Ele disse, ela disse: quem está dizendo a verdade em uma investigação no local de trabalho?

Investigações de RH para descobrir quem está mentindo

É um problema comum no local de trabalho: um funcionário apresenta uma reclamação contra outro funcionário alegando algum tipo de conduta imprópria, como assédio sexual. O empregador deve tomar medidas corretivas imediatas para evitar responsabilidades. Alguém do departamento de recursos humanos do empregador deve investigar para descobrir o que realmente aconteceu e se há motivos para disciplina. A pessoa de RH entrevista cada um dos funcionários para obter os dois lados da história. Não há outras testemunhas do incidente e o funcionário acusado nega veementemente que algo tenha acontecido. E agora?

Um profissional de recursos humanos pode acreditar que pouco mais pode ser feito quando se depara com um cenário "ele disse, ela disse" como o descrito acima. Nunca é uma boa ideia tomar medidas disciplinares contra um funcionário acusado sem evidências substanciais de culpa. Mas se o empregado realmente fez algo errado, ao encerrar uma investigação como inconclusiva e não tomar nenhuma medida adicional, o empregador corre o risco de ser responsabilizado por um ambiente de trabalho hostil. Evite ficar preso neste dilema aprendendo algumas técnicas básicas de investigação. Um empregador que conduz uma investigação eficaz no local de trabalho estará em melhor posição para determinar quem está dizendo a verdade e quem está mentindo.

Etapa 1: coleta de informações

O objetivo principal da investigação é determinar a validade da reclamação para que o empregador possa limitar sua responsabilidade, interrompendo o comportamento inadequado no local de trabalho. O investigador deve começar criando uma lista das questões a serem exploradas, os documentos relevantes e outras informações a serem revisadas e as pessoas a serem entrevistadas. Esta lista pode ser expandida posteriormente, conforme novas informações forem descobertas.

Em seguida, reúna os documentos e registros relevantes. Considere quais informações podem ser relevantes para as alegações específicas da reclamação. Se o reclamante alegar que algo impróprio ocorreu em um determinado local e horário, existem documentos que colocariam o funcionário acusado naquele local naquela hora? Se houver acesso controlado a certas áreas do local de trabalho, pode haver registros de segurança mostrando quando as pessoas entraram e saíram dessa área. (Esses registros também podem ser úteis para identificar a presença de potenciais testemunhas.)

Outros registros comerciais relevantes podem incluir registros de telefone ou computador, planilhas de ponto, fitas de segurança e declarações de despesas. O investigador também deve examinar os arquivos pessoais do reclamante e do acusado, quaisquer notas mantidas pelos supervisores dos funcionários, políticas e procedimentos relevantes da empresa, registros de reclamações anteriores e qualquer documentação sobre o alegado incidente, como depoimentos de testemunhas por escrito, se disponível.

Reveja esses materiais antes de falar com qualquer funcionário, pois saber o que os documentos dizem com antecedência ajuda a identificar quando uma testemunha está mentindo e use-os para preparar as perguntas da entrevista.

Atributos de um bom investigador

Imparcialidade tanto na realidade quanto nas percepções do funcionário reclamante, do acusado e de quaisquer outros funcionários que possam estar envolvidos na investigação.
A capacidade de ser objetivo e de não julgar até que todos os fatos sejam encontrados.
Discrição e capacidade de manter a confidencialidade para preservar a integridade da investigação.
Conhecimento das leis aplicáveis e políticas da empresa.
Boas habilidades de escuta.
Capacidade de avaliar evidências.
Alguém que daria uma boa testemunha se fosse chamado para depor sobre a investigação e os resultados.

Etapa 2: Entrevistar Testemunhas

Há duas testemunhas que devem ser sempre entrevistadas: o funcionário reclamante e o acusado. Independentemente da maneira pela qual o reclamante fez a reclamação anteriormente, é importante que o investigador conduza uma entrevista formal como parte da investigação. Peça ao funcionário para descrever o que aconteceu, mas não sugira fatos ou conclusões. O investigador também deve projetar imparcialidade e transmitir que o empregador leva a reclamação a sério.

Também é fundamental obter a versão do acusado dos eventos. Comece com perguntas gerais ("Você viu no trabalho na sexta-feira?" "O que vocês dois conversaram naquele dia?") E continue com perguntas mais específicas. Se o funcionário alegar que o outro está mentindo, explore todos os motivos possíveis para uma afirmação falsa. Como a verdade sempre está em algum lugar no meio, explore possíveis interpretações errôneas.

Não é suficiente falar apenas com o reclamante e o acusado na maioria dos casos, especialmente se suas histórias forem amplamente divergentes. Outras testemunhas potenciais são aquelas identificadas por meio da análise de documentos, pessoas identificadas por qualquer uma das partes como tendo conhecimento, supervisores das partes e colegas de trabalho. Esta lista pode se expandir com base nas informações aprendidas durante as primeiras entrevistas.

Como entrevistar testemunhas em uma investigação no local de trabalho:

Faça anotações.
Faça perguntas abertas, não aquelas que exigem uma resposta sim ou não.
Lembre-se das cinco perguntas para chegar aos fatos: quem, o quê, onde, quando, como.
Diferencie as observações diretas das próprias testemunhas e os boatos.
Se a testemunha está repetindo boatos, descubra a fonte da informação. Veio do reclamante, do acusado ou de outra pessoa, ou é baseado apenas em boatos e insinuações?
Não aceite afirmações conclusivas como respostas, cave os "porquês".
Faça perguntas de acompanhamento.
Faça perguntas para confirmar ou refutar outras informações ou testemunhas - mas não revele as fontes.
Pergunte se há algum documento de apoio ou qualquer outra pessoa com informações relevantes.
Esgote todas as vias de investigação.
Permaneça neutro.
Observe as reações físicas e verbais.

Etapa 3: Documentando a investigação

É aconselhável ter uma segunda pessoa da gerência presente nas entrevistas para apoiar o investigador e fazer anotações detalhadas. As notas não precisam ser literalmente, mas devem capturar a essência do que a testemunha disse. Ter uma segunda pessoa disponível para fazer isso permite que o investigador se concentre em fazer as perguntas e formular as perguntas de acompanhamento. Além disso, uma segunda pessoa ajuda a evitar outro cenário "ele disse, ela disse" se as testemunhas posteriormente mudarem suas histórias. Essa "testemunha silenciosa" deve ter uma reputação de confiabilidade e boa atenção aos detalhes.

Etapa 4: Fazendo uma determinação de credibilidade

Na ausência de testemunhas oculares, a resolução de uma reclamação no local de trabalho muitas vezes depende da determinação do investigador sobre qual parte, o acusador ou reclamante, tem mais credibilidade. Ao conduzir uma revisão completa das evidências usando boas técnicas de investigação, o investigador deve estar em uma posição melhor para fazer essa determinação.

Ao determinar em quem acreditar, considere:

A qualidade da evidência: os fatos são melhores do que as conclusões; evidência direta é melhor do que boato. Considere a distância e o tempo. A testemunha estava muito longe para ter uma visão clara? Há quanto tempo os eventos ocorreram? O relato da testemunha deve permanecer internamente consistente. Qualquer discrepância sugere que a testemunha pode ser menos do que verdadeira.
Se há evidências que corroboram: Na ausência de provas diretas, uma preponderância de provas circunstanciais pode fazer um caso contra uma das partes. Considere se a história da testemunha é consistente com a documentação. Se não houver testemunhas do incidente em si, procure relatos em primeira mão do comportamento das partes imediatamente antes ou depois da hora especificada. Uma observação contemporânea do reclamante chorando logo após o suposto incidente ter ocorrido apóia a conclusão de que algo ruim aconteceu. Há evidências de incidentes semelhantes anteriores? Isso pode estabelecer um padrão ou prática. Finalmente, considere se deve haver evidências que corroborem a história da testemunha. Se uma testemunha afirma que alguém fez uma ligação, há um registro da ligação? Deve haver. Caso contrário, é razoável supor que não houve chamada.
Os interesses das testemunhas: Alguém tem motivo para mentir? Alguém sem interesse no resultado pode ser mais confiável do que alguém com algo a ganhar ou perder. Declarações contra juros também podem ser mais confiáveis; é seguro presumir que as pessoas não dizem coisas para parecerem ruins, a menos que essas coisas sejam verdade.

Ainda não tem certeza?

Às vezes, apesar das melhores técnicas de investigação, as descobertas de um investigador são realmente inconclusivas. Isso não significa que o empregador está livre. No mínimo, o empregador deve reiterar suas políticas e buscar oportunidades de reeducar a força de trabalho para prevenir futuras violações.

Recursos adicionais:

Uma lista de verificação para empregadores

antes de dispensar empregados Uma lista de verificação de empregadores para avaliar a exposição legal potencial antes de dispensar um empregado. Reduza o risco de litígios de dispensa indevida, identificando e abordando de forma proativa os riscos legais de demissão de funcionários antes de agir.
Estratégias para evitar reclamações de

retaliação de funcionários As reclamações de retaliação de funcionários estão aumentando. Aprenda o que constitui retaliação ilegal e o que os empregadores podem fazer para evitar responsabilidades.