Nvq: manipula e distribui correio e pacotes em negócios e administração

Em cada escritório, um grande volume de comunicação, como cartas, circulares e telegramas, é enviado para terceiros ou deles recebido. Dentro da organização, materiais escritos são trocados entre diferentes departamentos. Um tratamento planejado e eficiente do correio é essencial para o sucesso de qualquer organização empresarial. É descrito como a espinha dorsal e parte integrante de um escritório.

O manuseio eficiente do correio requer o estabelecimento de procedimentos definidos envolvendo o manuseio passo a passo do correio. A correspondência recebida deve ser recebida e distribuída com rapidez e precisão. O método exato de tratamento da correspondência interna difere de escritório para escritório.

Temos dois sistemas de correio diferentes em nossa organização, correio interno e correio externo.

• Os serviços de correio interno disponíveis destinam-se à distribuição de correios nos escritórios e departamentos de ____________ (retirado para fins de confidencialidade) . Eles são recolhidos e entregues diariamente.
• Os e-mails externos são enviados por ______________ (removidos para fins de confidencialidade) . Os serviços de correio externos são usados ​​quando os correios não podem ou não cobrem os critérios dos serviços de correio internos. Por exemplo, onde os e-mails devem ser entregues a clientes ou outras empresas, ou ____________ (removidos para fins de confidencialidade) correspondências. Eles também são entregues e recolhidos diariamente.

Os e-mails consistem em três tipos principais - internos, externos e interdepartamentais. O serviço de correio ajuda a empresa a estabelecer e contactar os clientes e o público em geral. Um departamento de correspondência independente é constituído para lidar com todos os tipos de correspondência no escritório. As vantagens dos serviços de correio centralizado são a especialização, melhor supervisão, economia, melhor desempenho, utilização otimizada do equipamento da sala de correio e pessoal treinado.

A rotina de correspondência interna inclui etapas como receber correspondência, classificar correspondência, abrir a correspondência, marcar a correspondência, gravar a correspondência (registro interno) e distribuir a correspondência.

A rotina de envio de correspondência também envolve várias etapas como coleta de correspondência de saída, entrada da correspondência de saída (registro de despacho, livro de mensageiro), dobrar as cartas, preparação de envelopes, classificação, pesagem e carimbo e por último despacho.

Recolho correspondência todos os dias pela manhã e à tarde, tanto a correspondência interna como a externa. Eu distribuo correspondência endereçada a uma pessoa específica para essa pessoa específica, e qualquer outra correspondência geral do departamento é aberta por mim. Eu olho através deles para ver o que eles estão considerando e os distribuo de acordo. Quando meu gerente local está de licença anual ou ausência por doença, eu também fico de olho em sua correspondência e trato de qualquer urgência, entrando em contato com o chefe de serviços. Também me certifico de distribuí-los dentro do prazo, para que a tarefa especificada no correio seja concluída no prazo mencionado e o prazo seja cumprido.

Usamos serviços de correio externo quando a entrega é fora do país e para outras empresas ou clientes. Serão áreas que não se enquadram nas áreas de escritório ______________ ( removidas para fins de confidencialidade ). Usamos correspondência interna onde as entregas precisam ser feitas para escritórios ou departamentos que estão sob o ___________________ ( removido para fins de confidencialidade ). Os e-mails internos economizam tempo e dinheiro. Assim, quaisquer emails que possam ser enviados por correio interno são enviados por esse meio e apenas o resto é enviado por sistema de correio externo.

Levo as mensagens de saída para a recepção à tarde. Eu classifico as postagens de acordo com o tamanho. Deixo os e-mails internos de saída nas caixas relevantes, que são classificados de acordo com a área. Também classifico o correio interno de saída de acordo com a urgência e importância como primeira classe ou segunda classe. Qualquer postagem no exterior também deve ser resolvida.

Antes de despachar as correspondências, são calculadas as despesas de postagem adequadas, dependendo se as mensagens são de primeira classe, segunda classe ou entregas registradas. Para evitar atrasos, envio a correspondência na hora certa com a postagem correta. Embalagens ou correspondências suspeitas são tratadas com o máximo cuidado e, caso sejam consideradas suspeitas, serão informadas ao gerente do escritório e registradas no livro de ocorrências na recepção.

Ao lidar com a correspondência, tenho que cumprir e seguir certos procedimentos.

1. Eu primeiro examino a correspondência de cada departamento e os classifico por tamanho e classe, e então descubro o melhor método para enviá-los - normal ou gravado.
2. Em seguida, vejo os pesos e tamanhos e procuro os custos. O peso pode ser consultado na máquina que é usada para pesar postes.
3. Se, por qualquer motivo, forem necessárias entregas especiais por meio de correios, falarei com meu gerente para obter autorização e, em seguida, com o gerente do escritório, e então providenciaremos para que o dinheiro saia de nosso código de custo. Caso contrário, os serviços usados ​​em nossa empresa são ___________ (removidos para fins de confidencialidade) .
4. Onde vejo itens que dizem de primeira classe gravada, eu registro todos os detalhes do correio, incluindo endereço do remetente e do destinatário e faço a etiquetagem necessária para as entregas urgentes e registradas.
5. Quaisquer pacotes de correio que sejam mais pesados ​​do que o peso normal e maiores do que o tamanho normal, eu uso a máquina usada para pesar os postes e os pacotes e calcular os envios corretos. Para o resto do correio, temos uma tabela que apresenta os custos de acordo com o tamanho para entrega na primeira e na segunda classe.
6. As postagens são franqueadas em conformidade para cada departamento. Portanto, os custos de cada departamento vão para seus centros de custo relevantes. Para as demais entregas registradas, os custos são registrados em livro na recepção.
7. Todas as postagens são carimbadas e classificadas e mantidas prontas para envio às 15h45 de cada dia. Temos um membro da equipe _______ (removido para fins de confidencialidade) , que vem todos os dias buscar a correspondência no prédio da recepção.

Muitos problemas podem ocorrer ao lidar com correspondências e pacotes.

1. Todas as mensagens e pacotes recebidos são carimbados por selos da empresa na recepção. Quaisquer emails de endereços ou pessoas suspeitas ou quaisquer pacotes que não pareçam normais ou pareçam suspeitos são deixados de lado, sem serem tratados.
2. Os e-mails e pacotes suspeitos são relatados ao gerente do escritório. O gerente do escritório e os administradores na recepção registram os incidentes no livro de incidentes e tomam as medidas necessárias. Eles também se certificarão de que ____________ (removido para fins de confidencialidade) seja informado sobre os problemas.

Perguntas e Respostas

Pergunta: o que é lixo eletrônico?

Resposta: Lixo eletrônico é propaganda ou material promocional / publicitário indesejado ou não solicitado recebido por correio ou e-mail. Normalmente são enviados por empresas de marketing para introdução de novos produtos ou para notificar oportunidades de investimento, etc. Quando recebidos não solicitados por e-mail, também são chamados de spam.