Como atribuir trabalho ocupado aos funcionários

Há uma grande variedade de tarefas ocupadas que podem ser atribuídas a um funcionário.

Por geralt, Domínio Público, via Pixabay

Como supervisor, há momentos em que você pode precisar atribuir tarefas ocupadas aos funcionários. Então, o que exatamente é trabalho ocupado? Basicamente, é um trabalho que visa manter o funcionário ocupado, o que pode não ter um impacto direto na organização. No entanto, existe uma maneira de o trabalho intenso ser benéfico para o funcionário e a organização, mesmo que seja para preencher o tempo com o que é considerado trabalho sem sentido.

Este artigo aborda por que o trabalho intenso pode ser benéfico, as armadilhas potenciais e os tipos de trabalho intenso. Também analiso minha própria experiência pessoal com trabalho intenso.

Os Profissionais do Trabalho Ocupado

Existem vários benefícios ao atribuir um trabalho ocupado a um funcionário:

Pode liberá-lo para outros assuntos mais importantes. Basicamente, se você precisa ser deixado sozinho para concluir um projeto crítico com o qual o funcionário não pode realmente ajudar, o trabalho intenso pode mantê-los distraídos para que você execute o trabalho de que precisa.
Pode melhorar o conhecimento ou as habilidades de um funcionário. Essa pode ser a oportunidade de aprimorar as habilidades do funcionário, mesmo que seja uma habilidade rudimentar. O funcionário pode até aprender algo novo que pode beneficiar a organização no futuro.
Um possível problema oculto ou uma maneira melhor de fazer as coisas podem ser descobertos. Enquanto realiza o trabalho, o funcionário vê um problema e o chama a sua atenção, ou então, ele encontra uma maneira melhor de realizar outra tarefa.

Ter uma grande quantidade de arquivos para organizar pode ser um tipo de trabalho muito trabalhoso, mas também pode ser entediante.

Por myrfa, domínio público, via Pixabay

Os contras do trabalho agitado

Existem pontos negativos que você precisa considerar ao atribuir um trabalho ocupado a um funcionário:

O funcionário pode se sentir desvalorizado. Se o funcionário estiver preso a um trabalho pesado que não traz nenhum benefício real, ele pode sentir que não está sendo utilizado em todas as suas capacidades. Eles podem perder o interesse em seu trabalho e até mesmo sair por causa disso.
Isso pode mostrar à sua organização que o cargo pode não ser necessário. Se os superiores observarem que apenas trabalhos ocupados estão sendo atribuídos aos funcionários, eles podem sentir que esses cargos não são necessários e procuram transferir ou eliminar os cargos.
O trabalho agitado pode acabar sendo um procedimento padrão. Dependendo da tarefa, pode acabar se tornando um procedimento padrão. Isso pode ser bom se mostrar ser um benefício, mas pode muito bem ser apenas uma tarefa adicional que não traz nenhum benefício. As pessoas continuam fazendo isso porque "sempre foi feito assim".

Tipos de trabalho ocupado

Então, que tipo de trabalho ocupado você atribui ao seu funcionário? Bem, isso tudo depende do tipo de funcionário com quem você está lidando e do que deseja realizar, mesmo que seja apenas trabalho para mantê-lo ocupado. Abaixo estão algumas idéias de alto nível.

Treinamento. Uma das melhores maneiras de preencher o tempo de um funcionário é fazer com que ele participe de algum treinamento. O treinamento online, como por meio do LinkedIn Learning, pode ser ótimo. Isso pode ser usado para desenvolver habilidades existentes ou novas habilidades se o funcionário desejar crescer para outra posição. A armadilha para isso é que o funcionário pode ficar exausto, então distribua as sessões de treinamento que eles fazem.
Encontros. Faça com que a pessoa participe das reuniões às quais normalmente não participa, mesmo que não tenha nenhum feedback. Eles podem fazer anotações e relatar o que aprenderam. Eles podem até ter algum feedback que outros não consideraram.
Pesquisa. Faça com que o funcionário pesquise algo que possa beneficiar a organização no futuro ou pesquise um projeto que falhou para ver qual é a sua opinião sobre o motivo do fracasso.
Organizar. Não importa se são materiais em um depósito, um arquivo ou arquivos em um banco de dados. Sempre há organização que precisa ser feita, o que pode ser feito como um trabalho árduo.
Peça ideias a eles. Você pode virar as costas para o funcionário. Pergunte quais tarefas eles desejam fazer em seu tempo livre, não importa o quão fora da caixa seja. Pode ser uma ótima maneira de cumprir o que desejam e, ao mesmo tempo, oferecer algo para fazer.

A tabela a seguir fornece tipos mais específicos de trabalho ocupado que um funcionário pode realizar, se você precisar de ideias mais específicas.

Diferentes tipos de trabalho ocupado

Esses são apenas alguns dos tipos de trabalho ocupado que podem ser atribuídos a um funcionário. À medida que penso em mais, vou acrescentá-los à lista.

Digitalizar documentos	Revisar documentos	Converter PDFs em documentos editáveis
Pesquisar Atualidades Aplicáveis à Organização	Organizar material de escritório	Monitore a presença da organização nas redes sociais
Entre em contato com os clientes para fazer o check-in	Verifique as informações de contato	Outros funcionários da sombra
Participe de webinars	Participar de reuniões em outras seções	Ligações frias
Limpe o escritório	Faça um curso universitário no tempo da empresa	Treine outros funcionários

Experiências com trabalho ocupado

Tive várias experiências com trabalho intenso, tanto boas quanto ruins, que compartilhei a seguir.

Durante o surto de COVID-19, todos os funcionários foram encaminhados para o trabalho em casa. Minha equipe não tinha muitas tarefas a desempenhar em casa, no entanto, foi uma grande oportunidade para o funcionário fazer algum treinamento online em uma área na qual estava interessado. Havíamos conversado sobre suas aspirações semanas antes, então este foi o oportunidade perfeita para treinar nessa área, mesmo que não se aplique à sua posição atual.
Um funcionário não poderia mais desempenhar a função que lhe foi atribuída, então ele foi designado para outra área com a função principal de digitalizar documentos. Embora não fosse uma alta prioridade e fosse um trabalho claramente ocupado, o funcionário precisava ser treinado e tinha alguma dificuldade em fazê-lo. No entanto, estava dentro de seus deveres de trabalho e com o tempo, eles provaram crescer para essa função. Deu-lhes trabalho a fazer e, no final, houve um benefício para a organização.
Quando entrei como supervisor em uma área em que trabalhei anteriormente, alguns trabalhos realizados eram um processo padrão estabelecido, embora não fosse na última vez em que trabalhei lá. No entanto, obviamente foi feito um trabalho muito ocupado apenas para dizer que algo estava sendo feito. No primeiro dia, interrompi o processo, apesar da irritação dos funcionários que basicamente insinuaram que era assim que sempre era feito. No entanto, interromper o trabalho intenso não teve impacto negativo para a organização.

No final, certifique-se de não sobrecarregar os funcionários com muito trabalho que eles não possam cumprir com suas tarefas regulares.

Por mrkaushikkashish, domínio público, via Pixabay

Adoraria saber que tipo de trabalho ocupado você atribui a seus funcionários, para que eu possa incluí-los em minha mesa. Então, por favor, compartilhe nos comentários abaixo.