Nvq nível 3: usando sistemas diários (propósito, tipos e mais)

Revise o uso de sistemas de diários em administração de empresas, incluindo os tipos de diários disponíveis, as informações que devem ser incluídas e como armazenar as entradas com segurança.

Foto de Viktor Talashuk no Unsplash

Introdução a esta unidade

Esta é uma unidade opcional do Grupo B no Nível 2 com um total de 3 créditos. Ao concluir esta unidade, o candidato terá um bom conhecimento da finalidade dos sistemas diários, como usá-los e por que usá-los. Eles saberão quais informações são necessárias para manter um diário e por quê, e saberão como fazer anotações no diário de maneira clara e precisa e por quê.

Os candidatos saberão o propósito das mudanças e como priorizá-las e comunicá-las, além de compreender a necessidade de comunicá-las. Os candidatos também saberão como relatar e resolver quaisquer problemas em entradas do diário e como armazená-los com segurança, pois podem conter informações sensíveis e confidenciais. O compartilhamento de diários também é coberto, incluindo os níveis de compartilhamento, quais direitos cada pessoa tem sobre o diário e como manter compromissos confidenciais e privados longe de todos os usuários.

Eu também incluí uma declaração pessoal.

1.1 Qual é a finalidade de usar um sistema de diário?

O tempo é muito importante e pode ser utilizado de maneira muito eficiente, mantendo um sistema de diário. O planejamento e a organização eficientes do seu tempo e dos dos outros é, portanto, uma das atividades mais importantes em que você pode se envolver.

A agenda é um dos principais recursos dentro do escritório, sem o qual nenhum de nós saberia onde deveria estar ou o que deveria estar fazendo em determinado momento.

O diário pode ser mantido manualmente ou eletronicamente.

1.2 Descreva os diferentes tipos de sistemas diários.

Os sistemas diários podem ser divididos basicamente em dois tipos:

Sistemas Manuais

O tipo mais comum de sistema de diário manual em uso em escritórios

é o livro encadernado no qual os compromissos são registrados.

Podem ser:

• Um dia por página
• Dois dias por página
• Uma semana para ver
• Duas semanas para ver

Ao selecionar o tipo mais apropriado de diário manual a ser usado, você precisará considerar quantas entradas provavelmente fará em um dia.

Uma alternativa a um livro encadernado é um sistema de folhas soltas, geralmente conhecido como gerenciador de tempo. A vantagem disso é que a seção do diário é contínua. Novas páginas são simplesmente adicionadas com o passar dos anos, portanto, não há necessidade de obter um novo diário no final de cada ano.

Outro sistema manual completamente diferente é o planejador de parede. Geralmente são gráficos laminados que têm um espaço por dia cobrindo todo o ano.

Sistemas Eletrônicos

Os diários eletrônicos podem ser mantidos em um computador pessoal, um laptop, um palmtop ou um organizador eletrônico. Eles têm uma série de vantagens sobre os sistemas manuais:

• Destacando conflito potencial entre compromissos
• Entrada de eventos regulares apenas uma vez
• Menos papel é usado.
• Proteção de senha.
• Acesso múltiplo disponível.
• Na tela lembrete de compromissos.
• Compatibilidade do banco de dados.
• Contato eletrônico.

É importante verificar os efeitos das alterações feitas nas entradas.

123rf.com

1.3 Por que você deve obter informações relevantes sobre as entradas e alterações solicitadas no diário?

As solicitações de mudanças podem parecer relativamente pequenas, mas podem ter um efeito indireto que pode ter implicações importantes. Atrasar um compromisso pode fazer com que a pessoa presente na reunião se atrase, ou mesmo não possa comparecer, a outras reuniões marcadas para o final do dia. É importante, portanto, verificar os efeitos que uma mudança solicitada terá antes de concordar com ela.

Todas as informações relevantes devem ser obtidas, porque você deve garantir que todos os participantes da reunião ou de qualquer compromisso tenham a conveniência e recebam todos os detalhes, para que não haja erro em nenhum final a qualquer momento.

2.1 Que informações são necessárias para fazer entradas no diário?

Informações como hora, duração, data, local, participantes, cadeira e visitantes são obrigadas a fazer anotações no diário.

2.2 / 3 Por que você deve priorizar as solicitações e como fazer isso?

É essencial que você priorize as ações que você precisa realizar no caso de receber uma série de solicitações ou alterações nos arranjos ao mesmo tempo. Obviamente, é melhor lidar com as mudanças em ordem cronológica. Além disso, todos os envolvidos na reunião devem ser contatados e garantidos que seja conveniente para todos antes que as solicitações ou alterações sejam confirmadas. As alterações que afetam os compromissos no dia em que você as receber terão que ser tratadas antes de alterações nos compromissos ou reuniões no futuro.

Um exemplo de software de diário.

2.4 Por que você deve tentar equilibrar as necessidades de todos os envolvidos?

Cada pessoa envolvida no compromisso ou reunião deve ter tempo suficiente para planejar, viajar e outras necessidades para que a reunião ocorra sem problemas, sem problemas para ninguém. Para que uma reunião seja bem-sucedida, todos os envolvidos devem estar presentes e ter tempo de preparação suficiente.

2.5 Por que você deve comunicar as mudanças às pessoas afetadas?

As alterações devem ser comunicadas a tempo e, se você for responsável pelos diários de outras pessoas, é vital que comunique quaisquer alterações a eles em tempo hábil para que possam se preparar para quaisquer reuniões ou viagens envolvidas. Também é importante deixar tempo suficiente durante o dia para que eles lidem com assuntos de rotina e tempo suficiente de viagem entre os compromissos, se necessário.

Outras pessoas afetadas pelas mudanças também terão outros compromissos em suas agendas. É importante que você não dê a eles a impressão de que as mudanças estão sendo feitas levianamente ou, ao contrário, porque algo mais importante surgiu.

Os sistemas de diário eletrônico podem comunicar automaticamente as alterações às pessoas envolvidas cujos sistemas estão em rede com o seu, mas você precisará entrar em contato com todas as outras pessoas afetadas. Dependendo dos prazos envolvidos, isso pode ser feito por telefone, e-mail, fax, carta ou verbalmente.

Um exemplo de diário manual.

getentrepreneurial.com

2.6 Por que você deve manter um sistema de diário atualizado?

Manter o diário atualizado quando as mudanças foram acordadas é extremamente importante. Você deve certificar-se de que apagou todos os compromissos cancelados. É irritante e embaraçoso chegar a um compromisso e ser informado de que foi cancelado, além de ser uma perda de tempo.

Um diário que não é mantido completamente atualizado terá todo tipo de confusão. Isso fará com que as pessoas percam a confiança e seja uma perda de tempo.

Pode haver questões de segurança e confidencialidade envolvidas ao comunicar alterações aos acordos. Pode haver negociações em andamento que podem impactar o futuro da organização. Se você ficou ciente disso como resultado da marcação de reuniões, é importante que você não disponibilize essas informações.

Pode-se dizer que a eficiência de toda a organização depende da manutenção correta dos sistemas de diário em uso. Embora pareça, à primeira vista, um papel muito menor, seria muito difícil se cada membro da equipe tivesse que se lembrar das nomeações que tinha e onde deveria estar em determinado momento.

2.7 Descreva os diferentes tipos de problemas que podem ocorrer quando novas solicitações são feitas e as soluções para esses problemas.

Novas solicitações em um sistema de agenda podem ser feitas para uma reunião ou um compromisso ou para uma reserva de quarto ou para uma mudança em uma reserva existente. Os pedidos dependem das funções nas quais o titular do diário está envolvido. Quando os pedidos são feitos, o solicitante pode ou não ter consultado o sistema de agenda em busca de vagas disponíveis ou horários livres, e isso pode ser porque ele não tem acesso às informações necessárias. Quando uma nova solicitação é feita, os seguintes problemas podem acontecer

• Implicações para solicitações existentes - podem ser baseadas nos seguintes fatores, como sobreposição e duplicação
• Sobreposição de várias solicitações - é preciso ter cuidado para que as solicitações não se sobreponham, pois podem criar o caos e impedir que as pessoas participem de reuniões ou compromissos.
• Reservas duplicadas ou duplas - um erro comum que ocorre quando o diário é manuseado por várias pessoas e a comunicação é ruim
• Não comunicar solicitações ou mudança nas solicitações - comunicação deficiente falha em todo o sistema
• Solicitações não confirmadas - as solicitações precisam ser confirmadas, caso contrário, não se terá certeza se a solicitação seguirá em frente. Às vezes, isso resulta em vagas restantes, colocando as pessoas necessitadas de espera
• Não registrando os pedidos - isso aparecerá como vago quando realmente houver um pedido
• Priorizando solicitações - solicitação de reprogramação de solicitações quando algumas solicitações de alta prioridade / emergência / urgência chegam
• Atualizando as solicitações - para evitar falhas de comunicação e desinformação
• Proteção de dados
• Segurança

Soluções

As soluções para esses problemas são:

• Ter um conhecimento profundo dos sistemas diários, como usá-los, como planejar e coordenar solicitações evitando duplicação e sobreposição
• Conhecimento sobre como obter informações relevantes sobre uma solicitação e os tipos de informações necessárias
• Priorizando as solicitações de acordo com as necessidades e urgências e registrando-as no formato correto e também dando acesso ao pessoal necessário
• A comunicação é outro aspecto importante, que se não for utilizado, irá prejudicar o funcionamento da organização
• A atualização evita decepções e erros de várias maneiras
• Seguir as políticas e procedimentos da organização relativos à proteção e segurança de dados.
• Usando o sistema de arquivos registrado, de modo que ninguém possa acessar os arquivos sem estar conectado ao sistema

Compartilhando sua agenda

2.8 Explique o propósito de seguir os procedimentos de segurança e confidencialidade ao usar um sistema de diário.

Um diário pode ser usado para vários fins. Um reserva compromissos pessoais ou confidenciais, compromissos para reuniões, discussões e outras informações em sua agenda. Também pode haver entradas relacionadas a informações confidenciais de outras pessoas que são confidenciais e pessoais. Portanto, cada entrada do diário deve ter configurações como "privado" para informações privadas e garantir que apenas as pessoas adequadas vejam as entradas feitas, caso contrário, haverá uma quebra de confidencialidade. Não queremos que alguém veja as nossas informações confidenciais ou de terceiros. Os exemplos são uma consulta de saúde ocupacional, uma revisão formal, uma reunião disciplinar, reunião de reabilitação ou salvaguarda, etc… Portanto, o acesso às informações pelas pessoas deve ser mantido e monitorado.

Quando se trata de questões de segurança, se o calendário ou diário não estiver protegido, qualquer pessoa terá acesso às informações do diário, podendo até mesmo editar ou excluir informações importantes. Quando as pessoas têm acesso a calendários, elas recebem certos níveis de permissão ao considerar os direitos de acesso e de edição. Além disso, o diário deve ser aberto apenas para pessoas que precisam dessas informações específicas e fechado para todas as outras pessoas.

Portanto, para que a organização ou departamento funcione e opere adequadamente, os procedimentos de confidencialidade e de segurança precisam ser seguidos.

Boa sorte com seus estudos

Espero que isso tenha sido útil para você. Por favor, não hesite em deixar seus comentários ou feedback. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda e conselhos, não hesite em contactar-me. Obrigado.