Como escrever um comunicado à imprensa para uma pequena empresa

Como proprietário de uma pequena empresa, é importante saber como escrever um comunicado à imprensa.

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Como fazer com que a mídia cubra sua história

Se o seu status de celebridade ou influência com o público é muito alto (pense em altos funcionários do governo e estrelas de cinema), a mídia pode procurá-lo para entrevistá-lo e incluir sua história em suas transmissões ou publicações. Mas sejamos honestos, a maioria dos profissionais de marketing, especialmente as pequenas empresas, não garante (ou deseja!) Esse tipo de atenção. Portanto, não, é improvável que editores de mídia ou repórteres da equipe o procurem e escrevam uma história sobre seus negócios ou acontecimentos.

No entanto, empresas de todos os tamanhos têm uma ferramenta de marketing econômica para ajudá-las a obter cobertura da mídia: o comunicado à imprensa.

O que é um comunicado à imprensa?

Um comunicado à imprensa é um documento enviado a membros da imprensa - mais comumente conhecido como mídia atualmente para incluir jornais, televisão, rádio, sites de notícias da Internet, etc. - para alertá-los sobre notícias ou outras informações que possam ser de interesse para seus leitores, espectadores ou ouvintes. Os editores dos meios de comunicação, então, decidem se incluem a notícia em sua publicação ou transmissão… ou ignore. Se aceito para inclusão, os editores podem publicar o comunicado à imprensa conforme submetido pelo remetente, podem editar para atender às suas diretrizes editoriais ou podem até mesmo atribuí-lo à sua equipe de redatores e repórteres para cobrir ou expandir a história.

Quando um comunicado à imprensa, ou o conteúdo do comunicado, é aceito e incluído em uma publicação ou transmissão, é uma vitória para a pessoa ou empresa que enviou o comunicado. Freqüentemente, isso é considerado mídia conquistada, pois, além do custo de preparação e envio do comunicado, o remetente não incorre em custos para receber tinta ou impressão, o que significa o privilégio de ser publicado ou transmitido pelo canal de mídia. Por outro lado, a publicidade é considerada mídia paga, pois o remetente (anunciante) está pagando para ter suas informações (anúncio ou história) incluídas.

Sobre o que deve ser um comunicado à imprensa?

Como um comerciante de uma pequena empresa, você pode achar que suas notícias não mereceriam a atenção de um editor. Isso pode ser verdade… ou talvez não. Às vezes, depende de como o editor se sente naquele dia.

Lembre-se de que seu comunicado à imprensa deve ser "notícia", o que significa que é um relato de que algo aconteceu ou vai acontecer ou que você está respondendo a algo que aconteceu para você e sua empresa. Da mesma forma, deve ser factual e não infringir direitos autorais ou marcas registradas, não ser calunioso ou difamatório, não invadir a privacidade de ninguém e, definitivamente, não violar qualquer confidencialidade. Eduque-se sobre as questões de responsabilidade da mídia e busque orientação jurídica sobre o que é apropriado publicar para você e sua empresa.

É um comunicado de imprensa ou um artigo de notícias?

Tem informações de como fazer, dicas ou outras informações que seriam apreciadas pelo público de um canal de mídia? Embora esses itens possam frequentemente ser formatados como um comunicado à imprensa, eles não o são tecnicamente. Estes seriam considerados artigos ou recursos. Analise os vários departamentos da equipe editorial de uma mídia para determinar quais pessoas devem receber artigos para consideração, em vez de notícias.

A estrutura da pirâmide invertida para comunicados à imprensa

Para serem dignos de revisão por editores de mídia ocupados, os comunicados de imprensa devem seguir uma estrutura e formato padrão.

Em termos de estrutura, um comunicado de imprensa segue uma fórmula de escrita de pirâmide invertida , o que significa que as informações mais importantes - quem, o quê, por quê, onde, quando e como - da história devem estar o mais próximo possível do início do documento, de preferência no primeiro parágrafo. Depois, seguem-se detalhes menos importantes.

Por que seguir essa estrutura é importante? Os editores muitas vezes precisam cortar histórias para caber no espaço ou tempo disponível. Editores cortam de baixo para cima. Portanto, se sua informação mais importante estava na parte inferior, ela sumiu.

Como formatar um comunicado à imprensa

Existem algumas convenções que devem ser seguidas ao escrever um comunicado à imprensa. Esses elementos devem ser incluídos e normalmente aparecem nesta ordem:

Notação de PARA LIBERAÇÃO IMEDIATA ou MANTER PARA LIBERAÇÃO ATÉ

Isso informa ao editor, escritor ou repórter quando é permitido publicar o que você enviou. Normalmente, ele está posicionado na margem esquerda.

Título

Tão crítico! Esta é uma frase que resume toda a sua história de notícias. Lembre-se de que a maioria das pessoas lê as manchetes e muitas não lêem realmente a história inteira. Torne-o relevante para o seu público, de modo que eles possam, pelo menos, ser induzidos a ler o importante primeiro parágrafo. Seu título também deve atrair os editores. Eles entendem os desejos e necessidades de seus leitores, ouvintes e espectadores. Portanto, se você puder demonstrar que compreende o público-alvo, terá mais chances de ser considerado para publicação.

O título é normalmente centralizado na página ou tela. Tente manter o título com o mínimo de palavras possível. Aprenda a usar o Twitter para escrever boas manchetes. Já que você só tem 140 caracteres para chamar a atenção de alguém, é um bom campo de treinamento!

Subtítulo (opcional)

Se o título não puder contar totalmente sua história, um subtítulo pode ser útil. No entanto, considere seriamente se reescrever o título pode ter mais impacto. Como o título, o subtítulo está centralizado na página ou tela.

Para o sábio: como editor, os subtítulos costumavam me deixar maluco porque pareciam estranhos em nosso esquema de layout de coluna específico. Normalmente, eu os apago.

Localização e data da história

Isso deve ser autoexplicativo. Está posicionado na margem esquerda ou, como às vezes tenho visto, no início do primeiro parágrafo.

Corpo

Conte sua história na estrutura da pirâmide invertida observada acima. Sempre escreva seu comunicado de imprensa na terceira pessoa. Por quê? Porque esta é uma história sobre você, não você contando sua história. Portanto, evite "eu" e "nós" ao falar sobre sua história, a menos que esteja incluída em uma citação. Exemplo: "Estamos orgulhosos de anunciar esta nova inovação", disse o Sr. Small Business. Seja curto e direto ao ponto, limitar o texto total da história a cerca de 500 palavras ou menos é um bom alvo.

Sobre as informações (opcional)

Tenho visto com freqüência press releases que encerram a história com um parágrafo sobre a organização que está enviando o release. Os editores podem incluí-lo (o que é uma vitória para o remetente). Mas muitas vezes é cortado devido a limitações de espaço e pode ser visto como excessivamente promocional. O valor em incluí-lo é que, se o editor não estiver familiarizado com o remetente (como pode ser o caso de muitas pequenas empresas), isso pode ajudar o editor a verificar a credibilidade do remetente. Tal como acontece com o corpo do documento, ele é escrito na terceira pessoa e é incluído na contagem total de palavras para a liberação.

Informações de contato

Editores, escritores e repórteres podem querer esclarecer as informações antes de publicar seu comunicado. Portanto, inclua a melhor maneira de entrar em contato com você (telefone, e-mail, etc.) e inclua seu site. Mas não se surpreenda se ninguém entrar em contato com você e - surpresa! - ver sua história aparecer. Esteja ciente de que, ao enviar um comunicado à imprensa, você está dizendo à mídia que não há problema em publicá-lo e que pode se tornar público! Tenha cuidado para que o que você escreve seja o que você gostaria de ouvir no noticiário da noite.

Notação de ### ou END

Isso diz à mídia que não há informações adicionais a serem consideradas e é colocado na parte inferior do comunicado. Algumas pessoas também incluem a contagem de palavras do comunicado no final (opcional). Essas anotações eram mais um problema nos velhos tempos, quando comunicados de imprensa em papel eram a norma e os editores precisavam saber se havia mais coisas na história em várias páginas. Mas ainda vale a pena fazer, não importa o quê.

Como observação lateral, se o seu release físico e impresso se espalhar em várias páginas, colocar uma anotação de MAIS no final da página alerta a equipe editorial de que há mais informações a serem consideradas antes do FIM.

Algumas dicas adicionais diversas:

Sem fontes funky ou formatação extravagante. A publicação formatará suas informações para publicação como acharem adequado. O uso de fontes padrão, como Times New Roman ou Helvetica, torna seu lançamento mais fácil para os editores lerem e ajuda a marcá-lo como profissional.
Tenha um kit de mídia. Além do comunicado à imprensa, é recomendável ter um kit de mídia disponível. Hoje em dia, um kit de mídia digital em um site é popular porque tem baixo custo e é fácil para a mídia acessá-lo.

Para onde você envia um comunicado à imprensa?

Publicações maiores costumam ter vários editores, cada um dedicado a um determinado assunto , o que significa que cobrem um segmento específico da indústria, uma localização geográfica ou tipo de história. Mais uma vez, consulte o site do meio de comunicação para ver quem seria seu candidato ideal a editor e como eles desejam ser contatados.

A chave é que normalmente você o enviará a um editor. Para mídias menores, pode haver uma pessoa que é o editor, editor, repórter e escritor! Verifique o site do meio de comunicação para determinar o contato adequado.

Como alternativa, algumas pessoas preferem distribuir seus comunicados de imprensa com a ajuda de comunicados de imprensa e serviços de relações públicas. Um exemplo seria PRWeb. Esses serviços podem transmitir seu lançamento para centenas, até milhares, de meios de comunicação. Isso pode ser eficaz, mas também pode ser caro, pois esses serviços geralmente cobram uma taxa por comunicado à imprensa ou uma taxa de assinatura mensal. Considere também que, se sua história tiver interesse apenas local, uma ampla distribuição pode ser contraproducente e cara.

Serviços gratuitos de distribuição de comunicados à imprensa também podem ser considerados, mas eles podem não ter o alcance que os serviços pagos têm e podem enviar seu comunicado a uma mídia irrelevante. Considere cuidadosamente as capacidades e custos de cada serviço antes de seguir esse caminho.

Vale a pena desenvolver relacionamentos com os principais meios de comunicação do seu setor e do seu público. Então, quando um editor ou repórter recebe sua liberação, eles podem estar mais dispostos a considerar sua história para inclusão. Além disso, distribuir seu comunicado à mídia não é a única maneira de divulgar sua história. Enviar seu comunicado à imprensa aos clientes e divulgá-lo nas redes sociais pode ser muito eficaz e econômico também.

Você pode enviar um comunicado à imprensa por e-mail?

Comunicados de imprensa por e-mail são muito comuns, até preferidos, atualmente. No entanto, cada meio de comunicação é diferente. Verifique o canal ou site da publicação para obter instruções de envio.

Como você deve fazer o acompanhamento com os editores sobre o seu comunicado à imprensa?

Quando eu estava fazendo relações públicas para a indústria de feiras, lembro-me de ligar para os editores e deixá-los loucos com ligações de acompanhamento. Ei, eu estava apenas fazendo meu trabalho. Mas então, quando eu estava do outro lado da linha como editor, receber ligações de acompanhamento costumava me deixar louco!

A menos que você tenha estabelecido um relacionamento com um editor ou repórter que gostaria de receber sua ligação, tenha cuidado ao acompanhar um comunicado à imprensa que você enviou. A única coisa que você não quer estabelecer é a reputação de ser uma praga. Sempre use a etiqueta comercial adequada ao fazer o acompanhamento por telefone.

Se eles não pegaram seu release para publicação ou não entraram em contato com você para obter mais informações, é um sinal de que você não tem nada de interesse para eles… pelo menos não hoje. Não desanime. Continue enviando histórias interessantes e relevantes para os meios de comunicação que são mais valiosos para você e seu público. Eles não chamam isso de "mídia conquistada" à toa!

Da mesa do editor: como decidi quais comunicados de imprensa publicar

Como editor de jornal comercial há mais de 15 anos, aqui estão algumas das perguntas que passavam pela minha mente quando eu considerava pilhas de comunicados à imprensa para usar:

Tem significado local? Como a publicação que editei era local, as notícias locais vinham primeiro.
Existe um prazo ou data de anúncio significativa que o público deve saber?
A notícia é relevante e significativa para o público ou setor que a publicação atende?
Isso é realmente uma notícia? Ou deve ser considerado para recursos ou material de preenchimento?
A fonte é confiável?