Habilidades necessárias para concordar com um orçamento

Saber utilizar as estimativas na elaboração de projetos de orçamento, identificar prioridades de orçamentos, identificar os recursos financeiros são todos os conhecimentos que se tem para elaborar um orçamento. Um criador de orçamento deve possuir certas habilidades para chegar a um acordo sobre um orçamento para finalidades específicas.

O que você fará quando se deparar com uma situação em que tenha de negociar orçamentos substituídos?

Você precisa possuir as habilidades e conhecer os procedimentos para fazê-lo. Você chegou a uma situação em que terá que concordar com um orçamento para um propósito específico. Você pode simplesmente aprovar? Não, isso não é possível a menos que você tenha as habilidades e os conhecimentos sobre sistemas orçamentários.

Este artigo é baseado na unidade NVQ Nível 3 "Concordar com um Orçamento".

Siga o link abaixo para informações relacionadas ao desenvolvimento de orçamentos preliminares, usando estimativas, identificando prioridades durante o desenvolvimento de um orçamento, sua finalidade e benefícios que formam a primeira parte desta unidade NVQ "Acordar um Orçamento".

Acordar um orçamento: usar estimativas, identificar prioridades e recursos financeiros, sua finalidade e benefícios

1.5 Descrever Procedimentos para Negociar Orçamentos Substituídos

Orçamentos substituídos são orçamentos que são substituídos por um orçamento anterior / já existente. O motivo pode ser a ineficácia ou a baixa qualidade do orçamento ou seu impacto negativo no desempenho da organização, ou porque as mudanças foram implementadas ou outros. Ao negociar orçamentos substituídos, deve haver procedimentos e raciocínio adequado em vigor.

• Forneça a razão para o orçamento substituído; por que este orçamento está sendo executado em relação ao anterior, quais são os pontos positivos, etc.
• Investigue, pesquise e forneça dados sobre porque um projeto ou tarefa se tornou ineficaz com o orçamento anterior, explique sua prioridade.
• Concentre-se nos compromissos neste orçamento, nos serviços dependentes e nas pessoas envolvidas
• Avalie e apresente os méritos do novo orçamento que será implementado
• Mostre que haverá maior eficiência fornecendo todas as evidências relevantes para apoiar suas declarações
• Explique a mudança nos processos e como ela afetará o desempenho de forma positiva, também não deixe de mencionar aqui os pontos negativos.
• Crie uma apresentação com figuras e gráficos simples que terão uma imagem clara do novo orçamento em vigor e uma imagem clara do aumento no desempenho
• Faça perguntas ao comitê envolvido e ouça suas idéias também; isso é muito importante e ajuda você a obter / trocar informações

1.6 Descrever as habilidades necessárias para combinar orçamentos

Acordar orçamentos envolve dinheiro; então, é preciso possuir as habilidades, comportamento, conhecimento e compreensão sobre orçamentos e como a organização funciona, a fim de acordar orçamentos.

Plano de orçamento empresarial

Algumas das habilidades necessárias para chegar a um acordo sobre orçamentos são:

Em primeiro lugar, um conhecimento profundo dos sistemas orçamentais:

• Compreender o propósito do orçamento
• Conhecimento em discutir, negociar e confirmar orçamentos com as pessoas responsáveis ​​pelas finanças
• Variações que podem surgir nos orçamentos e maneiras de identificá-los
• Revisar orçamentos, razões para fazê-lo e comunicar essas informações com precisão e prontamente às pessoas relevantes
• Monitorar e controlar o desempenho de tarefas que dependem de um orçamento específico
• As políticas, regulamentos, diretrizes e procedimentos para preparar, monitorar, revisar e acordar orçamentos
• Planos operacionais para a área onde o orçamento está sendo acordado
• Limites de autoridade
• Contatos de emergência em tempos de necessidades urgentes

As habilidades profissionais necessárias são:

• Capacidade de reunir informações de várias fontes para a implementação do orçamento e também usá-las como uma lição para planos orçamentários futuros
• Avalie as informações disponíveis, obtenha ideias de pessoas relevantes e prepare um orçamento eficiente, dependendo das tarefas ou projetos aos quais será atribuído
• Apresentar o orçamento elaborado e discutir quando necessário; também negociar com as pessoas relevantes quando necessário antes de finalmente concordar com o orçamento
• Monitorar o desempenho da tarefa / projeto em toda a sua extensão
• Discuta com as pessoas relevantes e prepare os documentos necessários quando as variações precisam ser acordadas no meio de uma tarefa / projeto
• Confirme o orçamento com as pessoas envolvidas no processo; fornecer atualizações ao longo de todo o projeto
• Saiba o que falar com as autoridades financeiras quando questionado sobre o orçamento.
• Ter habilidades de planejamento e controle e excelentes habilidades de coordenação para colocar as coisas juntas e trazer a equipe a um acordo específico

Habilidades comportamentais necessárias para concordar com um orçamento:

• Capacidade de ser justo
• Seja consistente durante o processo de tomada de decisão
• Procure legitimidade nas solicitações e aprenda a discordar do orçamento para essas tarefas
• Esteja alerta e sempre pronto para responder e fornecer aconselhamento / orçamento alternativo durante situações de crise
• Capacidade de apresentar informações de maneira clara, precisa e concisa
• Seja um comunicador claro e eficaz
• Seja proativo e assertivo, tenha boa atitude, motivação e seja disciplinado
• Seja paciente e trabalhe com bastante tempo, pois os orçamentos desenvolvidos ou acordados às pressas podem dar errado
• Possui excelentes habilidades lógicas
• Fique dentro de seus próprios limites de autoridade.

2. Ser capaz de concordar com um orçamento

A segunda parte desta unidade requer que você

Portanto, você será avaliado com base em observações, discussões profissionais, perguntas e respostas, evidências de locais de trabalho, declarações pessoais e depoimentos de testemunhas. Você deve ser capaz de concordar com um orçamento dentro da área com a qual você lida e dentro de seus limites autorizados. Nesse processo, você deve

• Ter conhecimento e ser capaz de identificar todos os recursos financeiros necessários para atingir metas e objetivos para a aprovação de um orçamento. Ser-lhe-á perguntado porque escolheu um recurso específico, como o conheceu ou identificou, etc. As actas das reuniões podem ser utilizadas como prova aqui
• Ser capaz de avaliar e justificar custos e riscos; Você pode ser questionado sobre por que escolheu trabalhar isso de uma maneira particular, suas vantagens, etc. Reuniões realizadas e relatórios / atas de reuniões podem ser usados ​​como evidências.
• Preparar um projeto de orçamento; siga os procedimentos normais de redação de um orçamento e seu avaliador o observará. Você também pode fornecer evidências de projetos de orçamento anteriores que você desenvolveu e explicá-los. Podem ser feitas perguntas com base no que você fornece
• Você deve ser capaz de negociar e concordar com um orçamento; isso será baseado em observações seguidas de uma discussão profissional + perguntas e respostas. Você pode ser questionado sobre os motivos da negociação e outras informações sobre o orçamento que você concordou

Espero que as informações aqui sejam úteis. Por favor, não hesite em deixar suas idéias e sugestões, se tiver alguma.

Obrigado pela visita. Tudo de bom!

Livingsta