Como determinar qual mapa de processo é certo para você

Aprenda sobre os tipos de mapas de processo e para que cada tipo é usado.

Canva

O que é mapeamento de processos e como ele pode ajudá-lo a tomar boas decisões de negócios? Como você sabe por onde começar? Quais mapas são adequados para você? A resposta curta é: depende.

O que são mapas de processos?

Os mapas de processos são usados para documentar processos e procedimentos que definem como o trabalho é feito em uma entidade. O mapeamento permite que os líderes de negócios vejam o que está acontecendo agora para determinar onde as mudanças podem evitar redundância, economizar dinheiro e melhorar o fluxo de trabalho. Um mapa é basicamente uma imagem de como as coisas acontecem. Embora o mapeamento de seus processos leve tempo e esforço, a recompensa nas melhorias de qualidade quase sempre leva a um retorno sobre o investimento (ROI) positivo.

Diferentes tipos de mapas de processos

Simples (baixo nível)
Careca
Funcional cruzado (pistas de natação)
Detalhado
Fluxo de trabalho com imagens
Fluxos de processo renderizados
Nível do sistema

Um mapa simples (nível baixo).

1. Simples (baixo nível)

A maioria dos processos de negócios básicos pode ser demonstrada com mapas muito simples. Esses mapas são usados para mostrar os procedimentos do dia-a-dia que mantêm uma empresa em funcionamento. Poucos símbolos são necessários para que qualquer pessoa possa fazê-los.

As setas tendem a fluir em uma direção.
Os processos são mostrados por um símbolo quadrado de fluxo de processo.
Os pontos de decisão são claramente indicados por diamantes nesses fluxos.

Os mapas podem ser agrupados com conectores para que os leitores possam ver como um conjunto de processos flui para outro. Quando um negócio está bem documentado, cada fluxo de processo deve se conectar a um ou mais fluxos de processo porque nenhuma ação de negócios deve ser independente.

Um mapa de cima para baixo.

2. De cima para baixo

Mapas de cima para baixo usam apenas um símbolo para documentar um processo e as etapas que o suportam. Os pontos de decisão não são incluídos. Os processos mais bem documentados com esse fluxo são muito simples e movem-se apenas em uma direção. O poder desses fluxos é a capacidade de conectar as etapas correspondentes a cada processo. Os leitores podem usar esses fluxos para identificar maneiras de criar eficiências nos processos de trabalho padrão, revisando as etapas para esforços duplicados e etapas desnecessárias.

Um mapa da pista de natação.

3. Funcional cruzado (pistas de natação)

Mapas multifuncionais são chamados de Pistas de Natação por causa das linhas horizontais usadas para separar áreas funcionais que se assemelham às pistas de natação em uma piscina. Esses mapas costumam ser usados para mostrar processos que representam trabalho, decisões e dados à medida que cada processo faz a transição de uma área funcional para outra. Esses mapas podem ser simples ou detalhados.

Os fluxos de processo da Swim Lane são freqüentemente usados para ajudar a descobrir gargalos de garrafas e bloqueios de estradas. Usando esses mapas, é mais fácil demonstrar maneiras pelas quais um melhor fluxo de informações e dados pode ajudar uma empresa a operar de forma mais eficiente e eficaz. Esses mapas são muito populares para certificação ISO.

Um mapa detalhado.

4. Detalhado

Como mapas de processo simples, o mapa de processo detalhado usa símbolos para demonstrar processos mais complicados com mais detalhes. Esses mapas usam vários símbolos para separar visualmente processos, subprocessos, documentação, dados e assim por diante.

Mais uma vez, os mapas podem ser agrupados com conectores para mostrar como cada processo flui para o outro. As legendas costumam ser usadas para ajudar o leitor a acompanhar melhor o mapa. Use esses fluxos para documentar processos de fabricação, distribuição, engenharia, técnicos e de negócios mais complexos. Esses mapas são excelentes para as certificações ISO 9000.

Um mapa de fluxo de trabalho com fotos.

5. Fluxo de trabalho com imagens

Os diagramas de fluxo de trabalho dispensam símbolos de mapa padrão para imagens mais amigáveis. Eles são frequentemente usados para demonstrar processos para um público que não está familiarizado com as técnicas de fluxo de processo. Os símbolos devem ser usados de forma consistente. Manter uma lenda ajuda. Esses mapas são usados com freqüência em sessões de treinamento.

6. Fluxos do processo renderizado

Os mapas renderizados vão um passo além dos diagramas de fluxo de trabalho para tornar um mapa amigável, adicionando cores e separando informações em áreas delimitadas. Diversos fluxos de processo são frequentemente documentados no mesmo mapa.

Esses mapas podem ser bastante complicados. Cada fluxo é documentado em uma cor diferente para ajudar a tornar mais fácil para o leitor acompanhar cada fluxo. As legendas ajudam os leitores a determinar o significado dos símbolos. Eles são usados com mais frequência para mapear o fluxo de dados, pois oferece suporte aos processos de negócios em uma organização.

Um mapa em nível de sistema.

7. Nível do sistema

Mapas em nível de sistema mostram o nível mais alto de processos de negócios em uma organização. Esses mapas são usados para demonstrar os ciclos de negócios. Ciclos como fluxo de caixa, pedido até cumprimento, produção, desenvolvimento de sistema etc. podem ser visualizados usando este tipo de mapa. Vários símbolos e setas mostram o fluxo de atividades, a ordem dos processos, junto com a sequência de alto nível e as interações entre as áreas de negócios. Outros mapas de processo geralmente são convertidos em mapas de alto nível.

As equipes de gerenciamento usam esses mapas para entender melhor a organização e a interação de uma divisão ou de uma empresa inteira. Os mapas do sistema também são frequentemente necessários para obter a certificação ISO 9001.