e no que está gastando.
Existem várias maneiras de fazer isso. Se você tiver apenas uma ou duas transações por mês, provavelmente é bom o suficiente apenas fazer uma lista simples delas no formato de sua preferência.
No entanto, se você tiver mais do que isso, configure uma planilha como a do vídeo abaixo é uma boa opção. Se as planilhas o assustam, você também pode comprar um livro de contas e registrar suas contas no papel, à moda antiga.
Você também pode comprar um software de contabilidade especializado, mas se você for uma pequena empresa com apenas um punhado de transações, provavelmente não valerá a pena.
Nota: Se você estiver usando um contador, é melhor perguntar com antecedência o que eles recomendam, pois empresas diferentes terão preferências diferentes.
3. Emita uma fatura numerada adequada
Se você vende um serviço ou produto para um cliente, coloque uma fatura apropriada e guarde uma cópia.
Cada fatura deve ter uma referência única. Por exemplo, você pode numerar suas faturas como 100, 101, 102 ou pode usar uma combinação de letras e números. Por exemplo, se você tivesse dois clientes principais, Sr. Jones e Sra. Smith, você poderia usar JO1, JO2 para Sr. Jones e, em seguida, para Sra. Smith, você poderia usar SM1, SM2 e SM3. Cabe a você decidir o que funciona para você.
Você pode fazer sua fatura usando um processador de texto ou manuscrita, se preferir, contanto que faça uma cópia.
Para obter detalhes sobre os requisitos exatos para faturas, consulte as recomendações do governo sobre a emissão de faturas.
Além de ajudar com sua declaração de imposto de renda, isso também o ajudará se você tiver problemas com clientes que demoram a pagar, pois você terá provas adequadas do que vendeu a eles.
4. Registre receitas e despesas de caixa
É particularmente fácil perder o controle de receitas e despesas em dinheiro porque você não tem o backup dos registros em seu extrato bancário. Certifique-se de registrar qualquer dinheiro que receber ou gastar em seu livro de contas ou planilha e também a qual fatura o dinheiro se refere.
Uma maneira fácil de ajudar a manter o controle é pagar o dinheiro que receber diretamente em sua conta bancária.
5. Organize seus recibos
Guarde uma cópia de todos os seus comprovantes de despesas de forma organizada.
Não arquive recibos no bolso de trás da calça jeans!
Mantenha os recibos em ordem. Algumas boas maneiras de fazer isso são:
- Se você tiver um scanner, digitalize as cópias de cada recibo e organize-as por mês.
- Se você tiver recibos pequenos, grampeie-os em pedaços de papel A4 e arquive ou escaneie-os para evitar que pequenos pedaços de papel se faltem ou caiam.
- Se não estiver claro o que você comprou com o recibo ou o propósito comercial que tem, escreva uma nota no recibo.
6. Inclua todas as suas despesas
Tente incluir todas as suas despesas comerciais. Informações sobre o que você pode reivindicar como despesas estão disponíveis no site do governo do Reino Unido.
Se você trabalha em casa, pode incluir uma parte dos custos de manutenção da sua casa. Se for esse o caso, o seu contador pode necessitar de saber quanto custam o seu imposto municipal, contas de gás e eletricidade, detalhes dos juros da sua hipoteca ou aluguel e as suas contas de internet e telefone.
Se você usa seu próprio telefone para fazer chamadas comerciais e pessoais, também pode incluir a proporção de negócios. Você precisa encontrar uma maneira de controlar a proporção de chamadas de negócios em relação às chamadas pessoais que você faz.
7. Não deixe isso para o último minuto, especialmente em janeiro
Não há nada pior do que uma corrida louca para concluir suas contas. Se o seu contador lhe der um prazo para fornecer informações, cumpra-o.
O prazo principal para apresentação de declarações fiscais de cada ano é 31 de janeiro. Todos os contadores de pequenas empresas estarão muito ocupados neste momento. Se você entregar seus livros ao seu contador em janeiro, eles podem:
- recusar-se a fazer suas contas no prazo, o que significa que você paga uma multa por atraso ao HMRC, ou
- cobrar mais por ter que processar as contas com pressa.
É tentador procrastinar e adiar as contas, mas quanto antes elas forem classificadas, mais cedo você poderá se concentrar nas outras partes mais agradáveis do seu negócio e em ganhar dinheiro.
8. Procure aconselhamento profissional se você não tiver certeza
O imposto é complicado e difícil de acertar sozinho. Se você não tiver certeza de algo, vale a pena consultar um contador profissionalmente qualificado.
No Reino Unido, qualquer pessoa pode chamar a si mesma de contador, mas você pode verificar se alguém tem qualificações verificando se é um revisor oficial de contas, o que significa que são membros dos órgãos profissionais relevantes do Reino Unido.
Um bom contador vai economizar dinheiro, preocupações e estresse. No entanto, será mais popular com um contador se você seguir os conselhos acima e se manter organizado, ou pelo menos tentar o seu melhor.