5 erros irritantes na redação comercial e como evitá-los

As comunicações escritas dizem muito sobre você

Parece que sua carreira não vai a lugar nenhum? Parece que você está preso no último degrau da escada corporativa? Nesse caso, você pode querer dar uma olhada em suas comunicações por escrito. Erros irritantes de pontuação e gramática podem estar impedindo você.

A escrita de bons negócios é vital no local de trabalho de hoje. Em pesquisas que pedem aos empregadores e recrutadores profissionais que listem as qualidades que procuram nos funcionários, as habilidades eficazes de redação empresarial estão no topo da lista. Os empregadores querem funcionários que possam comunicar informações de maneira organizada e coerente, livre de erros de redação descuidados que atrapalham uma boa comunicação. Uma palavra usada incorretamente ou uma vírgula no lugar errado pode comunicar algo diferente da mensagem pretendida. A falta de clareza nos documentos comerciais pode levar a clientes insatisfeitos e até mesmo a processos judiciais.

Mesmo sem consequências legais terríveis, um documento cheio de erros gramaticais e de pontuação reflete mal o autor. Escrita pobre carece de credibilidade e persuasão. Não inspira confiança. É irritante.

Em mais de 20 anos como advogado corporativo, analisei muitas comunicações empresariais. Eu vi em primeira mão como erros comuns de gramática e pontuação resultaram em comunicações distorcidas, clientes irritados e carreiras paralisadas. Aqui está minha lista dos cinco erros mais irritantes na redação de negócios e como você pode evitá-los.

1. A apóstrofe mal colocada

Pode não haver nenhum outro erro de escrita que possa provocar nos leitores a mesma resposta com as unhas no quadro-negro que o apóstrofo mal colocado, o uso da forma possessiva para significar mais do que algo. Esse erro é irritante porque é muito comum e não se limita à redação comercial. Todos vocês já viram:

• Eu comi panquecas no café da manhã.
• O Smith comprou um carro novo.
• Os anos 1960 foram uma década louca.

Apesar de uma epidemia de apóstrofos que pretendem mostrar plurais, apenas os plurais que possuem algo precisam de um apóstrofo, e esse apóstrofo geralmente segue a letra "s":

• A textura fofa das panquecas
• Novo carro dos Smiths
• A turbulência social dos anos 1960

Existem apenas alguns casos em que é aceitável usar um apóstrofo para significar um plural. Nesses casos, o apóstrofo é necessário para evitar confusão:

• Ela obteve três A no boletim. (Use um apóstrofo para evitar confusão com a palavra "como".)
• Peça cinco # 371KVs. (Use um apóstrofo para mostrar que "s" não faz parte do número de série.)

2. Confusão sobre mim, eu e eu

Quantas vezes você leu um comunicado comercial que concluía: "Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com Jane ou comigo mesmo"? O autor está tentando soar sofisticado usando o som mais elegante "eu" no lugar de "eu" ou, com Jane na mixagem, está confuso sobre se deve usar "eu" ou "eu" e decide "eu mesmo". " O resultado é um mau uso irritante e muito comum do pronome pessoal reflexivo.

Você pode evitar cometer o mesmo erro aplicando um teste simples. Deixe Jane fora de cena e veja como a frase soa. Você diria: "Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo"? Não, você diria, "entre em contato comigo." Certo? Se você quiser usar "eu mesmo" neste caso, precisará continuar lendo para obter ajuda adicional com a gramática.

"Eu, eu mesmo e eu" são três casos diferentes do pronome pessoal. O caso muda dependendo se o pronome funciona como sujeito ou objeto de uma frase.

Para o assunto de uma frase (o substantivo que diz do que trata a frase), use "eu":

• Eu escrevi a carta.

Para o objeto de uma frase (o substantivo que dá significado a um verbo ou completa uma frase preposicional), use "eu":

• Se você tiver dúvidas, pode me perguntar.
• Perguntas podem ser dirigidas a mim.

Se o sujeito da ação e o objeto da ação são o mesmo, use o pronome reflexivo "eu mesmo":

• Eu mesmo fiz.
• Eu me olhei no espelho.

Como você precisa de um espelho para se ver, um pronome reflexivo como "eu" (ou você mesmo, etc.) precisa de outro substantivo ou pronome na frase para refleti-lo. Se não houver nenhum, use o caso subjetivo (I) ou o caso objetivo (eu) conforme apropriado.

3. Vírgulas aleatórias

Hesito em escrever sobre vírgulas porque podem ser complicadas. Na verdade, eu poderia prosseguir por alguns parágrafos sobre se uma vírgula deve aparecer entre as palavras "vírgulas" e "porque" na frase anterior. Mas não irei, porque meu problema com vírgulas é ainda mais básico do que se uma vírgula deve ser usada antes de uma conjunção ligando duas orações independentes. (Caso você esteja se perguntando, minha resposta aqui é não; as cláusulas são curtas e estreitamente relacionadas em pensamento.)

O problema mais irritante com as vírgulas é quando elas aparecem aleatoriamente, em frases, onde não são necessárias e não pertencem. (Sim, estou tentando enfatizar aqui.)

Não me importa se você usa a vírgula serial em frases simples ou não. Não vou me preocupar muito com a falta de uma vírgula entre os adjetivos de coordenadas. Meus amigos britânicos me dizem que usamos vírgulas demais no inglês americano, de qualquer maneira. As exigentes regras de uso americanas podem ser a razão pela qual tantos escritores de negócios as usam em excesso.

O problema da vírgula é que ela diz ao olho para parar de ler por um momento. Tudo bem quando você precisa de uma pausa, como respirar ao falar. Mas vírgulas inesperadas são como soluços. Eles são irritantes.

Existem dezenas de regras sobre quando usá-los, mas se você se lembrar de alguma delas, lembre-se disto: Se você não consegue pensar em um motivo específico para usar uma vírgula, não use.

Nunca use uma vírgula nestas situações:

• Entre uma palavra descritiva e o substantivo, ela descreve: "Li a carta mal escrita." Incorreta
• Entre o sujeito e o verbo: “A carta mal escrita, me incomodava”. Incorreta
• Entre duas orações com um mesmo sujeito que se unem por uma conjunção: "Li a carta e corrigi todos os erros de pontuação" Incorreta
• Para desencadear uma cláusula restritiva (essencial para o sentido da frase): "A carta que inspirou este artigo estava cheia de erros de pontuação irritantes." Incorreta

4. O uso indevido de "como tal"

Com muita frequência, nos negócios, escrever a frase "como tal" é usado como uma forma mais elaborada de dizer "portanto", como se uma palavra mais formal fosse necessária. Por exemplo, uma carta pode declarar: "Esta correspondência serve como um aviso de que você está inadimplente em nosso acordo. Como tal, você tem 10 dias para remediar a inadimplência ou o contrato será rescindido." Neste exemplo, "como tal" está sendo usado no lugar de "portanto" para significar "por essa razão" ou "conseqüentemente". Isso esta errado.

Usada corretamente, a frase "como tal" refere o leitor à identidade, natureza ou capacidade do substantivo ou sintagma nominal que o precede:

• "Sou um defensor da gramática. Como tal, fico irritado quando um escritor balança os particípios." Corrigir

Para evitar o uso incorreto de "como tal", pergunte-se "como o quê?" Se o substantivo antecedente se encaixa, o uso está correto:

• "Como um defensor da gramática, fico irritado quando um escritor balança os particípios." Corrigir

Se "como tal" não remete o leitor a um substantivo anterior, o uso está incorreto:

• "Por não dar atenção às regras gramaticais, o escritor balançava os particípios. Como tal, irritava seus leitores." Incorreta

Pergunte se você pode substituir "tal" por qualquer substantivo ou frase nominal antecedente próximo:

• Como regras gramaticais, ele incomodava seus leitores.
• Como escritor, ele irritou seus leitores.
• Como particípios, ele irritou seus leitores.

Se a substituição não fizer sentido ou, no caso do segundo exemplo, não transmitir totalmente o significado pretendido, o uso de "como tal" é impróprio. Para evitar incomodar seus leitores, use "portanto" ou substitua a frase de transição por uma palavra ou frase mais significativa.

5. O uso incorreto de "verbosidade"

Esta não é uma questão de gramática ou pontuação, mas do mau uso comum, mas misterioso, de uma palavra que não faz jus. Como advogado corporativo, recebia um e-mail quase todos os dias dizendo algo como: "Você poderia revisar o palavreado no segundo parágrafo do documento anexo e me informar se está tudo bem?" Cada vez, eu precisava me conter para não dar uma resposta ríspida: "Se é palavrório, por que você está perdendo meu tempo?"

Palavreado não significa "texto", "palavras", "redação", "conteúdo" ou qualquer uma das outras palavras que o autor do e-mail poderia ter usado para solicitar minha revisão jurídica. "Verbiage" significa discurso ou escrita que usa muitas palavras ou expressões excessivamente técnicas. Isso não é bom. Um escritor deve evitar verborragia, não usar o termo para descrever seu trabalho escrito.

Dica bônus: simplifique seu idioma

Isso traz uma lição final sobre a escrita de estilo empresarial. Não tente impressionar as pessoas usando palavras bonitas quando a melhor escolha é simples e descritiva. A linguagem empresarial está repleta de palavras inventadas e que soam extravagantes. Não caia na armadilha de usá-los. Não diga "utilizar" quando "usar" funcionar bem. Você vai parecer pretensioso e pior, especialmente se não entender o que significa sua palavra sofisticada.

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