Regras e dicas para boa etiqueta de e-mail

Captura de tela da caixa de entrada, com dicas úteis.

À medida que avançamos na era digital, descobrimos que ainda existem regras de etiqueta que precisamos seguir. O mundo do email também tem regras específicas de etiqueta. Cada vez que você envia um e-mail, também está enviando uma mensagem sobre você. As pessoas tirarão conclusões sobre você, quer o conheçam ou não, com base em sua escrita.

Se você seguir essas seis regras de etiqueta de e-mail, você dará o melhor de si. Você pode ter certeza de que causará uma impressão positiva. Essas regras se aplicam especialmente no local de trabalho.

Regra nº 1 da etiqueta de e-mail: certifique-se de que o formato da sua mensagem é profissional

Ao enviar um e-mail, use a saudação apropriada. Você pode se dirigir à pessoa pelo nome ou até mesmo incluir "olá".
Use uma linguagem de gênero neutro.
Se esta é a primeira vez que você está enviando um e-mail para alguém e não sabe quem é a pessoa, use o endereço “Prezado Senhor ou Senhora”.
Termine o e-mail com um final apropriado, como obrigado, sinceramente, respeitosamente e outras palavras semelhantes.
Inclua uma assinatura eletrônica com seu nome, cargo e endereço de e-mail e / ou outros métodos de comunicação, como números de telefone, sites, etc.

Regra nº 2 da etiqueta de e-mail: mantenha sua mensagem curta

Inclua um assunto para que as pessoas saibam do que se trata a mensagem e possam determinar a relevância do e-mail. Se você não colocar um assunto na linha de assunto, o destinatário poderá ficar desconfiado e não verificar a mensagem.
O corpo da mensagem deve ser curto - vá direto ao ponto imediatamente. Algumas frases devem ser tudo de que você precisa.
Sua redação deve incluir frases curtas.
Escreva parágrafos curtos e use espaços em branco. Ou seja, escreva para a internet.

Ops… Não era para enviar isso

Regra de etiqueta de e-mail nº 3: use linguagem profissional

Mensagens de e-mail são menos formais do que escrever cartas, mas não se deixe ser descuidado.
Verifique a gramática, pontuação e ortografia corretas. Nada abala mais sua credibilidade do que uma mensagem repleta de erros.
Evite o uso excessivo de emoticons. Se você inserir muitos, poderá comprometer seu profissionalismo. Alguns argumentariam que o uso de emoticons em geral não é profissional.
Pense no texto da sua mensagem. Às vezes é difícil transmitir o tom do que você quis dizer por escrito. Evite sarcasmo porque seu leitor pode facilmente interpretar isso como um insulto.
Evite escrever mensagens carregadas de emoção. Se você estiver em um estado emocional, espere até estar em um estado mental mais calmo antes de tentar escrever qualquer coisa.
Usar MAIÚSCULAS significa que você está gritando com alguém. Também é difícil de ler.

Um princípio "KISS" modificado. Menos é mais.

C. Calhoun

Regra de etiqueta de e-mail nº 4: sem mensagens indesejadas

Enviar lixo eletrônico irrita as pessoas e pode levá-las a bloquear você.
Não anexe arquivos desnecessários. As pessoas desconfiam de anexos de remetentes desconhecidos e com razão: eles podem conter vírus.
Evite enviar “encaminhamentos”. Essas mensagens são impessoais e muitas vezes as pessoas apagam antes de ler.
Fontes e planos de fundo extravagantes podem ser difíceis de ler e distrair o leitor. Seu público também pode levar você menos a sério. Quem quer ser conhecido como Curly Cue Sue - e isso não é uma referência ao cabelo dela.

Regra de etiqueta de e-mail nº 5: o e-mail não é privado

Você ainda pode tornar as mensagens pessoais, mas esteja ciente de que outros olhos podem ver sua mensagem.
Qualquer mensagem que você enviar a alguém está sujeita a encaminhamento.
Use a função “CC” (copiar para) apenas se essa parte precisar saber as informações disponíveis. Caso contrário, você vai bagunçar a caixa de entrada de alguém.
A função “BCC” (cópia oculta) é boa para envios em massa porque os destinatários não terão que percorrer muitos endereços de e-mail. Se você está incluindo alguém secretamente em uma conversa, lembre-se de que o e-mail NÃO é privado.
Certifique-se de que a mensagem pessoal enviada é realmente enviada para quem você pretende. Muitos emails foram enviados para a parte errada, em detrimento do remetente.
Se você está procurando um emprego, não, NÃO use o e-mail do seu empregador atual para conduzir esse tipo de negócio. Seu futuro empregador apenas presumirá que você fará isso de novo - mas para eles.
Como o e-mail não é seguro, suponha que seu empregador esteja monitorando todas as mensagens recebidas e enviadas.

Regra de etiqueta de e-mail nº 6: responda prontamente às mensagens recebidas

Você preservará sua imagem de profissionalismo se responder às mensagens rapidamente.
Responda às perguntas que alguém fez a você por e-mail. Às vezes, as pessoas devolvem informações irrelevantes, esquecendo-se de responder à pergunta original.
Uma boa maneira de irritar o leitor é usar os recibos de “solicitação de entrega / leitura”. Às vezes, o destinatário não lê essas mensagens e / ou não consegue ler por causa de programas de filtragem de e-mail. Evite esta função.