Dicas de manutenção de registros para a temporada de impostos

Essas dicas o ajudarão a superar a temporada de impostos sem as dores habituais.

Olga DeLawrence

O final do ano é agitado e muitas vezes estressante. Afinal, temos dois feriados consecutivos que exigem tempo, dinheiro e preparação. Em cima disso, por 31 de dezembro ^st, está fora com o velho e dentro com o novo. Oh, eu não estou falando sobre limpar seus armários ou o galpão. Não, estou falando sobre registros financeiros, arquivos, recibos e como fazer uma fila para apresentar ao Tio Sam.

Assustador, não é?

Bem, não precisa ser assim. Siga estas dicas e a limpeza de fim de ano será muito fácil. O mesmo ocorre com a coleta de seus registros na preparação para preencher sua declaração anual de impostos.

O objetivo dessas dicas é tornar a vida mais fácil para aqueles de nós que trabalham em casa como empresários ou solopreneurs. O Senhor sabe que já estamos ocupados o suficiente, então por que não organizar seus registros? Isso vai economizar tempo e muito estresse. Confie em mim!

Mantenha os arquivos do ano atual à mão

Foto de Shauna L Bowling

Organize Seus Arquivos Físicos

Muitos de nós ainda preferimos receber nossas contas pelo correio e pagar em cheque. Dedique uma gaveta em sua mesa ou um sistema de arquivos portátil para armazenar os recibos do ano em curso. Faça uma pasta para cada credor e rotule-a com o ano atual na guia. Também é uma boa ideia ter uma pasta para despesas médicas, pois essas informações serão solicitadas na sua declaração de impostos.

Além disso, faça uma pasta do ano corrente para suas despesas comerciais, se aplicável. Solte todos os seus recibos na pasta após registrar as despesas. Se seus recibos corresponderem a um extrato bancário ou de cartão de crédito, faça uma cópia para colocar na pasta de negócios. (Mais sobre como registrar despesas relacionadas ao negócio posteriormente neste artigo)

Se você tem um sistema de arquivamento de papéis, como certidões de casamento, apólices de seguro, garantias, títulos de veículos, declarações de impostos, etc. (e deveria!), O final do ano é a hora de limpá-lo. Vá até cada pasta e jogue na lixeira tudo o que expirou ou não se aplica mais à sua casa.

Você vai querer manter extratos bancários, contas pagas e similares por três anos. Armazene-os no gabinete com os arquivos que você guarda por muito tempo. O IRS tem apenas três anos para auditar uma devolução, portanto, qualquer coisa mais antiga do que isso pode ser enviada para o arquivo treze, incluindo todos os backups.

Rasgue todos os documentos descartáveis ​​e adicione-os à sua pilha de compostagem ou use-os como gravetos para a lareira.

Agora que você organizou seus arquivos físicos, é hora de configurar um sistema de manutenção de registros que você manterá regularmente. É aqui que entra em jogo a manutenção da sanidade.

As planilhas são suas amigas

Agora, não vá ficar todo maluco comigo. Mesmo se eu não tivesse formação em contabilidade, ainda os usaria. Eles são a maneira mais fácil de manter registros e ter as informações disponíveis rapidamente. Aprender a inserir fórmulas no Excel não é difícil. E não ter que usar uma fita (na calculadora) na hora do imposto economiza muito tempo.

Para aqueles que não estão familiarizados com o Excel, aqui está um tutorial básico que mostra como configurar uma planilha e formatar fórmulas:

Como copiar e colar no Excel

Lembre-se sempre de limpar todos os dados, com exceção das fórmulas. Dessa forma, os cálculos serão executados automaticamente conforme você adiciona novos dados.

Como você pode ver pela foto abaixo, apaguei todos os dados, mas as fórmulas ainda estão lá esperando para começar a trabalhar para mim!

Planilhas recomendadas para rastrear atividades de negócios

Tenho várias planilhas que mantive para meu negócio e ainda mantenho para minha declaração de imposto de renda pessoal. Abaixo está o que eu recomendo para facilitar o seu trabalho na hora do imposto. Esse tipo de manutenção de registros também é útil sempre que você precisa fornecer informações financeiras a uma entidade que as solicite. Ao apertar um botão, você pode anexar essas planilhas ou convertê-las em PDFs e enviá-las por e-mail às entidades solicitantes

Rastreie seus ganhos por cliente

Foto de Shauna L Bowling

Ganhos de Freelance

Abra uma nova pasta de trabalho e nomeie-a como Freelance Earnings ou o que quer que seja que flutue em seu barco. Apenas certifique-se de que seja algo de que você se lembrará quando precisar procurá-lo.

Adicione seu nome, nome da empresa, nome da pasta de trabalho e o ano a que se refere. (Veja a foto).

Em minha pasta de trabalho Ganhos Freelance, adicionei planilhas que pertencem ao meu negócio. Eles são os seguintes:

1. Ganhos 2015
2. Despesas 2015
3. Milhagem 2015
4. Despesas gerais de 2015

Observação: fechei meu negócio freelance em 2015, mas as informações que forneço neste artigo são perenes.

Na guia Ganhos, nomeei as colunas da seguinte maneira:

• Coluna A - Nome do Projeto
• Coluna B - Data da fatura
• Coluna C - Número da fatura
• Colunas D a M - cada uma é atribuída a uma fonte de renda (cliente)
• Coluna N - Subtotal (o total de todos os números na linha)
• Coluna O - Total (na verdade, é redundante)
• Coluna P - Data do pagamento
• Coluna Q - Menos taxas (às vezes, o PayPal avalia taxas para pagadores não verificados)
• Coluna R - Valor pago (o valor líquido pago a mim)
• Coluna S - Saldo (saldo não pago)
• Coluna T - Total mensal (isso requer uma fórmula separada que varia dependendo de quantas linhas de entradas eu tenho em um mês)

Na parte inferior da planilha, tenho fórmulas para cada coluna. Isso me permite saber rapidamente quanto ganhei com cada cliente. Isso é útil quando você está reavaliando sua base de clientes. Também é útil no final do ano; você sabe de quais clientes esperar um 1099 (qualquer coisa acima de $ 600).

Então, há uma fórmula que me dá um total geral. Deve concordar com os totais nas colunas Q, R, S e T. Isso é chamado de 'prova'. Se os totais não verificarem, você tem um erro em algum lugar.

Neste ponto, gostaria de intervir. Se algum de meus leitores se sentir sobrecarregado com a configuração de planilhas, terei o maior prazer em fazer isso por você. Então, tudo o que você precisa fazer é inserir as informações à medida que elas ocorrem. Envie-me um e-mail por meio da página de perfil do Bravewarrior (procure em "correspondência de fãs").

Monitore suas despesas comerciais

Foto de Shauna L Bowling

Despesas

A seguir, passaremos para a planilha de despesas. É aqui que você controlará todas as suas despesas comerciais. Eu configurei este um pouco diferente. As primeiras três colunas são Data, Beneficiário e Total, respectivamente. A quarta coluna é deixada em branco para ver o total sem ter que ir para a última coluna. Você verá por que eu configurei dessa forma quando vir as colunas que nomeei. Lembre-se de incluir todas as despesas operacionais dedutíveis de impostos, também conhecidas como custo de fazer negócios (fora das despesas gerais - trataremos disso mais tarde).

Aqui está o que você deve incluir em sua planilha

• Suprimentos de escritório - papel, tinta, toner, canetas, lápis, etc.
• Programas
• Hardware - CRTs, monitores, laptops, alto-falantes, impressoras, etc.
• Treinamento - quaisquer seminários que você participe ou treinamento online para o qual você paga uma taxa
• Equipamentos de Reparos e Manutenção (R ​​& M) - reparos de computador, etc.
• Publicidade / Marketing —Isso não inclui a quilometragem, mas os custos reais para divulgar seu nome. Podem ser adesivos para seu veículo, cartões de visita, taxas de impressão, etc.
• Licenças / impostos - sua licença ocupacional e taxas para o registro do nome da empresa qualificam-se aqui. Também listo meu nome de domínio anual e taxas de site nesta coluna.
• Seguro - se você tiver seguro separado apenas para o seu negócio, como Responsabilidade Profissional
• Taxas do concurso
• Taxas (outras) - seriam despesas bancárias, despesas do PayPal e quaisquer outras taxas que você absorver para ser pago.
• Postagem
• Entretenimento - se você levar um cliente para almoçar ou jantar, certifique-se de escrever o nome do cliente e o que foi discutido no recibo, caso contrário, você não pode descartá-lo.
• Viagem - mais uma vez, não inclui a milhagem; esse é um cálculo separado. Isso inclui passagens aéreas, estadias em hotéis, aluguel de carros, etc., desde que sejam relacionados a negócios.

Você vai querer ter o total descendo cada coluna (vertical) que irá 'comprovar' os totais da linha (horizontal).

A guia Milhagem é bastante simples. Basicamente, é assim:

Registre sua milhagem

Foto de Shauna L Bowling

Quando você dirige para um evento de networking, correio, loja de materiais de escritório, para se encontrar com um cliente ou entreter um cliente localmente, sua milhagem é dedutível. O IRS publica uma taxa diferente a cada ano. Seu software de impostos ou contador fará o cálculo apropriado assim que você fornecer a milhagem total. Taxas de estacionamento e pedágios também são dedutíveis, portanto, certifique-se de guardar os recibos e registrá-los. Normalmente mantenho uma coluna separada na planilha de quilometragem para rastrear estacionamentos e pedágios (consulte a planilha de Despesas Médicas mais adiante neste artigo para obter um exemplo).

Nota: Se você usa um veículo apenas para fins de trabalho, você pode optar por incluir gás e óleo, reparos e manutenção do veículo na área de despesas operacionais. No entanto, você não pode dar baixa na milhagem se esse for o seu caminho. Além disso, você deve amortizar o veículo (dependendo de sua idade) se for, de fato, um veículo da empresa.

Despesas Gerais

Passando para as despesas gerais:

Se você trabalha em casa e tem um escritório dedicado (converti meu terceiro quarto em um escritório), você pode deduzir uma parte de suas despesas gerais. Os cálculos são baseados na metragem quadrada do seu escritório dividida pela metragem quadrada total da sua casa. Seu software fiscal fará as contas com base na metragem quadrada que você fornecer.

Estes são os itens que você deve registrar mensalmente

• Pagamento da hipoteca - se seus impostos e seguro estiverem incluídos no pagamento, você terá que quebrar o princípio ao arquivar seus impostos. Basta deduzir os números do seguro e do imposto sobre a propriedade do pagamento total do ano para obter a repartição correta.
• Elétrico
• Gás - para resfriar e aquecer sua casa / água
• Água
• Reparos residenciais - isso só se aplica a reparos que afetam toda a casa, como re-encanamento da estrutura, fiação, etc.
• Telefone celular - se você o usar para negócios.
• Telefone —se você tiver uma linha telefônica dedicada, inclua-o na planilha de despesas, e não aqui.
• Internet - isso se aplica especialmente a escritores. Qualquer profissional autônomo que dependa da Internet para realizar negócios deve incluir esse custo.

Rastreie suas despesas gerais

Foto de Shauna L Bowling

Planilhas simples para todos os contribuintes

Para todos os contribuintes que especificam as deduções, é uma boa ideia manter planilhas para suas despesas médicas / odontológicas e contribuições de caridade. Rastreie sua milhagem para ambas as categorias, pois ela conta para suas despesas diretas e é dedutível.

Sua planilha Médica / Odontológica tem um layout muito simples, como você verá a seguir:

Rastreie suas despesas médicas, incluindo milhagem

Foto de Shauna L Bowling

Seus prêmios são dedutíveis, assim como prescrições, consultas médicas, internações em hospitais, trabalhos de laboratório, tratamentos ambulatoriais, etc. Se seu médico prescreveu um plano de perda de peso ou associação a uma academia para tratar uma doença específica, incluindo obesidade, esses são dedutíveis como bem. Observe que a palavra-chave aqui é prescrita. O fato de seu médico ter mencionado que você deve perder peso não o qualifica para essa dedução.

Para