Nvq nível 3: comunicar-se em um ambiente de negócios

Esta unidade cobre a comunicação apropriada em um ambiente de negócios.

Foto de Antena no Unsplash

A Comunicação em um Ambiente de Negócios é uma unidade obrigatória de três créditos do Grupo A para o Diploma de Qualificação Vocacional Nacional de Nível 3 em Negócios e Administração, oferecido na Inglaterra, País de Gales e Irlanda do Norte. Este módulo ajuda o candidato a compreender profundamente o propósito da comunicação. Os candidatos também aprendem a se comunicar verbalmente e por escrito, como buscar e usar feedback (e sua importância) e como desenvolver habilidades de comunicação para os níveis seguintes.

Este artigo abordará cada um dos resultados do módulo, explicará o que eles significam e discutirá como alcançá-los. Isso o ajudará a compreender o que se espera que os candidatos escrevam em geral. Dependendo de seu trabalho específico, você terá que modificar o que está escrito aqui para seu próprio trabalho e organização ao preparar seu próprio portfólio.

Como usar este artigo

Este artigo cobre os Resultados 1 e 2 da Unidade 304 para o Diploma NVQ Nível 3 em Negócios e Administração, que cobre elementos de comunicação em um ambiente de trabalho.

É puramente informativo e destina-se a orientá-lo no processo de compilar seu próprio portfólio. Não copie nada diretamente aqui para o seu arquivo, pois ele precisa ser adaptado às especificações de seu trabalho e organização. Copiar o texto deste artigo diretamente não é apenas desonesto, mas também enfraquece seu arquivo.

Resultado 1: Compreender o objetivo da comunicação de planejamento

1.1 Explique os benefícios de conhecer o objetivo da comunicação

Comunicação refere-se à transmissão de ideias ou conteúdo entre indivíduos, grupos ou indivíduos e grupos. A comunicação consiste em:

Fonte: a pessoa ou pessoas que criaram a mensagem.
Mensagem: o conteúdo da comunicação.
Meio: como a comunicação está sendo transmitida (email, telefone, presencial, etc.).
Receptor : o público ou pessoa a quem se comunica. As habilidades de recepção incluem ouvir e ler com eficácia.

Em um ambiente de negócios, nos comunicamos ouvindo os problemas uns dos outros e resolvendo juntos os problemas do dia a dia.

1.2 Explique os motivos para conhecer o público a quem a comunicação está sendo apresentada

Se você entender o seu público, poderá se comunicar e persuadir com mais eficácia.

Para garantir que sua mensagem seja bem recebida, você precisa saber o que seu público espera, em que estado de espírito eles estão e que perguntas eles podem querer que você responda.

1.3 Explicar o objetivo de conhecer os resultados pretendidos das comunicações

Compreender o "resultado pretendido" da comunicação significa compreender sua própria mensagem e como o público pode recebê-la.

O público pode ser:

Um único colega de trabalho
Várias pessoas em uma reunião
Uma sala cheia de gente

Ao se comunicar, você deve saber se está tentando:

Transmitir informações
Persuadir
Entreter

A eficácia de sua comunicação depende de quão bem você entende como seu propósito se confunde com a posição e as expectativas de seu público.

1.4 Descrever diferentes métodos de comunicação e quando usá-los

A comunicação pode ser classificada em: verbal ou não verbal, formal ou informal.

Verbal

A comunicação verbal é o tipo de comunicação mais importante, comum e eficaz. Falar diretamente e ouvir nos ajuda a entender as necessidades emocionais uns dos outros.
A comunicação verbal eficaz tem tanto a ver com o quanto você ouve os outros quanto com a maneira como você fala com eles.

Não-verbal

A comunicação não verbal significa escrita, mas também se refere à linguagem de sinais, expressões faciais e gestos. A comunicação não verbal é menos eficaz do que a comunicação verbal - é sempre melhor ser direto - mas ainda é importante que você pegue as dicas não-verbais.
A comunicação não verbal pode melhorar a comunicação verbal. A linguagem corporal e as expressões faciais geralmente são honestas e podem ajudar a transmitir sinceridade.
Algumas pessoas - incluindo, mas não se limitando a aqueles com deficiência auditiva - usam principalmente a comunicação não verbal na forma de linguagem de sinais, gestos e expressões faciais.

As comunicações informais são interações face a face que ocorrem acidentalmente ao longo do dia. Eles podem ser relacionados ao trabalho ou não, verbais ou não verbais.
Alguns exemplos são: um bate-papo sobre algo não relacionado ao trabalho no refeitório, um e-mail rápido perguntando sobre o status de um projeto ou um post-it pedindo uma reunião improvisada, para citar alguns.

Comunicação Formal

Alguns tipos de comunicação estão de acordo com as expectativas ou protocolo oficial, são gravados de alguma forma ou são planejados e ensaiados com antecedência.
Um exemplo de comunicação verbal formal seria uma apresentação com roteiro. A comunicação formal não verbal inclui itens escritos, como relatórios anuais, termos de emprego e contratos.

Resultado 2: entender como se comunicar por escrito

2.1 Identifique fontes de informação relevantes que podem ser usadas na preparação de uma comunicação escrita

As fontes de informação podem ser classificadas como primárias ou secundárias.

Fonte primária

Uma fonte primária é produzida durante um evento. Esse tipo de informação é coletado por uma pessoa diretamente em contato com o incidente ou evento.
Essas fontes podem ser diários, cartas, jornais, registros do tribunal, entrevistas, pesquisas, etc.
As fontes primárias geralmente não são adulteradas e estão mais próximas dos próprios eventos.

Fonte secundária

Este tipo de informação é filtrado por alguém removido do evento principal.
Essas fontes podem ser interpretadas ou analisadas em literatura da fonte primária e incluem livros, documentos interpretativos ou o relato de um estranho sobre um evento.
Normalmente, as fontes secundárias interpretam um evento e podem ser produzidas depois dele.

2.2 Descrever os princípios de comunicação para o uso de formas eletrônicas de comunicação escrita em um ambiente de negócios

Comunicação eletrônica refere-se a e-mail, fax ou qualquer comunicação escrita transmitida e armazenada eletronicamente.

A comunicação eletrônica eficaz envolve algum grau de domínio técnico. Você deve ser hábil o suficiente para transmitir informações sobre tecnologias de telecomunicações e saber como usar o software necessário.
Ao escolher comunicações eletrônicas para troca de informações, você deve pensar com cuidado e decidir qual é o melhor e mais eficiente método de comunicação.
Em um ambiente de escritório, você deve ser capaz de interpretar informações de fontes eletrônicas e ter boas habilidades para parafrasear.

2.3 Explique os diferentes estilos e tons de linguagem e situações quando eles podem ser usados para comunicações escritas

A escrita coloquial, casual e formal são estilos diferentes com suas próprias expectativas e resultados. O estilo de escrita que você usa depende de suas intenções, seu meio e seu público.

A linguagem casual é informal e coloquial. É como você escreve em mensagens de texto ou bate-papos amigáveis. Provavelmente, você só usa uma linguagem casual com cautela no trabalho, especialmente com seus superiores. Linguagem casual é a maneira como você fala com seus colegas.
A linguagem coloquial é semelhante e se refere à linguagem que usamos para nos comunicar com a família e amigos próximos. A linguagem coloquial inclui gíria e dialeto.
A linguagem formal é usada em comunicações empresariais e quando você deseja parecer profissional e autoritário. Também depende das palavras e do tom que você usa. Na escrita formal, sua linguagem deve ter sintaxe, vocabulário e gramática adequados.

2.4 Explique as razões para selecionar e usar uma linguagem adequada ao propósito da comunicação escrita

A comunicação é um processo de troca de informações, idéias, pensamentos, sentimentos e emoções por meio da fala, sinais, escrita ou comportamento. A linguagem que usamos deve ser facilmente compreensível, precisa e diplomática.

Cada tipo de mensagem - reclamações, atas e queixas, para citar alguns - exige diferentes níveis de tato.

Particularmente ao escrever algo crítico, sempre tente se dirigir à organização ou ao grupo em geral, em vez de torná-lo pessoal.
Comece com os pontos positivos antes dos negativos, para que o receptor não seja colocado na defensiva imediatamente.
Explique os fatos de maneira direta, em vez de usar linguagem vaga ou indireta.
Ao escrever, evite usar letras maiúsculas ou em negrito. Isso parece hostil na comunicação escrita.

2.5 Descreva as maneiras de organizar, estruturar e apresentar informações escritas para que atendam às necessidades de diferentes públicos

Ao organizar, estruturar e apresentar informações escritas, tenha em mente o seguinte:

Ao fazer uma apresentação, prepare todos os documentos necessários com antecedência. Isso pode incluir apresentações em PowerPoint (ou software de apresentação de slides semelhante), folhetos ou um script para você.
Mantenha os documentos na ordem correta, para que a comunicação flua sem confusão ou erro. Verifique o pedido com antecedência.
Durante a apresentação, seja claro sobre seus objetivos. Faça uma introdução sobre o que você vai apresentar, seus motivos para fazer a apresentação, por que os participantes estão lá e por que o tópico é importante.
Apresente seu trabalho passo a passo, usando claramente as referências adequadas quando necessário.
No final, conclua explicando como todos os seus objetivos foram alcançados.
Tire um tempo para responder às perguntas.

2.6 Descrever formas de verificar a exatidão do conteúdo nas informações escritas

Qualquer comunicação escrita deve ser precisa, formatada profissionalmente e livre de erros ortográficos ou gramaticais. Verifique o seguinte antes de finalizar o documento para envio aos destinatários.

Pontos de verificação de precisão

Imprecisões podem prejudicar sua reputação e a de sua organização. Dependendo do problema, os efeitos podem variar de constrangedores a desastrosos.
Os detalhes a serem verificados novamente incluem: datas, nomes, estatísticas, eventos e cotações.
Se você não tiver certeza de alguma coisa, certifique-se de consultar alguém com conhecimento ou experiência.

Verificar ortografia e gramática

A maioria dos processadores de texto e sistemas de e-mail possuem corretores ortográficos integrados. No entanto, use seu julgamento, pois eles nem sempre são precisos, principalmente quando se trata de nomes de pessoas ou jargões específicos do setor.
Sempre leia um documento duas vezes antes de finalizá-lo.
Peça a outra pessoa que leia e edite o documento para você. Um novo par de olhos notará erros que você não percebeu.

Use um modelo

Muitas organizações têm estilos internos para diferentes documentos. Todos eles estarão disponíveis como modelos nos quais você pode inserir informações facilmente.
Se a comunicação não tiver um modelo prescrito, você deve pesquisar o estilo correto dependendo das necessidades de sua organização ou departamento. Pergunte a seus colegas ou localize documentos semelhantes para ter uma noção do estilo adequado.

2.7 Explicar o objetivo do uso preciso de gramática, pontuação e ortografia

A gramática, a pontuação e a ortografia corretas garantem que o leitor terá uma leitura fácil de sua comunicação, tornando a comunicação mais eficiente.
Quando um documento contém erros factuais, os leitores tendem a desconfiar de tudo. A falta de confiabilidade percebida pode ter um impacto negativo em sua reputação e, portanto, em sua posição dentro da organização.

2.8 Explique o que significa o inglês simples e por que ele é usado

O inglês simples é uma linguagem que enfatiza a clareza e evita linguagem técnica ou jargão. É especialmente importante ao falar com pessoas fora da sua profissão, que precisam de linguagem técnica traduzida em algo mais fácil de entender.

Inglês simples:

Pode ser usado para se comunicar com qualquer pessoa, independentemente de suas habilidades de leitura ou conhecimento.
Claro e direto, sem nada escondido, livre de palavras ou idéias desnecessárias.
Livre de jargões técnicos ou gírias.

2.9 Explicar o objetivo da revisão e verificação do trabalho escrito

Você deve revisar todo o trabalho escrito. Existem alguns motivos para isso:

A redação gramaticalmente correta reflete bem em seu profissionalismo e meticulosidade, bem como em sua organização. Outros irão julgá-lo com base na aparência de seu trabalho escrito.
Uma prosa bem escrita consome menos tempo para seu leitor do que um texto repleto de erros, tornando a comunicação escrita mais eficiente.

Todos os trabalhos escritos, desde e-mail a atas de reuniões e relatórios formais, devem ser corrigidos quanto a erros.

2.10 Explicar o objetivo de reconhecer o trabalho que é importante e o trabalho que é urgente

Em nosso trabalho diário, temos uma mistura de tarefas, algumas importantes, algumas urgentes e algumas de baixa prioridade. Todas as tarefas têm prazos que precisam ser cumpridos. No entanto, importância e urgência são duas coisas diferentes. Algumas tarefas podem ser ambas, mas reconhecendo quais tarefas são