Como delegar

Não jogue fora seu trabalho, delegue

Para quem é novo em um cargo de gestão, pode ser importante aprender como delegar atribuições de forma eficaz. A delegação permite que você desenvolva funcionários, realize mais e torne as coisas que você implementa mais eficazes.

Nos estágios iniciais do processo, delegar a um subordinado pode ser demorado enquanto você o orienta e monitora, mas no final, você economizará tempo e frustração ao ganhar funcionários cada vez mais competentes e investidos que podem liberá-lo de funções que não exija sua experiência.

Tarefas delegadas de forma adequada também podem motivar os funcionários, impedir o tédio e energizar os funcionários com baixo desempenho. Certamente, os funcionários que assumem a responsabilidade por uma atribuição ou projeto investem mais em seu resultado e provavelmente são motivados pela responsabilidade.

A delegação eficaz, entretanto, requer muito mais do que despejar trabalho nos outros. É um processo que requer que você:

• identifique cuidadosamente quais tipos de tarefas devem ser delegadas
• determinar quem deve assumir a tarefa
• fazer o acompanhamento de maneira consistente e de suporte para garantir seu sucesso

Que tipo de coisa deve ser delegada?

Ao aprender como delegar trabalho, o primeiro passo é entender que tipos de coisas devemos referir aos outros.

Há uma variedade de tarefas e atribuições que podem ser delegadas apropriadamente.

• Certamente, as tarefas que não requerem o nível de habilidade de um gerente ou aquelas que requerem uma experiência que o gerente não possui estão entre aquelas que podem ser consideradas para reatribuição.
• Em uma situação ideal, as coisas que um gerente delega aos funcionários devem motivá-los ou ensiná-los. Simplesmente dar a um funcionário trabalho adicional a fazer, o que não lhe dá a oportunidade de crescer ou aprender, não é motivador. Para alguns funcionários, isso significa que eles precisam ser responsáveis ​​por uma tarefa inteira, enquanto para outros operando em um nível diferente, assumir a responsabilidade por um único aspecto de um projeto é suficiente.
• Delegar tarefas que apenas estimulam um funcionário também pode ser bom, pois o tédio pode ser uma força destrutiva no trabalho.
• Fornecer atribuições de treinamento cruzado é bom por motivos semelhantes e pode ajudar a garantir um local de trabalho que funcione perfeitamente.

Qualquer tarefa ou atribuição delegada a outra pessoa deve ser específica em seu escopo e algo que vocês dois possam avaliar para que saibam quando foi concluída e o quão bem-sucedida foi. Idealmente, o funcionário que assume a atribuição concorda em assumi-la como uma responsabilidade.

Nota: Nenhuma tarefa deve ser delegada, o que requer o manuseio de informações confidenciais ou decisões que são de responsabilidade da administração; tais como itens relacionados ao planejamento estratégico, supervisão do orçamento, pessoal e avaliação.

A quem a tarefa ou atribuição deve ser delegada?

A próxima etapa para aprender como delegar é entender quais indivíduos devem receber o trabalho que está sendo designado.

• Para que a atribuição ou tarefa seja bem-sucedida, a pessoa que a assume deve ter tempo disponível para fazê-la. Esmagar um funcionário com uma expectativa irracional irá garantir o fracasso do projeto e provavelmente destruirá o moral do funcionário.
• Obviamente, identificar um funcionário com as habilidades e qualificações certas para o trabalho é igualmente importante. Por exemplo, pedir a um funcionário com comunicação deficiente para liderar um projeto em grupo provavelmente é uma escolha ruim.
• Embora seja importante escolher alguém com habilidades que combinem, ter uma tarefa que desafie um funcionário a realizar um pouco mais também é bom.
• Em geral, um funcionário assumirá prontamente uma tarefa delegada se sentir que tem a ganhar com isso em termos de carreira, dando-lhe a chance de mostrar seus talentos, dar um passo à frente ou desenvolver uma habilidade desejada. Isso também deve ser considerado ao fazer sua seleção.

Planejamento

Depois de decidir qual tarefa ou atribuição deseja delegar e qual funcionário é o candidato mais provável, é hora de conversar para definir metas claras e definir um plano.

Claramente, o supervisor deve discutir:

• exatamente o que eles estão pedindo ao funcionário para assumir,
• qual é o escopo da atribuição,
• porque a tarefa é crítica
• o que o funcionário ganhará assumindo este trabalho; será para desenvolver novas habilidades, mais remuneração ou apenas para satisfazer seu interesse em uma determinada área?

Para garantir a conclusão bem-sucedida do projeto que satisfaça sua satisfação, é importante:

• definir exatamente o que deve ser alcançado
• o que constituirá sucesso
• o cronograma geral para a conclusão. Se o funcionário estiver disposto a assumir a tarefa, o planejamento será a próxima fase do processo.

A delegação efetiva deste ponto em diante será fundamental para o próximo estágio de planejamento. Um plano bom e bem pensado garantirá que o funcionário saiba:

• suas expectativas
• restrições de tempo
• escopo de sua responsabilidade
• seu papel na tarefa

Vocês dois devem montar um plano que defina:

• quaisquer recursos necessários (pessoas, equipamentos, materiais e assim por diante) necessários para a atribuição
• prazos específicos para conclusão de várias fases do projeto
• como o progresso será monitorado por você, o supervisor.

Definir como o progresso será monitorado é fundamental neste ponto para garantir que sua função seja discreta e esperada. Pode consistir em:

• uma programação regular de relatórios escritos
• reuniões breves com atualizações verbais
• observações
• ou alguma combinação de cada

Também é importante ter certeza de que o funcionário que assume a responsabilidade pelo trabalho tem voz ativa no planejamento. Eles podem não fazer as coisas da maneira que você faria, mas precisam ter algum controle sobre como as coisas são feitas, pois serão a pessoa, pelo menos parcialmente, responsável pelo resultado. Novamente, eles não estão apenas aceitando trabalho adicional, estão aceitando responsabilidades.

Outra parte importante de assumir responsabilidade é receber a autoridade necessária. Por exemplo, se um funcionário assumir a responsabilidade de liderar um grupo em uma tarefa, o grupo e qualquer outra equipe relacionada devem ser informados sobre a nova função de liderança. Todos os outros gerentes envolvidos devem ser solicitados a apoiá-los e reconhecer sua autoridade em assuntos relacionados.

Da mesma forma, o funcionário precisa entender os limites de sua autoridade no projeto desde o início, durante a fase de planejamento. Por exemplo, se os materiais precisam ser comprados, eles precisam saber se todas as solicitações devem passar pelo gerente ou se seu julgamento será a palavra final.

Começando

Um gerente que realmente sabe delegar entende que, uma vez que o plano esteja estabelecido, seu dever está longe de ser cumprido. É um erro grave libertar o funcionário, deixar de monitorar regularmente ou fornecer orientação conforme necessário. Em última análise, o sucesso ainda é de responsabilidade do gerente supervisor, embora o trabalho do dia a dia recaia sobre o funcionário designado.

Com o plano implementado, os relatórios e atualizações devem ocorrer rotineiramente e sem qualquer interrupção. O gerente pode auditar por meio das interações planejadas.

Dependendo da atribuição e do funcionário, o gerente pode fornecer:

• encorajamento
• comentários
• orientação geral
• assistência na resolução de problemas conforme necessário

No entanto, o funcionário designado deve ser orientado a pensar nos problemas e soluções, em vez de repassá-los ao gerente. O gerente deve intervir apenas quando sua função for necessária para obter cooperação, para resolver questões de natureza mais ampla e assim por diante. Em geral, o gerente deve atuar como treinador e mentor.

Empacotando

Ao concluir a tarefa, é importante reconhecer o evento. Se um projeto não for bem-sucedido, o gerente terá que assumir a responsabilidade. Se a tarefa foi bem-sucedida, o que geralmente é, deve haver reconhecimento público pelo trabalho realizado.

As áreas para desenvolvimento podem ser identificadas independentemente do resultado geral. Isso pode orientar futuras atribuições.

Conforme declarado antes, a delegação pode ajudar a realizar mais trabalhos, mas, em última análise, também deve ajudar a desenvolver e motivar os funcionários. Cabe ao gerente:

• fazer atribuições apropriadas
• planeje cuidadosamente
• monitorar regularmente
• assegure o sucesso da tarefa para uma experiência positiva

© 2009 Christine Mulberry