Compreender como gerenciar orçamentos

Para gerir orçamentos de forma eficaz e eficiente, é necessário…

monitorar, controlar e registrar todas as finanças (receitas e despesas),
saiba como minimizar custos nas áreas pelas quais você é responsável,
ser capaz de investigar ou identificar áreas problemáticas e corrigi-las, e
administrar e autorizar despesas com eficiência.

Este artigo é baseado na unidade NVQ Nível 4, "Gerenciar orçamentos". Para ter uma ideia clara e compreensão da finalidade dos orçamentos, leia este artigo. Você obterá uma compreensão da finalidade dos orçamentos, incluindo os benefícios de gerenciar recursos financeiros de forma eficaz e eficiente; os requisitos legais, regulatórios e organizacionais para gerenciar um orçamento; e os diferentes tipos de sistemas orçamentários e suas características.

Agora você precisa de um entendimento completo de como gerenciar orçamentos. O processo orçamentário é normalmente responsabilidade da equipe de gerenciamento sênior e da equipe financeira. Esses membros da equipe devem ter informações precisas e atualizadas e conhecimento de procedimentos orçamentários eficientes.

Os orçamentos são desenvolvidos para cada exercício financeiro. Os gerentes e funcionários envolvidos terão que desenvolver orçamentos para suas próprias áreas de responsabilidade e, em seguida, entregá-los ao departamento financeiro. Esses projetos de orçamento são revisados pela alta administração e posteriormente aprovados por um comitê ou algo semelhante, dependendo da organização.

Métodos de monitoramento, controle e registro de receitas e despesas

Você conhece a finalidade dos orçamentos. Agora é sua responsabilidade gerenciá-los. O gerenciamento de orçamentos exige que você monitore, controle e registre constantemente as receitas e despesas para manter o controle de cada movimento financeiro e seus resultados. Como você vai conseguir isso? Vejamos algumas maneiras ou métodos.

Monitoramento de receitas e despesas

O monitoramento do orçamento é feito para garantir que os recursos estão sendo utilizados de acordo com os planos descritos no orçamento. Rastrear ou monitorar a forma como os recursos financeiros são utilizados é muito importante para todos os departamentos e para a organização. É um processo contínuo para garantir que os objetivos estão sendo cumpridos conforme especificado no orçamento. É por meio desse monitoramento que você poderá tomar decisões orçamentárias e tomar as medidas cabíveis quando e onde for necessário.

Receitas e despesas precisam ser monitoradas para encontrar qualquer mudança nos padrões para que as ações apropriadas possam ser tomadas. Este monitoramento pode ser feito em intervalos regulares, como todos os meses, por exemplo. Ao monitorar os dados, leve em consideração que o orçamento foi planejado para o ano seguinte e as despesas e receitas até o momento.

Observe o saldo remanescente para o resto do período no exercício financeiro em curso e faça uma previsão de como estará a situação a essa taxa no final do exercício financeiro. Observe quaisquer variações, tanto positivas quanto negativas, e tome as medidas necessárias para corrigi-las. Em cada etapa, é importante documentar (registrar) todos os fatos e ações.

É melhor monitorar as receitas e despesas do titular do orçamento e dos níveis gerenciais superiores por meio de reuniões regulares. Deve haver uma gestão eficaz do fluxo de caixa, pois é muito importante para os serviços e produtos que a empresa oferece.

Os orçamentos podem ser divididos de acordo com os centros de custo ou outros códigos ou níveis para que seja mais fácil monitorá-los. Isso ajudará a identificar as áreas que superam e mal alcançam.

Você deve ser capaz de analisar e explicar qualquer variação do gasto proposto, seja ele positivo ou negativo. Isso deve ser acompanhado por um plano de ação. Isso garantirá que os recursos sejam usados de maneira econômica, eficiente e eficaz.

Controle de receitas e despesas

A próxima questão importante é controlar a receita e as despesas. Sem esta etapa, a pessoa estará gastando dinheiro fora do caminho. Para controlar as receitas e despesas, é melhor envolver diretamente a pessoa encarregada de controlar as finanças e o desempenho de um departamento enquanto desenvolve o orçamento. O orçamento disponível deve ser comunicado a todo o pessoal relevante.

Pode haver diferentes seções do orçamento que serão controladas por diferentes funcionários, portanto, é melhor alocar e dar autoridade às pessoas que estão diretamente envolvidas - por exemplo, o aprovador do orçamento e o gerente de orçamento. Os departamentos ou equipes devem ser informados sobre quem é o responsável pelo controle das receitas e despesas.

O valor total das finanças disponíveis para um determinado ano deve refletir as despesas totais planejadas para aquele ano específico.

Registro de receitas e despesas

O registro de receitas e despesas pode ser feito manualmente ou eletronicamente. A gravação deve ser feita instantaneamente e diariamente. Todas as contas relacionadas a receitas e despesas, quaisquer receitas devidas, quaisquer pagamentos que foram recebidos, recibos e faturas emitidas, dívidas, etc., precisam ser registrados claramente com data e propósito.

Registrar a receita é uma forma de determinar se a empresa está tendo lucro ou não, porque inclui detalhes do dinheiro recebido e gasto.

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Registre os detalhes das áreas de negócios em ordem, começando da mais lucrativa para a menos lucrativa. Isso o ajudará automaticamente a analisar e agir em áreas que geram grandes perdas.

Para pequenas despesas, é bom usar uma conta de caixa para pequenas despesas e rastreá-las. Registrá-los ajudará no reembolso eficiente do dinheiro e apenas o dinheiro registrado será reembolsado. Esta é uma forma eficiente de registrar pequenas despesas que, de outra forma, podem passar despercebidas.

Maneiras em que os custos podem ser minimizados na área de responsabilidade

Reduzir custos nos negócios é uma forma eficiente de gerenciar orçamentos ou fundos disponíveis. Se todos minimizarem os custos em sua própria área de responsabilidade, isso representará uma grande economia para o negócio. É preciso saber fazer escolhas certas quando se trata de gastar dinheiro em áreas específicas do negócio.

As formas pelas quais os custos podem ser minimizados na própria área de responsabilidade são:

Fazendo uso eficaz da tecnologia

Existem muitas tecnologias avançadas disponíveis hoje em dia, desde compras online a pagar contas, etc. Faça uso eficiente das tecnologias a seguir para economizar tempo e dinheiro.

As reuniões podem ser realizadas por meio de teleconferências, o que significa que você economiza dinheiro em viagens, arranjando quartos / locais, economiza tempo na organização e planejamento de salas de reunião, etc.
Você pode fazer uso eficiente da tecnologia, não imprimindo em papel e usando armazenamento eletrônico para arquivos e outros dados de negócios. Isso economiza tempo, dinheiro e meio ambiente.
Alguns negócios podem ser gerenciados online dependendo da natureza ou pelo menos o marketing pode ser feito online. Isso ajudará a economizar muito dinheiro gasto com equipe de marketing, espaço de escritório, equipamentos, etc.

Dívidas

Os cartões de crédito têm altas taxas de juros e, portanto, devem ser pagos o mais rápido possível. Isso ajudará o negócio a longo prazo.

Despesas

Sempre desenvolva um orçamento para sua área de responsabilidade e cumpra-o. Qualquer desvio pode ser bastante prejudicial, mas lhe dará um plano claro do que fazer e o que não fazer e o que evitar.

Reduzindo despesas

Compre somente os estacionários, equipamentos, móveis, softwares necessários ao dia a dia do negócio. Reduza quaisquer outras despesas indesejadas. Compre máquinas energeticamente eficientes e use lâmpadas para economizar nas contas de energia. Use portas e janelas com isolamento adequado. Às vezes, os fabricantes vendem itens recondicionados a preços muito mais baixos e, se parecerem de boa qualidade, opte por eles.

Trabalhando em casa

Esta é uma maneira eficiente de economizar dinheiro em espaço de escritório e custos de combustível. Ao cortar custos, é aconselhável cortá-los nas áreas certas, pois cortar custos nas áreas erradas pode ter um efeito desastroso ou negativo. Sempre busque uma boa relação custo-benefício e isso pode ser alcançado mantendo um bom relacionamento com fornecedores e organizações parceiras.

Como identificar situações em que uma ação corretiva pode ser necessária

Ações corretivas são necessárias em áreas que não estão em conformidade com as políticas, procedimentos ou processos da organização. As razões para essas não-conformidades precisam ser identificadas e medidas preventivas devem ser tomadas para evitar que ocorram no futuro e isso é chamado de ação corretiva. Ações corretivas podem ser tomadas como resultado de uma reclamação ou auditoria ou efeitos adversos nas finanças da empresa e assim por diante. Para tomar as medidas corretas, é necessário realizar uma investigação sobre o problema específico.

Algumas situações que podem exigir ações corretivas são:

Orçamentos de projetos saindo do controle. Isso pode ser evitado se você supervisionar de perto o orçamento e também se os funcionários souberem que você está supervisionando o orçamento. Revise e faça uma nova previsão do orçamento semanalmente.
Trabalho que leva mais tempo do que o planejado e, portanto, requer orçamento, esforço e tempo adicionais.
Quando um ou mais membros da equipe descartam um projeto.

Quando uma tarefa ou projeto está fora do cronograma ou acima do orçamento devido a restrições técnicas ou financeiras.
Uma tarefa, projeto ou objetivo importante que está sendo perdido.
Quando o trabalho ou as tarefas realizadas não atendem aos objetivos.
Os clientes não estão satisfeitos com os serviços ou produtos, pois eles não atendem às especificações ou expectativas.
Quando um recurso ou patrocinador falha.
Durante as avaliações de risco, auditorias ou inspeção de garantia de qualidade.

Ações corretivas podem ser qualquer coisa como replanejar projetos, realocar recursos, reorganizar equipes, gerenciar projetos de forma diferente, redesenhar processos ou produtos, etc. Identificar a causa raiz e tomar as ações necessárias.

O âmbito da autoridade própria para gerir um orçamento e autorizar despesas

Gerenciar um orçamento não é apenas manter os números financeiros corretos, mas também gerenciar as pessoas envolvidas. Por exemplo, os funcionários ou membros da equipe. É preciso possuir boas habilidades de gestão para gerenciar orçamentos e autorizar despesas. O detentor do orçamento é responsável pelo dinheiro alocado para um orçamento específico e, portanto, ele precisa verificar se as despesas são legítimas e, em seguida, autorizar o orçamento. Autoridade para gastar não significa que se possa simplesmente gastar o dinheiro alocado, sem mais nem menos; significa que o dinheiro precisa ser gasto com responsabilidade e sabedoria. Pode-se ter problemas se houver falhas na gestão do orçamento e também ser recompensado se tiver sucesso na gestão do orçamento.

Ao gerenciar orçamentos e gastar o dinheiro do orçamento, o detentor do orçamento deve ter em mente as metas e objetivos da organização. Haverá metas e responsabilidades específicas que precisam ser levadas em consideração para atingir as metas ou objetivos. Também é preciso ter em mente os regulamentos legais e requisitos organizacionais ao lidar / gerenciar orçamentos. Sempre tome as ações necessárias para minimizar os custos e também as ações apropriadas caso haja gastos excessivos nos orçamentos.

Monitore, controle e registre receitas e despesas. Crie documentos que descrevam o desempenho da organização em relação ao orçamento. Mantenha todos os registros atualizados e precisos.

Espero que você tenha achado as informações aqui úteis. Por favor, não hesite em deixar seus pensamentos e experiências. Tudo de bom e obrigado pela visita.

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